Opplæring i ny kontoplan - oppbygging og forståelse

1. Opplæring i ny kontoplan - oppbygging og forståelse Prosjektgruppa: Elin K Andersen Lajla Johansen Helene Wang Mortensen Per-Åge Berglund

2. Agenda • Ny kontoplan – bakgrunn • Oppbygging • Roller, ansvar og fullmakter • Hvordan lese og forstå? • Endringer kontoklassene og tilhørende regelverk • Teknisk løsning

3. Bakgrunn – Finansdep. • Finansdepartementet har utarbeidet ny standard kontoplan for alle statlige virksomheter • Tilpasset statlige virksomheter og statens behov for aggregert regnskapsinformasjon • Utgangspunkt i Norsk standard kontoplan • Forvaltes av Direktoratet for økonomistyring (DFØ)

4. Bakgrunn – Finansdep. • Formål: legge til rette for mer omfattende og standardisert informasjonsgrunnlag for styring i statlige virksomheter og for departementenes styring av underliggende virksomheter • Målgruppe: alle departementer og statlige virksomheter som er en del av staten som juridisk person

5. Bakgrunn – Kunnskapsdep. (KD) • Ny felles kontoplan i UH-sektoren 01.01.2013 • KD har fastsatt felles kontoplan på 3-siffer nivå for sektoren som er i samsvar med standard kontoplan • Anbefalt føringskontoplan på 4-siffer nivå • UiT følger denne • Ny kontoplan består av 4-siffer

6. Inndeling og oppbygging av standard kontoplan for statlige virksomheter • Kontoplanen er inndelt i 8 kontoklasser: • Balanse • 1 Eiendeler • 2 Virksomhetskapital og gjeld • Resultat • 3 Salgs- og driftsinntekt • 4 Varekostnad • 5 Lønn og godtgjørelser • 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning • 7 Annen driftskostnad, fortsettelse • 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger

7. Inndeling og oppbygging av standard kontoplan for statlige virksomheter • Bygd opp som et desimalklassifikasjonssystem • Systemet angir kontoens stilling i kontoplanen gjennom sifferposisjoner (nivåer) • Kontoens første siffer angir kontoklasse • To første sifrene angir kontogruppe • Tre første sifre angir konto

8. Eksempel • Kontoklasse 3 Salgs- og driftsinntekt • Kontogruppe 31 Salgsinntekt avgiftsfri • Konto 310 Salgsinntekt varer,avg.fri • Konto 4-siffer 3100 Salg kompendier/bøker/ hefter

9. Bestemmelser om økonomistyring i staten, kap. 2 2.5.1 Generelt om transaksjonskontroller • Kontroll av utgifter og inntekter er et element i den interne kontrollen. Kontrollen skal sikre at inntekter, anskaffelser, tilskudd og lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp i forhold til virksomhetens budsjetter og fastsatte planer.

10. Roller, ansvar og fullmakter • Budsjettdisponeringsmyndighet • Ansvaret for at disposisjonen er lovlig, økonomisk forsvarlig og at det er budsjettmessig dekning • Innkjøpsattestant • Det innkjøpsfaglige ansvaret • Oppgaver: innhente tilbud, godkjenne innkjøp og innkjøpsprosedyre, kontering, varemottak, registrering og merking av utstyr, samt kassasjon 

11. Roller, ansvar og fullmakter • Attestasjonsfullmakt • Fullmakter for generell attestasjon av lønn, reiser og andre regnskapsbilag • Utstedes av dekan, fakultetsdirektør eller enhetsleder • Oppgaver: kontrollere gyldighet og kontering av transaksjonene, jf. bestemmelsene om økonomistyring i staten, pkt. 2.5.2.2 s 21

12. Kontoplan – hvordan lese og forstå? • Kan leses alle veier – fra laveste til øverste nivå og omvendt • Men: Viktig at man sjekker alle nivåene! • Kun da er man sikker på at konteringen blir korrekt • Nødvendig for å sikre god kvalitet i regnskap og rapportering

13. Kontoplan – hvordan lese og forstå? • Laveste nivå -> konto = 4 siffer • 6521 – undervisningsutstyr kjøp • Konto = 3 siffer • 652 – IT og audiovisuelt utstyr • Kontogruppe = 2 siffer • 65 – Verktøy,material,driftsmateriell – ikke aktiveres • Kontoklasse = 1 siffer • 6 – Andre driftskostnader

14. Ny standard kontoplan • Anbefalt på 4-siffernivå • Gjelder hele sektoren -> ikke alt vi har bruk for • Få ledige nummer - ikke alle konti kan videreføres • Gjenbruk • Kommentarfelt med god og nyttig informasjon  • Ulike versjoner tilpasset brukergrupper • Maler og skjema endres som følge av ny kontoplan

