Opracował: Andrzej Adamczyk, Alicja Dubert

1. PROWADZENIE WYODRĘBNIONEJ EWIDENCJI KSIĘGOWEJ ŚRODKÓW Z FUNDUSZY UNIJNYCH W RAMACH PROGRAMU WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ POLSKA (WOJEWÓDZTWO LUBUSKIE) – BRANDENBURGIA I POLSKA – SAKSONIA 2007-2013 Opracował: Andrzej Adamczyk, Alicja Dubert

2. Art.60 lit. d rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r.: „zapewnienie utrzymania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych”.

3. Można wyróżnić trzy podstawowe grupy przepisów regulujących kwestie korzystania ze środków pomocowych Unii Europejskiej: 1) regulacje unijne, 2) regulacje krajowe, 3) regulacje wewnętrzne, 4) szczególne wymogi jednostek udzielających dotacji.

4. Regulacje unijne 1) rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999, (zakres wsparcia, zasady dotyczące kwalifikowalności do wsparcia), 2) rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999r.,

5. 3) rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Rozwoju Społecznego i Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 4) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1341/2008 z dnia 18 grudnia 2008r. zmieniające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w odniesieniu do niektórych projektów generujących dochód. Pełne teksty w/w rozporządzeń dostępne są m.in. na stronach internetowych (wersja polska):www.funduszestrukturalne.gov.pl

6. Regulacje krajowe W przepisach unijnych zasady dokumentowania wydatków określone są w sposób bardzo ogólny. Dlatego też zasady te należy wywodzić przede wszystkim z przepisów wewnętrznych obowiązujących w poszczególnych państwach członkowskich. Najważniejsze przepisy: 1) ustawa z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości, 2) ustawa z dnia 11.03.2004r. o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy, 3) ustawa z dnia 29.08.1997r. – Ordynacja podatkowa, 4) ustawa z dnia 23.04.1964r. – Kodeks cywilny,

7. 5) ustawa z dnia 26.06.1974r. – Kodeks pracy oraz przepisy wykonawcze do ustawy, 6) ustawa z dnia 29.01.2004r. – Prawo zamówień publicznych, 7) ustawa z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych, 8) ustawa z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, 9) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2002r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 10) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

8. Przepisy wewnętrzne 1. Zasady (polityka) rachunkowości jednostki organizacyjnej z uwzględnieniem odrębnych zasad dla operacji gospodarczych dotyczących funduszy unijnych. 2. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych. 3. Inne dokumenty (instrukcje, regulaminy wewnętrzne). Prawidłowe opracowanie i stosowanie regulacji wewnętrznych może mieć kluczowe znaczenie dla rozliczenia dotacji. Przepisy unijne w wielu miejscach odwołują się do przepisów poszczególnych państw członkowskich, stanowiąc, że do rozliczenia dotacji należy stosować przepisy obowiązujące w tych państwach.

9. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów Posiadanie takiej instrukcji jest szczególnie pożądane w jednostkach finansowanych ze środków unijnych (jeżeli nie dla całej działalności, to przynajmniej do działalności objętej finansowo z dotacji). We wniosku o dofinansowanie należy wskazać osoby, które będą realizowały projekt. Konsekwencją takich zapisów jest możliwość kontrolowania i opisywania dokumentów dotyczących projektów finansowanych ze środków unijnych. Przykładowy wpis do instrukcji: W przypadku dokumentów zakupu dotyczących realizacji „Projektu A” finansowanych ze środków EFRR kontroli merytorycznej dokonuje koordynator tego projektu. Instrukcja obiegu ma na celu zapewnienie odpowiedniej kontroli wewnętrznej co do prawidłowości sporządzanych i otrzymywanych dokumentów oraz ich sprawnego obiegu pomiędzy różnymi komórkami i pracownikami w jednostce. W instrukcji tej należy wskazać osoby odpowiedzialne za wystawianie lub przyjęcie dokumentów, ich prawidłowe opisanie, kontrola i przekazanie do kolejnych komórek lub osób.

