Bilan Audit 2011 Réunion des gestionnaires - 15 Novembre 2011 - ICMCB

1. Bilan Audit 2011 Réunion des gestionnaires - 15 Novembre 2011 - ICMCB

2. SOMMAIRE 1 I Bilan général des audits 2011 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Factures 2.2 I Carte d’achat 2.3 I Missions 2.4 I Immobilisations 2.5 I Achats supérieurs à 20 000 euros 2.6 I Bonus

3. Bilan général des audits 2011

4. 1I Bilan général des audits 2011 ►25 Laboratoires audités en 2011. ►3/4 des laboratoires ont une note comprise entre « A » et « B ». ►12 laboratoires ont vu leur note finale augmentée. ►8 laboratoires ont la même note que lors du précédent audit. ►5 laboratoires ont vu leur note finale baissée par rapport au dernier audit. ►2 laboratoires ont utilisé le droit de réponse présent dans le rapport d’audit.

5. Rappel et bonnes pratiques

6. 2I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Factures Saisir tous les bons de commande avant la facture (nombreux BC postérieurs aux dates de la facture). Joindre les BC à l’appui des factures en Délégation pour les factures non libellées CNRS et pour les factures sur marchés nationaux. Erreur sur la saisie de certains codes familles (ex : frais de publication doit être saisie sur le C135…). Contresignature des attestations de frais de réception lorsque le DU est à la fois organisateur. Vigilance quant au délai global de paiement (dans certaines unités 98 jours, 68 jours….).

7. 2I Rappel et bonnes pratiques • 2.2 I Cartes d’achat • Etablir les attestations de frais de réception pour tous les achats relatifs à des repas ou réception (buffet, traiteurs…). • Saisir la commande immédiatement après l’achat effectué par carte. • Signature des relevés d’opération administration. • Transmettre la copie des factures à la DR avec le numéro d’inventaire lorsque l’achat est inventorié. • Vigilance quant à la saisie des codes familles.

8. 2I Rappel et bonnes pratiques • 2.3 I Missions • Saisir l’ordre de mission avant tout déplacement (15 laboratoires audités sur les 25 ont au moins 1 ou plusieurs OM postérieurs dans les échantillons). • Pour les missions à l’étranger, ne pas rembourser les frais divers (taxi, transport commun, frais internet) à l’intérieur d’une mission, ces frais sont inclus dans l’indemnité journalière (tous les trop perçus réclamés lors des audits concernent cette règle). • Si pour les indemnités kilométriques il est demandé un remboursement sur la base d’un tarif SNCF 2ème classe, les frais de carburant, péage ne peuvent être remboursés (l’agent est considéré comme n’avoir utilisé que le train).

9. 2I Rappel et bonnes pratiques • 2.3 I Missions • Limiter l’utilisation de la case « Autres » sur l’état de frais. Si utilisé, mentionner exactement la nature de la dépense (limité au frais de visa, vaccinations, documentation, frais internet en France…). • Rayer soit « utilisation carte », soit « marché infructueux » sur l’état de frais. • Fournir reçu carte corporate pour l’hébergement quand l’agent a payé les nuitées avec sa carte corporate. • Dater les état de frais. • Joindre partie financière du colloque quand les frais d’inscription sont à rembourser à l’agent.

10. 2I Rappel et bonnes pratiques • 2.4 I Immobilisations • Etiquetage en priorité des matériels supérieurs à 10 000 euros. • Etiquetage dans la foulée des autres matériels…. • Ne pas confondre date de mise en service du matériel et date de livraison du matériel. De plus, indiquer la date de mise en service dans le support d’inventaire du laboratoire. • Frais de formation du personnel, la maintenance et les extensions de garantie sont à imputer en classe 6 (fonctionnement). • Les logiciels sont à imputer sur le compte 2053 « Logiciels » (code famille E4L1 à E8L1 ou F041 à F045) au lieu du compte 2183 « Matériels de bureau et informatiques ».

11. 2I Rappel et bonnes pratiques • 2.5 I Achat supérieurs à 20 000 euros • Conserver les devis des fournisseurs écartés et les joindre dans les fonds de dossier. • Conserver si possible les traces de négociations avec les différents candidats.

12. 2I Rappel et bonnes pratiques • 2.6 I Bonus • Néanmoins beaucoup de points positifs : • Fonds de dossiers très complets dans la plupart des unités : missions, factures, cartes d’achat, achats supérieurs à 20 000 euros….). • Recommandations lors des audits précédents sont en général suivies. • Collaboration avec les services de la Délégation est jugée satisfaisante dans la majorité des cas. • Accueil lors de notre venue est lui aussi jugé très satisfaisant de notre part!!!