Deskripsi pekerjaan dan Spesifikasi pekerjaan

1. DeskripsipekerjaandanSpesifikasipekerjaan • Deskripsipekerjaanadalahhasilanalisispekerjaansebagairangkaiankegiatanatauprosesmenghimpundanmengolahinformasimengenaipekerjaan. • Deskripsipekerjaantidakmembahasmasalahorangataupekerja, tetapimasalahruanglingkupkegiatan, fungsidasaratautugaspokok, namapekerjaan, wewenangdankewajiban, tanggungjawab, kriteriapenilaiandanhasilnya. • Manfaatdeskripsipekerjaanuntukmenentukan : - Ringkasanpekerjaandantugas-tugas (job summary and duties) - Situasidankondisikerja (working condition) - Persetujuan (approvals)

2. Manfaatdeskripsipekerjaan • Deskripsipekerjaanmelayaniberbagaitujuanbagispesialis SDM, beberapaakktiivitaskepagawaiandankompensasitergantungpadainformasipekerjaan yang normalnyaditentukandalamdeskripsipekerjaan : - Desainorganisasi Deskripsipekerjaanmelangkapaiinstrumendeskriptiflainnyasepertibaganorganisasi, ketepatanfungsi unit kerjadenganmemberikaninformasi yang lebihlengkaptentanghubunganorganisasionaldankeluaran. - Klarifikasitanggungjawab Deskripsipekerjaanmembantumenghindariadanyakebingungandanmemberikanpemahamanataupenjelasan - Rekrutmen Deskripsipekerjaandapat pula dipakaiuntukmembuatiklanrekrutmendanmemberikaninformasitambahankepadaparapelamartentanglowongankerja - Desaintes Orang-orang yang terlibatdalamperancangantes yang akandipakaiuntukmengidentifikasicalon yang paling cocokdenganpekerjaanperlumemastikanbahwamerekadapatmengaitkanunsur-unsurtesdenganpesyaratanpekerjaan

3. Lanjutan … - wawancara Dalamwawancara , misalnyadeskripsipekerjaanmenyediakaninformasi yang ringkasdanlengkaptentangpekerjaankepadapewawancara - orientasi Barangkaliprediktor yang paling pentingbagikeberhasilanpekerjaanadalahkesanpertamakaryawanbaruterhadappekerjaannya. - Pelatihan Organisasimenggunakandeskripsipekerjaanuntukmenetapkanpelatihan yang dibutuhkanolehkalangankaryawanuntukkinerja yang efektifdanjenispelatihan yang dibutuhkan agar laikdipromosikan. - Evaluasipekerjaan Deskripsipekerjaanacapkalimerupakanfaktorterbandingkandalamprosesevaluasipekerjaan, sehingga evaluator pekerjaandapatmembandingkanpelbagaipekerjaandanmengambilkeputusangaji. - Penilaiankinerja Deskripsipekerjaandapatmenentukanlandasanpenilaiankinerjakaryawan. Apabilaparakaryawandiberitahutentangbidangdantugas yang menjaditanggungjawabnya, makamerekadiberitahusebelumnyatentangapa yang kelakbakaldievaluasi.

4. Lanjutan … - SurvaiKompensasi Deskripsipekerjaanmemberikankesempatankepadaspesialis SDM untukmengestimasiapakahupah yang dibayarkanuntuksebuahpekerjaantelahadilsekiranyadibandingkandenganupahpekerjaanserupadiorganisasilainnya. - PenempatanKeluar Deskripsipekerjaandapat pula memainkanperanpentingdalamprosesperubahankarir. Organisasi yang merumahkankaryawansecarasementaraataumerampingkanstrukturnyasecarapermanentetaplahinginmembantukaryawannyatersebut.