10. Inne dokumenty: Jeżeli w jednostce funkcjonuje regulamin pracy, to w zasadzie istnieje tylko jeden obszar, o który powinien być uzupełniony w związku z realizacją projektów finansowanych z dotacji unijnych. Dotyczy to zapisów o obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w przypadku określenia pracownikom tzw. zadaniowego czasu pracy (zwany też nienormowany). Polega on na określeniu czasu pracy danego pracownika wymiarem przydzielonych mu do wykonania zadań. Ewidencja godzin zatrudnienia tu nie występuje. Prowadzenie ewidencji czasu pracy ogranicza się do urlopów i innych nieobecności. Trzeba mieć to na uwadze, gdyż w przypadku refundacji kosztów wynagrodzeń pracowników, którzy wykonują prace związane z projektem w niepełnym wymiarze etatu, muszą do rozliczenia przedstawić , tzw. Kartę pracy, która musi być zgodna z listą obecności.

11. Niezależnie od Regulaminu pracy, pracodawca sporządza dla każdego pracownika zakres jego obowiązków. Zwłaszcza w stosunku do pracowników w ramach realizowanego projektu. W przypadkach oddelegowania pracownika do czynności związanych z projektem, pracodawca powinien określić to na piśmie (powierzenia pracownikowi innej pracy – przeniesienie).

12. Zasady (polityka) rachunkowości z zakładowym planem kont • Przepisy ustawy o rachunkowości nakładają na wszystkie firmy prowadzące księgi rachunkowe obowiązek posiadania dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. • W polityce rachunkowości należy wprowadzić zapis mówiący o tym, iż dla prawidłowego rozliczenia środków unijnych wyodrębniono konta syntetyczne lub analityczne. • Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej może polegać na wprowadzeniu kont do zakładowego planu kont służących wyłącznie • do obsługi projektu (konta wyodrębnione na poziomie syntetycznym lub analitycznym);

13. Przykłady wyodrębnienia kont syntetycznych lub analitycznych. • wyodrębniona ewidencja środków trwałych • Np.: rozbudowa analityczna • 010 “Środki trwałe” • 010-3 “Urządzenia techniczne i komputery” • 010-3-1 “Komputery – działalność podstawowa” • 010-3-2 “Komputery – Projekt A” • 010-3-3 “Komputery – Projekt B” • 070 “Umorzenie środków trwałych” • 070-3 “Urządzenia techniczne i komputery” • 070-3-1 “Komputery – działalność podstawowa” • 070-3-2 “Komputery – Projekt A” • 070-3-3 “Komputery – Projekt B”

14. innym rozwiązaniem może być utworzenie dla środków trwałych sfinansowanych dotacją odrębnego konta syntetycznego z analityką. • Np.: 010 “Środki trwałe” • 010-1 “Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów” • 010-2 “Budynki i lokale” • 010-3 “Urządzenia techniczne i komputery” • 010-4 “Inne środki trwałe” • 010-5 “Środki trwałe sfinansowane dotacją – Projekt A” • 010-5-1 “Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów” • 010-5-2 “Budynki i budowle” • 010-5-3 “Urządzenia techniczne i komputery” • 010-5-4 “Inne środki trwałe” • Podobnie wyodrębniamy w umorzeniach.

15. wyodrębniona ewidencja środków pieniężnych • założenie odrębnego konta księgowego i rachunku bankowego dla środków pieniężnych pochodzących z dotacji, • zapisy umowy o dotację na ogół nie nakładają obowiązku prowadzenia odrębnej kasy (odrębny raport kasowy), ale celowe jest dla środków z pomocy unijnej prowadzić odrębną kasę, gdyż zapisy rozporządzeń unijnych przewidują prowadzenie wyodrębnionej księgowości dla wszystkich transakcji związanych z dotacją unijną,

16. wyodrębnione konta analityczne dla dotacji unijnej, • 100 “Kasa” • 100-1 “Kasa – działalność podstawowa” • 100-2 “Kasa – Projekt A” • 100-3 “Kasa – Projekt B” • 130 “Bieżący rachunek bankowy” • 130-1 “Bieżący rachunek bankowy – działalność podstawowa” • 130-2 “Bieżący rachunek bankowy – Projekt A” • 130-3 “Bieżący rachunek bankowy – Projekt B”

