GERENCIAMENTO DE PROJETOS

1. GERENCIAMENTO DE PROJETOS Prof. Msc. Eduardo Jesus Coppola

2. Básicos

3. Cenário Atual Porque Gerenciar Projetos ? Quais são os problemas típicos nos projetos ? Atrasos no cronograma Custos acima do previsto Carência de Recursos Humanos Mudança nos requisitos e nas especificações Qualidade abaixo da esperada

4. Cenário Atual Uma questão de sobrevivência Mercado muito competitivo Margens de lucro cada vez menores Padrões de qualidade cada vez mais exigentes Mudanças constantes mudanças

5. Cenário Atual parcerias compressão do ciclo de vida dos produtos globalização desenvolvimento 3o.mundo downsizing EMPRESA competitividade foco em resultados explosão do conhecimento pequenos projetos, grandes problemas

6. O que é gerenciar um projeto? Gerenciar um projeto é combinar pessoas, sistemas e técnicas gerenciais para atingir objetivos estabelecidos.

7. Exemplos de Projetos • Desenvolvimento de um produto • Introdução de um Programa de Qualidade • Implantação de Sistema de Avaliação de Desempenho • Campanha de Marketing • Introdução de novo processo produtivo • Ampliação de capacidade • Desenvolvimento de Sistema de Informação

8. Roteiro para o Plano do Projeto Nivelamento de recursos

9. O início do projeto Patrocinador Início Gerente do Projeto Equipe do Projeto

10. Identificação de necessidades articular requisitos técnicos estabelecer requisitos funcionais articular a necessidade reconhecer a necessidade emergência da necessidade

11. O Ciclo de Vida dos Projetos

12. Superposição de Grupos de Processos Volume de ativids. Processos de Execução Processos de Planejamento Processos de Fecham. Processos de Concepção Processos de Controle Tempo

13. Passos na análise dos riscos probabilidade identifique os riscos quantifique-os -Probabilidade e Impacto- desenvolva resposta aos riscos - mitigar - impedir - aceitar - transferir mantenha controle sobre eles x 5 alta x 2 x 3 x 6 baixa x 4 x 1 impacto baixo alto ER = Prob x Imp

14. Proposta de Projeto 1/3 Título:_______________Patrocinador__________Data_____ 1. Objetivos 2. Diretrizes para o projeto 3. Riscos e desafios 4. Resultados e impactos sobre o negócio - Metas 5. Prazo estimado 6. Recursos necessários - variação de R$ _____ a R$ _____ 7. Lider do Projeto 8. Comentários e Aprovação do patrocinador ( o patrocinador do projeto deve preencher esta página ) Exemplo

15. Exemplo Proposta de Projeto 2/3 Título:_______________Patrocinador__________Data______ 9. Equipe do Projeto Nome do líder do projeto__________________ ___%tempo Outros membros da equipe de projeto Nome %tempo peso SGD Nome %tempo peso SGD 10. Estrutura da Equipe do Projeto - estrutura, treinamento, localização - 11. Investimento - estyimativa de recursos financeiros, retorno esperado - 12. Marcos do Projeto ( o líder do projeto e a equipe básica devem preencher esta página )

16. Exemplo Proposta de Projeto 3/3 Título:_______________Patrocinador__________Data______ 13. Riscos e desafios / Planos para superá-los Riscos e desafios Planos para superá-los 14. Entradas principais e requisitos de comunicação - projetos relacionados ou injciativas - 15 Fontes de Dados importantes - de recursos financeiros, retorno esperado - 16. Comentários gerais e Informações adicionais ( o líder do projeto e a equipe básica devem preencher esta página )

17. A estrutura organizacional do Projeto Trabalhar sempre entre estas duas estruturas

18. Papéis na Estrutura Patrocinador - arbitra conflitos - estimula as negociações - assegura soluções - observa e assegura o equilíbrio de poderes na gestão do projeto Gerente do Projeto - faz acontecer o projeto - assegura que os esforços das áreas funcionais estejam disponíveis e sejam integrados - desempenho depende de habilidades de relacionamento interpessoal Gerente Funcional - compartilha recursos - equilibra necessidades e prioridades dos múltiplos projetos - executa e acompanha atividades Especialista - equilibra interesses e demandas conflitantes entre os gerentes funcional e do projeto - executa as atividades do projeto

