Applicazione delle metodologie di Project Management in ambito pubblico

1. Intervento all’interno del convegnoLinee guida sulla Qualità delle Forniture ICT: evoluzione ed applicazione 10 maggio 2006 - ore 15:00FORUMPA 2006 Roma Applicazione delle metodologie di Project Management in ambito pubblico Arch. Eugenio RambaldiPresidente ISIPM – Istituto Italiano di Project Management www.isipm.org

2. www.isipm.org L’Istituto Italiano di Project Management (ISIPM) non ha scopi di lucro ed è aperto a tutti senza alcuna discriminazione.L’Istituto vuole costituire da centro di riferimento per quanti si occupano e/o sono interessati direttamente o indirettamente al Project Management, con particolare riferimento ai progetti ICT, alla Pubblica Amministrazione ed ai nuovi approcci “agili”. Le principali attività che ISIPM si prefigge sono:  Analisi e RicercaFormazioneNetworking

3. Controllare Misurare Pianificare Non si controlla ciò che non si misura(Tom de Marco) Non si controlla ciò che non si pianifica(Achibald) da cui Non si misura ciò che non si pianifica

4. Progetto • “Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio univoco” (PMI - Project Management Institute, 1996) • “Sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti” (Russel D. Archibald, 1994) • “Un insieme di sforzi coordinati nel tempo” (Kerzner, 1995) • “Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget determinato ed entro un periodo stabilito” (Graham, 1990) • “Un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti, volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di tempo determinato, un budget di risorse stabilite, che vengono avviate alla ricerca di un aumento di valore per l’organizzazione o per il soddisfacimento delle esigenze del cliente” (SDA Bocconi - Div. Ricerche 1999)

5. Definizione di “Project Management” Performance (requisiti, qualità) • "Il Project Management è la pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e il controllo di tutti gli aspetti di un progetto e di tutte le motivazioni che implicato il raggiungimento degli obiettivi di progetto entro tempi, costi e criteri di performance prestabiliti" (APM) Target Cost (Limiti di Budget) Date attese

6. Aree di Conoscenza del Project Mng. Il Project Management Institute individua 9 Aree di Conoscenza per il PM: Gestione dell’AMBITO di progetto Gestione dei TEMPI di progetto Gestione dei COSTI di progetto Gestione della QUALITA’ di progetto Gestione dell’INTEGRAZIONE Gestione delle RISORZE UMANE Gestione della COMUNICAZIONE Ruolo fondamentale del Project Manager Gestione dei RISCHI di progetto Gestione degli APPROVVIGIONAMENTI

7. Gruppi di Processi Il PMI individua 5 gruppi di processi per il Project Management CONCEZIONE/ AVVIO PIANIFICAZIONE CONTROLLO ESECUZIONE CHIUSURA

8. Pianificare Controllare • …. Una puntuale ed attenta azione di governo, espressa durante tutto ilciclo di vita della fornitura, rappresenta un atto di maturità dell’Amministrazione …………. Ciò avviene siadefinendo i requisiti e gli obiettividel contratto da sottoporre a governo, siacontrollandolodotandosi degli strumenti operativi idonei a verificare che le esigenze contrattualmente espresse siano soddisfatte nel migliore dei modi possibili. • Il governo del contratto comprende quindi lo svolgimento di attività di pianificazione, di controllo, di valutazione dei risultati, nonché la definizione e applicazione di azioni correttive…... (Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3.1.1”)

9. Dal Produrre al Gestire La Pubblica Amministrazione …..deve pertanto abbandonare il ruolo diproduttorediretto, per assumerequello diregolatoredi servizi, che ha la responsabilità di: • definiregli standard essenziali che il produttore effettivo deve rispettare; • verificareche il servizio sia erogato alle condizioni previste, e con le modalità di trasparenza dei comportamenti tipiche dell'attività pubblica. (Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3”) Gestire Pianificare (a livello preliminare) Controllare

10. Dai fattori produttivi ai prodotti finiti … Ciò comporta, in un numero crescente di casi, la necessità che la Pubblica Amministrazione, nella misura in cui non svolge più il ruolo di attore primario nell'attività di produzione, si ponga nei confronti dei Fornitori comeacquirente non più di singoli beni(fattori produttivi che poi deve combinare), bensì diprodotti e servizi finiti….. (Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3”) I progetti realizzano : Prodotti

11. Fasi del Project Management (Life Cycle) CONCEZIONE PIANIFICAZIONE • Fattibilità • Analisi Costi/Benefici • Gara /Offerta • Definizione obiettivi • Lancio ESECUZIONE CONTROLLO • di massima • di dettaglio CHIUSURA • RILEVAZIONE • dei tempi effettivi • dei costi effettivi • CONSOLIDAMENTO • Approvazione dati • Inserimento dati • VERIFICA • Analisi degli scostamenti • Analisi delle cause • RIPIANIFICAZIONE • Attuazione dei correttivi • Nuove stime a finire • Esame critico dei risultati • Adeguamento degli standard • Storicizzazione TEMPO To Tz Fasi produttive “parallele” CONSEGNA IDEAZIONE PROGETTAZIONE REALIZZAZIONE

