SE DEBEN SURTIR ANTES DE INICIAR EL PROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA: Planeación del Contrato.

1. UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDERCAPACITACIÓN EN RÉGIMEN DE CONTRATACIÓNDirección de Contratación y Proyectos de Inversión Control Interno y Evaluación de Gestión Dirección de Control Interno Disciplinario

2. ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS CONTRATOS • SE DEBEN SURTIR ANTES DE INICIAR EL PROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA: • Planeación del Contrato. • Informe de Oportunidad y Conveniencia . • Certificado de Disponibilidad Presupuestal. • Coordinación y Control del proceso por el Director de Contratación y Proyectos de Inversión . • Pliego de Condiciones. • Soporte Asesoría Jurídica .

3. PLANEACIÓN DEL CONTRATO • UNIDAD GESTORA: • Para contratar se requiere dar respuesta a las siguientes preguntas • ¿Cual es necesidad que la Unidad pretende satisfacer con la contratación? • ¿Para qué lo necesita ? • ¿Por que lo necesita ? • ¿Cómo lo necesita ?

4. PLANEACIÓN DEL CONTRATO • UNIDAD GESTORA: • Identificar el objeto del contrato. • Señalar especificaciones técnicas. • Modalidad de contratación • Verificar su coherencia con las políticas, planes, programas y proyectos de la Universidad. • Estimar el valor del contrato (Condiciones de mercado). • Verificar si existe pluralidad de oferentes (Sondeo de mercado).

5. INFORME DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA • UNIDAD GESTORA Y ORDENADOR DEL GASTO • Para contratar: • Servicios personales. • Actividades similares a las que realicen empleados y funcionarios de la Universidad .

6. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL • ORDENADOR DEL GASTO: • Se verifica que la Unidad cuente con los recursos • y el rubro a afectar. • Se solicita en el Sistema Financiero. • La Sección de Presupuesto emite el CDP. • Se adjunto a la compra o servicio a contratar.

7. COORDINACIÓN Y CONTROL DE PROCESOS • DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN • Realiza verificación técnica, financiera, administrativa y jurídica del cumplimiento de la regulación legal y de la normativa institucional que debe aplicarse al proceso contractual

8. PLIEGO DE CONDICIONES O TÉRMINOS DE REFERENCIA • DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN • Documento en el que se define: • Objeto del contrato. • Especificaciones técnicas del objeto a contratar. • Valor estimado. • Condiciones de participación y requisitos propuesta. • Factores de evaluación objetiva.

9. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS CONTRATOS ESTATALES

10. ¿QUÉ ES LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA?Art. 84 E.A Conjunto de funciones o actividades desempeñadas por un responsable designado o contratado para el efecto, que realiza el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por parte del contratista, con la finalidad de promover la ejecución satisfactoria del contrato, mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de su estado técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios a la entidad y al contratista o parte del negocio jurídico.

11. FINALIDADES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

12. VIGILAR EN FORMA PERMANENTE LA EJECUCIÓN DEL OBJETO CONTRATADO HACER SEGUIMIENTO TÉCNICO,. ADMINISTRATIVO, JURÍDICO, FINANCIERO Y CONTABLE DEL CONTRATO FUNCIONES Y DEBERES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR DEBEN MANTENER INFORMADA LA ENTIDAD CONTRATANTE DE LOS HECHOS O CIRCUNSTANCIAS QUE PUEDAN CONSTITUIR ACTOS DE CORRUPCIÓN O PUEDAN PONER EN PELIGRO EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO O SU INCUMPLIMIENTO ESTÁN FACULTADOS PARA: SOLICITAR INFORMES – ACLARACIONES Y EXPLICACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PREPARAR EL PROYECTO DE LIQUIDACIÓNDE LOS CONTRATOS EXIGIRLA CALIDAD DE LOS BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS POR LA ENTIDAD ESTATAL CERTIFICAR COMO RECIBIDA A SATISFACCIÓN LA OBRA CONTRATADA

13. UNIDAD TÉCNICA ASESORA DE COMPRAS OBJETIVO: Brindar soporte al ordenador del gasto en el trámite de adquisición de bienes o servicios, ya sea en forma directa (hasta 50 SMMLV), ó a través de Operaciones Internacionales (importaciones, compras especializadas por internet y pagos en moneda extranjera.)

