TẬP HUẤN NGHIỆP VỤ VỀ CÔNG TÁC THI  Nha Trang, ngày 22/4/2011

1. SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TẬP HUẤN NGHIỆP VỤ VỀ CÔNG TÁC THI  Nha Trang, ngày 22/4/2011

2. Tập huấn nghiệp vụ thi Nội dung trình bày • Công việc trước kỳ thi; • Công việc trước mỗi buổi thi và bước vào giờ thi; • Tiến hành coi thi; • Công việc cuối giờ thi và sau buổi thi; • Một số đề nghị.

3. Tập huấn nghiệp vụ thi • Công việc trước kỳ thi • Những nội dung cần thống nhất trong phiên họp đầu tiên của lãnh đạo và thư ký hội đồng. • Nội dung họp; • Phân công nhiệm vụ: • Chủ tịch và các phó chủ tịch; • Nhiệm vụ thư ký 1 (thư ký tổng hợp); • Nhiệm vụ thư ký 2. • Những qui định của hội đồng coi thi về: • Hiệu lệnh trống; • Thời gian bắt đầu làm việc các ngày thi; • Lịch thi và sơ đồ phòng thi; • Vật dụng không được sử dụng trong khi thi; • Việc phối hợp với bộ phận bảo vệ, CA.

4. Tập huấn nghiệp vụ thi • Họp hội đồng coi thi lần thứ nhất • Chủ tịch công bố các quyết định có liên quan đến hội đồng coi thi; • Trường sở tại báo cáo về CSVC và hồ sơ thi. Lưu ý trường hợp nơi đặt hội đồng coi thi là các trường THCS, tiểu học; • Kiểm tra số liệu thi với hồ sơ đăng ký dự thi; • Phân công kiểm tra CSVC (có biên bản), đếm giấy thi, giấy nháp, … • Phối hợp thanh tra thi xem xét tủ đựng hồ sơ thi, đề thi, bài thi; điều kiện ăn, ở, y tế, hệ thống thông tin liên lạc, bảo vệ, ánh sáng, các thiết bị văn phòng phục vụ kỳ thi, khẩu hiệu, … • Qui định thời gian hoàn tất để họp HĐ lần 2.

5. Tập huấn nghiệp vụ thi • Họp hội đồng coi thi lần thứ hai • Nghe các thành viên được phân công trong hội đồng coi thi báo cáo toàn bộ kết quả kiểm tra; • Thảo luận, đề nghị cách giải quyết những vấn đề tồn tại (nếu có) và phân công cụ thể người phụ trách giải quyết công việc tồn tại; • Thống nhất lịch làm việc trong các ngày thi, thông báo các qui định có liên quan đến kỳ thi; • Cần lưu ý những nội dung cho buổi khai mạc kỳ thi cho toàn bộ các thành viên HĐ coi thi; • Tổ chức học qui chế thi cho giám thị và phân công giám thị làm nhiệm vụ kiểm tra các thông tin của thí sinh tại các phòng thi;

6. Tập huấn nghiệp vụ thi • Tổ chức học nội qui cho thí sinh • Chủ tịch hội đồng coi thi tổ chức cho thí sinh học qui chế thi chung trong khoảng thời gian từ từ 30 phút đến 45 phút; • Thí sinh tập trung về phòng thi để kiểm tra các thông tin liên quan đến thí sinh. Chú ý đến tất cả các thông tin nhằm tránh tối đa sai sót để phục vụ công tác in bằng sau khi thi; • Nếu có sai sót, giám thị lập biên bản (mẫu báo cáo dữ liệu sai sót) báo cáo chủ tịch HĐCT; • Thư ký tập họp sai sót, kiểm tra cụ thể, lập biên bản tổng hợp sai sót để gửi Sở, đồng thời báo cáo chủ tịch để điều chỉnh trực tiếp trên Bảng ghi tên dự thi;

7. Tập huấn nghiệp vụ thi • Nhận đề thi, kiểm tra công việc trước ngày khai mạc • Nhận đề thi do Sở chuyển giao. Lập biên bản và kiểm tra hết sức chu đáo việc giao nhận số lượng túi đựng đề thi và niêm phong tủ đựng đề thi; • Lãnh đạo HĐCT cùng thư ký kiểm tra: • Lịch thi; • Văn phòng phẩm phục vụ buổi thi đầu tiên; • Các loại biểu mẫu; • Niêm phong tủ đựng đề thi; • Công tác bảo vệ; • Phương tiện thông tin liên lạc, ... • Lập phương án bố trí giám thị cho cả kỳ thi; • Lập phương án bố trí chỗ ngồi của thí sinh cho cả kỳ thi.

