1.02k likes | 1.6k Views
PENATAAN SISTEM SUMBER DAYA APARATUR DALAM RANGKA PENATAAN JUMLAH DAN DISTRIBUSI PNS. DR. DJOKO SUTRISNO, M.SI DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN KEPEGAWAIAN. I. LATAR BELAKANG PERMASALAHAN PNS. Pelimpahan status kepegawaian pusat ke daerah karena kebijakan otonomi daerah berjumlah ± 2,3 juta PNS
E N D
PENATAAN SISTEM SUMBER DAYA APARATUR DALAM RANGKA PENATAAN JUMLAH DAN DISTRIBUSI PNS DR. DJOKO SUTRISNO, M.SI DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN KEPEGAWAIAN
I. LATAR BELAKANG PERMASALAHAN PNS Pelimpahan status kepegawaianpusatkedaerahkarenakebijakanotonomi daerah berjumlah ± 2,3 juta PNS Kebijakan PengangkatanTenagaHonorermenjadi PNS berjumlah 899. 866 CPNS KebijakanPengangkatanSekdesmenjadi PNS berjumlah 46.521 PNS Persentaseantarajumlahbelanjapegawaidenganbelanjapublikdidalam APBD tidakrasional 2
LANJUTAN LATAR BELAKANG PERMASALAHAN PNS Pemekaran Wilayah/Daerah yang berdampak pada penambahan Formasi PNS. Perkembangan Teknologi Informasi secara cepat dan pesat. 7. Kebijakan Peleburan/penggabungan/pembubaran instansi (kementerian sosial, kementerian penerangan) 3
II. MASALAH PNS • Mismatchyaitu kesenjangan antara kompetensi PNS dengan syarat kompetensi jabatan yang didudukinya • Underemploymentyaitu kinerja PNS yang belum produktif dan belum adanya target atau kontrak kinerja berupa sasaran kinerja individu yang harus dilakukan PNS dalam melaksanakan tugasnya, sehingga pelayananPNS terhadap masyarakat belum memuaskan. • Alokasi dan distribusi PNS yang tidak proporsional antara jumlah PNS dengan tugas dan fungsi organisaasi yang harus dilaksanakan. 4
III. KONDISI OBJEKTIF PNS Jumlah PNS per 13 Mei 2011 adalah= 4.708.330 Ratio PNS terhadappendudukadalah 4.708.330 : 237.556.363 = 1 : 50.45 Prosentase PNS terhadap penduduk adalah 1.98% 5
3. Arahan Presiden pada RETRET ke III Sidang Kabinet yang diperluas dengan para Gubernur pada tanggal 5-6 Agustus 2010 di Bogor kepada Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, serta unsur daerah untuk merumuskan jumlah pegawai yang tepat untuk di daerah, dan dapat melaksanakan tugas dengan baik sesuai dengan kemampuan keuangan negara serta melihat kembali Peraturan Pemerintah Nomor: 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. 6
4. Rasio PNS terhadap penduduk Indonesia 1,98% masih cukup moderat Sebagai perbandingan beberapa Negara ASEAN Sumber data: Kementerian Luar Negeri tahun 2009 7
5. Pertumbuhan Pegawai Negeri Sipil Menurut Jenis Kelamin, 2003 - 2011 8
7. Komposisi PNS menurut Jenis Jabatan Fungsional Tertentu Per 31 Desember 2011 10
8. Komposisi PNS Menurut Tingkat Pendidikan Per 31 Desember 2011 11
9. Komposisi PNS Menurut Kelompok Umur dan Tingkat Pendidikan Tertinggi Per 31 Desember 2011 12
10. PNS yang akan mencapai Usia Pensiun 2011-2014 sejumlah 488.494 dengan Tahun 2011 : 107.418 Tahun 2012 : 124.175 Tahun 2013 : 123.167 Tahun 2014 : 133.734 Total : 488.494 13
UNDANG –UNDANG NOMOR 43 TAHUN 1999 Pasal 3 • Pegawai Negeri berkedudukan sebagai unsur aparatur negara yang bertugas untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional, jujur, adil dan merata dalam penyelenggaraan tugas negara, pemerintah dan pembangunan. • Pasal 7 • (2) Gaji yang diterima oleh Pegawai Negeri harus mampu memacu produktivitas dan dan menjamin kesejahteraannya 15
V. STRATEGI MENGATASI PERMASALAHAN PNS Pemerintah melakukan penataan organisasi dan penataan Pegawai Negeri Sipil / rightsizing Dalam pelaksanaannya pemerintah telah mengeluarkan kebijakan • Peraturan Bersama Menteri PAN & RB, Menteri Dalam Negeri dan Kementerian Keuangan • Nomor : 02/SPB/M.Pan-RB/8/2011, 800-632 Tahun 2011, 141/PMK.01/2011 • 24 Agustus 2011 Penundaan Sementara Penerimaan CPNS (Moratorium) 16
