KOV volikogu/valitsuse infosüsteem

1. KOV volikogu/valitsuse infosüsteem Henri Pook Siseministeerium, Jõgeva Maavalitsus

2. E-valitsuse esimesest istungist on möödas juba 7 aastat Aga enamuses omavalitsustes tõstetakse istungite ajal endiselt pabereid kohvritest välja

3. Olukord e-valitsemisel • VIIS (Stenbocki maja):vana, aga toimib. • Tallinna linn: 6 infosüsteemi, omavahel integreeritud • Tartu linn:Volikogu ülekanne, mille pildile lisandub informatsioon selle kohta, mis teemat arutatakse, viited vastavale eelnõule ja seda arutanud komisjonide protokollidele. • Pärnu linn: Amphora edasiarendus, sisuliselt laiendatud dokumendihaldus • Narva, Saue, jt konkreetsele valitsemisfunktsioonile programmeeritud lahendused

4. E-dokumendihaldus on KOV-des laialdaselt kasutusel, aga e-valitsus? • Enamuses maakondades ühiselt hangitud dokumendihaldustarkvarad – Postipoiss (nt Valga), Amphora (nt Põlva, Järva), Lotus Notes (Saare) • X-teed toetav dokumendihaldusprogramm annab eeldused teda liita kõigi teiste x-tee andmevahetuskihti kasutatavate programmide ja registritega. • E-valitsemine piirdub enamjaolt kas ligipääsudega dokumendihaldusprogramile, või siis meili teel edastatavale dokumentatsioonile • Digiallkirja ja ID-kaardi poolt pakutavaid võimalusi kasutatakse väga vähe. • Järeldus: universaalselt kasutatav ja kaasaegne lahendus e-omavalitsusele puudub, ja kui jätkub erinevate lahenduste eraldi “katsetamine” jõukamate ov-de poolt, ei anna see kiiret ja edukat tulemust, rääkimata sellest, et enamusel ov-del ei saa e-volikogu veel kaua olema.

5. Projekti eesmärk • Projekti eesmärk on välja töötada KOV Volikogu/valitsuse infosüsteemi tarkvara, mis seob omavahel e-valitsemise, osalusdemokraatia ja dokumendihalduse (info sünkroniseerimine üle x-tee) • VOLIS juurutatakse projekti toel kõigis Jõgevamaa omavalitsustes • Projekti tulemusena hangitud programmi kasutuselevõtu võimalus luuakse peale testperioodi läbimist kõikidele soovivatele omavalitsustele. • Hangitava tarkvara varaliste õiguste omanik on riik.

6. Mida uus tarkvara teeb • Seob kokku senised parimad praktikad • Suhtleb ükskõik millise KOV-s kasutusel oleva nõuetele vastava (X-Tee, ID-kaart, digiallkiri, elektrooniline menetlusring, jne) dokumendihaldustarkvaraga, “osates” siduda valitsuse/volikogu menetlust ning eri kasutajate vaateid dokumentidega, mida menetletakse ja säilitatakse dokumendihaldusprogrammis. Teisiti öeldes, saavutatakse menetlusskeemide sünkroniseeritus dokumendihalduse ja volikogu infosüsteemi vahel, kusjuures vajadusel volikogu infosüsteem juhib dokumendihaldusprogrammi menetlusprotsesse (nt eelnõu muudatuste logi) • Arendatakse välja töökohtade kompleks - genereerib vaated ja digitaalselt teostatavad rollid eri kategooriate kasutajatele (volikogu, valitsus, kodanik, bürokraat, administraator) • Seob erinevate tasemete kasutajad ühtsetesse õigusaktidega sätestatud menetlusprotsessidesse • Võimaldab otsustamist digitaalsel teel koos otsustaja autentimisega, võimaldades samaaegselt volikogu liikmel olla oma otsustuses vaba • Kodaniku vaates võimaldab avalikkusel omapoolsete seisukohtade ja ettepanekute sisestamist, samuti reaalajas eelnõudesse muudatuste sisseviimist. Kodanik näeb pilti ja kuuleb heli. • Võimaldab liidestuda teiste infosüsteemidega (nt KOVTP, Elektrooniline Riigi Teataja), et välistada funktsionaalsuse dubleerimine ja korraldada kiire infovahetus, mis vastab kehtestatud standarditele • Täiendavad funktsionaalsused integreeritakse, mitte ei looda uusi (nt Osalusveebi integreerimine küsitluste moodulina kasutatavaks konkreetses omavalitsuses).

