Partnerskab I forbindelse med Drift og vedligehold af bygninger

1. Partnerskab I forbindelse med Drift og vedligehold af bygninger • Partnerskab, hvad er det? • Præsentation af case: Albertslund Kommune, beskrivelse af projektide, projektmål og projektvision • Proces mod partnerskab i Case AK • Erfaringer • Måling og opfølgning

2. Partnerskab I forbindelse med drift af bygninger • At vedligeholde, drive og passe bygningerne med fokus på brugerbehov og bygningernes hovedprocesser • At fokusere på de offentlige og private kompetencer og benytte de bedste • At gennemføre en proces som leder frem til produktet i vished om, at kvaliteten af processen kan være afgørende for produktet • At have fælles incitamenter for samarbejdet • Kort sagt ”MEST MULIGT VEDLIGEHOLD FOR PENGENE” og ”MINDST MULIG ADMINISTRATION I ALLE LED”

3. Partnerskab • Fælles mål: • Medarbejdere i centrum • Udbytte af erfaringer • Fælles kompetence- udvikling • Godt og inspirerende samarbejde • Bedre kvalitet • Godt produkt • God indtjening • Overholdelse af økonomi • Overholdelse af tid Driftsherre Fælles Organisering Drifts-Rådgiver Entreprenør Styregruppe, planlægnings-gruppe, udførelsesteam I ligeværdigt samarbejde Entreprenør Driftsherre Underentreprenører Drifts-rådgiver Underentreprenør Brugere Medarbejdere

4. Partnerskabets organisering Traditionel organisering

5. Aktivitetsplan Fase 2, udvikling af servicekoncept Del 2, Offentligt-privat samspil involvering af leverandører Kompetenceudviklingsmodel Beskrivelse af opgavefordeling offentligt-privat Tilpasning af kvalitetsmodel Nyt servicekoncept færdigt 1. juni. Fase 3, Afprøvning To ejendomme en i Albertslund Kommune, en i Høje Taastrup Kommune Opfølgning på kontrakter Fase 1, Ideudvikling Gennemført i forbindelse med tilbudsgivning Fase 2, udvikling af servicekoncept Del 1, præsentation og afgrænsning Kvalitetskoncept udvikles baseret på relevans. Workshops for interessenter Målbare kvalitetskrav Kvalitetsbeskrivelser Opgavebeskrivelse Anlægsbeskrivelse Model for kontrakt og udbudsmateriale Udbud i partnerskab Økonomiske nøgletal Nuværende forbrug Fase 4, Evaluering og tilpasning Evaluering af relevans- og kvalitetsbaseret vedligehold Evaluering af kvalitetskrav for service overfor brugerne Evaluering af "Produkter"

6. Kompetenceudvikling

7. Procesbeskrivelse mod indgåelse af partnerskab

8. Kvalitetsbeskrivelserne skal indeholde: Konsekvens og relevans Vedligeholdsstrategi og mål Kommunikation med interessenter

9. Vurderingsmodel Interessenter Opgaver HovedfunktionAK – Kongsholmcentret: At producere kulturelle tilbud til borgerne/ at producere undervisning HTK – Borgerskolen: At producere undervisning RCM-tankesæt, umiddelbar vurdering! RCM-analyse Totaløkonomi Kvalitetsniveau Kvalitetsbeskrivelser Målinger -Rangordning af opgaver-Vedligeholdsstrategi-Udfaldskrav-Kommunikation -Brugertilfredshed-Måltal-Mængde af forbedringsforslag

10. Rangordning af drift og vedligehold • RCM I nærværende projekt er kritikalitet og rangordning foretaget ude fra: • Effekt på hovedfunktion • Økonomiske konsekvenser ved manglende vedligehold • Sikkerhedsrisko

11. Rangordning af drift og vedligehold Bygningsdele f.eks. - tagbelægning - vinduer - vandinstallationer - ventilationsanlæg - elevatorer • Kritisk • f. eks. • - varmeanlæg • - el-installationer • - elevatorer RCM METODIK ANVENDES ! • Delvis kritisk • f. eks • - tag • - vinduer • - ventilationsanlæg TOTALØKONOMI ANVENDES! Ikke kritisk f. eks. - indv. vægoverflader - gulvbelægninger - lofter MÅLBARE UDFALDSKRAV ANVENDES!

