S isteme de gestiune financiar contabila

1. Sisteme de gestiunefinanciarcontabila CostacheIulian Predoiu Maria-Mihaela Programul de master MTI

2. Cuprins : • Definitii • Generalitati • Mediulintreprinderii • Clasificareafluxurilor • Fluxurilebanesti • Capitalulsiciclulfinanciar • Functiafinanciarcontabila a intreprinderii • Importantamodulului de gestiunefinanciarcontabila in cadrulunuisistem ERP • Parereaspecialistilor • Exemple de sisteme de gestiunefinanciarcontabila: • Bibliografie • Q&A

3. Definitii • Gestiuneafinanciar-contabilacuprindeansamblulactivitatilorprin care se realizeazaobiectiveleprivind: • obtinereasifolosireamijloacelorfinanciarenecesaredesfasurariinormale a productiei • inregistrareasievidenta in expresievaloricaa activitatiieconomice din cadrulintreprinderii • Gestiuneafinanciar-contabilaurmareste: • utilizareaeficienta a resurselor • desfasurarearitmica a activitatii • Semnalareafenomenele care influenteazanivelulprofitului • reducereacosturilor

4. Mediulintrepriderii • Este ansamblulfacorilornaturali, economici, financiari, tehnici, juridici, demografici, socialisipolitici in contextulcaroraactioneaza o firma. • Componentelemediuluisunt: • Componentaindustrial-comerciala = raporturilefirmei cu partenerii in procesul de achizitionare a factorilor de productie • Componenta sociala = relatii contractuale cu angajatii si sindicatele • Componenta statala = ansamblul obligatiilor catre bugetul de stat • Componenta financiara = relatiile firmei piata financiara • Sistemul de relatii cu tertii (stakeholders) = furnizori, clienti, creditori, organisme publice, organizatii civile, etc. • Intretinerea relatiilor cu tertii presupune schimburi intre firma si mediu in bunuri si moneda, care poarta numele de fluxuri.

5. Clasificareafluxurilor • In functie de obiectulschimbuluifluxurile pot fi: • Fluxuri materiale • Banesti • de forta de munca • Informationale • decizionale • In functie de orientarefluxurile pot fi: • Fluxuri de intrare(input) • La inceputulprocesului de productietransferulsirespectivfluxurilevindinspremediuspreintreprindere • Fluxuri de iesire(output) • La incheiereaciclului de productie, de regula, operatiunile de transfer sifluxuriledunt orientate dinspreintreprinderespre interior • Gestiuneafinanciarcontabila se ocupa cu precadere de fluxurilebanesti.

6. Fluxurilebanesti • Fluxurilebanestiexprimaoperatiunile de folosire a banilor in transferurilemediu-intreprinderesiinvers. • De multeorifluxurilebanestiimplicasiexistentafluxurilorrealesaucorporale care implica: • materii prime, • Materiale • produse finite • servicii • Intreprindereapoatefivazuta ca sinod de fluxuri

7. Clasificareafluxurilorbanesti • In functie de relatia cu fluxurilereale: • Dependente – apar ca urmare a existenteifluxurilorreale. Ele pot fi: • Immediate – aparsimultan cu fluxul real (ex. o plata) • Decalate – exista un ecarttemporar. Eleconduc la creante la furnizorisi la datorii la cumparatori • Autonome – se produccaurmare a operatiunilor de imprumut. Intra in component capitaluluiintreprinderii. • In functie de modalitatea de generareelesunt: • Generate de operatiuni de procuraresiutilizare a capitalului, in concordanta cu necesitatilepe care le reclamabunaderulare a fluxurilorreale, sioperatiunile de recuperareintegrala a capitalului • Generate de obtinereasifolosireaprofitului

8. Capitalulsiciclulfinanciar • Ciclulfinanciarreprezintatotalitateaoperaţiunilor care se producîntremomentultransformariibanilorînbunurişi/sauserviciipâna la momentulîn care capitalulrevine la forma iniţialabaneasca • Tipuri de ciclurifinanciare: • ciclul de investiţiiconstituiecapacitatea de producţie a întreprinderii, ceeacedeterminǎtransformareabanilor, ca primǎformǎ de manifestare a capitalului, prinacte de cumpǎrare sau prin decontarea cheltuielilor ocazionate de realizarea în regie proprie a unor elemente de activ imobilizat, în bunuri materiale. • Bunurile materiale realizate în cadrul sǎu reprezintǎ baza tehnicǎ a ciclului de exploatare, pe o perioada lungǎ de timp. • Ciclul de exploatare este cel în care are loc întregul proces de aprovizionare, producţie, comercializare şi încasare a contravalorii produselor rezultate. • Ciclul operaţiunilor financiare se formeazǎ atunci când se primeşte sau se restituie un împrumut, ca urmare a unor relaţii între întreprindere şi instituiile financiare