5. Sejalandenganmemasuki era globalisasidanbanyaknyaperubahanterjadiakhhir-akhirini, kebutuhanterhadapdeskripsipekerjaanjugasemakinmeningkat • Perubahaninimeliputi : - restrukturisasiorganisasidalamjumlahbesar (misal : penciutan) - kebutuhanuntukmenerapkancara-carakreatifdanbaruuntukmemotivasidanmemberipenghargaankaryawan - tingkatkecepatanperkembanganteknologi yang mengubahlingkunganpekerjaan - peraturanketenagakerjaan yang lebihketat

6. Lanjutan.. • Tujuandeskripsipekerjaanadalahuntukmenyediakaninformasiorganisasionaldanstrukturaldisampingfungsional. • Ketepatandankerincian, duahal yang sangatpentingdalamdeskripsipekerjaandapatsangatberbedadiantaraberbagaiorganisasi. • Pedomandeskripsipekerjaanadalah : - Terfokuspadamuatanpekerjaan. Deskripsikancarapekerjaansesungguhnyadilakukanolehpemegangjabatan - Menentukankeluaranpekerjaan Memberikanindikatorkuantitatifdarihasil yang diharapkansebagaipersyaratan normal (contohnyapenjualandandokumen yang diproses) - Menghindaribahasa yang kabur (tidakjelas) Gunakanistilahkhususuntukmenggambarkanaktivitas, bukannyaistilah yang tidakjelas. - Membuatperingkatkomponenpekerjaandalamurutansignifikansidanwaktu yang dicurahkanuntuksetiapnya. - Gunakandeskripsi yang terpisahuntuksetiapposisi Pekerjaan-pekerjaandipadukanhanyajikalaudeskripsi yang terpisahmenunjukkanbahwaisidanpersyaratanpekerjaan-pekerjaanitusebenarnyasama.

7. Dalamdeskripsipekerjaantidakadabentukstandar , kebanyakanuraianmengemukakantentangpentingnyainformasi : • Namapekerjaan Namapekerjaandaninformasiidentifikasi lain sepertiupahklasifikasikeuntungan • Ringkasan Ringkasansatuatauduapernyataankalimat yang menggambarkanpenggunaanpekerjaandan output yang diharapkandarikaryawan yang melaksanakan • Peralatan Pernyataansingkatmengenaiperkakas, peralatan, daninformasi yang diperlukanuntukmelakukanpekerjaanitusecaraefektif • Lingkungan Deskripsikondisilingkungankerja, lokasikerja, dankarakteristiklingkungan lain yang sepertitingkatkebisingandanbahaya • Aktivitas Termasukuraiantugaspekerjaan, tanggungjawab, dantampilanperilakudalampekerjaan. Jugamenguraikaninteraksisosial yang berhubungandenganpekerjaan (sebagaicontoh, ukurankelompokkerja

8. Lanjutan…. • Analisispekerjaanmerupakankelengkapanuntukmenerapkanfungsi-fungsi MSDM, termasukanalisispenyusunankaryawan, merancangpengorganisasian, menelaahdanmenyusunperencanaankinerjakaryawan, rekrutmen, seleksi, pelatihandanpengembangan, manajemenkompensasidanevaluasikerja. • Analisispekerjaandankeluaran yang dihasilkandapatberupa : 1. Program-program pekerjaan : bagaimanamenumbuhkandayatarikorang- orangberminatmasukkeperusahaan. Implikasinyadiperlukanprosesrekrutmendanseleksi. 2. Program-program evaluasi : bagaimanamengembangkanpekerjaansedemikianrupasehinggamemilikinilai yang diharapkan. Implikasinyaperusahaanperlumelakukanevaluasipekerjaandansurvaiupah. 3. Program merancangpekerjaan: bagaimanamemotivasipekerja agar dapatmewujudkankinerjakerja yang tinggi. Implikasinyaperludiberikesempatankepadakaryawanuntukmemperkayawawasandandirumuskannyaskedulpekerjaanalternatif. 4. Program pelatihandanpengembangan : bagaimanamerumuskankebutuhanpelatihandengantepat. Implikasinyaperlupengembangansyarat-syaratpekerjaan formal