Prinsip Penundaan Sementara Pegawai Negeri Sipil • Dilakukan penundaan sementara penetapan tambahan formasi untuk penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil berlaku mulai tanggal 1 September 2011 sampai dengan 31 Desember 2012. • Melakukan penghitungan Jumlah Kebutuhan PNS Yang Tepat berdasarkan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja dan Hasilnya dilaporkan kepada Menpan dan RB dan Ka BKN paling lambat akhir bulan Desember 2011. • Pimpinan Instansi Pusat dan Daerah melakukan Redistribusi (penyaluran ke satuan organisasi yang membutuhkan) pegawai sesuai dengan kompetensi di instansi masing-masing berdasarkan hasil penataan organisasi dan PNS dan Hasilnya dilaporkan Tim Reformasi Birokrasi Nasional. • Instansi Pusat dan Daerah menyusun Proyeksi Kebutuhan PNS selama 5 (lima) tahun ke depan yang pemenuhannya dilakukan secara berkesinambungan dengan sasaran prioritas per tahun yang jelas sesuai dengan kemampuan keuangan negara dan hasilnya disampaikan paling lambat tanggal 30 Juni 2012 17
PERKA BKN NOMOR 37 TAHUN 2011 TENTANG PEDOMAN PENATAAN PNS PENGERTIAN Penataan PNS adalah suatuprosesanalisissecarasistematisdanberkelanjutanuntukmemperolehkuantitas, kualitas, komposisidandistribusipegawai yang tepatsesuaidengankebutuhanorganisasi, sehinggadapatmewujudkanvisidanmisiorganisasimenjadikinerjanyata. 18
PENATAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL MENGHITUNG JUMLAH PEGAWAI TEPAT Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja PENATAAN PEGAWAI ORGANISASI KUANTITAS, KUALITAS, KOMPOSISI , DAN DISTRIBUSI PEGAWAI 19
VI. PROSEDUR PENATAAN PNS 1. PERSIAPAN PENATAAN PNS 2. PELAKSANAAN PENATAAN PNS 20
1. PERSIAPAN PENATAAN ANALISIS JABATAN InformasiJabatan : Uraian Jabatan SyaratJabatan Peta Jabatan dan Kekuatan Pegawai MenyusunInformasiJabatan Tidak Ada Ada PeninjauanKembali 21
a. Uraian Jabatan Uraian jabatan meliputi nama jabatan, kode jabatan, ikhtiar jabatan, uraian tugas, bahan kerja, perangkat kerja, hasil kerja, tanggung jawab, wewenang, korelasi jabatan, kondisi lingkungan kerja, dan resiko bahaya 22
b. Syarat Jabatan Syarat jabatan terdiri atas pangkat/golongan ruang, pendidikan, kursus/diklat, pengalaman kerja, pengetahuan kerja, keterampilan kerja, bakat kerja, temperamen kerja, minat kerja, upaya fisik, kondisi fisik, dan fungsi pekerja 23
c. Peta Jabatan Peta jabatan terdiri atas susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi. Peta jabatan menggambarkan seluruh jabatan yang ada dan kedudukan dalam unit organisasi serta memuat jumlah pegawai, pangkat/golongan ruang, kualifikasi pendidikan, dan beban kerja unit organisasi 24
PEMANFAATAN ANALISIS JABATAN • Kelembagaan • Untuk kepentingan kelembagaan, butir informasi jabatan yang dapat digunakan yaitu: • Nama unit kerja, • Nama jabatan, • Korelasi jabatan, • Rentang kendali jabatan, • Rentang kendali orang, dan • Tanggung jawab. • B. Ketatalaksanaan • Untuk kebutuhan ketatalaksanaan, butir informasi yang dapat digunakan yaitu: • Uraian tugas, • Bahan kerja, • Peralatan kerja, • Hasil kerja, • Tanggung jawab, • Wewenang, dan • Resiko bahaya. 26
Lanjutan.. • C. Sumber Daya Manusia Aparatur • Inventarisasi Jabatan dan Kamus Jabatan • Untuk kebutuhan inventarisasi jabatan, butir informasi jabatan yang dapat digunakan yaitu: • a. Nama jabatan • b. Kode jabatan • c. Letak jabatan • d. Ikhtisar jabatan, dan • e. Syarat jabatan. • 2. Penyusunan Kebutuhan Pegawai • Untuk penyusunan formasi pegawai baru, butir informasi jabatan yang dapat digunakan yaitu: • a. Nama jabatan, • b. Letak jabatan, • c. Uraian tugas, • d. Waktu yang dibutuhkan per tugas, • e. Daftar jabatan per unit kerja, dan • f. Hasil kerja 27