9. Functiafinanciar-contabila • Asiguralegaturaintreprinderii cu piatacapitalurilor • Este reprezentatǎ de totalitatearaporturilorceprivescconstituireaşiutilizareacapitalurilorîntreprinderii • Rolurilefunctieifinanciarcontabilesunt: • Roluloperaţional- se concretizeazǎînadoptareaunordecizii de constituire a capitalurilor, de utilizare a lor, fapt care implicǎnegociereacreditelorbancareînvedereacontractǎriiunorîmprumuturi, vânzare de acţiuni, încasareaclienţilor, platafurnizorilor etc. • Rolulfuncţionalconstǎînînregistrarea, tratarea, analizaşidifuzareainformaţiilornecesaregestiuniiîntreprinderiişiacordareaasistenţei de specialitatecelorlaltefuncţii ale întreprinderii. • Rolul politic al funcţiei financiar-contabile se referǎ la faptul cǎ activitatea financiarǎ a întreprinderii se desfǎşoarǎ ţinând seama de constrângerile sociale, economice, politice care se exercitǎ asupra întreprinderii şi care nu pot fi neglijate. • Între funcţia financiar-contabilǎ şi celelalte funcţii ale întreprinderii (de producţie, comercialǎ, de personal) existǎ legǎturi, toate conectându-se cu mediul extern al întreprinderii prin intermediul fluxurilor reale şi a fluxurilor bǎneşti.

10. Definirea gestiunii financiar-contabile a întreprinderii • Gestiuneafinanciaraeste un ansamblude deciziişiactivitaţicare concura la reglareaşiajustareafluxurilorfinanciareşi a fondurilor,lagospodarirearesurselorfinanciare ale întreprinderii. • Este expresiaoperaţionala (practica) a funcţieifinanciar-contabile • Foloseşte cunostinţe din mai multe domenii (finanţe, contabilitate, analiza economico-financiara, management, marketing etc) • Compartimentulfinanciar-contabilofera un ajutor valid manageruluiîntreprinderiiînceeacepriveşte: • reperarea, procurarea, conservarea, investirea, controlul, evaluarearesurselorbaneşti ale întreprinderii.

11. Obiectivelegestiuniifinanciar-contabile • Practicaşiteoriamicroeconomicacontemporanarecunoaştegestiuniifinanicar-contabileurmatoareleobiective: • Asigurareasecuritaţiiîntreprinderii, respectivechilibrulfinanicar a întreprinderii, prin • nivelulfondului de rulment, • coeficientului de îndatorareşi a • niveluluiîncasarilor; • Garantareaprofitabilitaţii, ca expresie a eficienţeifolosiriicapitalurilor, ilustrataînratele de rentabilitateeconomicaşifinanicara; • Asigurareaflexibilitaţiiîntreprinderii • a capacitaţiiacesteia de a se adaptacircumstanţelordificile (flexibilitatedefensiva), prinneutilizareaintegrala a capacitaţii de autofinanţareşi de îndatorare • de a valorificaoportunitaţile de obţinereşisporire a profitului, a cifrei de afaceri (flexibilitateofensiva). • Unele întreprinderi îşi propun ca obiectiv al gestiunii financiar-contabile maximizarea valorii de piaţa a întreprinderii

12. Sistemeinformatice de gestinunefinanciarcontabila • Sistemele informaţionaleinfluenţează însens pozitiv relaţiile financiare dintre subiecţii economici, graţie tranzacţiilortelematice • de exemplu, apariţia e-banks, adică a structurilor accesibile din oricepunct 24 din 24 de ore, care oferă prin intermediul instrumentelor electroniceridicarea, depunerea, servicii de plăţi şi încasări, tranzacţii, cecuri de călătorie,împrumuturi on-line şi alte genuri de servicii financiare • Globalizarea pieţelorfinanciare, pe care tranzacţiile internaţionale se realizează zilnic, devine unelement de care nu se mai poate face abstracţie în dezvoltarea întreprinderilor careîşi cotează acţiunile. • modululfinanciarcontabilesteindispensabilintreprinderilorindiferent de dimensiuni • Nu s-ar putea vorbi de Enterprise Resource Planning în lipsa informaţiilor financiar-contabile din operaţiunile pe care le administrează aceste sisteme

13. Sistemeinformatice de gestinunefinanciarcontabila • Chiar dacă esenţa unui ERP constă în integrarea în aceeaşi bază de date a tututor informaţiilor disponibile în companie, pentru mulţi beneficiari modulul financiar contabil este piesa de rezistenţă. • Ca generalitate, importanţa acestui modul este invers proporţională cu dimensiunea organizaţiei beneficiarului. • Companiile mici tind să acorde atenţie doar acestui modul, în timp ce în organizaţiile mari acesta este doar o piesă din puzzle, cu valoare doar în urma însumării informaţiilor din modulele adiacente activităţilor productive şi comerciale. • La nivel de submodule, orientarea este mai evidentă către separarea activităţilor contabile de cele financiare, tendinţă care se regăseşte în structura acestora. • În general, zona financiară conţine submodulele orientate către gestionarea cash flow-ului, a operaţiilor cu banca, deconturi, rapoarte, avansuri, creanţe etc., iar zona contabilă către note contabile, rapoarte, conversie note contabile în IAS, operaţiuni periodice etc.

