La gestion des stages en formation professionnelle particulièrement en enseignement individualisé

1. La gestion des stagesen formation professionnelle particulièrement en enseignement individualisé Normand Lacasse Journée nationale 15 novembre 2013

2. La réalité au CFP Marie-Rollet • Entre 500 et 600 stages par année • Entre 400 et 450 entreprises • 8 programmes • 6 en enseignement individualisé • 1 en enseignement à distance • 1 en enseignement traditionnel • En moyenne, 10 à 12 élèves transitent en stage chaque semaine, environ 20 responsables de stage • Une conseillère en emploi autorise les stages et administre les demandes d’emploi, assiste les enseignants pour la préparation aux stages (lettre, CV, entrevue)

3. GISEGestion intégrée de stages et d’emplois • 4 portails • Élève • Entreprise • Responsable de stage • Conseillère en emploi • Une application de gestion CRM • Gestionnaire administratif des stages • Version bêta, développement en collaboration avec la compagnie AltiLogix

4. Processus des stages • Planification d’un stage par l’élève (EL) • Prise en charge du stagiaire par un responsable de stage (ERS) • Rencontre avec l’élève • Préparation de la documentation pour le stage • Recherche d’une entreprise d’accueil • Assignation de l’offre de stage • Réalisation du stage • Fin de stage

5. 1. Planification d’un stage par l’élève (EL) • Dans son programme, un indicateur l’informe que l’élève doit commencer sa planification pour son stage en ATE ou son stage en milieu de travail • L’élève consulte son portail, modifie sa fiche personnelle et prend connaissance des documents • L’élève fait une demande de rencontre au responsable de stage (ERS) afin de débuter le processus

6. 2. Prise en charge de l’élève (EL) par un l’enseignant responsable de stage (ERS) • Dans son portail, le ERS consulte les élèves qui ont fait une demande pour une première rencontre ou par le CRM • Le ERS convoque l’élève à une rencontre par un courriel

7. 3. Rencontre de l’élève (EL) par l’enseignant resp. de stage (ERS) • Remplir la demande de stage dans le CRM • Discute du profil d’entreprises recherchées • Explique le processus • Présente les documents • Détermine une date approximative de stage • Détermine une prochaine rencontre Statut : En préparation

8. 4. Préparation de la documentation pour le stage • Consulte la documentation dans GISE • Lettre de présentation • Curriculum vitae • Présentation des documents à l’enseignant ou au responsable de stage, corrections • Dépôt des documents finaux sur le système • Autorisation du ERS ou de la conseillère en emploi pour la recherche de stage Statut : En attente

9. 5. Recherche d’une entreprise d’accueil • L’élève récupère la phase 1 des stages dans GISE et identifie des entreprises potentielles. Il peut utiliser le système ou encore faire des démarches personnelles à la recherche d’une entreprise qui répond à son profil • L’élève rencontre une entreprise d’accueil et s’entend pour un stage

10. 6. Assignation de l’offre de stage • L’élève rencontre le responsable de stage • Si l’entreprise n’est pas dans le système, le ERS contacte l’entreprise, explique le fonctionnement du stage. Le ERS inscrit l’entreprise • Il associe l’offre de stage à cette entreprise État: Approuvé

11. 6. Offre de stage par l’entreprise • L’entreprise entre dans son portail et fait une offre • L’élève consulte les offres dans le système et s’associe • Le ERS consulte les offres et s’associe à l’offre de stage de son stagiaire. Il complète l’offre dans le CRM. • Le conseillère en emploi valide le protocole d’entente (facultatif) État: Soumis par l’entreprise État: Associée État: Approuvé

12. 7. Réalisation du stage • L’élève effectue son stage • L’élève complète les documents dans GISE • Le ERS visite l’élève en entreprise en utilisant les communications pour garder une trace • L’entreprise complète les documents dans GISE Statut : En cours

13. 8. Fin du stage • L’élève et l’entreprise complètent les documents et les déposent dans GISE. • Le ERS récupère les documents, les corrige • Le ERS rencontre l’élève pour le retour de stage • Le ERS transmet la note Statut : réussi

14. Offre d’emploi • Une entreprise peut faire une offre d’emploi • La conseillère en emploi ou l’enseignant gère les demandes • Le principe est le même qu’une offre de stage

15. LE CRM – gestion administrative • Permet d’administrer les portails • Gère les entreprises et leurs superviseurs • Permet la création de rapports d’activités • Permet de gérer l’horaire de l’enseignant et transférer dans Outlook. • Permet de gérer les communications • Puise ses données de Jade Tosca • Se connecte au LDAP pour l’authentification • Utilise un serveur SageCRM avec un système de licence • Permet d’orchestrer des campagnes de sollicitation

16. LE CRM – gestion administrative • Permet d’orchestrer des envois massifs • Campagnes de sollicitation • Lettres de remerciement • Invitation à des portes ouvertes • Ceci permet de constituer une véritable mémoire corporative de l’organisation

17. La gestion des stages et des emplois Normand Lacasse Journée nationale de la formation professionnelle 15 novembre 2013 Merci de votreattention !