Zestaw narzędzi do budowania relacji partnerskich w organizacji Urząd Miasta w Dzierżoniowie

1. Zestaw narzędzi do budowania relacji partnerskich w organizacjiUrząd Miasta w Dzierżoniowie Warszawa, 25.06.2013

2. Opis rozwiązania W Urzędzie Miasta w Dzierżoniowie obrano za cel podejmowanie działań przyczyniających się do integrowania zespołu, motywowania do wspólnej pracy, budowania kultury organizacyjnej opartej na relacjach partnerskich, ponieważ zmotywowani i zintegrowani pracownicy są najważniejszym czynnikiem sukcesu organizacji i podstawą do doskonalenia. Relacje partnerskie budowane są wielopłaszczyznowo – zarówno w stosunkach między pracownikami jak i na linii pracownik-kierownictwo. W 2009 r. Urząd określił kluczowe czynniki sukcesu, w których główną rolę odgrywa obszar pracowników. Wdrażając model EFQM Zespół pracowników (TGV) opierał się głównie na jednej z fundamentalnych zasad modelu „Odnoszenie sukcesów dzięki pracownikom”. W 2010 roku opracowano i wdrożono Zasady Zarządzania Zasobami Ludzkimi, których podstawowymi elementami są kluczowe wartości zarządzania zasobami ludzkimi określonymi jako - Zasady 4P.

3. Kluczowe wartości w zarządzaniu zasobami ludzkimi 4xP: • P jak Profesjonalizm • P jak Praca zespołowa • P jak Partycypacja • P jak Partnerstwo

4. W celu realizacji zasad 4P Urząd stosuje zestaw sprawdzonych 6 narzędzi, mających na celu dialog z pracownikami, zwiększenie ich zaangażowania i budowanie relacji partnerskich, są to:Narzędzie Nr 1: Organizacja imprez imieninowych, integracyjnych i wyjazdowych wycieczek. Narzędzie Nr 2: Realizacja pełnego procesubadań satysfakcji pracowników.Narzędzie Nr 3: Redagowanie i wydawanie przez Zespół pracowników urzędowej gazetki, pn. „Urzędowa Lokomotywa” oraz organizowanie Plebiscytu na najsympatyczniejszą koleżankę/kolegę. Narzędzie Nr 4: Wzmacnianie i doskonalenie kultury pracy zespołowej.Narzędzie Nr 5: Włączaniepracowników w proces zarządzania poprzez autorskie opracowywanie instrukcji , regulaminów z obszaru zarządzania pracownikami. Narzędzie Nr 6: Angażowanie pracowników w działania na rzecz społeczeństwa poprzez uczestnictwo w różnych akcjach społecznych , np. udział pracowników w akcji WOŚP, zbiórka pieniędzy dla chorych dzieci, przekazywanie świątecznych paczek dla potrzebujących, oddawanie krwi, udział w akcji „Mogiłę Pradziada ocal od zapomnienia”, 1 % od podatku. Opis rozwiązania

5. Adekwatność zgłaszanego rozwiązania • Stwierdzonymi problemami w organizacji było: • „załamanie” wyników badań satysfakcji pracowników, • zbyt małe zaangażowanie pracowników w realizację wspólnych projektów czy zadań, • obniżanie poczucia jedności zespołu pracowników, • bardzo duża ilość nowych, trudnych do realizacji zadań,

6. Skuteczność zgłaszanego rozwiązania • Potwierdzeniem na skuteczność wdrożonych podejść są: • wyniki satysfakcji pracowników, które uzyskały ponownie wysoki poziom, • mała absencja pracowników, niska rotacja, • podwyższa się profesjonalizm pracowników, • corocznie zwiększa się zaangażowanie w pracę zespołową, jednym z kluczowych zespołów jest powołany w 2009r zespół TGV, który doprowadził organizację do uzyskania Europejskiej Nagrody Doskonałości EFQM w 2012r., aktórego praca stanowiła dobrą praktykę w fundacji EFQM. • Zdecydowana większość pracowników uczestniczy w imprezach integracyjnych i imieninowych, chętnie angażując się w przygotowywanie programów artystycznych. • Wielu pracowników włącza się w różne akcje społeczne.

7. W wyniku podjętych działań organizacja odnotowuje wysoki poziom satysfakcji z pracy w urzędzie

8. Sukcesywnie wzrasta ilość powoływanych zespołów, a także zaangażowanie pracowników w pracę zespołową

11. Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania • W 2010 opracowano i wdrożono jednolite i przejrzyste zasady powoływania i funkcjonowania zespołów pracowniczych. Dzięki opracowanym dokumentom zwiększyła się przejrzystość doboru pracowników do zespołu przy zachowaniu zasady jawności. • Projekt ankiety w badaniach satysfakcji pracowników jest konsultowany z pracownikami przed rozpoczęciem badania, informowani są oni także o celu i wynikach badania. Corocznie po badaniu satysfakcji wdrażane są działania doskonalące uwzględniające potrzeby pracowników. • Wszyscy pracownicy mogą uczestniczyć w procesie przygotowywania nowych regulaminów i instrukcji dotyczących spraw wewnątrz organizacji: • W2008r. pracownicy wspólnie opracowali Kodeks Etyki. • W 2009r. wdrożono wspólnie Standardy Obsługi Klienta. • W 2010r. opracowano projekt Regulaminu Wynagradzania.

12. Trwałość zgłaszanego rozwiązania • Opisane podejście stanowi szereg działań, które maja wieloletnią praktykę a wszystkie działania mają kontynuację i są doskonalone. • - Imprezy imieninowe organizowane są od 2000 roku. • - Urząd prowadzi badania satysfakcji pracowników od 2004r. • - Od 2009r. wydawana jest kwartalnie „Lokomotywa Urzędowa” • -Od 2010r organizowany jest Plebiscyt na najsympatyczniejszą/ego koleżankę/kolegę • - Cyklicznie organizowane są akcje społeczne.

13. Możliwość zastosowania w innych jednostkach samorządowych • Wdrożone rozwiązania są zalecane do implementacji w organizacjach, które odnotowują niski poziom zaangażowania i motywacji pracowników. • Działania te nie wymagają zaangażowania nadmiernych nakładów finansowych czy rzeczowych. • Opisane podejście stanowi szereg działań, które były wdrażane sukcesywnie od kilku lat. • Nie zaleca się wdrażania wszystkich działań jednocześnie. • Bardzo ważna jest faza konsultacji z pracownikami i informowanie ich na każdym etapie podejmowanych działań.

16. Dziękuję za uwagę Wanda Ostrowska – Zastępca Burmistrza, Urząd Miasta w Dzierżoniowie wostrowska@um.dzierzoniow.pl, www.dzierzoniow.pl