UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI GENOVA Considerazioni su Misurazione, analisi e miglioramento

1. UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI GENOVAConsiderazioni suMisurazione, analisi e miglioramento Prof. Alberto Diaspro Dipartimento di Fisica

2. Schema dei processi Credit:

3. Considerazioni generali Per ottenere Qualità nella Ricerca occorre tenere sotto controllo la qualità del processo che la genera  La qualità non può essere aggiunta al prodotto finale ….. …. ma deve essere costruita continuamente durante il processo di produzione

4. … per esempio: Lo sviluppo del software frutto di una ricerca è riconducibile ad una produzione prototipale: ogni ciclo di sviluppo genera un prodotto unico  Nello sviluppo software non è economicamente conveniente scoprire alla fine del ciclo che il prodotto non soddisfa i livelli di qualità attesi In un servizio non è possibile rimediare a eventuali non conformità rilevate durante l’erogazione del servizio al cliente

5. Considerazioni generali • … ai soggetti interessati • Organi di governo dell’Ateneo e tutta la comunità universitaria che chiedono informazioni sistemiche su obiettivi, strategie e gestione delle risorse • Stakeholders (Istituzioni, enti pubblici e privati, studenti, personale interno) che chiedono Informazione pubblica e trasparente “Dare conto” di quanto viene prodotto e proposto… • Valutare l’attività di ricerca • Integrando aspetti di processo e aspetti di risultato • A partire da metodologie consolidate e riconosciute

6. SCENARIO di RICERCA PIANIFICAZIONI FUTURE PROGETTAZIONE MIGLIORAMENTO PIANIFICAZIONE RILASCIO dei RISULTATI MESSA A PUNTO INTERPRETAZIONE MISURAZIONI DEFINIZIONE dei RISULTATI ANALISI SINTESI della RICERCA E’ possibile definire un Ciclo ?

7. Come misurare i risultati ... Le procedure di misurazione, analisi e miglioramento delle attivita’ dei Laboratori che operano nei settori della Ricerca di Base e Applicata sono decisamente variegate e generalmente non codificate, almeno per quanto riguarda la mia esperienza e le interviste fatte a proposito a ricercatori universitari e non. Si utilizzano di fatto informazioni interne da un gruppo di revisori incaricati ed in seconda battuta, dopo il rilascio da parte della commissione interna, informazioni esterne tramite la retroazione proveniente dalla sottomissione dei risultati della Ricerca a riviste scientifiche dotate di collegi di revisori e piu’ recentemente, e oggi più diffusamente, il parere delle Commissioni che valutano i progetti di ricerca presentati a finanziamento.

8. Come misurare i risultati …. La fase relativa alle valutazioni interne si basa su rilievi oggettivi ricavati da attività di misura sviluppate utilizzando strumentazione della quale si ha padronanza e dalla quale si possono ottenere dati affidabili. La specificita’ della strumentazione influenza alcuni passaggi chiave nelle misurazioni che possono richiedere competenze per cosi’ dire allargate, ad esempio riguardanti la preparazione e la manipolazione del campione da esaminare. Larga parte degli accorgimenti riguardanti la Misurazione e’ generalmente riportata nel cosidetto paragrafo di Materiali e Metodi.

9. Come valutare i risultati …. In fase di valutazione interna sono da considerare alcuni aspetti: Un aspetto riguarda la consistenza statistica dei dati e un secondo la loro collocazione nel panorama scientifico internazionale. Per la prima attivita’ si utilizzano criteri di Analisi degli errori legati alla tipologia di misura fatta. Per la seconda si confrontano i risultati ottenuti con quelli disponibili in letteratura per definirne i limiti, la congruenza, e l’eventuale originalita’.

10. Come valutare i risultati …. “Strumenti” disponibili: Oltre alla strumentazione vera e propria per la valutazione dell’attività il laboratorio può avvalertsi di: a)Collegio di revisori del Laboratorio di Ricerca (nel seguito CRR), costituito da membri del laboratorio e personalita’ esterne. b)Attuatori della ricerca (nel seguito AR), intesi come persone dedicate ad individuare la tipologia di misurazione piu’ adatta alle richieste del cosidetto Cliente (sia questi il Gruppo stesso di Ricerca o un committente esterno) e al parco di competenze e strumenti a disposizione del laboratorio. c)Parco degli strumenti per la ricerca (SR) e delle metodologie attuabili con ogni strumento (MR), relativi costi di utilizzo (CU). d)Campioni di riferimento e standarzizzazione (CRS). e)Tipologia dell’Analisi statistica (TAS).

11. Come valutare i risultati …. • La valutazione dell’Attivita’ del Laboratorio, puo’ essere condotta utilizzando: • la retroazione dei clienti, • il parere del CRR, • l’eventuale pubblicazione dei risultati su rivista (qui come unico parametro valga il cosidetto Impact factor normalizzato all’Area di ricerca entro la quale si muove il Laboratorio e che dovrebbe essere dichiarata), • la congruenza dei dati ottenuti con quelli pubblicati in letteratura, • Gli aspetti originali e innovativi.

