GERENCIA CALDAS Planes de Mejoramiento

2. GERENCIA CALDASPlanes de Mejoramiento

3. OBJETIVO GENERAL Que los Sujetos de Control conozcan y apliquen la metodología de los Planes de Mejoramiento, originados en auditoría de la CGR.

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS Estandarizar los criterios utilizados en la aplicación de la metodología Mejorar el proceso de análisis del Plan de Mejoramiento, tanto para su suscripción, como para su seguimiento. Lograr que la metodología de los Planes de Mejoramiento se aplique correctamente.

5. AGENDA • Características de los P.M. • Elementos normativos. • Seguimiento a los P.M. • Deficiencias comunes

6. CARACTERÍSTICAS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

7. CARACTERISTICAS P.M. QUE ES UN PLAN DE MEJORAMIENTO? • Es el conjunto de acciones correctivas o preventivas que debe adelantar un Sujeto de Control fiscal en un período determinado, para subsanar y corregir las CAUSAS que dieron origen a los hallazgos administrativos identificados por la C.G.R., con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, Equidad y Mitigación del impacto ambiental. Acciones de mejoramiento derivadas de: • Autoevaluación • Evaluación independiente y • Hallazgos del control fiscal

8. CARACTERISTICAS P.M. QUE OBJETIVO SE PRETENDE CON LOS P.M.? • Contribuir con el mejoramiento de los procesos de las Entidades Sujetos de Control. • Establecer el buen uso de los recursos públicos. • Ser una herramienta de apoyo al proceso Auditor. Aportar al buen uso de los recursos públicos, mediante la contribución al mejoramiento de los procesos internos de las Entidades Sujetos de Control. Desarrollar una CULTURA ORGANIZACIONAL , orientada al mejoramiento continuo, efectuando acciones correctivas y preventivas, para garantizar Eficacia y Eficiencia

9. CARACTERISTICAS P.M. Se entiende por Acción de Mejoramiento como la Acción, decisión, conjunto de medidas, Gestión, correctiva y/o preventiva que busca subsanar la causa(s) que dio origen al hallazgo, de tal manera que se resuelva la deficiencia planteada en cada uno de los hallazgos, en forma definitiva. (QUE VOY A HACER). Medida que se propone adoptar para corregir la causa o las causas que originaron las deficiencias detectadas en los controles realizados, con el fin de solucionar de fondo las observaciones y adoptar las recomendaciones. Las medidas pueden ser preventivas o correctivas.

10. CARACTERISTICAS P.M. No se puede establecer el deber ser, toda vez que este no se viene ejecutando y se requiere adoptar medidas para corregir tal deficiencia y de esa manera poder desarrollar el deber ser incumplido. Cuando se proponen actividades permanentes es porque se ha caído en el error de plantear como mejora, el desarrollo de un proceso. En la R. 5872 se establece que la acción de mejoramiento que sea adoptada para subsanar la causa de los hallazgos, debe hacerse extensiva como una acción preventiva en todas las áreas de la organización, tanto al nivel central como desconcentrado.

11. CARACTERISTICAS P.M. Cada hallazgo se puede corregir con una o varias acciones de mejoramiento, correctivas y/o preventivas, y cada una de ellas se debe desarrollar a través de por lo menos una meta. Es posible que una misma acción de mejoramiento resuelva de manera definitiva varios hallazgos. Las Acciones no pueden depender o estar condicionadas a la disponibilidad presupuestal.

12. CARACTERISTICAS P.M. Objetivo de las acciones de mejoramiento, es el resultado cualitativo esperado de éstas. (PARA QUE) Descripción de las Metas, son los resultados Intermedios para alcanzar o desarrollar la acción y que se pueda cuantificar. Es decir, son las fases, etapas, procesos, actividades o tareas,mediante las cuales, se piensa llevar a cabo, ejecutar o desarrollar, la acción planteada. (COMO LO VOY A HACER) Cuando una acción se desarrolle a través de varias metas, se debe considerar que cada meta debe tener en forma independiente, su propia denominación de unidad de medida, unidad de medida y plazos.