14. Parereaspecialistilor • “Modulul Financiar–Contabil este elementul central al oricărei aplicaţii ERP. Toate datele din sistem sunt centralizate în modulul financiar-contabil, ele oferind suportul pentru diverse rapoarte legale. Pentru companiile mici, investiţia într-o soluţie financiar-contabilă este un prim pas; pe măsură însă ce acestea se dezvoltă, apelarea la o soluţie ERP pentru integrarea tuturor proceselor de business devine o cerinţă obligatorie.“ • Raluca IoanaKomartin, Managing Director, LLP Bucharest

15. Parereaspecialistilor - Ponderea ,,contabilităţii” în achiziţie • ,,Firmele mici nu prea sunt clienţi potenţiali pentru un sistem ERP, cu siguranţă nu pentru o soluţie de talia Charismei. De regulă, firmele mici, care sunt dispuse să investească în infrastructură software, se orientează către soluţiie din clasa 3tier, mult mai eficiente decât simplele soft-uri de contabilitate, dar limitate din punct de vedere al susţinerii ciclului de creştere al companiei. Atât în cazul firmelor mici, cât şi în cel al firmelor mari şi foarte mari, principalul motiv al achiziţiei unui ERP este baza de date unică, care permite gestionarea întregii activităţi desfăşurate de companie, în mod unitar. Modulul Financiar răspunde unor cerinţe din zona financiară, care sunt similare în orice ERP, diferenţa între soluţii făcându-se poate prin gradul în care modulul reuşeşte, cu funcţionalităţile sale, să răspundă acestor cerinţe într-un mod adecvat.“ • Costin Baicu, Director Financiar, TotalSoft

16. Parereaspecialistilor - Primul pas înimplementareaunui ERP • ,,Oracle Financials este un sistem care asigură realizarea performantă a ansamblului de activităţi financiare ale întreprinderii, în strânsă conexiune cu celelalte sisteme – de aprovizionare-desfacere, de gestiune a materialelor, de producţie, proiecte, salarizare etc. De aceea, Sistemul Financiar trebuie să aibă prioritate în primele faze ale proiectului de implementare a unui nou sistem informatic şi să fie în concordanţă cu strategia companiei.“ • Elena Micu, ERP Senior Sales Consultant, Oracle România.

17. Parereaspecialistilor - Submodule şi funcţionalităţi • ,,Am observat o scădere a interesului pentru operaţiunile financiar contabile din partea celor care iau decizia de achiziţie a unui ERP, mai importantă fiind informatizarea activităţilor «direct productive». În cazul sistemului ERP DataLight Enterprise al AttoSOFT, modulul Financiar-Contabil cuprinde un submodul de Management financiar, dedicat top-managerilor care nu ştiu contabilitate. Acest submodul evaluează valori contabile şi prezintă situaţii sintetice, care pot fi interpretate fără a fi necesare cunoştinţe contabile. Există două submodule: Contabilitate şi Indicatori financiari. În primul se centralizează informaţiile contabile din celelalte module (sau se operează manual, dacă se lucrează numai cu acest modul). În cel de-a doilea modul se vizualizează informaţiile de natură managerială (profit, pierdere, componenta cheltuieli, venituri, rate financiare).“ • Iulian Stoicescu, Director General, Attosoft