9. Lanjutan… 5. Program penilaian: bagimanamengukurdanmenghargaikinerjakaryawan. Implikasinyaperlupenilaiankinerjadansistemkompensasidaninsentif yang adil. 6. Pembuatanuraianpekerjaan: bagaimanapekerjaanmenggambarkanadanyatugas, jeniskegiatan, tanggungjawab, dankondisi / syaratpekerjaan. Implikasinyaperludiadakankordinasi, integrasi, pengembangan, danpengendalianpekerjaansesuaidenganprosedur yang ada. 7. Pembuatanspesifikasipekerjaan : bagaimanapekerjaanmenggambarkankualifikasikaryawan, sepertipengetahuan, keahlian, dankemampuan yang diperlukanuntukmelaksanakanpekerjaantertentu. Implikasinyamencegahpenempatankaryawansecaraproposionaltanpaterjadidistorsitugasdantanggungjawab yang padagilirannyaakanterjadiproduktivitaskerjarendah.

10. Teknikanalisispekerjaan • Analisispekerjaanmerupakankegiatanpengumpulan data tentangpekerjaan yang dilakukanolehperusahaandankemudiandianalisisuntukberbagaikeperluan. • Karenajenis data daninformasibegituberagammakapenggunaannyadapatdipakaiuntuktujuan yang samaatauberbeda. Misalnya : data yang digunakanuntukmemprediksikebutuhantenagakerjadidivisiproduksiakanberbedadengandidivisipemasaran, dsb. • Syarat-syaratteknikanalisispekerjaan yang diperlukanmeliputi : - harusdinamissejalandenganperubahan-perubahanlingkunganeksternaldan internal. - prosedurnyaharusdapatdiaplikasikandandikelolasecaraakurat, absah, danefisien-efektif. - pelaksanaanalisisjabatanmemilikipengetahuan, keahlian, danpengalaman, yang memadai. - melibatkansemuakomponenkaryawandanpimpinansecaraaktif.

11. Lanjutan…. • MetodePengumpulan data Data daninformasi yang dibutuhkanuntukkeperluananalisistentangberagampekerjaanmemerlukanmetodebagaimanamengumpulkannya. Adabeberapametodepengumpulan data daninformasi, sepertimelalluiobservasi, interview, danpengisiandaftarpertanyaanseertacatatanharian. Untukitumanajerperlumemilihmetode yang dianggapterbaikataukombinasi optimum darimetode yang ada. • Observasi Observasimerupakancarauntukmengamatiperilakukaryawandanpekerjaan yang dapatdilakukansecaralangsungdantidaklangsungkekhalayakatauindividubersangkutan. Secaralangsungparapengamatmelihatpemegangpekerjaandengancermatapakah yang dikerjakannyasudahsesuaidengantugasatauuraianpekerjaannya, sedangkansecaratidaklangsungpengamatmempelajaritrack recordpemegangpekerjaansebagaiupayaceksilang

12. Lanjutan… • Wawancara Wawancaramerupakanprosesinteraksiantaraduaataulebihorangdalamsebuahproseskomunikasi. Melaluiwawancaradenganpemegangpekerjaandanjabatan, baiksecaraindividumaupunkelompok, akandiperoleh data daninformasitentanghubunganantarapersyaratankerjadankinerjaatauperilaku yang bersangkutan. Walaupunbanyakmemerlukanwaktusekaligusbiaya yang relatifmahal, hasilnyacukupakurat. Pewawancaradapatmenggaliinformasi yang lebihdalamdenganpedomankhusus yang disediakanuntukitu (wawancaraterstruktur). • Penggunaankuesioner / catatanharian Kuesionerhanyalahsebagaialatataupedomanbagipengamat / pewawancarauntukmenggali data daninformasi yang diperlukandariresponden. Teknikpenggunaankuesionerdapatbersifatpasifdanatauaktif. Pasifjikakuesionerhanyadikirimkepadarespondenuntukmengisinya. Kemudiandikirimkekomitedanselanjutnyadiperikksakelengkapandankeabsahannya. Jikamasihbelumlengkap, kuesionertersebutdikembalikanlagikerespondenbersangkutan.