19. Roteiro para o Plano do Projeto Nivelamento de recursos

20. Estrutura Analítica do Projeto (WBS: Work Breakdown Structure) Nível doprojeto Nível deárea Nível degrupo (disciplina) Nível depacote detrabalho

21. WBS - Work Breakdown Structure Preparar e servir o café Preparar água Preparar o pó Serviço Por água na chaleira Serviço externo Aquecer a água Colocar o pó no filtro Serviço interno Preparar bule e coador Pegar o pó Abrir o armário Por açúçar nas xícaras Por café nas xícaras Por água no filtro Servir café Trazer açúcar Preparar as xícaras

22. Lista de Atividades & Precedências Atividades imediatamente precedentes Descrição de atividades Duração [cm] Cod. Colocar água na chaleira - A 20 Aquecer a água 80 A B Preparar bule e coador 50 - C Abrir o armário 10 - D Pegar o pó 10 D E Colocar pó no coador 30 C - E F Colocar água no filtro 50 B - F G Colocar café nas xícaras 100 G H Preparar as xícaras 120 - I Trazer açúcar 10 - J Colocar açúcar nas xícaras 40 I - J K Servir o café 80 H - K L

23. 2 3 1 4 I F 7 17 5 6 18 9 8 10 12 11 14 15 16 13 Rede de Atividades • gargalos • uso de recursos • inflexibilidades

24. INÍCIO Rede de Atividades A-20 B-80 Por água na chaleira Aque- cer a água H-100 C-50 F-30 G-50 Por água no coador Por café nas xícaras Put powder on filter Prepare coffeepot +filter L-80 D-10 E-10 abrir o armário FIM Servir o café Pegar o pó I-120 Preparar xícaras K-40 Por açúcar xícaras Codigo-duração J-10 Atividade Trazer açúcar

25. Atividade Duração PDI UDI PDT UDT Representação Adotada Última data de inicio Primeira data de inicio Primeira data de término Última data de término

26. Cálculo e Análise da Rede f=6 F=6 B 15 F 1 7 13 22 28 22 28 23 29 f=0 f=0 f=0 f=0 A 7 C 10 E 12 D 5 0 0 7 7 7 7 17 17 17 17 29 29 29 29 34 34 f=19 G 3 Legenda 7 26 10 29 folga A-C-E-D: Caminho Crítico Ativ Dur PDI UDI PDT UDT

27. Outros tipos deligações entre atividades 1. entre atividades SS - Start to Start SS com lag FF - Finish to Finish FF com lag 2. relacionado a rapidez na execução ASAP - AsSoon As Possible ALAP - As Late As Possible

28. INÍCIO Rede PERT 20 A-20 B-80 0 100 20 Por água na chaleira Aque- cer a água 100 0 20 Últimas datas 20 150 100 250 H-100 150 C-50 F-30 G-50 0 50 50 80 Por água no coador Por café nas xícaras Put powder on filter Prepare coffeepot +filter 20 70 70 100 150 250 150 100 250 330 L-80 D-10 E-10 10 abrir o armário 0 10 20 FIM Servir o café Pegar o pó 330 330 250 330 60 70 50 60 PDT= UDT I-120 0 120 Preparar xícaras K-40 120 160 Por açúcar xícaras 90 210 PDT PDI 0 250 J-10 10 210 Atividade Trazer açúcar UDI UDT 200 210 Primeiras datas

29. INÍCIO Rede PERT Folgas nas atividades 0 0 20 A-20 B-80 0 100 20 Por água na chaleira Aque- cer a água 100 0 20 20 0 20 0 20 150 100 250 H-100 150 C-50 F-30 G-50 0 50 50 80 Por água no coador Por café nas xícaras Put powder on filter Prepare coffeepot +filter 20 70 70 100 150 250 0 150 100 50 50 250 330 L-80 D-10 E-10 10 abrir o armário 0 10 20 FIM Servir o café Pegar o pó 330 330 250 330 60 70 50 60 PDT= UDT 90 I-120 0 120 90 Preparar xícaras K-40 120 160 Por açúcar xícaras 90 210 folga 200 PDT PDI 0 250 J-10 10 210 Atividade Trazer açúcar UDI UDT 200 210