17. wyodrębnione konta syntetyczne dla dotacji unijnej • 101 “Kasa – działalność podstawowa” • 102 “Kasa – Projekt A” • 103 “Kasa – Projekt B” • 131 “Bieżący rachunek bankowy – działalność podstawowa” • 132 “Bieżący rachunek bankowy – Projekt A” • 133 “Bieżący rachunek bankowy – Projekt B”

18. wyodrębniona ewidencja kosztów • Koszty są najważniejszą kategorią spośród wszystkich operacji gospodarczych związanych z dotacją, niewielkie uchybienia mogą być podstawą do zakwestionowania wydatku jako kosztu kwalifikowanego (zwrot części lub całości dotacji), • Sposób wyodrębnienia operacji gospodarczych finansowanych dotacją jest uzależniony od tego, czy podmiot gospodarczy prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4, na kontach zespołu 5, czy też w obydwu zespołach. • W przypadku prowadzenia ewidencji tylko na kontach zespołu 4 możliwe są różne sposoby wyodrębnienia kosztów.

19. założenie do każdego konta syntetycznego odpowiedniej analityki, • Np.: 401 “Materiały i energia” • 401-1 “Koszty działalności podstawowej” • 401-2 “Koszty związane z projektem A” • Pamiętać należy, że jednym z warunków otrzymania dotacji jest sporządzenie szczegółowego kosztorysu (budżetu) wydatków, który dzielimy na poszczególne pozycje, np: • koszty osobowe, • podróże służbowe, • koszty promocji, • koszty spotkań i konferencji, • koszty wyposażenia, • koszty administracyjne.

20. Dobrym pomysłem było by wobec tego założenie subkont do projektu według budżetu projektu przedstawionego we wniosku. Takie wyodrębnienie kont było by najbardziej przejrzyste i spójne z wnioskiem. • wprowadzenie dodatkowego konta syntetycznego z odpowiednią analityką: • Np.: 470 “Koszty kwalifikowane związane z projektem A” • 470-1 “Koszty osobowe” • 470-1-1 “Trenerzy akredytowani” • 470-1-1-1 “Trener akredytowany 1” • 470-1-2 “Doradca” • 470-1-3 “Pracownicy administracyjni” • 470-1-3-1 “Kierownik projektu” • 470-1-3-2 “Księgowy” • 470-2 “Podróże lokalne”

21. Przykładowe księgowania w jednostce samorządu terytorialnego: • Konto 400 – konto kosztowe podstawowe • Konto 130 – konto rachunku bankowego podstawowe (bieżące) • Konto 400-1 – konto kosztowe dotyczące projektu „A” • Konto 130-1 – konto rachunku bankowego dotyczące projektu „A” *Klasyfikacja wydatków zgodnie z rozporządzeniem: DZIAŁ – ROZDZIAŁ – PARAGRAF *Dekretacja i księgowanie na wyodrębnionych kontach księgowych, np. zakup materiałów biurowych na potrzeby projektu „A” Klasyfikacja: dział – rozdział – 4210 Dekretacja: 400-1 / 201 - faktura zakupu 201 / 130-1 - przelew bankowy (zapłata)

22. Ewidencja przychodów: • Ustawa o rachunkowości dzieli przychody na: • przychody działalności podstawowej, tj. operacyjnej (lub statutowej), • pozostałe przychody operacyjne, • przychody finansowe. • Co do zasady przepisy ustawy o rachunkowości zaliczają otrzymane dotacje do pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy o rachunkowości).

23. Dwie metody ujęcia ewidencyjnego i rozliczenia środków z funduszy unijnych: • metoda kapitałowa (funduszowa), otrzymane środki zwiększają kapitał (fundusz) własny jednostki otrzymującej środki, • metoda wynikowa (przychodowa), otrzymane środki zalicza się do przychodów jednostki.

24. Metoda kapitałowa ma zastosowanie w: • wyższych uczelniach, • instytucjach kultury, • samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej (SPZOZ), • spółdzielniach mieszkaniowych. • Księgujemy: • Wn Rachunek bankowy środków unijnych • Ma Fundusz zasobowy (F. instytucji kultury, F. założycielski, F. zasobów mieszkaniowych).

