Tímaritaþáttur

1. Tímaritaþáttur Nóvember 2003 Harpa Rós JónsdóttirKerfisbókasafnsfræðingur

2. Helstu atriði kynningar • Almennt um tímaritaþátt • Áskriftir • Forðaupplýsingar • Komuspár • Eintök • Móttaka • Rukkanir • Hringsendingar • Orðalisti

3. Innskráður notandi Tungumál viðmóts Tenging við stjórnunareiningu Tenging við miðlara Tenging við gagnagrunn Innskráður notandi Tímaritaþáttur KerfisstikanTitilstikanFellivalmyndirTækjastikan

4. Tækjastika tímaritaþáttar Leita (Find) Fletta (Browse) Hætta (Exit) Hringsendingar (Routing) Eintök (Items) Komuspár (Publication schedule) Áskriftir (Subscriptions) Leiðsögugluggi (Navigation map)

5. Tækjastika skráningarþáttar Vista færslu á miðlara og eigin tölvu Opna færslu í tímaritaþætti

6. Tímaritaþáttur sér um: • Áskriftir • Tímaritaspár • Móttöku tímarita • Hringsendingar • Rukkanir • Tengingu við forðaupplýsingar

7. Tímaritaþáttur sér ekki um: • Skráningu tímarita, heldur er það gert í skráningarþætti og færslunni svo „ýtt“ yfir í tímaritaþáttinn • Pantanir tímarita og greiðslur, heldur er það gert í aðfangaþætti • Að binda inn tímarit, eintakaþáttur heldur utan um slíkt • Að skilgreina birgja, sjóði og gjaldmiðla, heldur er það gert í stjórnunarþætti

8. Gjaldmiðlar skilgreindir í stjórnunarþætti Bókfræðifærsla tímaritsbúin til í skráningarþætti Sjóðir í stjórnunarþætti Pöntun búin til í aðfangaþætti Búa til áskrift tímaritsí tímaritaþætti Birgir skilgreindur í aðfangaþætti Þegar pöntunin er tilbúin er hægt að búa til komuspá og hringsendingarlista. Búa til tímaritaspá í tímaritaþætti Sjóðir, birgjar og gjaldmiðlar þurfa að vera til í kerfinu svo hægt sé að búa til pöntun. Búa til hringsendingarlistaí tímaritaþætti Móttaka tímarits í tímaritaþætti Ef rit eru ekki móttekin á tilskildum tíma er birgji send rukkun. Tímaritaþáttur sér umrukkanir fyrir tímarit Vinnuferlið

9. Aðfanga- og tímaritaþáttur • Hægt er að nota tímaritaþátt án þess að pöntun hafi verið búin til í aðfangaþætti • Birgjaskrá þarf þó að vera til staðar í aðfangaþætti vegna áskriftarupplýsinga

10. Pöntun, áskrift, eintök • Pöntun: Ein pöntun til birgjis fyrir áskrift að tilteknum tímaritstitli • Áskrift: Búa þarf til þrjár áskriftir þar sem ritið mun berast í þremur eintökum • Eintök: Hvert eintak sem berst fær úthlutað eintaksnúmeri sem er einkvæmt

11. Hefti, áskriftir, eintök Hbs - aðalsafnáskrift 1 Hbs - Verkfræðiáskrift 2 Hbs - Læknisfræðiáskrift 3 Eintak Eintak Eintak

12. Forðafærsla Bókfræðifærsla Tímaritshefti Tímaritaspá Hringsending Áskrift Áskrift Hringsending Eintök Eintök Vensl tímaritafærslu

13. Að „ýta“ færslu yfir í tímaritaþátt • Hægt er að fletta upp bókfræðifærslu í öðrum þáttum kerfisins og ýta henni yfir í tímaritaþáttinn • Í skráningarþættiVelja File Open Serial record • Í leitar-, aðfanga- og eintakaþætti:Þegar færslu hefur verið flett upp skal fara í leiðsögugluggan og skal velja hnappinn Tímarit

14. Að finna færslu • Þegar tímaritaþátturinn er opnaður eru flestar aðgerðir óvirkar þar til búið er að fletta upp færslu. Það má gera með tvennum hætti: Leit (Find) eða Flettileit (Browse)

15. Hinir ýmsu gluggar ... • Þegar færsla er opnuð birtist leiðsöguglugginn ásamt gluggum fyrir áskriftir, komuspá, eintök og hringsendingar Leiðsögugluggi Gluggi fyrri komuspá Gluggar fyrir áskrift, hringsendingar og eintök tiltækir

16. Áskriftir • Færsla þarf að vera opin svo að hægt sé að kalla fram form áskrifta • Þrjár leiðir eru til að kalla fram glugga fyrir áskriftir: • S hnappur á tækjastikunni • Subscription glugginn sem birtist neðst á skjánum þegar yfirlitsglugginn opnast • Fellivalmynd Gluggar Subscription window

17. Áskriftir, yfirlit • Í yfirlitsglugga áskrifta er birtur listi yfir þær áskriftir sem kunna að tilheyra tilteknum titli

