MDS-Überblick für Sie

1. MDS-Überblick für Sie

2. KYOCERA MDS – Ihre Outputsysteme im Fokus MDS = Managed Document Services „Ganzheitliche Organisation aller Kundenaspekte um das Dokument“

3. Die Kostensituation • 90% der Unternehmen kennen die Gesamtkosten eines Dokumentes nicht • Die Unternehmen sehen häufig nur die sichtbaren Kosten • Jedoch sind nur 30% - 40% sichtbare Kosten MDS spürt verdeckte Kosten auf Quelle: IDC, Juli 2009

4. Beispiele für verdeckte Kosten…

5. Sind Ihre Arbeitsplätze effektiv organisiert?

6. Kennen Sie Ihren Output?

7. 34% der Befragten kennen die Größenordnung der gedruckten Seiten nicht In 19% der Unternehmen erfolgt die Beschaffung der Drucker dezentral in den Abteilungen Quelle: IDC, Juli 2009 Quelle: Dokulife.de, 2009 20% der gedruckten Seiten werden noch am gleichen Tag weggeworfen Quelle: IDC, Juli 2009 Fakten um verdeckte Kosten…

8. Welche Dokumenten-Prozesse können optimiert werden?

9. Ca. 9,6 Stunden pro Woche verbringt ein Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten Etwa 3-5% der Dokumente sind nicht wieder auffindbar. Diese zu ersetzen kostet ca. 130,- € pro Dokument. 42% der Mitarbeiter benutzen mind. 1x pro Woche falsche Informationen 53% der Mitarbeiter glauben, dass weniger als 50% der verfügbaren Informationen richtig sind Das sind Organisations-Fakten Quelle IDC, Juli 2009

10. Sind alle Informationen gesichert?

11. Wer managed die Output-Flotte?

12. 13% des IT-Budgets wird für Innovationen ausgegeben Quelle: IDC, Juli 2009 Nur 21% der Unternehmen haben den Service für Ausgabegeräte outgesourct Quelle: IDC, Juli 2009 20% aller Hotline-Anrufe sind Drucker bezogen KYOCERA UK, Oktober 2009 Fakten um die IT…

13. Ist der Einkauf von Verbrauchsmaterial effektiv organisiert?

14. Wie viele Servicepartner haben Sie?

15. Gründe für verdeckte Kosten • Heterogene Gerätelandschaft • Falsche Auslastung • IT-Hotline & -Support • Ineffektives Flottenmanagement • Nicht ausreichende Kostenkontrolle • Ineffektive Beschaffung • Zu viele Lieferanten • Arbeitszeit der Mitarbeiter • Zu wenig Prozessdenken • Zu wenig Document Solutions Quelle: Kyocera, Juli 2009 Quelle: Kyocera, Juli 2009

16. Die Lösung = KYOCERA MDS

17. KYOCERA MDS - Keine verdeckten Kosten • 50% - 60% der Gesamtkosten sind verdeckte Kosten • Verdeckte Kosten entstehen zusätzlich zum Klickpreis MDS macht verdeckte Kosten sichtbar Quelle IDC, Juli 2009

18. KYOCERA MDS – Ihr Sparpotenzial • Im Schnitt liegt das Sparpotenzial bei20-30%! • 29% der Unternehmen können keine Einsparung beziffern, weil es keine effektive Kostenerfassung gibt • Nur max. 10% Einsparung können ohne zu Hilfenahme externer Dienstleister realisiert werden Quelle: IDC, Juli 2009

19. Zwischen 5% und 10% des Gesamtumsatzes betragen die Kosten für Erstellung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten. Das Sparpotenzial auf Kundenseite beträgt 20% - 30% nach einer MDS-Optimierung. KYOCERA MDS – Wie hoch ist Ihr Sparpotenzial? • Wie hoch ist Ihr Einsparpotenzial? • Es folgt ein Rechenbeispiel: Quelle: IDC, Juli 2009

20. Jahresumsatz 10 Mio. € 5% des Umsatzes werden für Dokumente verwendet 500.000 € Min. 20% Einsparpotenzial 100.000 € Jahresumsatz 10 Mio. € 10% des Umsatzes werden für Dokumente verwendet 1 Mio. € Max. 30% Einsparpotenzial 300.000 € Als Faustformel sind mind. 1% Ihres Umsatzes MDS-Sparpotenzial. KYOCERA MDS – Ihr Vorteil Quelle: IDC, Juli 2009

21. KYOCERA MDS – Ein zentraler Ansprechpartner • Nur ein Ansprechpartner für alle Belange Ihrer Dokumente „SPOC-Konzept“ • Optimale Koordination aller Prozesse • Keine Reibungsverluste

22. KYOCERA MDS – Output Management für Sie Output Management bedeutet • Erfassung aller sichtbaren und verdeckten Kosten • Optimierung und Management von Ausgabegeräten • Umfasst Hardware, Software und Services

23. KYOCERA MDS – Output Management für effektiven Druck • 74% der Firmen benötigen eine Druckstrategie mit • Geräte- & Ausfallmanagement • Optimierten Betriebskosten, Verbrauchsmaterial, Vertrag und Abrechnung • Verbesserter Bedienung und reibungsloser IT/Netzwerk Quelle: IDC, Juli 2009