30. Atividades eCaminho Crítico 0 0 20 A-20 B-80 0 100 20 Por água na chaleira Aque- cer a água 100 0 20 20 0 20 0 20 150 100 250 H-100 150 C-50 F-30 G-50 0 50 50 80 Por água no coador Por café nas xícaras Put powder on filter Prepare coffeepot +filter 20 70 70 100 150 250 0 150 100 50 50 250 330 L-80 D-10 E-10 10 abrir o armário 0 10 20 INÍCIO FIM Servir o café Pegar o pó 330 330 0 0 250 330 60 70 PDI= UDI 50 60 PDT= UDT 90 I-120 0 120 90 Preparar xícaras K-40 120 160 Por açúcar xícaras 90 210 folga 200 PDT PDI 0 250 J-10 10 210 Atividade Trazer açúcar UDI UDT 200 210

31. Rede e Caminho Crítico 1. Visão de conjunto 2. Flexibilidade para replanejamento 3. Fixação de responsabilidades 4. Facilidade de comunicação entre os diversos membros da equipe 5. Facilidade para avaliar alternativas e tomar decisões 6. Identificação dos elementos críticos

32. Cronograma de Barras(Gráfico de Gantt) Projeto Desenvolvimento de Treinamento Data de emissão: 10 de Agosto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Consultores 1 Pesquisa de mercado 1.1 Análise de alternativas 1.2 Colher propostas 1.3 Fechar contrato 1.4 Consultores 2 Identificar participantes 2.1 Preparar mat.divulgação 2.2 Distribuir Leit.Prévia 2.3 Legenda: Real Programado Data de Medição

33. Cronograma de Marcos Projeto Desenvolvimento de Treinamento Data de emissão: 10 de Agosto Atividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Instrutores 1 Pesquisa de mercado 1.1 Análise de alternativas 1.2 Colher propostas 1.3 Fechar contrato 1.4 Treinandos 2 Identificar participantes 2.1 Preparar mat.divulgação 2.2 Distribuir Leit.Prévia 2.3 Legenda: Marco atingido Marco Programado Data de Medição

35. Nmáx Nnormal

36. 50 100 150 200 250 300 350 tempo 0 A B C D E F G H I J K L Gantt InicialeHistograma de Recursos recursos 5 4 3 2 1 0 Nmax Nnormal 50 100 150 200 250 300 350 tempo 0

37. 50 100 150 200 250 300 350 tempo 0 A B C D E F G H I J K L Gantt FinaleRecursos nivelados Datas PlanejadaseBaseline recursos 5 4 3 2 1 0 Nmax Nnormal 50 100 150 200 250 300 350 tempo 0

38. GANTT INICIAL nivelamento GANTT FINAL BASELINE O Baseline do Projeto O baseline deve ser usado como referência durante o desenvolvimento do projeto, em todas as suas reprogramações. Ajustes, atrasos, incrementos nas atividades,tudo deve retornar ao baseline para cumprimento do contrato original.

39. Gerenciando a comunicação

40. Comunicação • Concepção da idéia, tradução, transmissão e monitoramento • Feedback: controle de qualidade da comunicação • Tipos: falada, linguagem corporal, escrita, gráfica • Canais: ricos e pobres • Flui melhor quando precedida por um bom planejamento

41. “Stakeholders” do projeto São indivíduos e organizações que estão ativamente envolvidos no projeto ou cujos interesses podem ser, positiva ou negativamente, afetados pela execução e/ou conclusão do projeto.

42. Os “Stakeholders” do Projeto • Campeões ou patrocinadores • Investidores, diretores, supervisores de alta gerência, clientes (externos e internos) etc • Participantes • Gerente e equipe do projeto, fornecedores, empreiteiros, especialistas, agências reguladoras etc • Externos • Ambientalistas, líderes de comunidade, mídia, grupos comunitários, familiares dos integrantes do projeto etc

43. A comunicação e os “stakeholders” stakeholders necessidades expectativas entender colaborações O time do projeto deve gerenciar e conduzir ações para influenciar os stakeholders e garantir o sucesso do projeto.

