Implementación de 5 S’s e Introducción a los Sistemas de Gestión de la Calidad

1. Implementación de 5 S’s e Introducción a los Sistemas de Gestión de la Calidad Noviembre de 2009 Ing. José Juan Roldán

2. Implementación de 5 S’s • Todas las organizaciones, desean lograr objetivos que se traduzcan en: • Mayor eficiencia • Mejores relaciones entre el personal • Mas ventajas competitivas • Estos objetivos se relacionan directamente con la calidad

3. La calidad empieza en las personas y en el entorno en el que se desempeñan • El sistema 5 S’s tiene como propósito crear ambientes seguros y agradables que faciliten la productividad • Eficientiza la operación en un 30% • Incremento en la seguridad laboral • Reducción del desperdicio • Contribución al desarrollo de buenos hábitos • Mejor disposición hacia el trabajo • Fortalecimiento de autoimagen

6. Para que implementar 5 S’s • Fomentar la cultura de la calidad. • Adecuar los espacios a las necesidades operativas. • Corregir desviaciones de diseño. • Prevenir errores en el manejo de materiales y equipos. • Para preparar a las organizaciones que están por implementar un Sistema de Gestión de la Calidad (especialmente si tiene propósitos de certificación)

7. Se recomienda tomar fotografías de la situación actual. (Sin organizar) para utilizarlas posteriormente en el formato “Fotografías 5 S’s”.

8. Seiri - Seleccionar • Tener solo las cosas necesarias en el lugar de trabajo, eliminando lo innecesario o excesivo. ¿Por qué hacer esto? • Tenemos cosas que aunque hayan cumplido su función, se conservan por costumbre. • Falta de indicaciones de desecho. • Por si se necesitan. • Por razones generalmente involuntarias.

9. ¿Como hacerlo? 1. Separar las cosas inútiles de las que sí son útiles. 2. Apartar las que son excesivas de las que son suficientes. 3. Mantener en el área de trabajo sólo las cosas indispensables

10. Escribir en la lista, los artículos de mayor tamaño primero, tratar de que empate con el resguardo oficial e incluir artículos de uso personal

11. Ventajas • Más espacio • Control de inventarios • Elimina despilfarro • Aprovechamiento de insumos • Disminuyen los riesgos

12. Donde más aplicar Seiri Mantener • El aprendizaje • La cooperación • Respeto • Honestidad Eliminar • Rumores • Apatía • Impuntualidad • Malos entendidos • Simulación

13. Seiton - Organizar • Asignar y respetar un lugar específico y rotulado a cada cosa seleccionada. ¿Por qué hacer esto? • Se gasta energía buscando cosas innecesariamente • Quien las usa puede que no las deje en el mismo lugar de donde las tomo • No se sabe quien es el dueño o responsable de los artículos.

14. ¿Como hacerlo? • Colocar las cosas de izquierda a derecha (donde aplique) • De arriba hacia abajo • De Adelante hacia atrás • Utiliza números o letras, colores, símbolos o claves • Clasificarlas de acuerdo a su Material, tamaño, cantidad, categoría • Ordenarlas en relación a la frecuencia de uso (las que más se usen, más cerca del usuario y las que menos se usen, más retirado del usuario.

15. Esta “Guía 5 S’s” se genera automáticamente y se recorta y se pega junto al espacio de trabajo para saber los artículos que en ese lugar corresponden

16. Estas “Etiquetas 5 S’s” también se generan automáticamente se recortan y se pegan, si el bien mueble es grande se puede pegar sobre él, y si es pequeño se pega en el lugar en donde debe estar siempre ese artículo (se pueden imprimir 2 veces, una para el lugar en donde va y otra para el artículo.

17. Ventajas • Optimización en el tiempo de búsqueda de artículos • Orden en donde los artículos son de uso compartido • Es muy fácil, útil y cómodo saber en donde se encuentran las cosas

18. Donde más aplicar Seiton Mantener • Orden en tus ideas, pensamientos y emociones • Ser consiente del momento y lugar en donde te encuentras Eliminar • La incertidumbre • El desorden emocional • La improvisación

19. Seiso - Limpiar • Limpiar herramientas y espacios de trabajo de forma sistemática para garantizar seguridad en el ambiente. ¿Por qué hacer esto? • La limpieza en una señal de autoestima • Manifiesta respeto al entorno • Porque es un reflejo o carta de presentación de la organización

20. ¿Como hacerlo? • Utilizar el formato “Criterios de Limpieza 5 S’s” • Determina el área u objeto a limpiar • Explicar como se debe hacer la limpieza • Mencionar el estándar (características de cómo debe permanecer el artículo) • Mencionar la frecuencia de limpieza • Mencionar el responsable de dicha limpieza

21. Este formato, al igual que los anteriores deben de estar en el “Manual de 5 S’s”, por cada espacio de trabajo.

22. Ventajas • Alarga la vida útil de los artículos • Mejora el aspecto de los espacios de trabajo • Evita daños a la ecología

