Warsztaty z prowadzenia dokumentacji finansowej drużyny

1. Warsztaty z prowadzenia dokumentacji finansowej drużyny

2. Nasz cel: Po tym spotkaniu każdy z was będzie potrafił prowadzić dokumentację finansową drużyny. Dokumenty finansowe będą oddawane do hufca w terminie i prawidłowo wypełniane.

3. Najważniejsze: Przeczytaj instrukcję finansową drużyny. Jeśli nie zrozumiałeś, to przeczytaj jeszcze raz. Instrukcja napisana jest w taki sposób, że nic nie powinno budzić Twoich wątpliwości.

4. A teraz zaczniemy od początku NAJWAŻNIEJSZE: Za powierzony majątek, prawidłowe prowadzenie gospodarki majątkowej oraz wymaganą dokumentację odpowiedzialność majątkową i prawną ponosi DRUŻYNOWY Zawsze na początku roku, przy rozpoczynaniu nowej książki finansowej podpisz załącznik numer 9!!

5. Wzór załącznika nr 9 dokumentacji finansowej drużyny NIE ZAPOMNIJ GO PODPISAĆ

6. Wpływy Wszystkie wpływy uzyskiwane przez drużynę muszą być udokumentowane w książce finansowej drużyny.

7. Składki • Składki należy zbierać REGULARNIE • Rozlicza się je co miesiąc, na zebraną kwotę wystawia się KP i wpisuje kwotę po stronie wpływów ze znakiem „-” • Składki od 2006r wpisuje się IMIENNIE na listę wpłat składek, tylko harcerz wpisany na listę jest ubezpieczony od NNW w drużynie.

8. Odpłatności Wpłaty na biwak itp. zbiera się na listę, której wzór znajduje się w książce finansowej, sumuje, a na zebraną kwotę wystawia się kwit KP, który księguje się w książce finansowej

9. Wzór załącznika nr 5 książki finansowej

10. Dotacje Celowe Przyjęcie środków finansowych na prowadzenie zadań i akcji zleconych od podmiotów gospodarczych i organów samorządu terytorialnego wymaga dokładnego sprecyzowania zlecenia i zasad rozliczenia środków. WSZYSTKIE umowy na zadania i akcje zlecone muszą być realizowane na podstawie umowy podpisanej w imieniu ZHP przez komendanta i skarbnika hufca oraz wydatki podlegają rozliczeniu w komendzie hufca. Wszystkie wnioski o dofinansowania muszą przechodzić przez hufiec i być zatwierdzone przez druhnę komendantkę.

11. WYDATKI Wydatki drużyny dzielimy na: • zakup sprzętu, • zakup materiałów, • opłaty komunalne, • wydatki transportowe, • zakup artykułów żywnościowych, • wynagrodzenia, • pozostałe wydatki.

12. Zakup sprzętu Zakup środków o wartości powyżej 3.500zł wymaga zgody komendanta i skarbnika chorągwi. Przedmioty o wartości powyżej 50zł wpisywane są na podstawie faktury do książki inwentarzowej hufca, drużyna użytkuje sprzęt na podstawie „Protokołu przekazania majątku ZHP w zarząd” – załącznik nr 7 Sprzęt o wartości do 50zł podlega ewidencji w drużynie.

13. Wzór załącznika nr 7

14. Zakup materiałów Są to wydatki na zakup materiałów programowych, biurowych, książek, środków czystości, paliwa, materiałów do konserwacji, leków i środków opatrunkowych do apteczek. Obejmuje także zakup drobnych nagród rzeczowych wręczanych członkom drużyny w ramach organizowanych konkursów itp

15. Opłaty komunalne Koszty czynszu za użytkowane pomieszczenia komunalne, opłaty za energię elektryczną i gaz (z wyjątkiem gazu w butlach), wodę wodociągową.

16. Wydatki transportowe Są to koszty przewozu uczestników wycieczek, biwaków, rajdów itp. oraz transport sprzętu.

17. Zakup artykułów żywnościowych Wydatki obejmują zakup artykułów żywnościowych służących do przygotowania posiłków we własnym zakresie dla uczestników rajdów, biwaków, złazów itp. UWAGA: Koszty posiłków zakupionych w barach, restauracjach, ośrodkach ujmuje się w poz. „pozostałe wydatki”.