25. Metoda wynikowa (przychodowa) ma zastosowanie w pozostałych jednostkach: • Księgujemy: • Wn Rachunek bankowy środków unijnych • Ma Przychody operacyjne lub przychody statutowe

26. wyodrębniona ewidencja przychodów • - ewidencja w zależności do jakiej kategorii przychodów dotacje te będą zaliczane w jednostce: • • operacyjnej (statutowej), • • pozostałej operacyjnej, • - pozostałe przychody operacyjne • 761 “Pozostałe przychody operacyjne” • 761 – 1 “Przychody ze zbycia majątku trwałego” • 761 – 2 “Przychody z dotacji – Projekt A” • 761 – 3 “Przychody z dotacji – Projekt B”

27. Pamiętać należy, że niezależnie od wymagań wynikających z przepisów, to przede wszystkim w interesie jednostki leży takie opracowanie zasad ewidencji, aby zapewniała ona bieżącą i rzetelną informację na temat wykorzystania każdej pozycji w budżecie i każdego elementu w poszczególnych pozycjach. Pozwala to nie tylko na wywiązanie się z obowiązków nałożonych przez przepisy, ale przede wszystkim daje możliwość skutecznej kontroli wewnętrznej, a tym samym pozwala na szybką i skuteczną interwencję w przypadku zagrożeń przekroczenia budżetu lub jego niewykonania w poszczególnych pozycjach.

28. OGÓLNE ZASADY DOKUMENTOWANIA ZDARZEŃ I OPERACJI GOSPODARCZYCH • Podstawowy przepis określający zasady klasyfikacji dowodów księgowych oraz wymogi formalne stawiane tym dowodom to ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości. • Podział dowodów wg kryterium: • a) jednostek wystawiających • - dowody obce (np. faktury zakupu, wyciągi bankowe itp.), • - dowody własne (wystawiane przez komórki organizacyjne jednostki gospodarczej), • zewnętrzne (np. faktura sprzedaży) • wewnętrzne (np. Rw, Mm)

29. b) wg podstaw sporządzania: - dowody źródłowe (pierwotne), - dowody zbiorcze (wtórne), - dowody korygujące poprzednie zapisy, - dowody zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego źródłowego dowodu księgowego, - dowody rozliczeniowe, dot. wszelkich przeksięgowań przewidzianych w zakładowym planie kont. Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera, za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone wg algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych w księgach (art. 20 ust. 5 ustawy).

30. Wymogi formalne (art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości): - określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu, - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, - opis operacji oraz jej wartość, - data dokonania operacji, data sporządzenia dowodu, - stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Można również zaniechać stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu, jeżeli to wynika z techniki dokumentowania zapisów księgowych, np. fakturowanie sprzedaży w odpowiednim programie komputerowym, który automatycznie tę sprzedaż ewidencjonuje.

31. Wymogi merytoryczne (art. 22 ustawy o rachunkowości): - dowody powinny być: rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych; Rzetelny – dowód, który odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej. Kompletny – zawiera cechy określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. - dowody źródłowe powinny być kontrolowane pod względem: • merytorycznym, • formalnym, • rachunkowym. Adnotacja o przeprowadzonych kontrolach z podpisem osoby, która tę kontrolę przeprowadziła.

32. RODZAJE DOKUMENTÓW ORAZ WYMOGI STAWIANE IM PRZEZ PRZEPISY PRAWA Faktura VAT - zasady wystawiania dokumentów określają przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, (rozdział 4 rozporządzenia § 8-28), - co powinna zawierać faktura VAT (§9 ust. 1 rozporządzenia), Nie ma obowiązku podpisywania faktur ani przez wystawcę, ani odbiorcę. Kwotę podatku wykazuje się w złotych bez względu na to w jakiej walucie jest kwota należności w fakturze.

33. - faktura korygująca VAT jest wystawiana w przypadku (§16 rozporządzenia): a) udzielenia rabatów po wystawieniu faktury, b) podwyższenia ceny po wystawieniu faktury, c) zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwroty nabywcy kwot nienależnych, d) zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu, e) stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Jakie elementy powinna posiadać faktura korygująca, określa §17rozporządzenia. Sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.

34. - faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny dodatkowo zawierać numer rejestracyjny tego samochodu; Nota korygująca - wystawia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące: • jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą, • oznaczenia towaru lub usługi (z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w §9 ust. 1 pkt 5-12 rozporządzenia), - co powinna nota korygująca zawierać, określa §18 ust. 3 rozporządzenia, - akceptacja treści noty przez wystawcę faktury lub faktury korygującej.

