12-13. Pengawasan Alokasi Biaya Proyek Teknologi Informasi

1. 12-13. Pengawasan Alokasi Biaya Proyek Teknologi Informasi Lecture Note: NyimasArtina, S.Kom, M.Si NyimasArtina, S.Kom, M.Si

2. Pendahuluan • Aktivitas pengembangan teknologi informasi di perusahaan biasanya dilakukan denganmenggunakan pendekatan atau berbasis proyek. • Sesuai dengan standar baku yang ada, halutama yang perlu dilakukan di dalam sebuah proyek adalah menyusun perencanaan. NyimasArtina, S.Kom, M.Si

3. Faktor-Faktor Penentu Anggaran Biaya Proyek • Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge), anggaran biaya dari sebuah proyek ditentukan oleh 5 faktor, yaitu: • Ruang lingkup proyek • Durasi pengerjaan • Kualitas output yang diharapkan • Sumber daya manusia yang dialokasikan, serta • Ragam material dan sumber daya lain yang dibutuhkan. NyimasArtina, S.Kom, M.Si

4. Project Cost Control • Pada saat biaya tersebut telah disepakati, maka dialokasikanlah sejumlah uang agar proyek terkait dapat segera dimulai. • Seorang project manager harus memonitor atau mengawasai pemakaian biaya tersebut selama proyek berjalan, agar tidak terjadi penyimpangan yang dapat mengganggu lancarnya pengerjaan proyek. • Pada aktivitas yang diberi nama project cost control ini terdapat sejumlah hal yang harus dilakukan, yaitu: NyimasArtina, S.Kom, M.Si

5. Project Cost Control • Memastikan bahwa tersedia biaya yang diperlukan untuk melakukan berbagai aktivitas di dalam proyek sesuai dengan waktu pengerjaannya; • Melakukan langkah-langkah realokasi yang dibutuhkan seandainya terjadi kesalahan dalam pengelolaan biaya yang telah dialokasikan karena satu dan lain hal (revisi anggaran); • Menginformasikan kepada stakeholder terkait mengenai hal-hal terkait dengan perubahan kebutuhan dan implementasi biaya; dan • Memantau penggunaan sumber daya keuangan dari waktu ke waktu. NyimasArtina, S.Kom, M.Si

6. Earned Value Management • Terkait dengan aktivitas tersebut di atas, ada berbagai konsep yang dapat dipergunakan, salah satunya adalah Earned Value Management (EVM). • Dalam EVM, dikenal beberapa istilah penting, yaitu: • PV atau Planned Value – dahulu dinamakan sebagai BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) – atau ringkasnya anggaran, adalah merupakan biaya yang disepakati untuk dialokasikan untuk pelaksanaan sebuah aktivitas pada satu waktu tertentu; NyimasArtina, S.Kom, M.Si

7. Earned Value Management • AC atau Actual Cost – dahulu dinamakan sebagai ACWP (Actual Cost of Work Performed) – merupakan total biaya yang telah dipergunakan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas pada satu waktu tertentu; dan • EV atau Earned Value – dahulu dinamakan sebagai BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) – merupakan nilai dari hasil perkalian antara persentasi dari pekerjaan yang telah diselesaikan dengan biaya yang dianggarkan (Planned Value). NyimasArtina, S.Kom, M.Si

8. Earned Value Management: Contoh NyimasArtina, S.Kom, M.Si

9. Earned Value Management: Contoh NyimasArtina, S.Kom, M.Si

10. Earned Value Management: Contoh • Formula tersebut dapat dipergunakan sebagai indikator kinerja proyek, terutama terkait dengan manajemen pembiayaan, melalui cara sebagai berikut: • Jika CV atau SV menunjukkan nilai negatif, maka proyek dalam keadaan bermasalah; dan • CPI atau SPI yang nilainya lebih kecil dari 100% merupakan indikasi terjadinya permasalahan biaya dalam proyek. NyimasArtina, S.Kom, M.Si

11. Earned Value Management: Contoh • Anggaran lengkap dari proyek terlihat pada tabel di bawah ini: NyimasArtina, S.Kom, M.Si

12. Earned Value Management: Contoh NyimasArtina, S.Kom, M.Si