Lanjutan.. 3. Rekrutmen, Seleksi, dan Penempatan Untuk kepentingan rekrutmen, seleksi, dan penempatan, butir infromasi jabatan yang dapat digunakan yaitu: a. Nama jabatan b. Ikhtisar jabatan, c. Uraian tugas, dan e. Syarat jabatan, seperti pendidikan, pelatihan & syarat khusus, dan letak jabatan dalam organisasi. 4. Pembagian Kerja Untuk kepentingan pembagian kerja, butir informasi jabatan yang dapat digunakan yaitu: a. Susunan jabatan dalam satu unit, b. Uraian tugas, c. Syarat jabatan, d. Korelasi jabatan, e. Tanggung jawab, dan f. Wewenang 28
Lanjutan.. • Penyusunan Pola Karier • Untuk penyusunan pola karier, butir informasi jabatan yang dapat digunakan yaitu: • a. Nama jabatan, • b. Uraian tugas, • c. Syarat jabatan, • d. Korelasi jabatan, dan • e. Informasi lain 29
Lanjutan.. 6. Penilaian Jabatan Penilaian jabatan digunakan untuk menetapkan nilai atau bobot setiap jabatan. Bobot jabatan digunakan untuk menetapkan jenjang pangkat, tunjangan maupun fasilitas lain. Adapun butir informasi jabatan yang dapat digunakan yaitu: a. Nama jabatan, b. Uraian jabatan, c. Bahan kerja, d. Perangkat kerja, e. Hasil kerja, f. Kondisi lingkungan kerja, g. Upaya fisik, h. Kemungkinan resiko bahaya, i. Korelasi jabatan, j. Tanggung jawab, k. Wewenang, dan l. Syarat jabatan. 30
Lanjutan.. 7. Penilaian Kinerja Pegawai Untuk kepentingan penilaian kinerja pegawai, butir informasi jabatan yang dapat digunakan yaitu: a. Nama jabatan, b. Uraian jabatan, c. Hasil kerja, d. Tanggung jawab, dan e. Wewenang. 31
Lanjutan.. 8. Penyusunan Kebutuhan Diklat Untuk kepentingan kebutuhan diklat, butir informasi jabatan yang dapat digunakan yaitu: a. Nama jabatan, b. Ikhtisar jabatan, c. Uraian tugas, d. Pengetahuan kerja, e. Keterampilan kerja, f. Waktu pelaksanaan tugas, g. Kondisi lingkungan kerja, h. Resiko bahaya, i. Syarat jabatan, j. Bahan kerja, k. Hasil kerja, dan l. Perangkat kerja. 32
Lanjutan.. 9. Statistik dan Pelaporan Kepegawaian Informasi jabatan dapat digunakan: a. sebagai pelaporan keadaan pegawai menurut unit kerja dll, b. untuk keperluan perencanaan, dan c. pemanfaatan dan mutasi pegawai. 10. Kepentingan Pencari Kerja Hasil analisis jabatan juga berguna bagi pencari kerja karena menyediakan informasi tentang jabatan yang ada di suatu instansi, utamanya bagi para pemula (frash graduate). Para pencari kerja bisa mencari kemungkinan jenis pekerjaan yang sesuai dengan keahlian, pengalaman, minat, dan lain-lain. 33
2. PELAKSANAAN PENATAAN PNS Menghitung Jumlah KebutuhanPegawai Analisis Kesenjangan Profil dengan Jabatan Kategori JumlahPegawai Langkah Tindak Lanjut 34
3. PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PNS JABATAN FUNGSIONAL UMUM PERATURAN MENPAN & RB JABATAN FUNGSIONAL TERTENTU INSTANSI PEMBINA GURU PERKA BKN NO. 4/2010 PNS pada SARANA PELAYANAN KESEHATAN KEPUTUSAN MENTERI KESEHATAN TENAGA STRUKTURAL SESUAI DENGAN STRUKTUR 35
PERATURAN BERSAMA Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Menteri Dalam Negeri dan Menteri Keuangan (No. 02/SPB/M.PAN-RB/8/2011; No. 800-632 Th 2011; No. 141/PMK.01/2011) • Untuk menghitung jumlah kebutuhan PNS berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja pada Pemerintah Daerah, Menpan&RB menugaskan Gubernur dan Bupati/Walikota untuk menghitung jumlah kebutuhan PNS dilingkungan masing-masing sebagaimana diatur dalam PerMenpan&RB No. 26 Th 2011 tentang Perhitungan Jumlah Kebutuhan PNS Yang Tepat Untuk Daerah dan hasilnya dilaporkan kepada Menpan&RB dan Kepala BKN paling lambat pada akhir bulan Desember 2011; Pasal 4 (2) Untuk menghitung jumlah kebutuhan PNS berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja pada Pemerintah Pusat, Menpan&RB meminta para Menteri dan Pimpinan Lembaga untuk menghitung jumlah kebutuhan PNS dilingkungan masing-masing sebagaimana diatur dalam Keputusan Menpan&RB No. KEP.75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS dan hasil perhitungan jumlah kebutuhan PNS berdasarkan kelompok jabatan tersebut disampaikan kepada Menpan&RB dan Kepala BKN paling lambat pada akhir bulan Desember 2011 36
Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS Kep.Men.PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 A. Dasar Pasal 15 UU Nomor 43 Tahun 1999 Ayat (1) FormasiadalahpenentuanjumlahdansusunanpangkatPegawaiNegeriSipil yang diperlukanuntukmampumelaksanakantugaspokok yang ditetapkanolehpejabat yang berwenang. JumlahPegawaiNegeriSipil yang diperlukanditetapkanberdasarkanbebankerjasesuatuorganisasi. Ayat (2) Formasiditetapkanberdasarkanperkiraanbebankerjadalamjangkawaktutertentudenganmempertimbangkanmacam-macampekerjaan, rutinitaspekerjaan, keahlian yang diperlukanuntukmelaksanakantugasdanhal-hal lain yang mempengaruhijumlahdansumberdayamanusia yang diperlukan. 37
Lanjutan Penjelasan PP Nomor 54 Tahun 2003 Pasal 2 Ayat (1) Dalamketentuanini yang dimaksuddenganFormasiPegawaiNegeriSipilsecaranasionaladalahjumlahdansusunanPegawaiNegeriSipilsecaranasional yang diperlukanuntukmenyelenggarakantugas-tugaspemerintahandanpembangunandalamsatutahunanggaranpenetapannyadilakukandenganmemperhatikankemampuananggaran yang tersedia. 38
Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS Kep.Men.PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 B. 3 (Tiga) Aspek Pokok Dalam Menghitung Formasi Pegawai : • Beban Kerja • merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk penghitungan. • Standar Kemampuan Rata-rata • yaitu standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. • Disebut norma waktu atau norma hasil. • Waktu Kerja • yang dimaksud adalah waktu kerja efektif, yaitu waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja: • a. Hari Kerja Efektif Jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. • Jam kerja Efektif Jumlah jam kerja formal dikurangi waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dsb. • Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30% dari jumlah jam kerja. 39
Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS Kep.Men.PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 Perhitungan Kebutuhan Pegawai dengan Metode Umum • Pendekatan yang dapatdilakukanuntukmenghitungkebutuhanpegawaiadalahmengidentifikasibebankerjamelalui: • Hasilkerja • Objekkerja • Peralatankerja • Tugas per tugasjabatan 40
Perhitungan Kebutuhan Pegawai dengan Metode Umum (lanjutan) • Pendekatan Hasil Kerja • Dalam menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan adalah: • wujud hasil kerja dan satuannya; • jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai; • standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. Perhitungannya adalah: 200 data entrian 30 data entrian • Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah: • Beban kerja • Standar kemampuan Rata-rata Contoh: Jabatan : Pengentri Data Hasil Kerja : Data Entrian Beban Kerja/Target Hasil : 200 data entrian setiap hari Standar Kemampuan Pengentrian : 30 data per hari X 1 orang = 6,67 orang X 1 orang Dibulatkan menjadi 7 orang 41
Perhitungan Kebutuhan Pegawai dengan Metode Umum (lanjutan) • b. Pendekatan Objek Kerja • Metoda ini memerlukan informasi: • wujud objek kerja dan satuannya; • jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani; • standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. 80 pasien 25 pasien • Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah: • Objek kerja • Standar kemampuan Rata-rata X 1 Dokter = 3,2 orang Dokter Contoh: Jabatan : Dokter Objek Kerja : Pasien Beban Kerja : 80 pasien per hari Standar Kemampuan Pemeriksaan : 25 pasien per hari X 1 orang dibulatkan menjadi 3 orang 42
