1 / 37

PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR

PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR. SISTEM FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH. DEFINISI. Fail ialah “ Satu folder yang didaftar dalam mana-mana surat (lampiran-lampiran) disusun dengan cermat dan sistematik ”.

russ
Download Presentation

PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR SISTEM FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH

  2. DEFINISI Fail ialah “ Satu folder yang didaftar dalam mana-mana surat (lampiran-lampiran) disusun dengan cermat dan sistematik ”.

  3. “ File ” bukan merupakan perkataan berasal daripada perkataan Bahasa Inggeris. Ia berasal daripada Bahasa Latin, iaitu ‘ Fillum ’ – sejenis benang di mana kertas-kertas disusun.

  4. PENGERTIAN Sistem Fail ialah satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan rekod @ maklumat secara sistematik serta mudah diperoleh pada bila-bila masa diperlukan.

  5. KEPENTINGAN • Sistem fail perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki. • Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik. • 3. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus ataupun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan.

  6. Seseorang pengurus mesti tahu : • (a) teknik penyimpanan fail • (b) rekod- rekod pentadbiran • (c) sistem penyimpanan rekod yang patut • diamalkan • (d) peralatan yang patut disediakan • (e) personel yang menyelenggarakan fail

  7. SISTEM FAIL DI SEKOLAH Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat beberapa perbezaan : (a) Cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk (b) Nombor fail untuk tajuk berbeza (c) Perkara-perkara dalam fail dicampur aduk

  8. PSS masih belum mempunyai sistem fail yang terurus. Masalah-masalah yang berlaku ialah : 1. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur aduk. 2. Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada. 3. Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar - Surat Masuk). 4. Penyimpanan rekod yang kurang kemas. 5. Masa yang banyak diperlukan untuk mencari satu-satu fail / surat. 6. Guru Pewrpustakaan & Media mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.

  9. PRINSIP-PRINSIP ASAS SISTEM FAIL 1. Tidak banyak menggunakan ruang – fail berkulit nipis lebih baik drp fail berkulit tebal. 2. Mudah disediakan dan mudah disimpan. 3. Murah dan mudah didapati di pasaran. 4. Mudah diperluas dan dipakai berterusan – bersifat aktif. 5. Mudah diperoleh bila diperlukan – jimatkan masa. 6. Beri tanda (art guide) apabila dikeluarkan. 7. Pengedaran fail secara bersistem – pergerakan dicatatkan.

  10. CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK 1. Kepadatan - menggunakan ruang yang minima 2. Assesibility - mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) 3. Ekonomi - kos yang minima 4. Keanjalan - pembesaran ruang pada masa depan 5. Lokasi - diletakkan di tempat yang mudah diperoleh 6. Rujukan - mudah untuk mengesan dokumen lain Silang yang berkaitan - rekod dapat dicari dengan berbagai- bagai tajuk 7. Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan 8. Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan

  11. PENGELASAN SISTEM FAIL Tajuk fail dikelaskan kepada : 01 - Kurikulum 02 - Kokurikulum 03 - Hal Ehwal Pelajar 04 - Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan 05 - Kewangan dan Akaun 06 - Pentadbiran Am Sekolah 07 - Perhubungan Masyarakat 08 - Kemudahan Fizikal 09 - Asrama 10 - Audit LEVEL 1

  12. TAJUK FAIL & PERKARA Setiap tajuk fail dikelaskan mengikut perkara : 01 - KURIKULUM 01 / 01 - Pekeliling & Surat Siaran Kurikulum 01 / 02 - Sukatan Pelajaran 01 / 03 - Jadual Waktu 01 / 04 - Sumber Pelajaran 01 / 05 - Panitia Mata Pelajaran 01 / 06 - Peperiksaan 01 / 07 - Laporan Lawatan 01 / 08 - ……................................... LEVEL 2

  13. TEKNIK MENGELAS & MEMBERIKAN KOD • Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai. Setiap fail mestilah mempunyai 3 level, iaitu : • Level 1 - Tajuk • Level 2 - Perkara • Level 3 - Aktiviti • Setiap level dihadkan nombornya : • (a) tentukan tajuk fail • (b) tentukan perkara • (c) tentukan aktiviti • (d) tetapkan kod untuk setiap fail • Contoh: • Level 1 - Tajuk - Kurikulum - 01 • Level 2 - Perkara - Sumber Pelajaran - 04 • Level 3 - Aktiviti - Pekeliling - 001 • 01 / 04 / 001