8. Tập huấn nghiệp vụ thi • Công việc trước mỗi buổi thi và bước vào giờ thi • Tổ chức khai mạc kỳ thi với qui định: • 6 giờ 30 – thi tốt nghiệp, 7 giờ - thi tuyển sinh; • Nội dung • Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần tham dự; • Chủ tịch công bố các QĐ liên quan đến tổ chức HĐCT; trao đổi, nhắc nhở một số nội dung liên quan đến kỳ thi cho toàn HĐ và chúc thí sinh làm bài tốt; • Làm biên bản và mời 02 thí sinh chứng kiến các bì đựng đề thi; • Kết thúc và hướng dẫn thí sinh về phòng thi.

9. Tập huấn nghiệp vụ thi • Công việc trước giờ thi • Chủ tịch và thư ký kiểm tra lại lịch thi và đề thi tương ứng cho buối thi; • Thư ký kiểm tra lại văn phòng phẩm, chủ tịch nhắc lại một số yêu cầu đối với GT; • Công bố phương án đánh SBD. Thư ký in sẵn để phát cho giám thị 2; • Công bố GT2, đồng thời lần lượt mời về vị trí phân công cùng với hồ sơ thi tương ứng; • Công bố GT1, mời nhận đề thi, ký vào biên bản; • GT1 về phòng thi và thực hiện theo hiệu lệnh trống (kẻng) đã thống nhất; • Quá trình trên diễn ra với sự giám sát của thanh tra thi.

10. Tập huấn nghiệp vụ thi • Tổ chức cho thí sinh vào phòng thi (in phát GT) • Yêu cầu nộp tài liệu và những vật dụng không được mang vào phòng thi (nếu có); • Yêu cầu thí sinh xếp 02 hàng trước phòng thi; • Lần lượt gọi thí sinh, gọi SBD trước, đọc tên thí sinh sau; • Kiểm tra, đối chiếu ảnh với thẻ dự thi, hoặc CMND trước khi cho vào phòng thi; • Khi đã ổn định chỗ ngồi, yêu cầu TS để thẻ dự thi (CMND) trước mặt; • Tiến hành kiểm tra tên, đối chiếu ảnh và vị trí ngồi của thí sinh; • Nhắc lại nội qui, động viên TS làm bài tốt; • Ký tên vào giấy thi, phát cho TS, hdẫn cách ghi.

11. Tập huấn nghiệp vụ thi • Tổ chức cho thí sinh vào phòng thi (in phát GT) • Ký tên vào giấy nháp của TS; • Hướng dẫn và tiến hành cho TS ký tên vào Bảng ghi tên dự thi (lưu ý chữ ký phải giống nhau); • Ghi STT của TS vào tờ giấy thi; • Nếu làm bài thi trắc nghiệm, nhắc TS ghi thông tin bằng bút mực, tô SBD và các câu trả lời bằng bút chì; • Thu lại thẻ TS sau mỗi buổi thi, trừ buổi thi cuối cùng; • Cắt túi đề thi và phát đề thi cho TS • Tuân thủ theo đúng qui định đối với môn tự luận hoặc môn trắc nghiệm (Phụ lục Hdẫn thi); • Xử lý đề thi thừa;

12. Tập huấn nghiệp vụ thi • Quy định về việc thu bài thi: • Các tờ giấy thi/mỗi bài thi/thí sinh được lồng vào nhau; • Không xếp 05 bài thi thành 01 xấp; • Xếp thứ tự bài thi từ SBD nhỏ đến SBD lớn; • Đối với kỳ thi tốt nghiệp: không bỏ tờ giấy trắng vào vị trí HS vắng thi; • Đối với kỳ thi tuyển sinh vào lớp 10: bỏ tờ giấy trắng vào vị trí HS vắng thi; • Mẫu mới giấy thi theo qui định của Bộ. Tất cả đều viết theo một hướng. • Quy định về cách ghi STT trên tờ giấy thi: • Do giám thị ghi. STT chỉ có ở phần phách; • Ghi theo cột STT trong bảng ghi tên dự thi.