18. Áskriftir, yfirlit • View: Skoða áskrift • Modify: Breyta áskrift, opnar áskriftarformið • Add: Búa til nýja áskrift, opnar áskriftarformið • Duplicate: Afrita áskrift, opnar áskriftarformið • Delete: Eyða áskrift • Retrieve Hol: Sækja forðaupplýsingar

19. Áskriftarformið

20. Áskriftarformið • Safn: Það safn sem áskrift tilheyrir • Frá-til dagsetn.: Gildistími áskriftar (t.d. 01/01/2003-30/12/2010) • Eintakastaða: Segir til um hvort lána megi tímaritið og þá hversu lengi • Birgir – kóði: Setja inn kóða birgis sem áskriftin kemur frá

21. Áskriftarformið

22. Áskriftarformið • Notandanafn: Tilgreina þann notanda sem tímaritið var pantað fyrir • Senda beint: Birgir sendir tímarit beint til þess notanda sem tilgreindur er í reitnum Notandanafn • Senda rukkun: Ef hakað er í reitinn fara allar rukkanir fyrir þessa áskrift í gegnum runuvinnslu • Fyrsta rukkun: Fjöldi daga frá útgáfu, sem áætlað er að taki tímarit að skila sér til safnsins • Önnur rukkun: Fjöldi daga frá því að fyrsta rukkun er send þar til önnur rukkun er send • Ath. við móttöku: Athugasemd sem birtist þegar rit er móttekið

23. Komuspár • Tvær aðferðir eru við að setja inn komuspár: • Aðferð 1 – Schedule form Fylla út form fyrir komuspár í tímaritaþætti. Hentar fyrir tímarit sem hafa reglulega útgáfu (1 árgangur, 12 hefti fyrir hvert ár) eða • Aðferð 2 – 853/853X Nota 853/853X svið MARCsniðsins í skráningarþætti. Hentar fyrir öll rit (útgefin hálfsmánaðarlega, mánaðarlega, ársfjórðungslega o.s.frv). Gerir kleift að skiptast á spám við önnur söfn

24. Komuspár • Athugið! Færa þarf inn komuspá fyrir allt árið, jafnvel þó áskrift hefjist ekki fyrr en á miðju ári, svo að kerfið geti unnið rétt með upplýsingarnar

25. Komuspár- Aðferð 1 • Þrjár leiðir eru til að kalla fram glugga fyrir komuspá: • P hnappur á tækjastikunni • Periodical Schedule glugginn sem birtist með leiðsöguglugganum þegar færsla er opnuð • Fellivalmynd Gluggar Publication schedule window

26. Komuspár- Aðferð 1 Ef ekki er búið að setja inn komuspá fyrir tímarit er glugginn tómur og aðeins Add issue og Schedule form hnapparnir virkir

27. Komuspár - Aðferð 1 • Modify: Breyta upplýsingum um eintak • Add issue: Bæta við hefti, t.d. sérhefti eða aukahefti • Duplicate: Afrita hefti • Delete: Eyða hefti • Sched. Form: Opnar form til að setja inn komuspá. Ef notast er við 853/853X svið fyrir komuspár er hægt að skoða spána • Open all: Fyrir hvern nýjan titil þarf að „opna“ fyrsta væntanlega heftið (gerist sjálfkrafa eftir það). Ekki þörf ef notuð er runuvinnsla • Arrive: Móttaka • Refresh list: Uppfæra upplýsingar í glugganum ef eintakaglugginn hefur verið notaður til að móttaka hefti

28. Almennar upplýsingar Athugasemdir fyrir hvert hefti Sjá næstu glæru Komuspár - Aðferð 1: Schedule form

29. Birtingarmáti eintaksupplýsinga • $Y = ár, $V = árgangur, $I = eintak, $D = dagsetning • Dæmi: Árg. $V, no $I ($Y)  Árg. 34. No. 6 (1997) • Ef ekkert er sett inn í reitinn (description) er sjálfgefið snið, „ár – árgangur – hluti – hefti“ án forskeyta

30. Birtingarmáti eintaksupplýsinga • Ef settar eru inn athugasemdir fyrir hvert hefti (issue text) þarf að setja inn $N í description reitinn (Vol. $V; no. $I ($N $Y). Þá birtast þessar athugasemdir í spánni • Ef verið er að spá fyrir tímarit sem er með hlaupandi númeraröð á milli ára (þ.e. númeringin byrjar ekki aftur á nr. 1 þegar árinu lýkur) þá er sett talan 999 í No. Issues per cycle reitinn

31. Komuspár - Aðferð 1: Schedule form • Þegar lokið er við að fylla út form fyrir komuspá og vista upplýsingarnar opnast gluggi sem sýnir þá yfirlit yfir spána. Veljið Continue hnappinn til að halda áfram

32. Komuspár - Aðferð 1: Gera spá virka • Yfirlit yfir spána birtist í glugganum fyrir komuspá. Athugið að í dálknum Expected er allstaðar 0 • Til að gera komuspána virka þarf að velja Open all hnappinn