Perhitungan Kebutuhan Pegawai dengan Metode Umum (lanjutan) • c. Pendekatan Peralatan Kerja • Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah: • satuan alat kerja; • jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja; • jumlah alat kerja yang dioperasikan; • rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK). • Rumus penghitungannya adalah: • Peralatan kerja • Rasio Penggunaan Alat Kerja Contoh: Bis angkutan pegawai X 1 orang 43
Perhitungan Kebutuhan Pegawai dengan Metode Umum (lanjutan) Jumlah pegawai yang diperlukan: • Pengemudi Bis: • 20 bis • 1 bis • Kernet Bis: • 20 bis • 1 bis • Montir Bis: • 20 bis • 5 bis X 1 Pengemudi = 20 Pengemudi X 1 Kernet = 20 Kernet Bis X 1 Montir = 4 Montir Bis 44
Perhitungan Kebutuhan Pegawai dengan Metode Umum (lanjutan) • d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan • Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah • uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas; • waktu penyelesaian tugas; • jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata. • Rumusnya adalah: • Waktu Penyelesaian Tugas • WaktuKerja Efektif Waktu Penyelesaian Tugas disingkat WPT. Sedangkan Waktu Kerja Efektif disingkat WKE 45
Perhitungan Kebutuhan Pegawai dengan Metode Umum (lanjutan) Contoh: Jabatan : Pengadministrasi Umum 46
Perhitungan Kebutuhan Pegawai dengan Metode Umum (lanjutan) Jumlah waktu kerja rata-rata per hari yang ditetapkan sebagai waktu kerja efektif adalah 270 menit. Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan Pengadministrasi Umum adalah: X 1 orang = ….. orang 2.598 + n menit 270 menit 47
4. Tata Cara Menghitung Jumlah Pegawai yang Tepat Untuk Daerah Berdasarkan Permenpan dan RB No. 26 Th 2011 Penetapan Jumlahpegawaiadalahjumlah total darikebutuhanjabatanstruktural, kebutuhanjabatanfungsionalumumdanjabatanfungsionaltertentu Perhitungan jumlah PNS untuk jabatan Struktural : • Dilakukan dengan menghitung seluruh struktur organisasi yang diatur berdasarlkan peraturan daerah tentang organisasi dan tata kerja perangkat daerah baik yang dibentuk berdasarkan PP 41 tahun 2007 maupun peraturan perundangan lainnya X 1 (kecuali RumahSakit, Puskesmas) Dihitung berdasarkan jumlah struktur organisasi sesuai Perda tentang SOTK 48
Perhitungan jumlah PNS untuk jabatan fungsional yang memberikan pelayanan tidak langsung pada masyarakat : Dilakukan dengan menghitung jumlah : Unit organisasi teknis terendah (eselon IV atau V) dikalikan 2 pegawai, contoh: analis, pengadministrasi umum; Apabila unit organisasi teknis terendahnya eselon III dikalikan 3 s/d 5 pegawai 2) Unit organisasi kesekretariatan terendah (eselon IV atau V) dikalikan 3 s.d. 5 pegawai, contoh : pengadministrasi umum: layanan surat/telepon, pengetikan, pencatatan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan/RT) • Jabatanfungsional yang memberikanpelayanan tidak langsung padamasyarakat • yang organisasiterendahnyaeselonIV dan V • organisasiterendahnyasetingkateselon III • Unit organisasiKesekretariatan 2P x jumlaheselonIV atau V 3P s/d 5P x jumlaheselon III 3P s/d 5P x jumlaheselon IV atau V 49
Dengan ketentuan sbb : Daerah Kabupaten / Kota : • 3P bagi Daerah dg jmlh pddkkurang dari 500.000 jiwa • 4P bagi Daerah dg jmlh pddk500.001 s/d 1.500.000 jiwa • 5Pbagi Daerah dg jmlh pddklebih dari 1.500.000 jiwa Daerah Provinsi : • 3P bagi Provinsi dg wilayah koordinasi kurang dari 10 Kab/Kota • 4P bagi Provinsi dg wilayah koordinasi 10 s/d 20 Kab/Kota • 5P bagi Provinsi dg wilayah koordinasi lebih dari 20 Kab/Kota 50