13. Tập huấn nghiệp vụ thi • Tiến hành coi thi • Nhiệm vụ cụ thể của GT • Thái độ dịu dàng, bình tĩnh; • Tránh gây căng thẳng làm ảnh hưởng đến TS; • Lấy nhắc nhở, ngăn ngừa làm chính; • Nghiêm khắc với những hiện tượng cố tình gian lận, vi phạm qui chế thi; • Yêu cầu GT không đeo kính râm, ngồi đúng vị trí, tuyệt đối không hút thuốc lá trong phòng thi; • Ngồi đúng vị trí qui định; • Xử lý một số trường hợp trong quá trình coi thi • Cần hạn chế cho TS ra ngoài phòng thi; • Nếu cho TS ra ngoài phòng thi, đi từng em một; • Xử lý TS đi muộn giờ; • Vấn đề trùng mã đề thi trắc nghiệm đối với 2 TS ngồi gần nhau.

14. Tập huấn nghiệp vụ thi • Công việc cuối giờ thi và sau buổi thi • Thu bài thi • Tuyệt đối không thu bài thi trước khi hết giờ; • Khi có hiệu lệnh hết giờ làm bài, GT1 yêu cầu TS dừng bút và GT2 quan sát; • Tiến hành thu bài thi: • TS ngồi tại chỗ nghe GT1 đọc tên; • GT2 thu bài thi của từng TS theo thứ tự SBD từ nhỏ đến lớn. TS để giấy trắng vẫn thu nhưng yêu cầu ghi đầy đủ các thông tin; • Lưu ý tờ giấy trắng trong TS10; • TS ký tên và ghi số tờ giấy thi vào Phiếu thu bài thi; • Kiểm tra bài thi, kiểm tra số tờ của mỗi bài thi đối với môn tự luận;

15. Tập huấn nghiệp vụ thi • Công việc cuối giờ thi và sau buổi thi (tt) • Thu bài thi (tt) • GTthông báo môn thi tiếp theo trước khi cho TS ra khỏi phòng thi; • Hai GT kiểm tra tập bài thi xem có thiếu sót chữ ký, SBD của TS, số tờ làm bài; • Sắp xếp ngay ngắn các bài thi trong tập; • Ghi các thông tin trên túi đựng bài thi một cách đầy đủ; • Bỏ bài thi vào túi đựng bài thi và 01 phiếu thu bài thi. • Nộp bài thi • Cả hai GT có mặt để nộp bài thi; • Niêm phong túi đựng bài thi và ký niêm phong.

16. Tập huấn nghiệp vụ thi • Công việc cuối giờ thi và sau buổi thi (tt) • Hội ý toàn HĐ trước khi tiến hành buổi thi tiếp theo : • Phản ánh một số tình hình đặc biệt trong quá trình coi thi; • Đề nghị cách xử lý và rút kinh nghiệm. • Sau buổi thi cuối cùng • Thư ký chuẩn bị các biểu mẫu liên quan để họp phiên bế mạc kỳ thi; • Thông qua biên bản kỳ thi; • HĐ góp ý và kiến nghị; • Hoàn thành niêm phong các loại hồ sơ (các biên bản, các túi số 2, Bảng ghi tên dự thi, …) • Nộp bài thi và hồ sơ thi cho Sở GD&ĐT.

17. Tập huấn nghiệp vụ thi • Một số đề nghị Thư ký rất quan trọng trong tổ chức thi tại HĐ: • Là người trợ thủ đắc lực cho chủ tịch; • Quán xuyến các đầu việc của HĐ thi; • Các công việc chủ yếu: • Lập các loại biên bản (có tập biên bản sẵn); • Chuẩn bị văn phòng phẩm; • Hỗ trợ phân công giám thị các buổi thi; • Báo cáo số liệu thi cho Sở; • Lập danh sách TS vắng thi, yêu cầu chính xác; • Thu xếp các loại hồ sơ thi gửi về Sở (Hdẫn thi). • Thống nhất các loại hồ sơ bàn giao cho Sở

18. Tập huấn nghiệp vụ thi • Một số đề nghị (tt) • Nghiên cứu các văn bản hướng dẫn thi cẩn thận, chi tiết, đặc biệt là các biểu mẫu; • Xử lý số liệu chính xác, tránh tối đa sai sót; • Lập sổ nghiệp vụ thi để hoàn thiện ngày càng tốt vai trò của mình; • Phải biết giữ bí mật, tuyệt đối không “quá chén” trong những ngày làm thi; • Nắm được qui trình tổ chức thi; • Vì thời gian thi đi qua rất nhanh nên phải chủ động sắp xếp công việc trước để không bị động; • Tận dụng ứng dụng CNTT vào công tác thi để ngày càng nâng cao khả năng và hoàn thiện cá nhân.

19. Tập huấn nghiệp vụ thi Trân trọng cảm ơn