35. Inne dowody uznawane za fakturę(§20 rozporządzenia): - bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami (nazwa i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer i data wystawienia biletu, kwota należności wraz z podatkiem, kwota podatku), - dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych, - dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, - rachunki, o których mowa w art. 87-90 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 – Ordynacja podatkowa, wystawiana przez podatników nie zobowiązanych do wystawiania faktur wg rozporządzenia.

36. Rachunek - zasady wystawiania rachunków przez podatników nie będących podatnikami VAT regulują przepisy z dnia 19.08. 1997r. – Ordynacja podatkowa, - w oparciu o upoważnienie zawarte w ustawie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 22.08.2005r. w sprawie naliczania odsetek oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (§14 rozporządzenia), - rachunek musi mieć podpis wystawcy i odcisk pieczęci.

37. Umowa kupna – sprzedaży - sprzedającym jest osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej, - zasady sporządzania reguluje ustawa – Kodeks cywilny. Wyciąg bankowy - dowód potwierdzający operacje związane z wpływem i rozchodem środków pieniężnych na rachunku bankowym, wystawia go bank, - spełnia wymagania określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, - zgodnie z ustawą o rachunkowości można zaniechać zmieszczenia na dokumencie podpisu, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów (tj.: ustawa – Prawo bankowe), - wydruk z konta internetowego, spełnia warunki dokumentu księgowego z ustawy o rachunkowości oraz art. 7 Prawa bankowego.

38. Raport kasowy - dowód księgowy zbiorczy, - szczegółowa regulacja obrotu kasowego – Instrukcja kasowa, - dowody źródłowe i zastępcze (KP, KW). Nota księgowa - dowód zewnętrzny własny w jednostce wystawiającej ją dla kontrahenta lub dowód zewnętrzny obcy w jednostce otrzymującej ją od kontrahenta, - wystawia się dla operacji, gdzie nie mają zastosowania przepisy ustawy VAT, - cel wystawienia: - obciążenie dłużnika odsetkami, - obciążenie kontrahenta karą umowną, - obciążenie pracowników równowartością przypisanych im strat i szkód, - obciążenie pracowników z tytułu odsetek za zwłokę w zapłacie, - musi zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości.

39. Dokumentacja związana z ewidencją środków trwałych. - konta księgi głównej i konta ksiąg pomocniczych (wg ustawy o rachunkowości); - dokumenty związane z obrotem środków trwałych: - dowód OT – „Przyjęcie środka trwałego”, - dowód LT – „Likwidacja środka trwałego”, - dowód PT – „Nieodpłatne przekazanie środka trwałego”,

40. Dokumentacja związana z ewidencją wyposażenia - wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, nie zaliczane do środków trwałych, - ewidencja ta zawiera: • numer kolejny wpisu, • datę nabycia, numer faktury lub rachunku, • nazwę wyposażenia, • cenę zakupu, • datę likwidacji, w tym również datę sprzedaży lub darowizny\ • przyczynę likwidacji.

41. Dokumentacja związana z zatrudnieniem pracowników - umowa o pracę (art. 29 §2 Kp); - ewidencja czasu pracy; Szczegółowe wymogi w tym zakresie określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. - lista obecności; - lista płac; - karty zasiłkowe;

42. Dokumentacja związana z zatrudnieniem na podstawie umów cywilnoprawnych - stosuje się tu przepisy Kodeksu cywilnego; - umowa zlecenie, umowa o dzieło; - umowa spisana na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego oraz rachunek wystawiony przez wykonawcę umowy; Dokumentacja dotycząca rozliczenia kosztów podróży służbowej - zgodnie z art. 775 Kp pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, przysługuje należność na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową;

43. - warunki oraz wysokość ustalania należności z tytułu delegacji zawarte są w: • rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży na obszarze kraju, • rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży poza granicami kraju, • rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 15.03.2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

