P rémio Melhoria de Processos – Ensino Projecto BUUC - Balcão Único @ UC Universidade de Coimbra

1. Entrevista por Prémio Melhoria de Processos – EnsinoProjecto BUUC - Balcão Único @ UCUniversidade de Coimbra

2. O projecto Este projecto foi desenvolvido por uma vasta equipa multidisciplinar, englobando elementos da Administração da Universidade de Coimbra (UC), Reitoria, Faculdades e outras Unidades Orgânicas. Balcão Único@UC, é uma plataforma de gestão de informação da Universidade de Coimbra em suporte Web

3. Entrevista por E-mail P- Como tiveram conhecimento da iniciativa da Deloitte “Prémio Boas Práticas no Sector Público”? R - A UC tem conhecimento da iniciativa desde a primeira edição do Prémio, tendo participado na 2.ª Edição, 5ª. Edição; 6.ª Edição e agora na 7.ª Edição. De qualquer modo, esta iniciativa, pelo seu âmbito e qualidade das experiências apresentadas, tem hoje um papel de relevo no Benchmarking nacional do Sector Público. Trata-se de uma iniciativa amplamente conhecida, divulgada de forma adequada com a utilização de meios de divulgação diversos (publicitação em jornais, disponibilização de sítio Web dedicado exclusivamente ao Prémio, divulgação através de email e de cartas). P- Porque decidiram candidatar-se? R - A UC encara estas iniciativas como uma oportunidade para partilhar conhecimentos e experiências, mas também como uma forma de auto-avaliação. A preparação das candidaturas resulta continuamente num exercício de reflexão sobre os trabalhos desenvolvidos – este processo permite a análise das metodologias de trabalho, das vantagens e desvantagens, contribuindo visivelmente para a melhoria contínua, excelência organizacional e para a motivação das próprias pessoas envolvidas nos projectos.

4. Entrevista por E-mail (cont.) P - Os procedimentos para a apresentação da candidatura eram acessíveis, simples, claros ou não? R - Tem sido notória uma evolução qualitativa, ao longo das várias edições do Prémio, em termos da documentação/informação disponibilizada para formalização das candidaturas. Consideramos os procedimentos bastante simples e acessíveis, não oferecendo qualquer tipo de dificuldade. P - Tiveram apoios? Da parte de quem? R - O projecto da UC candidato à 7.ª Edição foi financiado pelo programa POS-C. Todas as tarefas de desenvolvimento e manutenção foram asseguradas pelos recursos internos da UC.

5. Entrevista por E-mail (cont.) • P - Poderão fazer uma sucinta descrição do Projecto “Balcão Único@UC”? • R - A Universidade de Coimbra foi uma das primeiras universidades portuguesas a disponibilizar uma página institucional na Web, em 1993. Contudo, ao longo dos anos a plataforma de suporte do sítio deixou de responder aos requisitos de manutenção de informação exigidos pelo número crescente de utilizadores internos, tornando-se numa tarefa com significativa complexidade técnica e com elevados encargos financeiros. Por outro lado, as orientações estratégicas a nível interno reforçavam cada vez mais a importância de dotar a instituição de uma plataforma organizacional de gestão integrada de informação sobre a Web e de facilitação de acesso a serviços. • Neste contexto, a UC desenhou um ambicioso projecto de implementação de uma plataforma de gestão da informação – Balcão Único @ UC – traduzido numa primeira fase pela total reformulação do seu sítio institucional, cujas motivações foram claras: • orientar o sítio Web da UC para os seus utilizadores (estudantes e futuros estudantes nacionais, estudantes e investigadores internacionais, docentes, não-docentes e investigadores, antigos estudantes, empresas, comunicação social, visitantes, turistas e comunidade em geral, ultrapassando os 104 milhões de acessos ao sítio no ano de 2007 e os 300 milhões no ano de 2008), transformando-o num veículo de comunicação, interna e externa, dinâmico e de fácil utilização;

