Kontrola zamówień publicznych w mikroprojektach w ramach Programu Współpracy Transgranicznej

1. Kontrola zamówień publicznych w mikroprojektach w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska-Republika Słowacka 2007-2013 Bielsko - Biała, 17 stycznia 2013 r. Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 oraz z budżetu państwa

2. Dokumenty m.in. : • Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, • Dyrektywa nr 2004/18/EC - w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (klasyczna), • Rozporządzenia m.in.: w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w sprawie ogłoszeń zamieszczonych w Biuletynie Zamówień Publicznych, w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych, w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane • Wytyczne dotyczące określania korekt finansowych w odniesieniu do wydatków z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w przypadku naruszeń przepisów w zakresie zamówień publicznych (COCOF 07/0037/03-EN), • interpretacje UZP, orzeczeń KIO (np.: www.uzp.gov.pl), orzeczenia sądów (np.:http://orzeczenia.nsa.gov.pl/cbo/search), komentarze do ustawy (Komentarze Becka Jerzy Pieróg), rekomendacje pokontrolne/poaudytowe.

3. Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 z dnia 13 lipca 2011 r. W przypadku mikroprojektów kontrolę ex-ante i ex-post przeprowadza Stowarzyszenie „Region Beskidy”. Kontrola EX-ANTEobejmuje sprawdzenie dokumentów przekazanych przez Beneficjenta Kontrolerowi (Stowarzyszenie „Region Beskidy”) i jest wykonywana na podstawie LISTY SPRAWDZAJĄCEJ (załącznik nr 12 do wytycznych) do kontroli ex-ante zamówień publicznych przed rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego. Stowarzyszenie „Region Beskidy” weryfikuje dokumentację w szczególności pod względem: • zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowaniazasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, • zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie, • możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, • możliwości nie podania kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, • prawidłowości wyboru trybu zamówienia, • przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji.

4. W ciągu 7 dni roboczych Stowarzyszenie „Region Beskidy” przekazuje beneficjentowi pisemną informację o wynikach weryfikacji. Informacja zawiera m.in. zastrzeżenia: • Kontroler nie ponosi odpowiedzialności za przeprowadzenie procedury zamówienia. Zgodnie z art. 18 ustawy Pzp za przygotowanie i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego. • Wykryte zastrzeżenia/brak zastrzeżeń Kontrolera na etapie kontroli ex-ante nie oznacza, że Kontroler nie zidentyfikuje uchybień w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dalszych etapach kontroli. Jeżeli Stowarzyszenie „Region Beskidy” ma zastrzeżenia do dokumentacji, w piśmie informuje beneficjenta, że nie wprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub całości wydatku za NIEKWALIFIKOWALNY. Kontrola ex-anteprzeprowadzana jest w ramach realizacji projektów, w których została podpisana umowa o dofinansowanie pomiędzy Stowarzyszeniem „Region Beskidy” i beneficjentem. W przypadku gdy zamówienie publiczne zostało przeprowadzone przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, Stowarzyszenie „Region Beskidy” weryfikuje dokumentacje przetargową podczas kontroli ex-post.

