Enrichir les documents numériques

1. Enrichir les documents numériques L'importance des métadonnées Journée WebÉducation Patrick Beaulieu / Irosoft / 14 mai 2009 beaulieu@irosoft.comhttp://www.irosoft.com

2. Plan de la présentation • Problématique • Agir en amont • Solutions • Démonstration

3. Problématique Dans la plupart des organisations • 80% de l’information numérique est contenue dans des documents non-structurés (Source: Gartner Group) • 90% de ces documents ne font l’objet d’aucune procédure (Source: Gartner Group) • La majorité de ces documents sont produits à partir de la suite bureautique Microsoft Office

4. Problématique Conséquences • Une quantité importante des documents numériques se retrouve dispersée et dédoublée sur les postes de travail des employés et sur les serveurs de fichiers de l’organisation. • Bien qu’ils soient utiles à l’organisation, ces documents demeurent dans l’anonymat. • Il en résulte: • Difficulté à retrouver rapidement la bonne information • Difficulté à gérer les versions • Risque de pertes d’information • Impossibilité d’avoir une vue d’ensemble

5. Agir en amont Agir lorsque les documents n’ont plus d’usage courant T0documentsterminés T1fin d’usagecourant T2échéance légaleou interne Documents administratifs Archivesintermédiaires Archiveshistoriques Classification Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation

6. Agir en amont Agir dès que les documents sont terminés T0documentsterminés T1fin d’usagecourant T2échéance légaleou interne Archivescourantes Archivesintermédiaires Archiveshistoriques Classification Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation

7. Agir en amont Agir dès la création des documents T-1créationde documents T0documentsterminés T1fin d’usagecourant T2échéance légaleou interne Documentsen création Archivescourantes Archivesintermédiaires Archiveshistoriques Classification Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation

8. Agir en amont Agir avant même la création des documents T-1créationde documents T0documentsterminés T1fin d’usagecourant T2échéance légaleou interne Documents avant création Documentsen création Archivescourantes Archivesintermédiaires Archiveshistoriques Classification Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation

9. Agir en amont La prémisse... • Plus tôt on agit sur les documents numériques d’une organisation, plus facile sera leur gestion et meilleurs seront les résultats. La question qui se pose… • Quelles procédures et quels mécanismes peuvent être mis en place pour favoriser l’action en amont ?

10. Agir en amont Objectifs: • Enrichir les documents numériques • Garantir leur intégrité • Assurer leur pérennité Mécanismes et procédures: • Utilisation de modèles de documents • Utilisation de métadonnées • Processus d’enregistrement institutionnel

11. SolutionsUtilisation de modèles de documents Principes • Créer des modèles à partir desquels les documents numériques pourront être créés. • Utiliser des zones de saisie afin d’identifier clairement certains éléments d’information. Zones de saisie Zones de saisie

12. SolutionsUtilisation de modèles de documents Avantages • Normalise la présentation • Encadre la rédaction • Clairement identifiés, les éléments d’information contenus dans les zones de saisie deviennent facilement réutilisables. • Au final, gain de productivité

13. SolutionsUtilisation de modèles de documents Obstacles • Il existe un nombre important de types de documents. • Il est impossible de faire un modèle pour chacun des types de document.

14. SolutionsUtilisation de modèles de documents Astuces • Les documents ne sont pas tous égaux • Identifier les types de documents • Évaluer leur(s) valeur(s) (administrative, légale et historique) • Prioriser les interventions • Certaines organisations utilisent déjà des modèles pour les types de documents importants et récurrents (ordre du jour, procès-verbal, résolution, etc.) • Gagnon Arguin, Louise et Vien, Hélène. Typologie des documents des organisations - De la création à la conservation

15. SolutionsUtilisation de métadonnées Principes • Métadonnées : Des données sur des données. • Décrire les ressources informationnelles (documents, dossiers, etc.) d’une organisation afin d’en faciliter la gestion.

16. Solutions Utilisation de métadonnées Avantages • Faciliter l'organisation et le repérage des documents. • Permettre une évaluation rapide de la pertinence du contenu d’un document. • Faciliter la gestion des droits d’accès, d’utilisation, de copie. • Certifier l’autorité intellectuelle du contenu (auteur, date de création, organisme responsable, date de mise à jour). • Conserver le contexte de création de la ressource (provenance, activité ayant générée la ressource). • Donner des informations essentielles à la conservation (format, support, logiciel nécessaire).