15. Opplæring i ny kontoplan - endringer - tilhørende regelverk

16. 3 Salgs- og driftsinntekter • 30* Salgsinntekt, avgiftspliktig • 31* Salgsinntekt, avgiftsfri • 32* Salgsinntekt, unntatt mva. loven • 34* Tilskudd og overføringer (BOA) • 36* Leieinntekt og annen driftsinntekt • 38* Gevinst ved avgang av anleggsmidler • 39* Inntekt fra bevilgninger

17. Inntekter Ordinær virksomhet • Bevilgninger - Kontogruppe 39* • Grunnbevilgning (fra KD) • Bevilgninger fra andre dept. • Salgsinntekter – Kontogruppe 30*-32* og36* • Salg = Krav om motytelse

18. Bidragsfinansiert aktivitet • Prosjekter der støtte er hentet fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder uten at avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende(ingen krav om motytelse) • Eks: NFR og EU • Krav • Skal organiseres som prosjekt • Krav om egne avtaler, prosjektregnskap og prosjektbudsjett • Skal synliggjøre alle direkte og indirekte kostnader • Føres på kontogruppe 34*

19. Oppdragsfinansiert aktivitet • Prosjekter institusjonen utfører mot vederlag fra eksterne oppdragsgivere, der avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende med krav om motytelse ved kontrakts/avtaleinngåelse • Krav • Skal organiseres som prosjekter • Krav om egne avtaler, prosjektregnskap og prosjektbudsjett • oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader, og dette skal dokumenteres i prosjektbudsjett og prosjektregnskap • Føres som salg i kontogruppe 30*-32*

20. Inntektskontoer kontoklasse 3 • Ta stilling til om det har vært omsetning av en vare eller en tjeneste • Hvis ja, skal følgende kontogruppe brukes • Kontogruppe 30* hvis momspliktig • Kontogruppe 31* hvis innenfor loven, men fritatt • Jfr. §6 mva. loven • Kontogruppe 32* hvis utenfor loven jfr. §3 mva. loven • Kontogruppe 36* hvis leieinntekter

22. Endring mye brukte kontoer 30-32 • Salgsinntekt varer (25% mva) konto 3004 • Avgiftspliktig inntekt - Oppdrag konto 3030 • Avgiftspliktige tjenester(konsulent) konto 3031 • Konferanseavgift, avgiftspliktig konto 3032 • Kurs/studieinntekt - Oppdrag konto 3230 • Konferanseavgift unntatt mva. loven konto 3238 • OBS! 3221 Inntekter fra bidragsforskning -skal føres på 34* fra 1.1.2013

23. Endringer kontogruppe 36 Leieinntekt fast eiendom 360* • 3600 Husleie statens bygg • 3601 Husleie egne/andre leide bygg • 3609 Tilfeldig leie • 3630 Leieinntekter andre varige driftsmidler f.eks. maskiner, skip, fly, inventar osv.

24. Endringer i kontogruppe 34 • Bidrag (BOA) samlet i 34* • Spesifisert etter finansieringskilde • Tilskudd, videreformidling og periodisering fortløpende • Småinntekter som ikke er nevnt i avtalen, føres som ordinær inntekt kontogruppe 30*-32* Eks: • Tilskudd fra NFR konto 3400 • Videreformidling konto 3401 • Periodisering konto 3409

25. Inndeling i kontogruppe 34 • Tilskudd fra NFR konto 340* • Tilskudd andre statlige konto 341* • Tilskudd fra EU konto 342* • Tilskudd fra Kommunal/fylkesk. konto 343* • Tilskudd fra organisasjoner/stift. konto 344* • Tilskudd fra næringsliv/private konto 345* • Gaver og gaveforsterkning konto 346* • Tilskudd fra andre konto 349*

26. Endringer i kontogruppe 34(forts) • 3419 Andre inntekter og refusjoner(f.eks. refusjon av lønn) opphører f.o.m. 1.1.2013 • Hvis innenfor avtale/kontrakt, skal dette med på fakturagrunnlag og konteres på 34* • Hvis ikke, er det et ordinært salg og konteres f.eks. Konto 3031 - Salg av tjenester, momspliktig.

27. Endringer i kontogruppe 39 • Bevilgning i kontogruppe 39* • Også videreformidling og periodisering • Bevilgninger fra KD til ordinær drift konto 3900 • Bevilgninger fra KD via statlige utdanningsinst. f.eks SAK-midler konto 3901 • Øvrige bevilgninger fra KD, andre kap. Konto 3902 • Videreformidling bevilgninger fra KD. Konto 3908 • Periodisering av forskudd fra KD Konto 3909 • Bevilgninger fra andre dept. Konto 3980

28. Anleggsmidler • Def: En eiendel som er bestemt brukt i foretaket i mer enn et regnskapsår. Ment til varig eie eller bruk. • Immaterielle eiendeler: En eiendel uten fysisk substans, eks. programvare, patenter mv • Varige driftsmidler: En fysisk eiendel som er anskaffet til varig eie og bruk i mer enn et regnskapsår. • Bygninger, tomter og eiendommer • Transportmidler, inventar og maskiner

29. Kontogruppe 47*-49* • Kontogruppe 47* - Immaterielle eiendeler • Kjøp av programvare • Kontogruppe 48* - Tomter, bygninger og eiendom • Skiller mellom egne og leide bygg • Kontogruppe 49* - Transportmidler, inventar og maskiner • Slått sammen 4 anleggsgrupper til 1 på IKT • Faglig-/vitenskapeligutstyr og forskningsutstyr slått sammen.