6. Entrevista por E-mail (cont.) • R - (cont.) • 2) adoptar a utilização de uma ferramenta aplicacional que permitisse efectuar a gestão e manutenção distribuídas de conteúdos, com delegação de competências e de responsabilidades de edição (evitando assim a constante dependência do Centro de Informática da UC, libertando recursos para outro tipo de tarefas); • 3) agilizar a renovação na gestão de conteúdos (permitindo uma permanente actualização da informação disponibilizada pelas várias estruturas); • 4) dotar os diversos sítios e sub-sítios Web da UC de uma identidade gráfica comum (procedendo à consolidação de uma imagem corporativa ajustada aos interesses da instituição e, em simultâneo, compatível com as expectativas dos seus públicos-alvo); • 5)facilitar a criação de sub-sítios, mantendo a identidade definida, coerente com todo o espaço de navegação (facilitando a navegação nos diferentes sub-sítios, que têm uma estrutura básica semelhante, prezando as boas práticas de usabilidade e navegabilidade). Este sistema de gestão da informação foi implementado com recurso a uma plataforma de gestão de conteúdos open source, com grande funcionalidade e flexibilidade. A adopção desta plataforma permitiu, ainda, a aquisição de autonomia técnica no que toca ao desenvolvimento de soluções adaptadas às necessidades Web da UC e dos seus sub-sítios, bem como no que diz respeito à gestão de todo o sítio.

7. Entrevista por E-mail (cont.) • P - Que principais vantagens destacariam do projecto? • R - A implementação de uma plataforma de gestão da informação no âmbito de uma organização de grandes dimensões e multifacetada, como é o caso da UC, tem-se revelado fundamental, apresentando vantagens evidentes para a gestão da organização e das redes em que participa, bem como da interface com o exterior. • Este projecto permitiu atingir vários benefícios: • - Solução global a toda a UC, que permite a criação de sub-sítios para as diversas unidades orgânicas, nomeadamente para a Reitoria, Administração, Faculdades, Centros de Investigação e Museus, entre outros, possibilitando: • - Delegação de responsabilidade de edição; • - Controlo de versões; • - Personalização de sub-sites, mantendo a identidade gráfica global; • - Manutenção de conteúdos pelos editores dos sub-sites; • Flexibilidade na construção/alteração de grafismo; • Melhorar a usabilidade e acessibilidade da informação; • Integração de bases de dados existentes; • Integração com o sistema de autenticação de utilizadores existente; • Inexistência de custos de licenciamento, dada a utilização de produtos open-source; • Solução escalável e replicável; • Total autonomia técnica, o que leva a baixos custos de exploração e manutenção;

8. Entrevista por E-mail (cont.) • P - Que principais vantagens destacariam do projecto? (cont.) • R (cont.) • Extensão da metodologia e plataforma de desenvolvimento às diversas Unidades Orgânicas da UC, ultrapassando-se o âmbito inicial que estava limitado à Estrutura Central; • - Dotar o Centro de Informática da UC de know-how e capacidade técnica para dar resposta a solicitações na área do desenvolvimento de sistemas de informação em Web; • - Possibilidade de criação de diversas ferramentas baseadas na filosofia de descentralização da gestão de conteúdos; • Clara melhoria de processos a nível interno, com benefícios simultâneos para os diferentes tipos de utilizadores; • Desenvolvimento dos mecanismos de comunicação interna e externa, com implementação de um sistema de newsletters destinada aos diferentes públicos-alvo, nomeadamente funcionários e alunos, bem como de mecanismo de envio de mensagens, por email, com destaques, designado “Tome Nota”; • - Aumento de eficácia em termos de cumprimento da missão organizacional. • Esta plataforma possibilita ainda o desenvolvimento de um canal de interacção (Balcão Único @ UC) onde todos os públicos possam ver satisfeitas as necessidades ao nível da prestação de serviços e obter toda a informação disponível relativa à organização, disposta por públicos.

9. Entrevista por E-mail (cont.) P - Sentem que a atribuição deste prémio é o reconhecimento pelo trabalho desenvolvido? R - A atribuição deste prémio é, sem dúvida, o reconhecimento da qualidade do trabalho desenvolvido, consolidando a motivação da equipa de trabalho e incitando ao desenvolvimento de novos projectos, que contribuam inequivocamente para a modernização desta Instituição. A DGAEP agradece a colaboração e felicita a equipa do projecto Balcão único@UC