17. Solutions Utilisation de métadonnées 1. Obstacles • La plupart des documents sont créés à l’aide de Microsoft Office • L’interface de saisie de métadonnées de Microsoft Office est rudimentaire. Astuce • Offrir à l’utilisateur une interface plus conviviale permettant de faciliter la saisie. 2.

18. Solutions Utilisation de métadonnées Obstacles • Laissés à eux-mêmes, les utilisateurs feront des erreurs dans la saisie des métadonnées. • Ces erreurs affecteront la qualité des métadonnées. • Des métadonnées dont la qualité ne peut pas être assurée ont peu d’intérêt pour l’organisation.

19. Solutions Utilisation de métadonnées Astuces • Utilisation d’un registre de métadonnées • Qu’est-ce que registre de métadonnées ? • http://fr.wikipedia.org/wiki/Registre_de_m%C3%A9tadonn%C3%A9es • http://dcmi.kc.tsukuba.ac.jp/dcregistry/navigateServlet • Concept de « metadata driven application »

20. Solutions Utilisation de métadonnées Astuces Utilisation de profils de métadonnées Validation Vocabulairecontrôlé Documentation intégrée

21. Solutions Utilisation de métadonnées Obstacles • La saisie de métadonnées est un effort supplémentaire. • Peu d’employés voudront y consacrer le temps nécessaire.

22. Solutions Utilisation de métadonnées Astuce Extractionautomatique de métadonnées

23. SolutionsProcessus d’enregistrement institutionnel Principes • Mettre au point un « […] processus par lequel la responsabilité de la gestion d’un document est prise en charge par l’institution ». (source: GRDS) • Le document est enregistré le plus tôt possible dans un système de gestion intégrée des documents (GID) répondant aux exigences de l’enregistrement institutionnel. • Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)

24. Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Avantages • Les exemplaires principaux des documents numériques ne demeurent plus dans l’anonymat (disques durs des employés, serveurs de fichiers plus ou moins bien organisés, etc.) • Les documents numériques sont pris en charge par l’institution dès leur création (attribution d’un identifiant unique, utilisation de métadonnées, classification, attribution d’une règle de conservation, etc.)

25. Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Obstacles • Il s’agit d’une procédure supplémentaire. • Comment convaincre les employés de procéder à l’enregistrement institutionnel de « leurs » documents ?

26. Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Astuce À partir de l’outil de production, permettre le dépôt du document dans le système de GID • Une fois déposé dansle système de GID • Recherche • Partage et diffusion • Gestion des versions • Réservation pour modification • Annotation

27. Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Obstacles • Comment savoir si le document a été déposé dans le système de GID ? • Comment savoir si un document a été enregistré institutionnellement ?

28. Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Astuces Donner l’état institutionnel du document N’a jamais été déposédans le système de GID A été déposé dans le système de GID A été enregistréinstitutionnellement Donner l’emplacement du document dans le système de GID

29. Agir en amontLe cas de la Ville de Salaberry-de-Valleyfield Agir avant même la création T-1créationde documents T0documentsterminés T1fin d’usagecourant T2échéance légaleou interne Documentsavant création Documentsen création Archivescourantes Archivesintermédiaires Archiveshistoriques Utilisation de métadonnées Utilisation de modèles Classification Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation Intégration des outils de production au système de GID Enregistrement institutionnel

30. Démonstration • BOUGI – Un complément d’aide à la gestion documentaire pour MS Office • Docuthèque – Un système de gestion intégré des documents (GID)

31. Questions et commentaires

32. Références • BANQ. Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) • http://www.banq.qc.ca/portal/dt/services/archivistique_ged/crggid/ • CREPUQ. La gestion des documents numériques des établissements universitaires du Québec : état de situation et planification stratégique • http://www.crepuq.qc.ca/documents/arch/Rapport-GGDN.htm • Gagnon Arguin, Louise et Vien, Hélène. Typologie des documents des organisations - De la création à la conservation, Presse de l’Université du Québec, 2000, 432 p. • Gartner Group • http://www.gartner.com/