KÜSK nõuded projektide elluviimisel

1. KÜSK nõuded projektide elluviimisel Merlin Sepp

2. Peamised reeglid: Toetuse saaja kasutab toetust sihipäraselt, viib projekti ellu vastavalt taotluses esitatule ning vastavalt lepingus näidatud tingimustele. Toetuse saaja on kättesaadav ning reageerib KÜSK järelepärimistele võimalusel kolme (3) tööpäeva jooksul ning annab selgitusi ja täpsustusi või esitab dokumente projekti kohta (kokkulepped pikema aja osas on mõjuval põhjusel võimalikud). Pooled loevad põhjendatud selgitused ja täpsustused ja esitatud dokumendid lepingu osaks.

3. Toetuse saaja: • kasutab toetust otstarbekalt abikõlblike kulude tegemiseks ning järgib toetuse kasutamisel KÜSKi programmi tingimusi ning asjakohaseid õigusakte; • peab hea raamatupidamistava kohaselt ja vastavalt läbipaistvuse ja mõistetavuse printsiibile raamatupidamiskontodel eraldi arvestust ning säilitab projekti teostamisega seonduva dokumentatsiooni vähemalt seitse aastat pärast projekti lõppu.

4. Toetuse saaja kohustub: • võtma vähemalt kaks hinnapakkumist, kui väljastpoolt sisseostetav kaup või teenus ületab 2000 eurot; • teavitama projekti tööde teostajaid KÜSK-i programmi tingimustest ja sõlmima töövõtjatega lepingud programmi tingimustes sätestatud tähtaegu arvestades; • võimaldama KÜSK-il tutvuda projekti käiguga kohapeal projekti käivitamisel, elluviimisel ning pärast projekti lõppemist, tutvuda toetuse saaja valduses olevate dokumentidega.

5. Toetuse saaja kohustub: • esitama projekti raames valminud trükise, andmekogu, teadustöö või uuringu aruande vms tulemuse KÜSK-ile ühes eksemplaris elektrooniliselt või paberkandjal; • teatama asjaoludest, mis võivad muuta projekti teostamise võimatuks või mille tõttu taotluses või käesolevas lepingus esitatud andmed ei ole enam täielikud või õiged; • andma KÜSK-i nimetatud audiitori või kontrollija kasutusse andmed ja dokumendid kolme (3) tööpäeva jooksul, arvates vastava nõude saamisest;

6. Viitamine • Toetusele viitamine toimub vastavalt KÜSKi toetuse korras ja tingimustes ning taotlusvooru tingimustes sätestatule. • Toetuse saaja on kohustatud viitama projekti toetajatele järgmiselt: “Projekti rahastab Kodanikuühiskonna Sihtkapital”/ „Projekti rahastab Eesti-Šveitsi koostööprogrammi Vabaühenduste Fond ja Kodanikuühiskonna Sihtkapital” ning lisama vastava logo. • Toetuse saaja veebilehtedel, trükistel, infomaterjalidel, kutsetel, ürituste programmidel, esitlus- jt materjalidel, sh digitaalsetel, peab olema esitatud sobivas asukohas logo ja eespool toodud lause, kui seda ei ole, muutub kulu KÜSKile mitteabikõlblikuks. • Ürituste korraldamisel peavad korraldajad selgelt esile tooma ürituse seose KÜSK toetusega.

7. Teavitamine ja avalikustamine Toetuse saaja peab projekti elluviimise käigus avalikkust regulaarselt teavitama projekti tegevustest ja KÜSKilt saadud toetusest. Ürituste info saata mailile: kysk@kysk.ee /vyf@kysk.ee Toetatud projekt ja selle elluviimine peavad olema kajastatud taotleja veebilehel, kus viidatakse selgelt KÜSK toetusele. KÜSK vaatab 2-3 nädalat pärast lepingu allkirjastamist üle toetuse saajate kodulehed.

8. Projekti ajalugu • Kindlustage igast asjast “jälg” (ürituste kutsed, osalejate nimekirjad memod, esinejate ettekanded jmt (NB ära unusta: projekti nime, rahastajale viitamist, kuupäevi jmt). • KÜSK ei nõua reeglina kuludokumentide koopiaid ega mahukaid aruandedokumente, kuid kohapeal peab olema korralik süstematiseeritud projektikaust (nii sisulise tegevuse kui raamatupidamise osas), mille järgi on võimalik tõendada iga tegevuse toimumist vastavalt projekti tegevuskavale.