30. Påkostning • Påkostning – en utgift som øker driftsmiddelets verdi utover opprinnelig kostpris. • Levetiden endres • Standarden økes • Utgiften skal bokføres som en eiendel på kontogruppe 47*-49*

31. Vedlikehold • Vedlikehold – en utgift som opprettholder driftsmiddelets verdi. • Nødvendige reparasjon • Utskiftning av deler • Service • Utgiften skal kostnadsføres direkte på kontogruppe 65* eller 66*.

32. Driftskostnader • Reparasjon og vedlikehold: • En eiendel som er under terskelverdiene for aktivering. Eller service og vedlikeholdsavtaler. • Kontogruppe 65*-66* • Leiekostnad: • Avtaler som gir oss rettigheter til bruk av driftsmateriell. • Lisenser på programvare • Leie av kopimaskiner med mer • Kontogruppe 64*

33. Fremmede tjenester: • Kjøp av konsulenttimer til utviklingsoppgaver eller driftsoppgaver. • Kontogruppe 67*

34. Kontoklasse 5 - Lønn og godtgjørelser • Viktigste endringer i kontoklasse 5 er skille mellom faste og midlertidige tilsatte • Kontogruppe 50 Lønn faste tilsatte • her konteres også lønn til fast tilsatte som midlertidig vikarierer i annen stilling i virksomheten • lønnen til den fast ansattes vikar konteres i kontogruppe 51 lønn midlertidig tilsatt

35. Kontogruppe 51 • Kontogruppe 51 Lønn midlertidige tilsattekonto 510 Midlertidig tilsattkonto 4-siffer 5105 Vikarer • brukes ved vikariat for en tilsatt i virksomheten eller vakant stilling, jfr. Tjenestemannsloven § 3 nr. 2 C

36. Kontering overtid, timelønn og tillegg • Kontering av overtid, timelønn for deltidstilsatte og tillegg konteres i henhold til ansettelsesforhold eks. overtid for fast tilsatt konto 505 overtid fast tilsatte konto 4-siffer 5051 overtid fast tilsatte konto 4-siffer 5009 fast tilsatte tillegg her føres B-tillegg, felttillegg, tokttillegg

37. Kontering overtid, timelønn og tillegg eks. overtid midlertidig tilsatte konto 515 overtid midlertidig stilling konto 4- siffer 5151 lønn overtid konto 4 –siffer 5119 midlertidige stillinger tillegg her føres B-tillegg osv.

38. Kontogruppe 51 • Konto 511 Midlertidig tilsatte konto 4-siffer 5111 Gjesteforeleser , her føres Enkeltstående forelesninger som et supplement til den ordinære forelesningsrekken jfr. Forskrift til Tjml 1 L

39. Kontogruppe 52 og 53 • Kontogruppe 52 Fordel i arbeidsforhold her kostnadsføres alle innberetningspliktige naturalytelser i arbeidsforhold • Kontogruppe 53 Annen oppgavepliktig godtgjørelse her kostnadsføres ytelser til styrer, råd og utvalg. Kompensasjonstillegg utenlandsreiser føres her

40. Kontogruppe 59 • Kontogruppe 59 Annen personalkostnad Gaver til ansatte føres på 590* Kostnader ved å arrangere kurs, konferanser, møter og lignende konteres på 686*,men ansattes deltakeravgift på kurs og konferanser skal føres på 594* Bevertning interne møter føres 599*

41. Kontoklasse 6 og 7 – andre driftskostnader • Ingen endringer på 2-siffernivå, men det er flere endringer på 3-siffernivå • Vil oppleve gjenbruk av konti - samme kontonummer får ny betydning • 6542 – inventar til leiligheter, kjøp (gml) • 6542 – kunst, utsmykking (ny) • 6592 – innkjøp til TMU’s samlinger (gml) • 6592 – annet driftsmateriale (ny)

42. Endringer diverse kontoklasser • Kontoklasse 1 • D 1511 viser fakturerte ikke mottatte inntekter • Kontoklasse 2 • Flere avregningskonti på 216* enn i dag • Kontoklasse 9 • Ikke en offisiell del av kontoplanen • Vil bli en del av vår kontoplan som tidligere