18. Pozostałe wydatki Obejmują: • ubezpieczenie uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), • wynajem sprzętu, pomieszczeń, • bilety wstępu na imprezy kulturalne, • koszty wycieczek, • ubezpieczenia majątkowe, • opłaty pocztowe, • Zakwaterowanie uczestników biwaków, rajdów, zlotów w obiektach stałych, • opłaty za korzystanie z noclegów w obcych ośrodkach i bazach harcerskich prowadzonych jako działalność gospodarcza, • koszty wyżywienia w obcych placówkach (bary, stołówki, restauracje, ośrodki)

19. Odpowiedzialność • Dokumentację finansową MUSI prowadzić każda drużyna, która zbiera składki lub osiąga dochody. • Odpowiedzialność ponosi drużynowy lub jeśli jest on niepełnoletni – opiekun drużyny. Drużynowy może powierzyć te obowiązki innej PEŁNOLETNIEJ osobie, która złoży pisemne oświadczenie.

20. Plan i sprawozdanie • Książka finansowa przewidziana jest na JEDEN rok kalendarzowy. • Komenda Hufca określa termin, do którego należy złożyć w Komendzie Hufca książkę finansową, dokumenty źródłowe, bloczek KP oraz plan i sprawozdanie finansowe. W tym roku w naszym Hufcu ten termin przypada 6 marca 2007 (wtorek).

21. Plan finansowy • kontrola zaplanowanej działalności • sporządzany na podstawie zamierzeń zawartych w planie pracy • zawiera przewidywane wpływy wydatki w roku kalendarzowym • zatwierdzony przez Radę Drużyny • dwie kopie: jedna w książce finansowej, druga dla Komendy Hufca

22. Sprawozdanie finansowe • okres sprawozdawczy: jeden rok kalendarzowy • zawiera rzeczywiste wpływy i wydatki • saldo nie może być ujemne • Niewykorzystane środki przechodzą na następny rok • zatwierdzony przez Radę Drużyny • dwie kopie: jedna w książce finansowej, druga dla Komendy Hufca

23. Dokumentacja źródłowa • Wpinane do teczki, segregatora, itp. • Numeracja w prawym górnym rogu • Kolejność zgodna z książką finansową • Błędne wpisy w książce finansowej parafowane

24. Kwitariusz przychodowy KP • Dokument przychodu – wszystkie wpływy ewidencjonowane na podstawie KP • Zarejestrowany przez KH • Numeracja np. 1/16/07 • Treść: adnotacja czego wpłata dotyczy, np. składki członkowskie za styczeń 2007 r., wpłata na biwak • Zużyte bloczki i niezużyte, ale wraz ze sprawozdaniem do KH • Pomyłka – przekreślić, podpisać, zostawić oryginał i kopie

25. Kwitariusz przychodowy KP

26. Dokumenty rozchodu • Czytelny, wyszczególnienie zakupionych towarów • Kopie dokumentów nie stanowią dowodów księgowych • Nie może by poprawek, skreśleń • Drobne nagrody rzeczowe – na odwrocie: protokół komisyjnego wręczenia nagrody podpisany przez 3 osoby

27. Opis dokumentów rozchodu • Opis – w jakim celu dokonano zakupu, do czego zużyto materiały, w jakim celu skorzystano z usługi – przejazd, remontuwaga! Nazwa drużyny! • Sprawdzono pod względem merytorycznym (data + podpis drużynowego) • Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym (data + podpis kwatermistrza lub skarbnika) • Akceptuję do wypłaty kwotę (data + podpis drużynowego)

28. Dowody źródłowe: • Faktura VAT, faktura VAT korygująca, nota korygująca • Rachunek • Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) • Wniosek o zaliczkę • Nota księgowa • Dowód wpłaty KP • Polisa ubezpieczeniowa • Inne: paragon < 6 zł, bilety – komunikacja publiczna i wstępu