12. Come migliorare i processi …. In relazione al Miglioramento il laboratorio dovrà considerare come necessarie alcune azioni: l’aggiornamento del potenziale umano AR; il rinnovo e miglioramento costante della strumentazione; l’eventuale aggiornamento dei protocolli di misura.

13. Riferimenti bibliografici PRINCIPALI NORME APPLICABILI UNI EN ISO 9001:2000 Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti UNI EN ISO 9000:2000 Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e terminologia INOLTRE (per alcuni approfondimenti mirati) UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2000 Requisiti generali per la competenza dei laboratori di prova e taratura.

14. Definizione di Qualità Grado in cui un insieme di caratteristiche intrinseche soddisfa i requisiti (a loro volta definiti come “esigenza o aspettativa che può essere espressa, normalmente implicita o cogente”)

15. Misurazioni, analisi e miglioramento8.1 Generalità 8.2 Monitoraggi e misurazioni8.3 Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi 8.4 Analisi dei dati 8.5 Miglioramento Introduzione

16. 8 Misurazioni analisi e miglioramento Si riporta il testo della norma in bianco ed alcuni spunti per l’approfondimento critico legato al vissuto specifico del laboratorio di ricerca in colore giallo

17. 8.1 Generalità L’organizzazione deve pianificare ed attuare i processi di monitoraggio, di misurazione, di analisi e di miglioramento necessari: a) Dimostrare la conformità dei prodotti, b) Assicurare la conformità del sistema di gestione per la qualità, c) Migliorare in modo continuo l’efficacia del sistema di gestione per la qualità. Questo deve comprendere l’individuazione dei metodi applicabili, incluse le tecniche statistiche, e l’estensione della loro utilizzazione.

18. 8.2 Monitoraggi e misurazioni 8.2.1 Soddisfazione del cliente L’organizzazione deve monitorere le informazioni relative alla percezione del cliente si quanto l’organizzazione stessa abbia soddisfatto i requisiti del cliente medesimo, rappresentando questo monitoraggio come una delle misure delle prestazioni del sistema di gestione per la qualità. Devono essere stabiliti i metodi per ottenere e utilizzare tali informazioni.

19. 8.2 Monitoraggi e misurazioni 8.2.2. Verifiche ispettive interne: L’organizzazione deve effettuare ad intervalli pianificati verifiche ispettive interne per stabilire se il sistema di gestione della qualità: a) È conforme a quanto pianificato (vedere 7.1), ai requisiti della presente norma internazionale ed ai requisiti del sistema di gestione per la qualità stabiliti dall’organizzazione stessa, b) È stato efficacemente attuato e mantenuto aggiornato.

20. 8.2.2 segue Deve essere pianificato un programma di verifiche ispettive interne che tenga conto dello stato e dell’importanza dei processi e delle aree oggetto di verifica, oltre che dei risultati di precedenti verifiche ispettive. Devono essere stabiliti i criteri, l’estensione, la frequenza delle verifiche ispettive. La scelta dei valutatori e la conduzione delle verifiche ispettive devono garantire l’obiettività e l’imparzialità del processo di verifica ispettiva. I valutatori non possono effettuare verifiche ispettive sul proprio lavoro.

21. 8.2.2 segue Le responsabilità ed i requisiti per la pianificazione e per la conduzione delle verifiche ispettive, per la documentazione dei loro risultati e la conservazione delle relative registrazioni (vedere 4.2.4), devono essere precisati in una procedura documentata. I responsabili delle aree sottoposte a verifica ispettiva devono assicurare che vengano adottate, senza indebilti ritardi, le azioni necessarie per eliminare le non conformità rilevate e le loro cause. Le azioni successive devono prevedere la verifica dell’attuazione delle azioni predisposte e la comunicazione dei risultati di questa verifica (vedere 8.2.5).

22. 8.2 Monitoraggi e misurazioni 8.2.3 Monitoraggio e misurazione dei processi L’organizzazione deve adottare adeguati metodi e, ove applicabile, misurare i processi del sistema di gestione per la qualità. Questi metodi devono dimostrare la capacità ad ottenere i risultati pianificati. Qualora tali risultati non siano raggiunti, devono essere adottate correzioni ed intraprese azioni correttive, come opportuno, per assicurare la conformità del prodotti. Quali indicatori siamo in grado di utilizzare e gestire?

23. 8.2.2 Monitoraggi e misurazioni 8.2.4 Monitoraggio e misurazione dei prodotti: L’organizzazione deve monitorare e misurare le caratteristiche dei prodotti per verificare che i relativi requisiti siano soddisfatti. Questo deve essere effettuato in fasi appropriate dei processi di realizzazione dei prodotti, in accordo con quanto pianificato (vedere 7.1). Deve essere documentata l’evidenza della conformità ai criteri di accettazione. Le registrazioni devono indicare le o la persone che autorizzano il rilascio dei prodotti (vedere 4.2.4). Il rilascio dei prodotti e l’erogazione dei sevizi non devono essere effettuati fino a che quanto pianificato (vedere 7.1) non sia stato completato in modo soddisfacente, salvo diversa approvazione da parte delle autorità aventi titolo e, quando applicabile, dal cliente.