44. Montando um Plano de Comunicação de Projetos • Pessoas envolvidas num projeto podem não ter trabalhado juntas anteriormente. • Colaboradores e parceiros externos muitas vezes não conhecem nem a equipe nem a empresa onde o projeto será realizado. • O pessoal envolvido tipicamente divide seu tempo entre suas obrigações funcionais (normalmente atividades de caráter repetitivo) e os outros projetos dos quais participa. • Fazendo uma analogia de um projeto com uma orquestra tocando uma determinada música (comunicação do projeto) com os demais “músicos”.

45. Planejando as Comunicações de um Projeto Liste todas as partes envolvidas no projeto Matriz de Designação de Responsabilidades lista da equipe designada para o projeto. Diretório das Partes Envolvidas no Projeto”, na forma de um catálogo telefônico expandido, com o máximo de informações possíveis (e-mails, telefones, endereços, fax, celulares, residência, vizinho, ...) O passo seguinte é conhecer quem deve receber qual informação e quais os instrumentos (reuniões, formulários etc.) Essas informações devem ser buscadas não só com a equipe executora, mas também junto ao cliente, patrocinador, gerente do projeto, fornecedores e demais partes envolvidas

46. Planejando as Comunicações de um Projeto Com um plano de comunicações montado é fundamental “vendê-lo” a todos os envolvidos e, de fato, implementá-lo. Ajustes poderão ser necessários, mas é normal que isso ocorra. A “venda” não deve ser feita só no lançamento do plano; é necessário que seja contínua. Além disso, deve-se lembrar a todos que a comunicação é como o ar – se não “respirarmos” as comunicações como combinado, o projeto morrerá…

47. Planejando as Comunicações de um Projeto • O passo seguinte é conhecer quem deve receber qual informação e quais os instrumentos (reuniões, formulários etc.) a serem utilizados para disponibilizá-la. • Essas informações devem ser buscadas não só com a equipe executora, mas também junto ao cliente, patrocinador, gerente do projeto, fornecedores e demais partes envolvidas.

48. Executando Comunicações de um Projeto Nos eventos com as interações presenciais recomenda-se desenvolver: Reunião de pontapé inicial - procedimentos gerais que deverão ser utilizados no dia-a-dia do projeto e o resumo geral do plano do projeto Reuniões de acompanhamento - discutidos e resolvidos os problemas técnicos relativos ao desenvolvimento de cada um dos produtos que devem ser entregues nas sucessivas etapas do projeto Reuniões de progresso do projeto averiguação quanto à execução destas dentro do planejamento de prazos, recursos, custos, qualidade e riscos Relatórios de desempenho - são relatórios que resumem, de modo organizado, as informações de desempenho do projeto, dando ênfase a informações sobre desvios Solicitações de mudança - são documentos que apresentam as solicitações de mudança ou de alterações, tanto nos produtos ou serviços a serem entregues durante o projeto, como no trabalho a ser desenvolvido para entregar esses produtos ou serviços. Quadro das informações distribuídas no período - é recomendável disponibilizar para todos os participantes do projeto a lista de  todos os Registros do Projeto, todos os Relatórios  do Projeto e todas as Apresentações do Projeto que foram distribuídas no último período.

49. Encerrando Comunicações de um Projeto • As entregas parciais e finais do projetoPara aprimorar continuadamente a gestão de projetos é fundamental que ao final de cada etapa de trabalho, ou a cada entrega de um produto ou serviço intermediário, aproveite-se a oportunidade para: • Organizar os arquivos do projeto relativos àquela fase (acervo do projeto), etapa ou produto/serviço intermediário que está sendo entregue • Obter a aceitação formal do cliente • Levantar as lições aprendidas • Rever e atualizar o planejamento das comunicações

50. Perguntas aos “Stakeholders” • Quais são as suas expectativas com relação ao projeto ? • Como você será beneficiado com o sucesso deste projeto ? • Existe algum outro stakeholder que pode ter algum interesse conflitante com o seu neste projeto ?