9. Abikõlblikud kulud Abikõlblikud on kulud, mis on tehtud projekti abikõlblikkuse perioodil, vastavad projekti eesmärkidele ja tegevustele, on vajalikud ja põhjendatud ning on otseselt seotud projekti elluviimisega.  Kulude abikõlblikkuse periood on fikseeritud taotlusvooru tingimustes ning lepingus. Abikõlblikkuse perioodil toetuslepingu alusel kasutamata jäänud KÜSK toetus tagastatakse Sihtkapitalile.

10. Kaasfinantseerimine • Kaasfinantseeringu summa (nii rahaline kui mitterahaline) on kinnitatud vastava projekti eelarvega (eelarve on toetuslepingu lisa nr 1). • Kaasfinantseeringust tehtavad kulud (nii rahalised kui mitterahalised) peavad olema tehtud vastavalt projekti tegevuskavale ja eelarvele.

11. Kaasfinantseering.. • Nii rahaline kui mitterahaline kaasfinantseering peab olema täidetud. • Kui kaasfinantseering jääb alla 10%, siis ei ole täidetud toetuslepingus sätestatud tingimused → KÜSK finantseerimine lõpeb ja toetus nõutakse tagasi • Probleemide korral teavitada koheselt KÜSK-i , et oleks võimalik otsida lahendusi

12. Kaasfinantseering • Rahaline kaasfinantseering peabki olema RAHALINE ning kajastuma toetuse saaja kontol. • Vabatahtliku töö kajastamiseks • Tööajatabel või • Vabatahtliku töö päevik

13. Kulud ja kulutehingud.. Kõik toetuse elluviimisel tekkinud kulud (nii rahalised kui mitterahalised) peavad olema tõendatud Kulutusi saab teha toetust saanud organisatsioon vastavalt kokkulepitud eelarvele ja kulude administreerimine on toetuse saaja kohustus.

14. Toetuslepingu muudatused Kui projekti elluviimisel selgub, et toetuslepingus fikseeritud projekti tegevuskavas või eelarves on otstarbekas teha olulisi muudatusi, esitab projekti elluviija vastava põhjendatud taotluse ning uuendatud tegevuskava ja/või eelarve e-kirjaga Sihtkapitalile aadressil vastavalt kysk@kysk.ee või vyf@kysk.ee. KÜSK büroo vaatab taotluse läbi 10 tööpäeva jooksul ning nõustumisel taotletud muudatustega vormistatakse lepingu lisa taotleja esitatud ja allkirjastatud uue tegevuskava ja/või eelarve kohta. Muudatused kehtivad, kui KÜSK on neid aktsepteerinud või lepingu lisa on allkirjastatud. KÜSK keeldumisel antakse taotlejale põhjendatud vastus digitaalselt allkirjastatuna e-kirjaga, mille järel toetuse saajal on õigus taotleda 10 tööpäeva jooksul lepingu ennetähtaegset lõpetamist.

15. Peamised probleemid • Tähtaegadest kinnipidamine (aruanded hilinevad) • Lepingute muutmistaotlused esitatakse alles koos aruandega • Püütakse muuta taotluse sisu – korduvad muudatustaotlused, mis muudavad projekti sisu ja olemust • Kommunikatsioon KÜSK bürooga: • infolist (kasutatakse väga vähe) • personaalne – ei vastata kirjadele; • Avalikustamine: • unustatakse lepinguga võetud kohustus avalikustada projekt ja selle käik kodulehel, ei esitata trükiseid jmt • avalikkuse teavitamine nõrk

16. Toetuse tagasinõudmine • Sihtkapitalil on õigus nõuda toetust osaliselt või täielikult tagasi: • kui toetuse saaja rikub toetuslepingus sätestatud tingimusi ega vii ellu tegevuskavas ettenähtud tegevusi; • kui ilmneb, et projekti eesmärkide saavutamine ei ole võimalik või projekti elluviimise tähtaegu ei ole olulises osas järgitud; • kui taotluse esitamise või projekti teostamise ajal on toetuse saaja esitanud valeandmeid või varjanud andmeid; • kui toetuse saaja on rikkunud õigusaktides sätestatud kohustusi.

17. Lisainfo SA Kodanikuühiskonna Sihtkapital Toompuiestee 35, Tallinn 10133 (II korrus) veebileht: www.kysk.ee Merlin Sepp, Šveitsi VÜFi programmi juht, tel:655 6245,53016866 e-kiri: merlin.sepp@kysk.ee Agu Laius, juhataja, tel: 655 64 24, 5082997 e-kiri: agu.Laius@kysk.ee Sirle Domberg, pearaamatupidaja, tel 655 6449, 5162929 e-kiri: sirle.domberg@kysk.ee Marek Kuusk, IT juht, tel 655 62 40 e-kiri: marek.kuusk@kysk.ee