33. Komuspár - Aðferð 1: Gera spá virka • Þegar Open all hnappurinn hefur verið valinn breytist 0 í dálknum Expected fyrir fyrsta heftið í 1

34. Undantekningar • Ef útgefandi ákveður að sameina útgáfu tveggja hefta í eitt, er fyrra heftinu eytt úr komuspá og upplýsingum um seinna heftið breytt • Ef útgefandi sendir frá sér aukahefti/sérhefti sem ekki tilheyrir reglulegri útgáfu skal nota Add Issue hnapp í glugga komuspár • Fyrir rit sem hafa mjög óreglulega útgáfu er hægt að búa til „falska“ komuspá, heftum er svo bætt við eða eytt út eftir þörfum. Hugsanlega er ráðlegt að merkja þá ekki við Senda rukkun sem er í öðrum hluta áskriftaformsins

35. Komuspár- Aðferð 2: 853/853X • 853/853X svið marksniðsins hafa í Aleph verið aðlöguð að þörfum kerfisins • MARC sniðið:- 853/853X svið fyrir komuspár- 854/854X svið fyrir aukahefti- 855/855X svið fyrir raðskrár • Ráðlegast er að búa til sniðmát sem notað er fyrir skráningu komuspár

36. Komuspár- Aðferð 2: 853/853X Tvær aðferðir eru við skráningu komuspáa í 853/853X svið: • A) Í skráningarþætti, um leið og ritið er skráð eða eftir á • B) Í leiðsöguglugga færslunnar í tímaritaþætti skal velja hnappinn Skráning ADM sem opnar þá færsluna í skráningarþætti. Einng má nota Breyta ADM sem veitir þó takmarkaðri möguleika til breytinga

37. Komuspár- Aðferð 2: 853/853X Velja Skráning ADM hnappinn

38. Komuspár- Aðferð 2: 853/853X • Þegar færslu hefur verið ýtt úr leiðsöguglugganum með Skráning ADM hnappinum opnast hún í skráningarþætti

39. Sýnir innihald sniðmátsins Listi yfir sniðmát Komuspár- Aðferð 2: 853/853X Veljið fellivalmyndina Edit Expand from template og gluggi með sniðmátum fyrir komuspár tímarita opnast

40. Komuspár- Aðferð 2: 853/853X • Samsvörun er á milli sviða 853 og 853X • 590 birtir lýsingu á munstrinu

41. Komuspár- Aðferð 2: 853/853X • Þegar lokið er við að fylla út komuspána þarf að vista færsluna á miðlaranum, fellivalmynd File  Save on server and local drive • Að lokum skal ýta færslunni úr skráningarþætti yfir í tímaritaþátt með File  Open Serials record • Þegar færslunni hefur verið ýtt aftur yfir í tímaritaþáttinn birtist gluggi komuspár þar sem hægt er að velja hnappinn Schedule Form til að skoða yfirlit yfir spána

42. Komuspár- Aðferð 2: 853/853X • Sjá nánar handbók Alephs á vefnum http://213.167.155.248/S - Guide  Serials  5. Publication Schedule) en þar má finna lýsingu á 853/853X sviðunum • Munnið einnig ítarlega umfjöllun um MARC21 sniðið á vefnum http://lcweb.loc.gov/marc/

43. Bókfræðifærsla Forði a Forði b Forði c Áskrift Áskrift Áskrift Eintök Eintök Eintök Forðaupplýsingar

44. Forðaupplýsingar • Forðafærslur eru millistig milli bókfræðifærslu og eintakafærslu, þ.e. samantekt á eintakafærslum • Forðaupplýsingar segja til um staðsetningu eintaka • Í 852 sviðið fara upplýsingar um staðsetningu, s.s. safn, safndeild, flokkstala og athugasemdir um staðsetningu • Í 866 sviðið fara upplýsingar um sjálfan forðann og athugasemdir ef hann er óheill, t.d. ef vantar árganga

45. Forðaupplýsingar • Forðaupplýsingaer eru geymdar í sérstökum gagnagrunni fyrir sérhverja stjórnunareiningu

46. Forðaupplýsingar • Tvær aðferðir eru við að færa inn forðaupplýsingar • Handvirkt eða • Sjálfvirkt

47. Forðaupplýsingar- Handvirkt • Veljið Skráningu HOL hnapp leiðsögugluggans • Skráningarþáttur opnast og byrja þarf á því að velja viðeigandi forðasafn

48. Forðaupplýsingar- Handvirkt • Edit: Uppfæra forðafærslu • Add record: Búa til forðafærslu • Ef forðafærslur væru þegar til staðar mundu þær að birtast í neðri hluta gluggans

49. Forðaupplýsingar- Handvirkt • Fylla þarf út svið 852 fyrir staðsetningu og 866 fyrir forða

50. Forðaupplýsingar- Handvirkt 852 • Fyrri vísir • 1 Dewey flokkstala • 2 NLM • 4 Shelving control number • Deilisvið • B Safn • C Safndeild • H Flokkstala • J Shelving control number • Z Athugasemdir um staðsetningu