14. FUNCIONES Solicitud de cotizaciones a proveedores y entrega a las UAA (compras nacionales). Acompañar en el proceso de compra directa de bienes o servicios especializados. Coordinación del módulo Registro de Proveedores en Línea. Asesoría, desarrollo y seguimiento a las operaciones internacionales.

15. MANEJO EXPEDIENTES CONTRACTUALES Orden de Prestación de servicios. Orden de Trabajo. Orden de Compra. Contrato General. Contrato de Suministro. Orden de Consultoría .

16. PASO 1. PASO 4. PASO 2. RUTA A SEGUIR PARA LOCALIZAR TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE CADA UAA PASO 3. PASO 5. LINK TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

17. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO GARANTÍAS

18. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO • Se perfecciona el contrato cuando se llegue a un acuerdo sobre el objeto y el precio, plasmado por escrito. • PARA INICIAR SU EJECUCIÓN SE REQUIERE: • Aprobación de la garantía. • Registro presupuestal.

19. GARANTÍAS DEL CONTRATO La presentación y aprobación de la garantía única es requisito necesario para ejecutar el contrato. El objeto de la garantía es respaldar el total cumplimiento de las obligaciones del contratista o del proponente.

20. INSTRUMENTOS OTORGADOS POR LOS OFERENTES O POR EL CONTRATISTA A UNA ENTIDAD PUBLICA, A FAVOR DE ÉSTA O CON EL OBJETO DE GARANTIZAR: • Seriedad de los ofrecimientos • Cumplimiento de las obligaciones del contrato. • Responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas.

21. GARANTÍAS CONTRACTUALES • Anticipo. • Cumplimiento del contrato. • Calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio. • Suministro de repuestos y accesorios. • Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones. • Estabilidad de la obra. • Responsabilidad civil extracontractual.

22. RIESGOS QUE AMPARA • RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO • DEL OFRECIMIENTO: • La no suscripción del contrato sin justa causa por el proponente. • La no ampliación de la vigencia de la garantía de la seriedad de la oferta cuando de prorrogue el término de adjudicación. • Cuando no haga entrega de la garantía de cumplimiento. • El retiro de la oferta después del término fijado.

23. RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES • OFRECIMIENTO: • Buen manejo y correcta inversión del anticipo. • Incumplimiento de las obligaciones del contrato. Incluye pago de multas y cláusula penal. • Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. • Estabilidad y calidad de la obra. • Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. • Calidad del servicio.

37. HALLAZGOS COMUNES DURANTE EL PROCESO DE AUDITORÍA EN LAS UAA y FOMENTO DEL AUTOCONTROL Oficina Asesora de Rectoría

38. HALLAZGOS Se evidencian Centros de Costo que se encuentran activos sin movimiento presupuestal desde vigencias anteriores sin uso, de proyectos liquidados. Se encuentra en las UAA deudas contraídas en vigencias anteriores por concepto de préstamos de efectivo entre Unidades Académicas. Tablas de retención documental desactualizadas con los requisitos necesarios para la Contratación. Contratos sin visados jurídicos, sin las firmas de alguno de los representantes legales, sin actas de inicio, sin actas de liquidación, sin informe de entregables o ejecución de actividades. Inexistencia de soportes contractuales de las órdenes según los requisitos establecidos en el Formato FCO.06 y según lista de chequeo para contratos menores a 50 smmlv.