  14. PENGELASAN & KOD FAIL PSS Contoh: SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 (01) SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 / Jld. 2 (01) - jika jilid 2 dan seterusnya

  15. PENDAFTARAN, PENGELUARAN & PENYEMAKAN FAIL • DEFINISI • Pendaftaran ialah satu cara merekod segala fail yang telah dibuka. Rekod-rekod fail ini mestilah dilakukan secara sistematik. • JENIS-JENIS PENDAFTARAN • a. Sistem Doket • b. Sistem Kad • c. Sistem Buku • d. Sistem Komputer

  16. DAFTAR SURAT MENYURAT • Surat Keluar dan Masuk : • Tujuan rekod – guna Daftar Surat Menyurat • (Am 10-Pin. 3/80) • Setiap surat keluar atau masuk direkodkan secara berasingan

  17. PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL • SAMPUL KECIL • Sebuah fail kuning. • Digunakan sebagai fail sementara. • Hanya mengandungi satu tajuk sahaja. • Jenis fail tidak aktif. • Apabila sudah ditemukan fail asalnya, Sampul Kecil dan kandungannya dimasukkan ke dalam fail asalnya. • Selagi fail asal tidak ditemukan, ia tidak boleh ditutup.

  18. PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL • FAIL TIMBUL • Apabila ada 2 atau 3 perkara yang timbul sekali-sekala, maka maklumat atau surat berkenaan akan dimasukkan ke dalam fail timbul. • Ini adalah kerana perkara yang ditimbulkan itu tidak diketahui dalam perkara yang mana perlu dikelaskan.

  19. PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL • KERTAS MINIT • Setiap fail perlu mempunyai Kertas Minit (Borang Am 6). • Tujuan – untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat-surat. • Setiap surat diberikan satu nombor rujukan. • Ia ditampalkan @ disematkan di sebelah kiri fail. • Surat masuk - ditulis dgn dakwat MERAH • Surat keluar - ditulis dgn dakwat BIRU / HITAM

  20. CARA MENULIS MAKLUMAT PADA KERTAS MINIT : Surat dari ………………………. bertarikh …… dikandung pada ……………………………. Ruj. No.………………….. Surat kepada……………………. bertarikh …… dikandung pada ……………………………. Ruj. No.………………….. 1 2

  21. ARAHAN PENUTUPAN FAIL • FAIL AKTIF • Ia boleh ditutup apabila: • - tebal 1 inci • - mengandungi 100 surat • Setelah penuh, catatkan bilangan jilid pada nombor rujukan dan buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dsb. • Kod fail masih sama dan bilangan surat dimulakan dengan nombor 01.

  22. ARAHAN PENUTUPAN FAIL • FAIL TIDAK AKTIF • Fail aktif yang dikelaskan sebagai tidak aktif apabila ia tidak digunakan selama 5 tahun. • Fail yang perlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail. • Cth: Tindakan Serta Merta (Am 99) • Segera (Am 99B)

  23. PERINGKAT KESELAMATAN FAIL Perkara TERBUKA Kulit fail berwarna putih (Am 435 Pin. 1/80) Perkara TERHAD Kulit fail berwarna putih dengan cop TERHAD Perkara SULIT Kulit fail berwarna hijau (Am 436)

  24. PERINGKAT KESELAMATAN FAIL Perkara RAHSIA Kulit fail berwarna merah jambu (Am 437) berpalang merah (Am 437) Perkara RAHSIA BESAR Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah (Am 438) Fail PSS hanya menggunakan fail berwarna putih untuk terbuka.

  25. FAIL - FAIL UNTUK PUSAT SUMBER SEKOLAH

  26. KOD & BIDANG FAIL PSS

  27. PERINCIAN FAIL PSS

  28. Sekian, Terima Kasih. Oleh; Zul sahri bin Othman Pusat Kegiatan Guru, Kuala Selangor E-mail: zul.sahri@btpnsel.edu.my Telefon: 010-2583293

More Related