44. - powyższe rozporządzenia są bezwzględnie obowiązujące w jednostkach sfery budżetowej, pozostali pracodawcy we własnym zakresie ustalają te zasady w regulaminie wynagrodzenia lub w umowie o pracę. Brak takiego uregulowania w przepisach wewnętrznych jednostki powoduje rozliczenie podróży służbowej określone dla sfery budżetowej (sprawa kosztów uzyskania przychodów); - wydatki związane z podróżą służbową rozliczamy na podstawie dokumentów: • polecenia wyjazdu służbowego, • rozliczenia kosztów podróży służbowej, • umowy o używanie dla celów służbowych samochodu prywatnego;

45. Ewidencja przebiegu pojazdu - wymogi prowadzenia tej ewidencji wynikają z zapisów ustaw o podatku dochodowym; - ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać: • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, • kolejny numer wpisu, • datę i cel wyjazdu, • opis trasy (skąd – dokąd), • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, • stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Brak ewidencji – wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

46. Opisywanie dokumentów - oprócz adnotacji o dokonanej kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz dekretacji i numeru ewidencji księgowej, na dokumencie muszą znaleźć się co najmniej: • informacja, że wydatek jest współfinansowany z EFRR i z budżetu państwa • nazwa projektu i numer, • numer i data umowy o dotację, • opis związku wydatku z projektem, w tym oznaczenie do której kategorii wydatku przedstawionej we wniosku o dofinansowanie odnosi się wydatek np. Koszty osobowe • kwota wydatku kwalifikowanego, jeżeli kwota kwalifikowana jest inna niż kwota netto lub brutto z dokumentu to należy przedstawić sposób wyliczenia kwoty kwalifikowanej • opis, że projekt realizowany jest zgodnie z ustawą z dnia 19 stycznia 2004r. – Prawo Zamówień Publicznych, należy podać przepis w ustawie na podstawie którego wydatek jest dokonany lub na podstawie którego do wydatku nie stosuje się trybów ww. ustawy . W przypadku kosztów delegacji służbowych opis ten nie jest wymagany.

47. Warto przygotować do tego celu odpowiednią pieczątkę wg następującego wzoru

48. Opis związku wydatku z projektem - wymagany jest szczególnie dokładny opis kosztu w celu uzasadnienia jego bezspornego związku z projektem; - opis ten ma uzasadnić przyporządkowanie kosztu do konkretnej pozycji w zatwierdzonym budżecie; - ogłoszenia i publikacje (dziś powszechny rodzaj wydatków) np.: nabór pracowników, nabór uczestników szkolenia, zaproszenia na konferencję promującą projekt, publikacji w prasie promujących projekt, np.: „Ogłoszenie w sprawie naboru pracowników (księgowy, specjalista do obsługi strony internetowej), opublikowane w dniu 21 listopada 2006r. w Gazecie Wyborczej”. Niektóre jednostki udzielające dotacji wymagają, aby dołączyć wycinek z gazety dot. danego ogłoszenia (niektórzy żądają dołączenia całej gazety).

49. - artykuły spożywcze, gastronomia i catering Np.: „Zakupu artykułów spożywczych na fakturze dokonano na szkolenie – Sztuka układania kwiatów – przeprowadzone w dniach 3 i 4 kwietnia 2007r. W szkoleniu wzięło udział 17 osób (w tym 15 uczestników szkolenia oraz dwóch trenerów)”, - noclegi Np.: „Nocleg opłacony został dla wykładowców szkolenia – Sztuka układania kwiatów – przeprowadzonego w dniach 3 i 4 kwietnia 2007r.” - wynajem pomieszczeń, opis na fakturze musi określać szczegółowo, na jakie cele i w jakim terminie były wynajmowane pomieszczenia (cele biurowe, cele szkoleniowe, przeprowadzenie konferencji),

50. - transport, opis na fakturze musi określać, kto lub co było przewożone, kiedy i w jaki celu, - materiały biurowe, konieczność dokładnego opisu na fakturze, jaka wartość kosztów kwalifikowanych dotyczy poszczególnych pozycji budżetu. Wydatki wspólne: - dotyczy to głównie kosztów administracyjnych, takich jak koszty rozmów telefonicznych, czynsz, energia, internet itp., - ich wysokość przypadająca na projekt musi być dokładnie i rzetelnie rozliczona za pomocą odpowiedniego klucza rozliczeniowego, - wyliczenie na piśmie i podpisanie przez kierownika jednostki lub koordynatora (kierownika) projektu,