7. Tarkvara kasutuselevõtuga loodavate kasutajavaadete skeem

8. VOLIS funktsionaalne skeem

9. Vaate näidis: volikogu esimees Tere, …valla volikogu esimees Aleksander! • …15.novembri 2009 volikogu istungipäevakorra projekt: • …valla “koerte ja kasside pidamise eeskirjade” muutmise eelnõu (loe eelnõu teksti ja seletuskirja siit) • Komisjonide esimeeste kokkuvõtted möödunud aasta tööst • Sulle on vallavalitsuse istungilt laekunud 2 ettepanekut seoses järgmise volikogu istungiga: • Vallavanem: palun võtta 15.11.2009 volikogu istungi päevakorda eelnõu “Koerte ja kasside pidamise eeskirjad” (eelnõu teksti saad lugeda ja otsuse päevakorda lisamise osas saad teha siit). Suuna eelnõu soovitud komisjonile siit. • Eelarve täitmise aruanne: informatsioon (teksti saad lugeda ja otsuse päevakorda lisamise osas saad teha siit). Suuna eelnõu soovitud komisjonile siit. Sulle on laekunud 4 ettepanekut vallakodanikelt, loe neidsiit. Siit saad lisada omapoolseid päevakorrapunkte istungil arutamiseks, sisestada vajalikke materjale ja suunata neid volikogu komisjonidele ja vallavanemale Siit näed avalikku vaadet • Erakonna fraktsiooni juht annab teada: • Meie erakond on “koerte ja kasside pidamise eeskirjade” muutmise eelnõu poolt Siit näed volikogu istungi vaadet Varasemate volikogu istungite arhiiv: 2009 2008

10. Vaate näidis: volikogu liige Tere, …valla volikogu liige Juhan! • …15.novembri 2009 volikogu istungipäevakorra projekt: • …valla “koerte ja kasside pidamise eeskirjade” muutmise eelnõu (loe eelnõu teksti ja seletuskirja siit) • Komisjonide esimeeste kokkuvõtted möödunud aasta tööst • Sulle on laekunud 2 ülesannet seoses järgmise volikogu istungiga: • Heakorrakomisjoni esimees: palun võta seisukoht ja hääleta eelnõu “Koerte ja kasside pidamise eeskirjad” osas (arvamuse esitada ja hääletada saad siit) • Volikogu esimees: ootan ettepanekuid täiendavate päevakorrapunktide lisamise osas (seda saab teha siit) Siit näed avalikku vaadet Siit näed volikogu istungi vaadet • Erakonna fraktsiooni juht annab teada: • Meie erakond on “koerte ja kasside pidamise eeskirjade” muutmise eelnõu poolt Varasemate volikogu istungite arhiiv: 2009 2008

11. Vaate näidis: avalik vaade Tere tulemast ….valla volikokku! Siin saad jälgida volikogu istungit, lugeda volikogu materjale ja esitada omapoolset arvamust volikogule Kui käib volikogu istung, siis siit näed kaamerapilti (järgmine istung toimub 15.11.2009) Toimuva kuulamiseks peavad arvutil olema kõlarid • …15.novembri 2009 volikogu istungipäevakord: • …valla “koerte ja kasside pidamise eeskirjade” muutmise eelnõu (loe eelnõu teksti ja seletuskirja siit) • Komisjonide esimeeste kokkuvõtted möödunud aasta tööst Küsitlus: mida soovid, et arutataks järgmises volikogu päevakorras? Vasta siit. Siit saad saata teadet volikogu saadikule Siit saad esitada omapoolset ettepanekut järgmise istungi päevakorras olevate eelnõude kohta (NB! Ettepaneku tegija tuvastatakse!) Genereeri oma valla elu edendamiseks uusi ideid! Varasemate volikogu istungite arhiiv: 2009 2008

12. E-hääletamine läbi AS Smartlink sõbraliku huumori:

13. Mida projektiga hangitakse • VOLIS tarkvara koos paigaldamisega • VOLIS tarkvara koolituse, kasutuselevõtu toetamine ja kasutuselevõtu- järgse monitooringu teostamine • Kaasnevate õiguslike muudatuste vajaduse analüüs • Funktsionaalsus- ja turvaaudit • Projektiga soetatakse ka istungitesaali istungite läbiviimiseks ja avalikuks jälgimiseks tehnoloogilised seadmed, serverid, jt vajalikud komponendid, va volikoguliikmete arvutid

14. Mille me saame? • Kiirema ja informeerituma otsustusprotsessi omavalitsuses • Vähem paberi- ja postikulusid • Võimaluse laiemaks osalusdemokraatiaks kohalike otsuste tasandil • Loogiliselt seotud digitaalse asjaajamise ja otsustusprotsessi • Kaudse tõuke kohapealsele initsiatiivile arendamaks e-teenuseid

15. VOLIS süsteemiarhitektuur

16. Volikogusaalid

17. Projekti organisatsioon

18. Projektitaotlus, lähteuuringud, hanked Tarkvara testimine, koolitus, audit ning kasutuselevõtt Kasutuselevõtu- järgne tugiteenus, pilootprojektist edasiminek üleriigiliseks 2007 2008 2009 2010 Ajakava

19. Hetkeseis • Eeltaotlus on läbinud taotlusvooru positiivse tulemusega • Avatud hankedialoog (EL hange) läbirääkimised on lõppenud, lõplikud pakkumused 6.aprillil. • Täistaotluse rahuldamise korral starditakse projektiga viivitamatult eesmärgiga 2009.a kohalike valimiste järgselt alustada teenuse käivitamisega

20. Keda rohkem asi huvitab. • http://dw.riik.ee/