Fatores Críticos de Sucesso em Projetos

1. Fatores Críticos de Sucesso em Projetos

2. 1. Mas, por que o Projeto ? É comum depararmos com integrantes do projeto, que efetivamente desconhecem qual é a sua Missão dentro do Projeto e tampouco a Missão do Projeto no qual eles estão inseridos. Portanto, antes do Projeto se iniciar, é fundamental que se crie um ambiente de divulgação sobre a Missão do Projeto e a responsabilidade de cada um dos seus integrantes. a. Visão Define como a empresa se vê e onde ela quer chegar ou do Projeto. “Ser a melhor empresa de varejo do Brasil.” ( Americanas.com ) “Facilitar a vida de nossos clientes, com ferramentas motorizadas portáteis, oferecendo soluções rápidas e inovadoras.” ( Stihl )

3. b. Missão Define o comportamento da empresa para atingir os seus objetivos ou do Projeto. “Ajudar as pessoas a melhorar continuamente a sua qualidade de vida, provendo-lhes acesso a produtos de qualidade, com o melhor atendimento e serviços, poupando-lhes tempo e dinheiro." ( Americanas.com ) Manter a liderança no mercado brasileiro de ferramentas motorizadas portáteis, com rentabilidade e comprometida com a sustentabilidade. ( Stihl )

4. 2. Coesão Representa a percepção das pessoas em fazer parte de um mesmo grupo, sendo reforçada por sinais mútuos de aceitação, que fazem parte da cultura do grupo, como a linguagem, as regras no trabalho ( horário, por exemplo ), respeito pelos colegas, entre outros elementos. a. Desafio oferecido pela missão do projeto O trabalho colaborativo cria um ambiente motivacional para a execução do projeto e essa colaboração somente ocorre quando a sua missão oferece o mesmo desafio para todos os seus integrantes. b. Competência técnica dos colegas Ocorre quando cada um percebe competência em seus pares e as pessoas gostam de estar com profissionais gabaritados.

5. c. Experiência de sucesso Estar junto de pessoas que tem histórico de sucesso em Projetos anteriores é fator de agregação para o grupo. d. Confiança Representa o grau de conforto entre os integrantes do Projeto em falar entre si, sem retaliações ou censura. O ato de “lavar a roupa suja” é comum e dever ser feito para o bem do Projeto, respeitando-se que as pessoas podem falar de forma franca dos seus conflitos e desacordos.

6. 3. Organização Consiste na definição dos papéis dos integrantes do Projeto, quem comanda e quem é comandado, criando-se uma estrutura capaz de realizar os objetivos. a. Missão do projeto e estrutura analítica Representa o ponto de partida para organizar a equipe e visualizar os objetivos claramente, através de uma estrutura analítica que cubra todas as tarefas e dividindo as suas responsabilidades. b. Processo decisório Define-se aqui, as regras de tomada de decisão para o Projeto.

7. c. Autogestão Significa a capacidade da equipe de não deixar nenhuma pendência sobre o Projeto, caso o líder não possa comparecer a uma reunião, por exemplo. d. Calendário de Reuniões Deve-se ter um calendário explicitamente definido, onde fica claro : quando as reuniões acontecerão onde serão as reuniões quem participa quais são os temas entre outras coisa e. Comunicação / divulgação Cria-se um mecanismo interno de comunicação muito forte, para dar notícias sobre o projeto, atas de reuniões, avisos importantes, etc.

8. Exemplo de organização na implementação de um Projeto em ERP Treinamento As-Is Should-Be Análise de Aderência Customização QA Go-Live Support Interfaces Map Gap Analysis

9. General Sponsor Meetings frequency Monthly Steering Committee Project Management Project Management Project Management Weekly Daily Functional Team Consultants Programmers Functional Team Consultants Key-Users Customer IT Governance ERP Consulting

10. 4. Motivação Conforme já estudamos profundamente no Capítulo de Liderança e Motivação, a Motivação representa o interesse das pessoas em realizar as tarefas e alcançar os objetivos do Projeto, baseada em alguns fatores : a. Recompensas Imediatas ou remotas, materiais ou psicológicas, as recompensas representam os principais componentes da Motivação. Algumas pessoas se satisfazem em trabalhar em grandes empreitadas, apenas pela satisfação pessoal, como em obras filantrópicas, assistenciais, voluntários de programas de recuperação ( álcool, drogas, etc ), por causas religiosas ( quermesses, reformas, etc ) entre tantas outras. Porém, para a outras pessoas, as recompensas morais não são suficientes, ou seja, precisam receber alguma recompensa material para continuar motivado no projeto ( salário, prêmio, promoção, etc. )

11. b. Interesse intrínseco Em geral, envolvem pessoas que se atraem por causa ideológica, por um produto inovador ou mesmo por uma idéia de desenvolvimento atraente para engrandecer a carreira. As missões de conteúdo moral são aquelas encontradas mais facilmente em organizações religiosas, políticas de forte ideologia, voluntariado em geral, programa de educação continuada, e de pesquisa. c. Desafios e ameaças São componentes que seguramente elevam a motivação das pessoas da equipe do Projeto. Um trabalho extra para demonstrar maior disponibilidade ou para resolver um problema, por exemplo, são caracterizados como desafios no Projeto. Também, as ameaças externas como a não realização do Projeto, a perda do emprego, a substituição por um concorrente, representam por exemplo, as ameaças.

12. 5. Comunicação Primordial e um desafio constante para qualquer Organização. Manter a Equipe, o Cliente, o Sponsor, os Fornecedores e outros elementos do Projeto informados : no momento certo, com a qualidade e acurácia necessária, é uma das tarefas mais difíceis do Projeto. E vejam que atualmente não faltam mecanismos : memorando, carta, fax, e-mail, telefone, voz sobre IP, etc. A Comunicação também envolve : a. disposição para ouvir Toda a equipe deve ter o respeito de deixar todos falarem e darem as suas opiniões sobre o Projeto e seu andamento, mesmo que contrárias a alguns integrantes.

13. b. disposição para falar Representa o interesse das pessoas em participar ativamente do Projeto : opinando, criticando, sugerindo, etc. c. Organização pessoal para participar Envolver o controle que cada um deve ter para que possa participar adequadamente das reuniões, ouvindo e falando. Por exemplo : regras de educação básica, idioma, conhecimento / preparação, entre outros elementos.

14. Fatores críticos de sucesso em projetos 1. Defina e dê 1 exemplo de Visão. 2. Defina e dê 1 exemplo de Missão. 3. Por que a competência dos colegas é um fator de Coesão em um Projeto ? 4. Por que a confiança é um fator de Coesão em um Projeto ? 5. Por que a autogestão é um fator na Organização de um Projeto ? 6. Por que Calendário de reuniões é um fator na Organização de um Projeto ? 7. Quais são as recompensas como Motivação de um Projeto ? 8. Por que desafios e ameaças podem ser fatores de Motivação ? 9. Comente sobre disposição para ouvir, como elemento de Comunicação em Projetos. 10. Comente sobre a Organização pessoal para participar, como elemento de Comunicação em Projetos.