13. CARACTERISTICAS P.M. La Denominación de la unidad de medida: Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción, (Nombre o definición que se utiliza para medir el grado de avance de la meta) con el fin de poder medir el grado de avance; ejemplo, informes, funcionarios evaluados, funcionarios capacitados, contratos revisados. Unidad de Medida de la meta es el volumen o tamaño de la meta propuesta establecido en valores absolutos o porcentajes. En ningún caso el cumplimiento de la meta podrá superar el 100%.

14. CARACTERISTICAS P.M. Plazo es el número de semanas comprendidas entre la fecha de iniciación y de terminación que se requieren para alcanzar la meta. Los plazos establecidos para adelantar cada una de las metas, debe ser razonable en relación con la meta propuesta, así como, con la dimensión de la meta que se pretende alcanzar. El plazo máximo para cada meta es de 52 semanas, equivalente a un año calendario. La sumatoria de los plazos de cada una de las metas, que conforma una acción de mejoramiento, me establece el plazo total para desarrollar o ejecutar la acción de manera integral, pero este plazo total no tiene limite.

15. ELEMENTOS NORMATIVOS

16. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 QUIENES PRESENTAN P.M.? Las entidades del orden nacional y particulares que administren o manejen recursos públicos de la Nación, sujetos a vigilancia de la Contraloría General de la República, que han sido objeto de un proceso auditor. Los organismos del orden territorial, en ejercicio del control concurrente y prevalente sobre los recursos del Sistema General de Participaciones y Regalías.

17. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 QUIENES PRESENTAN P.M.? Los P.M. de una entidad que haya sido absorbida o fusionada por otra, deberán ser asumidos por la nueva entidad, siempre y cuando aplique al negocio y estructura de dicha entidad. En el evento de que la Entidad entre en liquidación el P.M. debe revisarse y ajustarse a las nuevas condiciones jurídicas.

18. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 QUIENES PRESENTAN P.M.? Respecto a los recursos de organismos internacionales y de la banca multilateral como: PNUD, FIDA, BID y BIRF, entre otros, se debe formular un P.M., para el proyecto, el cual deberá ser presentado por la ENTIDAD que tenga MAYOR PARTICIPACIÓN en el proyecto. Existirá un plan de mejoramiento único que se actualiza con cada proceso auditor.

19. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 RESPONSABILIDAD DE PRESENTACIÓN DEL P.M.? • La responsabilidad de suscribir y presentar el P.M. es del Representante Legal. Se suprime la responsabilidad DIRECTA de la Oficina de Control Interno en la formulación y seguimiento del Plan de Mejoramiento. • El informe de auditoría que presenta la CGR (artículo 5) deberá contener el formato No.1, con lo siguiente: • Nombre de la entidad • Nombre del representante legal • NIT • Períodos fiscales que cubre • Modalidad de Auditoría • Relación de los Hallazgos

20. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 TERMINO PARA LA PRESENTACIÓN La Entidad tiene un plazo máximo de 15 días hábiles, para la elaboración y presentación del P.M., contados a partir de la recepción del informe final de Auditoría. Se podrá solicitar prórroga motivada para la presentación del P.M. o del informe semestral, por una sola vez, ante el C.D. o G.D. con anterioridad no inferior a 5 días hábiles. El C.D. o G.D., podrá otorgar la prórroga por un término máximo de 10 días hábiles y tendrá un plazo de 5 días hábiles.

21. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 PRONUNCIAMIENTO La C.D. O G.D., emitirá su pronunciamiento de coherencia e integridad sobre los P.M., dentro de los 25 días hábiles siguientes a su recibo, el cual se debe dar a conocer al representante legal. Este pronunciamiento puede ser con o sin observaciones. “COHERENCIA” es la relación de las acciones de mejoramiento con las causas de los hallazgos y la oportunidad del plazo para el cumplimiento de las metas, así como la relación con cada una de las columnas que conforman el P.M.; e “INTEGRIDAD” es el registro de la totalidad de la información. En el caso del control excepcionalse emitirá el pronunciamiento de coherencia e integridad, después del cual, se dará traslado inmediato a la Contraloría Territorial respectiva.

22. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 PRONUNCIAMIENTO CON OBSERVACIONES En el evento en que el pronunciamiento sea con observaciones el sujeto de control, contará con 10 días hábiles, para presentar nuevamente el P.M.. La C.D. o G.D., deberá emitir un nuevo pronunciamiento con o sin observaciones, dentro de los 10 días hábiles siguientes. Si las observaciones son menores, sin perjuicio de la corrección del mismo, se puede dar viabilidad al inicio de las acciones de mejoramiento que no hayan sido observadas en el P.M. Cuando existan diferencias de opinión entre el sujeto de control, y la C.D. o G.D., el plan se pondrá en ejecución con las acciones no controvertidas y se da cumplimiento al proceso de SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS de la Guía de Auditoría.

23. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 PRÓRROGA Y REPROGRAMACIÓN La entidad podrá solicitar, debidamente justificado prórroga del plazo para el cumplimiento de una meta, por una sola vez, el cual no podrá ser superior al inicial. La solicitud se deberá hacer ante el C.D. o G.D., siempre y cuando se haya cumplido más de la mitad de la meta. Se podrá solicitar la reprogramación de alguna de las metas con anterioridad a la fecha de iniciación de dicha meta.

24. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 CONTENIDO DEL P.M. • Nombre de la Entidad. • Nombre del Representante Legal. • Nit • Período fiscal que cubre el plan de mejoramiento. • Modalidad de la auditoría al cual corresponde el Plan de Mejoramiento. • Fecha de suscripción. • Relación de los hallazgos debidamente codificados y clasificados, identificando la causa y el efecto en las columnas respectivas previstas para tal fin. • Descripción de las Acciones de Mejoramiento (Correctivas y Preventivas), con sus correspondientes metas, denominación de las unidades de medida, unidad de medida y plazos. • Cuando se formulen acciones con un plazo de ejecución superior a un año deberán estipularse metas que tengan una duración inferior.

25. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 HALLAZGOS QUE CONFORMAN EL P.M. • Los hallazgos del Plan de Mejoramiento anterior cuyas acciones no se han cumplido en su totalidad, bien sea por que no se cumplieron a cabalidad o por que encontraban en ejecución en la fecha de corte. (Si la acción no fue efectiva, es posible que el hallazgo se actualice reconociendo la gestión adelantada por el Sujeto de Control) • Los hallazgos resultado de la última auditoría practicada al sujeto de control. • Los hallazgos comunes a todos los puntos de control cuya solución es de competencia del Nivel Central del Sujeto de Control. • Los hallazgos propios de cada punto de control, cuyas medidas correctivas sean competenciaexclusiva de cada una de ellos.

26. RESOLUCIÓN 5872 DE 2007 INFORMES DE AVANCE Y CUMPLIMIENTO DIRECTIVA PRESIDENCIAL No.08 de 2003: Informes Trimestrales, comenzando el 30 de octubre. Las fechas de corte para realizar el examen de los PM. en las entidades debe hacerse el 31 de diciembre, el 30 de marzo, el 30 de junio y el 30 de septiembre. Los informes deben enviarse un mes después del corte. Dichos informes serán publicados en la página Web. RESOLUCIÓN 5872: Informes semestrales en el anexo 2, Quinces días después del corte. El corte es 30 de junio y 30 de diciembre.

27. El cumplimiento del P.M. garantiza el fenecimiento? NO. El cumplimiento del plan de mejoramiento es un elemento de seis que se consideran para emitir el concepto de gestión. SI. SI el plan de mejoramiento se elabora con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, Equidad y Mitigación del impacto ambiental, coadyuvará al logro institucional.

28. SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

29. SEGUIMIENTO A LOS P.M. Diligenciar el formato de seguimiento a los planes de mejoramiento, el cual se encuentra previamente formulado y sólo se requiere diligenciar la columna de “avance físico de ejecución de las metas”, arrojando el nivel de cumplimiento y avance. La R. 5872, trae una columna adicional que trata sobre la efectividad de la acción, la cual se calificará como SI o NO.