12. Rapporti Contratto-Progetto-Prodotto 1 Contratto 1 Contratto N Contratti N Contratti 1 Progetto N Progetti 1 Progetto M Progetti 1 Prodotto N Prodotti N Prodotto M Prodotti Rapporto ideale Rapporto problematico Rapporto molto problematico

13. …. Pertanto, la pianificazione di un progetto è di fondamentale importanza sia per l’Amministrazione, perché esplicita le scadenze previste (milestone) e le consente di esercitare il controllo sull’andamento del progetto, sia per il Fornitore, perché prevede le aree di criticità e di rischio, consentendo il coordinamento delle risorse e l’ottimizzazione dei costi….. Livelli di pianificazione PIANIFICAZIONE STRATEGICA Eventualmente:: Project Manager in staff al DL Direttore Lavori della PA PIANIFICAZIONE OPERATIVA Contesto di governo del contratto Project Manager del fornitore PIANIFICAZIONE ESECUTIVA

14. Governo del contratto, governance e PM (Rif.: Figura 2, pag.13) Dal Progetto Governance PM Al Contratto

15. Informazioni di PM e tecniche Informazioni Tecniche di PM PIANIFICAZIONE OPERATIVA Perché fare: Scheda Prog (Esigenze/Ambito) Cosa fare: WBS Chi fa: OBS Chi fa cosa: Matrice responsabilità Quanto costa: Budget Entro quanto fare: Milestone Direttore Lavori della PA PIANIFICAZIONE ESECUTIVA Piano di progetto “Baseline” per il controllo = Come: Reticolo Attività Con che cosa: Risorse Quando: Gantt Con quale qualità: Piano di qualità La pianificazione di progetto, realizzata in conformità ai vincoli esplicitati nel capitolato di appalto, una volta approvata, costituisce la baseline per l’esecuzione ed il controllo del progetto ….. Project Manager del fornitore

16. Capitolato Tecnico come base al PM Necessità che il Capitolato Tecnico contenga fra le altre cose il piano di progetto specificando: • gli obiettivi da raggiungere • le attività principali • i prodotti contrattualmente attesi • gli impegni di risorse tecnologiche e umane • la gestione della comunicazione • La gestione dei rischi • I tempi di massima di attuazione del contratto. (Tratto da “Governo dei Contratti ICT” – Cap. 3.1.1”) WBS Work Package Deliverable Carichi Communications plan Risk plan Gantt/Cronoprogramma di massima.

17. WBS - Work Breakdown Structure La WBS è una scomposizione gerarchica del progetto nei suoi elementi ed azioni costitutivi, generata allo scopo di migliorarne la gestione e il controllo. Processo Top Down Scomposizione dall’alto verso il basso La WBS a livelli contratto (CWBS) deve poter facilitare il committente nelle attività di coordinamento durante le fasi di pianificazione e controllo.

18. WBS: Preparazione ESEMPIO: Scomposizione di Progetto informatico con 20 Work Package

19. WBS: Strumento di aggregazione Processo Bottom Up Aggregazione dal basso verso l’alto

20. WBS: Strumento di controllo direzionale Piano tempi Piano costi Ottobre Attività X Attività Y Attività Z Documentazione Descrizione: Documentazione Responsabile: sig. Rossi Durata: 5 giorni Inizio: 1-10-2006 Fine: 31-12-2006 Costo previsto totale: 8.000 Impegno : 90 gg./uomo Risorse coinvolte: 2 persone Ditte esterne: Copisterie

21. WP: Work Package DEFINIZIONE • Work Package (WP): pacchetto di lavoro da realizzare • E’ l’elemento finale (foglia) della WBS • Informazioni associate al Work Package: • Una descrizione (WPD - Work Package Description) - cosa si deve fare ? • Un solo responsabile - chi lo fa ? • Un costo - quanto costa ? • I prodotti d’input - cosa serve per poterlo eseguire ? • I prodotti di output - cosa viene prodotto ? • I tempi di realizzazione (data d’inizio e di fine, durata) - quando si realizza ? • Attività necessarie per la realizzazione del WP - cosa bisogna fare ? • Documentazione a supporto (specifiche, norme, disegni, ecc.)

22. WP: Work Package Ad un WP contrattuale posso corrispondere nel piano esecutivo di progetto più attività elementari (task) Reticolo sviluppo Moduli D1 A B C D2 E F G D3

23. WBS: Conclusioni • Primo scopo della WBS: essere di aiuto alla gestione del progetto • Per costruirla: individuare tutte le parti componenti e le azioni da seguire • Grande utilità per non dimenticare parti di lavoro ed evitare duplicazioni • Possono essere individuate per lo stesso progetto più …BS (Breakdown Structure) in modo da permettere vistedifferenti dei dati • Ogni elemento finale di una WBS è detto WorkPackage e deve poter essere descritto adeguatamente ed assegnato ad una unica responsabilità • La WBS è un ottimo strumento di comunicazione fra i livelli coinvolti: client, prime contractor e subsuppliers • La WBS è uno strumento di aggregazione di dati elementari (tempi, costi, ricavi,..) e di controllo, di tali dati, rispetto a quelli di baseline • La WBS viene usata come strumento di selezione e filtraggio dei dati • La generazione della WBS deve essere un processo democratico a cui partecipano tutte le parti interessate Nota: Non esistono WBS giusteo sbagliate, ma esistono WBS più o meno utili