5. Nie przekazanie dokumentów do kontroli ex-ante przez beneficjenta nie powoduje nałożenia sankcji na beneficjenta przez Kontrolera. Kontrola EX-POST odbywa się w trakcie kontroli administracyjnej według LISTY SPRAWDZAJĄCEJ do kontroli administracyjne – kontrola ex-post zamówień publicznych (załącznik nr 13 do wytycznych). Zakres kontroli obejmuje całość przeprowadzonej procedury zamówienia publicznego. W przypadku złożenia dokumentacji przetargowej przez kilku beneficjentów, w pierwszej kolejności będą weryfikowane dokumenty przetargowej o największej wartości. Stowarzyszenie „Region Beskidy ma możliwość przeprowadzenie kontroli w siedzibie Zamawiającego (kontrola na miejscu). W trakcje kontroli procedury zamówienia Stowarzyszenie „Region Beskidy” zwraca szczególną uwagę na możliwość zaistnienia następujących błędów (NAJCZĘSTSZE NARUSZENIA W PROCEDURACH UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH STWIERDZANE PRZEZ SŁUZBY KOMISJI EUROPEJSKIEJ): • naruszenie art. 7 ustawy PZP przepis ten stanowi ogólną zasadę zamówień publicznych zobowiązującą do zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. sposób realizacji tejże zasady został zawarty w dalszych przepisach ustawy. Aby udowodnić naruszenie art. 7 należy wskazać konkretny przepis ustawy • Nieuprawnione stosowanie trybów niekonkurencyjnych lub nieuprawnione stosowanie procedur przyspieszonych (powołując się na termin zakończenia projektu lub koniec roku budżetowego);

6. Nieuzasadnione przedmiotem zamówienia ograniczenia dotyczące podwykonawstwa; • Wprowadzanie warunku, aby każdy członek konsorcjum spełniał warunki udziału w postępowaniu oddzielnie; • Nieuprawnione dzielenie zamówienia na części (zamawiający wszczyna kilka postępowań, które są tożsame przedmiotowo i czasowo, a zamówienie może być wykonane przez jednego wykonawcę); • Zamawiający żąda od wykonawcy przedstawienia dokumentów innych niż wymienione w odpowiednim rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzaju dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane; • Zamawiający żąda wykazu dostaw, usług lub robót nie odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom, usługom lub robotom stanowiącym przedmiot zamówienia; • Zamawiający wymaga dysponowania przez wykonawcę odpowiednim potencjałem technicznym już na etapie składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu • Zamawiający żąda aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych współfinansowanych ze środków UE i/lub z funduszy krajowych (w sytuacji gdy fakt współfinansowania nie ma wpływu na potwierdzenie umiejętności wykonawcy w zakresie wykonania zamówienia);

7. Zamawiający żąda aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych wykonywanych w Polsce; • Zamawiający uwzględnia jedynie doświadczenie zdobyte po uzyskaniu przez wykonawcę stosownych polskich uprawnień budowlanych lub posiadania doświadczenia zdobytego w Polsce; • Zamawiający wymaga przynależności do odpowiedniej izby polskiego samorządu zawodowego, posiadania uprawnień projektowych lub uprawnień do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie wydanych na podstawie polskich przepisów; • zamawiający zamierza w sposób niezgodny z przepisami udzielić zamówienia na roboty budowlane; • w przypadku opisania przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia zamawiający nie dopuszcza zaoferowania produktów równoważnego; • Po zmianie SIWZ zamawiający nie zamieszcza właściwych sprostowań w Dzienniku Urzędowym UE lub Biuletynie Zamówień Publicznych’ • Zamawiający odrzuca ofertę zamiast dokonać poprawy oczywistej omyłki pisarskiej/rachunkowej; • Zamawiający w ogłoszeniu o zamówienie nie określa dokumentów jakie zobowiązani będą złożyć wykonawcy zagraniczni; • Nie uprawniona zmiana podpisanej umowy w sprawie zamówienia publicznego; • Brak zasadności wykluczenia i odrzucenia ofert.

8. W przypadku wydatków równych lub wyższych niż 30 000,00 PLN, polscy Beneficjenci są zobowiązani do dostarczenia 2 ofert lub innych dokumentów potwierdzających rozeznanie rynku, w celu udokumentowania racjonalności i efektywności poniesionych wydatków. W sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości odnośnie poniesienia wydatków w sposób gospodarny, przypadki takie będą rozstrzygane indywidualnie przez Stowarzyszenie „Region Beskidy” Szacowanie wartości i udzielania zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii* Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych – zwana dalej „ustawą PZP” – zastrzega na etapie czynności przygotowawczych poprzedzających wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązek ustalenia przez zamawiającego wartości zamówienia (art. 32-35 ustawy PZP). Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy PZP  podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Jednocześnie w myśl art. 32 ust. 2 ustawy PZP zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Art. 32 ust. 4 ustawy PZP, w myśl którego jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. *źródło: Urząd Zamówień Publicznych