23. Donde más aplicar Seiso Mantener • La limpieza emocional y física • Cuidar los objetos de los espacios de trabajo Eliminar • Pensamientos y emociones que hagan daño a la autoestima (sacudirlos) • Limpiar escepticismo, pesimismo, apatía, negligencia

24. Seiketsu - Estandarizar • Orientado a crear y publicar normas y señalamientos para el uso de los materiales y equipos y principalmente espacios de trabajo ¿Por qué hacer esto? • Imaginen una calle sin señalamientos, sin semáforos y sin agentes de transito, de igual manera es un espacio de trabajo sin señalamientos • Porque es necesario tener una guía que indique los caminos a seguir y las áreas de uso o riesgo

25. ¿Como hacerlo? • Elaborar un plano del área y señalar las rutas de evacuación, dispositivos de emergencia, prohibiciones, obligaciones, lo anterior con códigos y señales de protección civil. • Rotular las diferentes áreas • Elaborar un directorio

26. Este formato, al igual que los anteriores deben de estar en el “Manual de 5 S’s”, por el espacio de trabajo y sirve para obtener las imágenes y ampliarlas para colocarlas en los lugares corresponientes.

27. Ventajas • El personal distingue fácilmente los espacios de trabajo y sus delimitaciones • El personal que llega a solicitar información se siente orientada • Se crea un ambiente de seguridad

28. Donde más aplicar Seiketsu Mantener • El enfoque y la orientación de lo que se tiene que hacer en el área de trabajo • El establecimiento de normas de conducta como la puntualidad, participación y cooperación Eliminar • La desorientación y la falta de información que nos habilita como seres comprometidos y responsables

29. Shitsuke - Disciplina • Nos habla de cómo convertir en hábitos personales y de equipo la práctica del orden y la limpieza. ¿Por qué hacer esto? • Porque se nos olvida muy fácilmente aquello que nos trae beneficio • Porque al ser evaluados y medidos siempre estaremos alertas • Porque nos habitúa a seguir reglas sistemáticas de hacer las cosas.

30. ¿Como hacerlo? • Programar auditorías de seguimiento con un equipo evaluador • Comparar las gráficas de cada una de las auditorias para revisar el avance

31. Este formato, al igual que los anteriores deben de estar en el “Manual de 5 S’s”, por el espacio de trabajo y sirve para obtener los resultados de la auditoría, este formato se imprime por cada espacio y se le da al auditor.

32. El auditor promediara los resultados de las auditorias y generara una gráfica promedio que mostrara el nivel de eficacia de el área auditada. (este formato también se incluye en el manual de 5 S’s)

33. Ventajas • Refleja signos de madurez y fiabilidad • Mejora la eficacia laboral • Aumenta el respeto y aprecio entre los compañeros • Intensifica la sensación de logro y competencia

34. Donde más aplicar Seiketsu Mantener • Los buenos hábitos metódicos • Hacer que las cosas sucedan como nosotros queremos que sucedan • De esta manera, la disciplina nunca será una imposición, será una manera consiente de trabajar Eliminar • La resistencia a los buenos cambios • Los comentarios o actitudes que van en contra de la disciplina

35. El deber de los directivos Los directivos deben fomentar las cultura de el orden y la limpieza: • Disponiendo recursos • Capacitando a personas para dar seguimiento al proyecto • Promoviendo auditorias • Invitar a otras organizaciones a ver la implementación en nuestra área de trabajo • Visitar otras organizaciones para ver la implementación de 5 S’s en sus áreas de trabajo.

36. Tanto en el trabajo como en nuestras ocupaciones, la perseverancia y el empeño nos darán el poder de conseguir lo que deseamos.

37. Introducción a los SGC Un SGC es una forma sistemática y documentada de realizar nuestras labores. Los pasos a seguir son los siguientes: • Obtener una copia de las Normas ISO • ISO-9000:2005 Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario. • ISO-9001:2008 Sistemas de gestión de calidad - Requisitos. • ISO-9004:2000 Sistema de gestión de la calidad - Directrices para la mejora del desempeño. • ISO-19011:2002 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.

38. Introducción a los SGC • Conocer y fomentar los 8 principios de los Sistemas de Gestión de la Calidad: 1 Enfoque al cliente 2 Liderazgo 3 Participación del personal 4 Enfoque basado en procesos 5 Enfoque del sistema para la gestión 6 Mejora continua 7 Enfoque basado en hechos para la toma de decisión 8 Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

39. Introducción a los SGC • Asistir al curso “Interpretación de la Norma” • Crear círculos de estudio de la Norma • Creación de fichas técnicas • Asistir al curso de “Documentación de procesos” 1 y 2 • Elaboración de la Documentación • Creación de Indicadores • Auditorías

40. Tarea • Implementar 5 S’s • Estudiar la estructura de la Norma • Solicitar copia de las Normas ISO • Dentro de 3 semanas empezaran las auditorias de 5 S’s en sus áreas de trabajo, un grupo de auditores irá hasta sus oficinas y realizará dicha auditoría, previamente serán notificados de que fecha le corresponde a cada área.