39. HALLAZGOS Establecer un sistema de registro que permita llevar un control de llamadas telefónicas y realizar la verificación de las mismas contra la factura del servicio, teniendo en cuenta el artículo 14 de Decreto 1737 de 1998 sobre austeridad en el gasto. No se evidencia por parte de los Directores de Escuela y Departamento la presentación en los Consejos de los programas de inversión, plan anual de Gestión, presupuesto anual de ingresos y gastos y el informe mensual del funcionamiento administrativo y financiero de las Escuelas. (funciones contempladas en el Estatuto General) Uso indebido del rubro Presupuestales de la Universidad, por ejemplo para el pago de pasantías docentes, compra de medicamentos. Múltiple generación de órdenes de prestación de servicios en la misma fecha a un mismo proveedor incumpliendo artículo 8, Acuerdo 019 de 2005 en cuanto al principio de Planeación. Se encontraron liquidaciones pendientes de pago en el Sistema de Información Financiero, correspondiente a estudiantes de Posgrado

40. HALLAZGOS Incumplimiento del artículo 14 del Reglamento de Contratación de la Universidad (Acuerdo 019/2005) donde el jefe de la Unidad gestora debe valorar los riesgos inherentes al contrato y definir expresamente las garantías que deberá constituir el contratista, para proteger los intereses de la Universidad, en especial para contratos en los cuales su cuantía excede los diez (10) smmlv. Múltiple generación de órdenes de prestación de servicios a un mismo proveedor, superando los cincuenta (50) smmlv (Artículo 23 Acuerdo 019 de 2005).

41. AUTOCONTROLRol de la Oficina de Control Interno y Evaluación de Gestión Fomentar la cultura del Control a través de herramientas orientadas a sensibilizar e interiorizar el ejercicio del autocontrol y la autoevaluación, como hábito de mejoramiento personal y organizacional. Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad

42. AUTOCONTROL “Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política”. Manual Técnico MECI 2014. Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad

43. AUTOCONTROL …genera convivencia …regula y mejora resultados …es trabajar con responsabilidad …es disciplina, organización y excelencia …genera calidad de vida personal y laboral …es el sello personal que usted le coloca a su trabajo …nos hace ser dueños y responder por nuestros actos …es una filosofía de vida enmarcada en actitud …implica planeación, organización y toma de decisiones para alcanzar objetivos propuestos Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad

44. 12 IDEAS SOBRE LA CONTRATACIÓN EN LA UNIVERSIDAD Y SUS IMPLICACIONES DISCIPLINARIAS Dirección de Control Interno Disciplinario

45. El servicio público está directamente vinculado al cuidado de los recursos públicos. Conocer la naturaleza de la institución y el marco normativo para el desenvolvimiento de su misión. Esta es una institución pública con un régimen de contratación especial.  Principio de planeación: quebrantamiento de los principios de la contratación estatal, del reglamento de contratación y manual de procedimientos.  Las adiciones, pese a estar en las normas internas sobre contratación es una excepción que debe estar justificada y debe ser razonable. La delegación de la ordenación del gasto compromete la responsabilidad del ordenador en primera medida, por tal razón, debe velar por el cuidado de los detalles contractuales como verificar la procedencia de las cotizaciones y el manejo prudente del sistema financiero. 

46. Principio de planeación está directamente relacionado con la fortaleza de las unidades para asumir determinados proyectos y compromisos contractuales entre todos. No confundir la ética y compromiso de los contratistas, el conocimiento que tenemos de su trabajo y las condiciones o requisitos legales que se deben verificar para que puedan ser contratados y haya previamente recursos para sostener dicha contratación (Pólizas y documentos de seguridad social, etc.). La infracción del deber funcional no incluye necesariamente el dolo: la culpa leve, la culpa grave, la culpa gravísima. Aunque se deben verificar las condiciones subjetivas de la conducta. Se evidencia un rompimiento de la continuidad en algunas unidades de los procesos de liquidación de los contratos o convenios cuando se cambian los ordenadores del gasto.

47. La relación entre el director de Escuela y los Consejos de Escuela o departamentos. Debe ser más estrecha y de corresponsabilidad. La gestión de la cartera es un deber y una responsabilidad de los ordenadores. Algunas cuentas por cobrar obedecen algunas veces a falta de cuidado de las unidades.  La formación continua es una obligación de los servidores públicos, la actualización del saber hacer conforme a las funciones de cada uno. La ignorancia de la norma no es causa para su incumplimiento.  El incumplimiento a los planes de mejoramiento son un motivo para el ejercicio de la acción  disciplinaria.