13. Beberapafaktordeskripsikuesionerposisimanajemen • Beberapafaktordalamkomponenkuesioner yang perludipertimbangkandalamanalisispekerjaanmeliputisebagaiberikut : a. Produksi, pemasaran, danperencanaanstrategispembiayaan : Mengindikasikanpemikirandanperencanaanjangkapanjang. Keterlibatanpemegangjabatanadalahluasdanberorientasikemasadepan. b. Koordinasi unit organisasidanpersonil Pimpinanmengorganisasiupaya-upayalainnya yang siapapuntidaklangsungmengendalikan, mengatasikonflikatautidaksetujuandimanaperlu, danpekerjaan-pekerjaanlingkungandimanasiapapunharusmemotongbatas-bataskeorganisasian yang ada. c. Pengendalianbisnis internal Para pimpinanmelakukanpelatihanpengendalianbisnis, yaitu me-reviewdanmengendalikan / mengarahkanalokasi SDM dansumberdayalainnya.

14. Lanjutan… d. Tanggungjawabproduksidanpelayanan Kegiatandankepedulianpimpinandalamwilayahteknis yang berkaitandenganproduksi, jasa, dankemampuanmemasarkan. Secaraspesifik, termasukperencanaan, penjadwalandanpemantauanproduksi, danpelayananjasadenganmempertimbangkankualitasdanbiaya. • Hubungandenganpelanggandanpublik Tanggungjawabumumuntukreputasiperusahaandibidangproduksidanjasa. Pimpinanterlibatdalammempromosikanproduk-produkperusahaan, dekatdenganmasyarakat, danhubunganmasyarakat. Posisiinimelibaatkankontaktanganpertamadenganpelanggan, kontakdengannegosiasi, yang seringdenganperwakilanperusahaan lain, danmemahamikebutuhanpelanggan. • Konsultasitingkatlanjutan Pimpinandimintauntukmengaplikasikankeahlianteknisnyauntukpermasalahankhusus, isu, pertanyaan, dankebijakan-kebijakan. Merekajugaharusmemilikipengertiantentangprinsip-prinsip, teori, dankonseplanjutanlebihdari yang diperlukandilapangan.

15. Lanjutan… g. Otonomikegiatan Pimpinanmemilikijumlahkeleluasaandalammengatasisuatupekerjaan, yang tidakbertentangandenganfungsikontroldanpenyeliaandanpengambilankeputusan yang masihterbukauntukberubah h. Pengesahankomitmenpembiayaan Pimpinanmemilikiwewenanguntukmengesahkankomitmenpembiayaan yang besardankewajibanperusahaan. i. Pelayananstaf Pimpinanmemberikankewenanganpelayanankeragamanstafkepadapenyeliabeberapakegiatandapatmeliputipengumpulanfakta, akuisisidankompilasi data, sertapenyimpanancatatan- catatantermasuklaporan. j. Penyeliaan Pimpinanmerencanakan, mengorganisasikan, danmengendalikanpekerjaanlainnya. Kegiataninimembutuhkantatapmukadenganbawahanhampirsetiaphari.

16. Lanjutan… k. Kompleksitasdanstres Pimpinanharusselalusiapberoperasidibawahtekanan. Termasukdidalamnyaantara lain kegiatanmenyiasatiinformasidenganwaktu yang ketatdancepat, seringdenganresiko, dantidakjarangmelibatkanmasalah-masalahkeluarga. l. Tanggungjawabpembiayaan Meliputikegiatandantanggungjawab yang terkaitdenganpemeliharaankekayaandanpembuatankeputusaninvestasidankeputusanpembiayaanskalabesar yang dapatmempengaruhikinerjaperusahaan. m. Tanggungjawab personal yang besar Pimpinanmemilikitanggungjawabbesaruntukpenerapanfungsi-fungsi MSDM dankebijakan- kebijakan yang mempengaruhi