24. 8.3 8.3 Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi: L’organizzazione deve assicurare che i prodotti non conformi ai relativi requisiti siano identificati e tenuti sotto controllo per evitare la loro involontaria utilizzazione o consegna. Una procedura documentata deve precisare le modalità e le connesse responsabilità ed autorità per occuparsi dei prodotti non conformi. L’organizzazione deve trattare i prodotti non conformi in uno o più dei seguenti modi:

25. 8.3 segue L’organizzazione deve trattare i prodotti non conformi in uno o più dei seguenti modi: a) Adottando azioni atte ad eliminare le non corformità rilevate; b) Autorizzandone l’utilizzazione, il rilascio o l’accettazione con concessione da parte delle autorità aventi titolo e, quando applicabile, del cliente; c) Adottando azioni atte a precluderne l’utilizzazione o l’applicazione originariamente previste per il prodotto.

26. 8.3 segue Devono essere conservate le registrazioni sulla natura delle non conformità e sulle azioni susseguenti intraprese, incluse le concessioni ottenute (vedere 4.2.4). Quando dei prodotti non conformi sono corretti, essi devono essere riverificati per dimostrare la loro conformità ai requisiti. Quando un prodotto non conforme viene rilevato dopo la sua consegna o dopo l’inizio della sua utilizzazione, l’organizzazione deve adottare appropriate azioni in merito agli effetti, reali o potenziali, derivanti da tali non conformità.

27. 8.4 8.4 Analisi dei dati L’organizzazione deve individuare, raccogliere ed analizzare i dati appropriati per dimostrare l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di gestione per la qualità e per valutare dove possono essere apportati miglioramenti continui dell’efficacia del sistema di gestione per la qualità. Rientrano in tale ambito i dati risultanti dalle attività di monitoraggio e misurazione e da altre fonti pertinenti.

28. 8.4 segue L’analisi dei dati deve fornire informazioni in merito a: a) soddisfazione del cliente (vedere 8.2.1) b) conformità di requisiti del prodotto (vedere 7.2.1) c) caratteristiche ed andamento dei processi e dei prodotti, incluse le opportunità per azioni preventive d) fornitori Deve permettere di comprendere quali dati e come questi verranno rilasciati al cliente (studente, erogatore fondi pubblico o privato). Deve essere specifica per ogni tipo di misura sostenibile.

29. 8.5 Miglioramento 8.5.1 Miglioramento continuo L’organizzazione deve migliorare con continuità l’efficacia del sistema di gestione per la qualità, utilizzando la politica per la qualità, gli obiettivi per la qualità, i risultati delle verifiche ispettive, l’analisi dei dati, le azioni correttive e preventive ed i riesami da parte della direzione. Formazione avanzata del personale, aggiornamento della strumentazione, aggiornamento continuo di tutto lo Staff contribuiscono al Miglioramento. Il miglioramento può davvero tendere all’Eccellenza?

30. 8.5 Miglioramento 8.5.2 Azioni correttive L’organizzazione deve attuare azioni per eliminare le cause delle non conformità al fine di prevenire il loro ripetersi. Le azioni correttive devono essere appropriate agli effetti delle non conformità riscontrate. Deve essere predisposta una procedura documentata che precisi i requisiti per:

31. 8.5.2 segue a) Il riesame delle non conformità (ivi inclusi i reclami dei clienti), b) L’individuazione delle cause delle non conformità, c) La valutazione dell’esigenza di adottare azioni per evitare il ripetersi delle non conformità, d) L’individuazione e l’attuazione delle azioni necessarie, e) La registrazione dei risultati delle azioni attuate (vedere 4.2.4) f) Il riesame delle azioni correttive attuate.

32. 8.5 Miglioramento 8.5.3 Azioni preventive L’organizzazione deve individuare le azioni per eliminare le cause delle non conformità potenziali, onde evitare che queste si verifichino. Le azioni preventive attuate devono essere appropriate agli effetti dei problemi potenziali. Deve essere predisposta una procedura documentata che precisi i requisiti per:

33. 8.5.3 segue a) l’individuazione delle non conformità potenziali e delle loro cause, b) La valutazione dell’esigenza di attuare azioni per prevenire il verificarsi delle non conformità, c) L’individuazione e l’attuazione delle azioni necessarie, d) La registrazione dei risultati delle azioni attuate (vedere 4.2.4), e) Il riesame delle azioni preventive attuate.

34. La discussione è aperta… Su come trasferire in modo relativamente sintetico l’esperienza nelle attività di ricerca di base ed applicata alla definizione dei criteri di Misurazione, analisi e miglioramento da trasferire nel Manuale qui trattati dal punto di vista dell’esperienza nel settore della ricerca e dell’organizzazione delle procedure in un assetto più formale.

35. Ringraziamenti… Prof. Giovanni Battista Rossi (DIMEC - Università di Genova) Prof. Ugo Valbusa (Dipartimento di Fisica - Università di Genova) Dott. Riccardo D’Eredità (Ufficio Speciale Ricerca - Università di Genova) Sig.ra Manuela Rigano (Dipartimento di Fisica - Università di Genova)