24. KYOCERA MDS – Vorteile von Output Management • Der KYOCERA Partner ist der zentrale Ansprechpartner • Alle Kostenaspekte eines Dokumentes werden beleuchtet • Alle Output-Aspekte werden analysiert

25. KYOCERA MDS – Document Solutions für Sie • Document Solutions bedeutet • Ganzheitliche Betrachtung der Dokumenten-Prozesse • Verschlankte Abläufe • Optimierte Prozesse

26. KYOCERA MDS – Document Solutions für effektive Abläufe • 84% der Kunden benötigen Prozess-Lösungen zur • Dokumentenerstellung • Informationsverteilung und Informationsablage • Formulardruck • Sicherheit und Authentifizierung Quelle: IDC, Juli 2009

27. KYOCERA MDS – Vorteile von Document Solutions • Informationen stehen effektiver zur Verfügung • Prozesse werden optimiert

28. Beispielrechnungen für die verdeckte Kosten

29. Verdeckte Kosten Bestellwesen *Anforderung, Bestellung, Lieferung, Verteilen, Rechnungskontrolle

30. Verdeckte Kosten auf IT Seite

31. Verdeckte Kosten auf IT Seite

32. Verdeckte Kosten Finanzen

33. Verdeckte Kosten Finanzen

34. Verdeckte Kosten Geschäftsleitung

35. Verdeckte Kosten Geschäftsleitung Quelle IDC, Juli 2009

36. Verdeckte Kosten für Mitarbeiter

37. KYOCERA MDS Kreislauf – Ihre Schritte zum Erfolg

38. Kurzüberblick über die MDS-Bausteine

39. Baustein INVENTUR 1/2 Inventur USB • Momentaufnahme an zwei Zeitpunkten im Netzwerk, anschließend Erzeugung einer Zählerdifferenz • Schnelle Erfassung der Systeme ohne viel Aufwand • Erfassung aller relevanter Zählerstände als Analysegrundlage

40. Baustein INVENTUR 2/2 Inventur Online Sammlung aller Gerätedaten & Zählerstände über DCA (Data Collector Agent) • Meldung aller Systemzustände über eine gesicherte Internetverbindung • Basis für späteres Flotten-Management • Geringer IT-Aufwand

41. Baustein INVENTUR-REPORT • Basis für alle weiteren Kalkulationen • Auflistung der Systeme und deren Volumen • Kosten-Hochrechnung auf 36 Monate • Grundlage für alle weiteren Konzepte • Report im Word-Format

42. Baustein OPTIMIERUNG • Basic • Optimierung nach 1:1 Umstellung auf moderne KYOCERA Systeme • Business • Zusätzlich Konsolidierung anhand von Raumplänen • Enterprise • Begehung vor Ort erfasst alle Optionen. Ferner werden alle kaufmännischen Daten, sowie Servicevereinbarungen berücksichtigt

43. Vor-Konfiguration der Systeme Installation Netzwerkeinbindung Transport der Systeme Einweisung der Anwender Entsorgung von Verpackungsmaterial Abholung und Entsorgung der Altsysteme Baustein ROLLOUT SERVICE

44. Baustein SOLUTION CONSULTING • Kostenkontrolle & Kostentransparenz • Prozessoptimierung im Dokumentenmanagement • Verbesserte Sicherheit im Output-Management

45. Einführung von Druckregeln Sicherheitsaspekte Druckrechtevergabe Print and Follow Druck Mail-/Scanrechte Vergabe Dokumentenverteilung DMS-Anbindung mit KYOcapture Automatisierte Datenübergabe Barcodeerkennung Inhaltsabhängige Dokumentenablage Baustein SOLUTION CONSULTING

46. Pflichtenheft Vertragspartner Ziel des Projektes Beteiligte Abteilungen Definition/Preis der Dienstleistungen Terminierung Betroffene Systeme Kunden-Voraussetzungen Definition der Systemumgebung Zusatzvereinbarungen Baustein SOLUTION IMPLEMENTIERUNG

47. Effektives Flottenmanagement vertreibt Zeitdiebe Wirtschaftliches Betreiben einer Geräteflotte Freisetzung interner IT-Ressourcen Beseitigung verdeckter Kosten Berichtswesen Aktive Benachrichtigungen Baustein FLOTTEN-MANAGEMENT

48. Zentrale Steuerung von Reparatur/Serviceeinsätzen Ein Ansprechpartner Zentrale Abrechnung Optimierte Kosten Definierter Servicelevel Überregionale Abwicklung Betreuung von Fremdsystemen Baustein SERVICE-MANAGEMENT

49. Lieferung vor Ort möglich Keine Falschlieferung Proaktive Lieferung Kein Systemstillstand Verringerte Kapitalbindung Einbindung von Fremdsystemen Gesenkte Verwaltungskosten Optimierte Flotte Baustein VBM-MANAGEMENT

50. KYOCERA MDS – Ein starker Partner • KYOCERA wird als ein führender MDS-Anbieter gesehen! • Ergebnis der umfassenden Betrachtung der Kundensituation • Unser Know-how ist Ihre Stärke Quelle: IDC, Juli 2009