9. Art. 32 ust. 4 ustawy PZP, w myśl którego jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Oznacza to, iż zamawiający może z określonych względów (organizacyjnych, ekonomicznych, celowościowych itp.) dokonać podziału jednego zamówienia na części, dla których to będzie prowadził odrębne postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, przy czym wartością każdej z części zamówienia, będzie łączna wartość wszystkich części zamówienia. W celu ustalenia czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem czy też z odrębnymi zamówieniami, należy posługiwać się takimi kryteriami jak tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie)  i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. W pierwszej kolejności przy szacowaniu wartości zamówień udzielanych w ramach przedmiotowego projektu współfinansowanego ze środków UE, konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu, i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania.

10. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość winna być ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji programu. Jeżeli ze względów organizacyjnych zamówienia te będą udzielane w częściach w ramach odrębnych postępowań do ustalenia wartości poszczególnych części stosować się będzie art. 32 ust. 4 ustawy Pzp. Nie jest zatem możliwe podzielenie takiego zamówienia na części i oszacowanie ich wartości odrębnie dla każdej z części. Podstawą do wyodrębnia tych zamówień, tj. podstawą do uznania, iż mamy do czynienia z samodzielnymi zamówieniami jest przyjęty okres realizacji projektu, który nakazuje traktować usługi, dostawy lub roboty budowlane, które mają być wykonane w ramach projektu, jako jedno zamówienie. Przy czym warunkiem takiej kwalifikacji jest możliwość oszacowania usług, dostaw lub robót budowlanych, które mają być wykonane i sfinansowane w ramach projektu dla całego okresu jego realizacji. W takim przypadku nie może znaleźć zastosowania zasada sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości. Zasada ta – z wyjątkiem świadczeń powtarzających się okresowo (art. 34 ust. 1 ustawy Pzp) wynika między innymi, z uwagi na wyodrębnienie źródła finansowania, już na tym etapie jest możliwe oszacowanie zakresu zamówienia w okresie realizacji projektu, co ma decydujące znaczenie dla ustalenia, iż mamy do czynienia z jednym (samodzielnym) zamówieniem publicznym.

11. Przykłady uchybień stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych napotkane podczas kontroli administracyjnej przez Stowarzyszenie „Region Beskidy”: • podział zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy PZP, • nie zastosowanie ustawy PZP, • Zamawiając żądał od wykonawców dokumentacji, która jest wydawana przez jedną organizacje w kraju co zawężało krąg wykonawców (naruszenie art. 7) • przeprowadzenie procedury przetargowej pomimo wyłączenia podmiotowego stosowanie ustawy Pzp, • Zamawiający żąda od wykonawcy przedstawienia dokumentów innych niż wymienione w odpowiednim rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzaju dokumentów jakich, może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, • Nieuprawnione nałożenie obowiązku przynależności do właściwych izb samorządu zawodowego

12. Nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych Nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych służy wdrożeniu do polskiego prawa postanowień dyrektywy obronnej 2009/81/WE, koordynującej procedury udzielania zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa oraz niektórych postanowień dyrektywy klasycznej 2004/18/WE, dyrektywy sektorowej 2004/17/WE i orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Ustawa z dnia 12 października 2012 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o koncesji na roboty budowlane lub usługi, wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od daty jej opublikowania w Dzienniku Ustaw Rzeczpospolitej Polskiej tj. w dniu 20 lutego 2013 r.

13. Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 www.euroregion-beskidy.pl Stowarzyszenie „Region Beskidy”ul. Widok 18/1-343-300 Bielsko-Biała tel./fax: 33 488 89 24 (25,26); 33 488 89 20 e-mail: biuro@euroregion-beskidy.pl