30. SEGUIMIENTO A LOS P.M. • Al diligenciar el formato de seguimiento al P.M. se debe tener en cuenta lo siguiente: • Establecer la fecha de evaluación o corte, toda vez que es parte fundamental de las formulas. • En el avance se debe usar el mismo tipo de valores que se encuentren en la dimensión de la meta (absolutos o porcentaje) • Si la dimensión de una meta es 1 y la entidad señala que esta se encuentra en un 95%, por ejemplo, el avance físico se califica 0. • Ninguna meta puede tener cumplimiento superior al 100%, en el evento que esto suceda se debe modificar la formula del porcentaje de avance físico o ejecución de las metas para que sólo sea del 100%. • Determine si las acciones adoptadas han sido efectivas.

31. SEGUIMIENTO A LOS P.M. Fines de la evaluación • La evaluación periódica (semestral) determina el grado de cumplimiento y de avance del plan. • Tiene por objeto determinar el grado de compromiso de la administración. • Permite a la CGR la elaboración de un informe sobre el cumplimiento y grado de avance de los planes de mejoramiento. • La CGR podrá hacer verificaciones en desarrollo de la Auditoría. • En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas cuyo plazo de ejecución se encuentre vencido a la fecha de evaluación.

32. SEGUIMIENTO A LOS P.M. Proceso sancionatorio Los sujetos de control o entidades del nivel territorial según sea el caso, deben cumplir con el cien por ciento (100%) del Plan de Mejoramiento, para la CGR, un plan que haya logrado un nivel de cumplimiento igual o superior al ochenta por ciento (80%) se entiende como un plan de mejoramiento “en cumplimiento”, salvo opinión contraria del equipo auditor, al valorar el faltante de las metas no cumplidas en su importancia e impacto en la gestión. Aquellos P.M. cuyos niveles de cumplimiento sean igual o menor al 79%, deben ser valorados en comité de evaluación sectorial de la C.D. o del comité técnico de la G.D., a efecto de verificar si el porcentaje de avancerepresenta un mejoramiento representativo en la gestión.

33. SEGUIMIENTO A LOS P.M. Proceso sancionatorio Cuando los sujetos de control no cumplan con la presentación del P.M. o informes de avance semestral, en los términos y condiciones de la resolución 5872 (lugar de presentación, forma, términos y firmas), se le iniciará el proceso sancionatorio al representante legal, de conformidad con la Resolución No. 5554 de 2004. La sanción es de 15 días del salario mensual devengado.

34. DEFICIENCIA COMUNES

35. Deficiencias Comunes • No Presentación o presentación Extemporánea. • No se presentan en el Formato previsto. • No contiene la información básica exigida por la CGR. • Falta Codificación de los Hallazgos o hay Errores. • Diferencias entre los Hallazgos Codificados (Anexo Informe Auditoría) y los incluidos en el P.M.

36. Deficiencias Comunes • No se incluyen las Acciones del anterior Plan: Incumplidas, parcialmente cumplidas y no Efectivas. • No se presenta en el lugar establecido • Carece de la firma del Representante Legal. • En los Puntos de Control (Seccionales, Regionales, Direcciones, etc.), se establecen Acciones que son competencia del Nivel Central, sin consultarlas previamente con dicho Nivel.

37. Deficiencias Comunes Plazo excede lo legal

38. Deficiencias Comunes Falta Claridad en el hallazgo

39. Deficiencias Comunes La Acción no elimina la Causa

40. Deficiencias Comunes La Unidad de medida no puede ser un indicador de Gestión

41. Deficiencias Comunes Para una meta, dos dimensiones y dos fechas para su Cumplimiento

42. Deficiencias Comunes Acción que no es clara

43. Deficiencias Comunes Falta de Coherencia

44. Deficiencias Comunes La CGR no COADMINISTRA

45. Deficiencias Comunes La denominación de la Unidad de Medida no corresponde – Falta coherencia

46. Deficiencias Comunes La Acción no puede ser el deber ser

47. Deficiencias Comunes MULTIPLES ACCIONES EN UNA SOLA

48. Deficiencias Comunes La Acción de Mejoramiento no puede ser una Explicación

49. Deficiencias Comunes Falta Coherencia entre Acción y Meta

50. Deficiencias Comunes La acción es una explicación, la meta es un deber ser