12. Målbare kvalitetskrav - eksempler • Varmeforsyning – Kritisk • Hovedforsyning må maksimalt svigte i 10 timer i fyringssæson. • Vedligeholdsstrategi : Forebyggende med periodisk funktionsafprøvning. • Måltal 1: Antal fejlmails fra brugere • Måltal 2: 21 C +/- 2C

13. Målbare kvalitetskrav - eksempler • Afløb – Delvist Kritisk Totaløkonomisk beregning på baggrund af udskiftningspris, mængde og øvrige udskiftningsomkostninger • Afløbsinstallation skal være tæt og velfungerende. • Vedligeholdsstrategi : Forebyggende med periodisk visuel kontrol. • Måltal 1: Antal fejlmails fra brugere

15. Målbare kvalitetskrav - eksempler • Indervægge – Ikke Kritisk Æstetiske vurderinger ud fra højt- middel- eller lavt kvalitetsniveau Valgt Middel kvalitetsniveau : Væggene kan fremstå lettere tilsmudsede, falmede og med glansskjolder.

16. Vedligeholdsplan Vurderingsproces Eksisterende vedligeholdsplan Brugerdialog Umiddelbar rangordning af opgaver RCM-analyse Totaløkonomi Kvalitetsniveau Ny vedligeholdsplan

17. Albertslund case – Konkret vedligeholdsplan • 13 kritiske opgaver jf. RCM vurdering – bliver udført • 10 delvist kritiske opgaver vurderes ud fra totaløkonomi, hvor det er muligt (dvs. relevante beregningsdata kan fremskaffes) inden igangsætning – opgaver bliver udført • Ikke kritiske opgaver prioriteret lavest. • Vurderingsmodellen har ført til et fælles grundlag for prioritering og planlægning, navnlig af ny opgaver der opstår.

18. Albertslund case – Brugertilbagemelding: • Lederne på KHC har en klar opfattelse af et serviceløft • Der er kommet styr på opgaver og ressourcer • Der er et ønske om større økonomisk råderum over vedligeholdsmidler Forbedringspunkter: • Mere detaljerede vedligeholdsplaner • Bedre og gennemsigtige økonomioversigter • Minimering af funktionærtid/mødeeffektivisering/bedre forberedelse • Sikring af priskonkurrence. Brugere ønsker Partneringaftale justeret og forlænget!

19. Case Albertslund - udbud • Partneringaftale • Samarbejdsaftale • Funktionsaftale for drift og vedligehold på Kongsholmcentret • Udbud på omsætning • Angivelse af standardtimepriser • Vurderes på pris 35%, opgaveløsning 40%, sikkerhed og miljø 25%

20. Måling på samarbejde og kompetence • Vi måler samarbejde og kompetence på: • Private og offentliges mål • De individuelle mål • Metode: • Spørgeskema • Gruppe interview • Individuelle interview Fra opstartsworkshop ”Evalueringen af kompetenceudviklingsindsatsen foretages både for hele arbejdspladsen og for den enkelte medarbejder. Herved får man et billede af det generelle udbytte af kompetenceudviklingen samtidig med, at man får fulgt op på de individuelle udviklingsforløb”

21. Måling

22. Måling

23. Måling af administrative opgaver

24. Kræver parathed hos offentlig Vigtigt med inddragelse af brugere/decentralt led Åbenhed og politisk opbakning Orden i eget hus! Information og kommunikation Fælles sprog! Der skal arbejdes med organisering og samarbejdsform Kræver parathed hos privat part Vigtigt med de rigtige folk Åbenhed er nødvendigt Kende organisationen i det offentlige Klart defineret kompetencebeskrivelse Erfaringer fra opstart

25. Udfordringer ved partnerskab • Specifikation af krav og ydelsesbeskrivelse for opgavens fremtidige udførelse - orden i eget hus • Inddragelse af brugere • Kendskab i forvaltningen til partnerskab/kontraktstyring • Beskrivelse af den eksisterende opgaveløsning i kommunen • Uklar ansvarsfordeling i forhold til slutbrugeren • Kendskab hos private partnere til offentlig administration og forretningsgange • Afklaring af medarbejderforhold • Afklaring af risici • Overdragelse af opgave fra én privat til en anden ved aftaleophør • Ikke tilstrækkeligt antal private bydere eller manglende kompetence hos private bydere • Afklaring i forhold til udbudsregler • Nye tider mod tillid