18. Interfaţă prietenoasă siînregistrări riguroase • Una dintre dificultăţile comune apărute la implementarea unui ERP (dar şi a altor tipuri de aplicaţii) este schimbarea modului de lucru al utilizatorilor şi familiarizarea acestora cu interfaţa noului sistem. • Modulul Financiar-Contabil vizează o categorie de utilizatori lipsiţi de un background tehnic şi pentru care adaptarea la noul sistem va fi inevitabil mai dificilă • Operatiunilefinanciar-contabile trebuie să respecte o anumită rigurozitate impusă atât de natura informaţiilor tranzacţionate, cât şi de stricteţea cerinţelor legislative. • Astfel, ERP-ul, în general, şi modulul Financiar-Contabil, în special, trebuie să păstreze un echilibru între ergonomia interfeţei/simplitatea modului de lucru şi acurateţea înregistrărilor. • ,,Este important pentru utilizatori şi un criteriu de selecţie în alegerea aplicaţiei ERP. Principala problemă identificată la nivelul utilizatorilor este că formele ecran prin care se introduc documentele sunt percepute drept complicate, cu prea multe câmpuri. Este un «păcat» general al unui ERP, dat fiind gradul de generalitate pe care trebuiesă-l acopere. O altă problemă este legată de introducerea corectă a informaţiilor, respectiv forţarea utilizatorului să respecte anumite reguli. Există de multe ori aşteptări exagerate legate de «puterea» interfeţei de a forţa utilizatorul să respecte regulile interne ale companiei. Echilibrul trebuie să se regăsească la nivelul tuturor modulelor ERP, dar trebuie avut în vedere că în modulul Financiar-Contabil această cerinţă este critică, pentru că aici se introduc sau tranzitează cel mai mare număr de documente.“ Cristian Dinu, Chara Software

19. Automatizarea operaţiunilor contabile • Modulul Financiar-Contabil aduce, ca avantaj major, automatizarea operaţiunilor specifice într-un procent de până la 95%, în funcţie de gradul de personalizare a aplicaţiei. • Automatizarea este posibilă prin gradul ridicat de repetabilitate a operaţiunilor financiar-contabile şi înseamnă aplicarea unor şabloane, existente în aplicaţie sau predefinite la implementare. Alături de creşterea vitezei de operare, această automatizare permite persoanelor fără cunoştinţe contabile să lucreze în aplicaţie, dar mai ales elimină erorile umane din anumite operaţiuni. • „Majoritatea operaţiunilor contabile (facturi clienţi, facturi furnizori, plăţi şi încasări, amortizări, înregistrări contabile specifice închiderii de lună/an) generează, în mod automat, articole contabile. De asemenea, descărcarea de gestiune, înregistrările diferenţelor de curs valutar sau operaţiunile periodice (facturi utilităţi, chirii, leasing etc.) sunt automatizabile.“ Genovel Iovu, Kepler

20. Senior ERP • SeniorERPestesistemul ERP dedicatcompaniilor de Distributie, ProductiesiServicii. • SeniorERP – caracteristiciprincipale: • Flexibilitate - datoritamecanismului de compresie a dateloraplicatiapoaterulasipeconexiunimaiputinperformante (tip dial-up sau GPRS), oferindflexibilitatepentru a fifolosita de sucursalemicisauagentimobili din teritoriu. Sistemulpoateficonfigurat in functie de infrastructuraclientului, beneficiind de flexibilitateaoferita de Windows Communication Foundation • Interoperabilitate - caracterul de aplicatiedeschisacatrealtesistemeeste data de arhitectura de tip SOA (Service Oriented Arhitecture) • Operare Online - SeniorERPeste un sistem ERP construitpe o arhitectura multi-tier (client - server aplicatie - server baze date) fiindoptimizatpentruinterconectareprin Internet. • Scalabilitate - Scalabilitateasolutieieste virtual conditionatadoar de infrastructura hardware si de capacitatilecanalelor de comunicatie. SeniorERPurmeazaprincipiul “pay as you grow “, oferindposibilitateaextinderiiatatpeorizontala, ca volum de lucru, cat sipeverticala, ca numar de functionalitati.

21. Platphorma • Sistemul de gestiune financiar-contabila PLATPHORMA face parte din seria aplicatiilor economice integrate. • Sistemul este inzestrat cu mecanisme puternice de urmarire a activitatiilor de distributie, productie, gestiune parc auto, urmarire centre de cost/profit, mijloace fixe etc. si poate genera situatii financiar-contabile foarte complexe. Permite lucrul in sistem multi-exercitiu, multi-valuta si deschiderea unui numar nelimitat de gestiuni, ce pot fi organizate dupa orice metoda de descarcare. • Din punct de vedere tehnic, sistemul PLATPHORMA este o aplicatie Windows. Sistemul respecta Principiul introducerii unice a datelor si ofera o flexibilitate deosebita in simularea situatiilor speciale. Sistemul este inzestrat cu mecanisme puternice de selectie si sortare, dispunand de un generator performant de situatii. • Ofertaconsta in: • Peste 40 de module integrate intr-un sistem unitar de gestiune financiar contabila! • Generator de calcule - executa toate calculele de sfarsit de luna la un singur click • Platphorma B.A. - Analiza afacerii • Platphorma CRM - management de documente, eficientizarea relatiei cu clientii • Sabloane acte - faciliteaza introducerea actelor cu grad mare de repetitivitate • Optimizarea alocarii resurselor - mecanisme de inchidere automata a aplicatiei client • Trimitere facturi proforma, emise si liste facturi neincasate pe email, direct din sistem • Exportul tuturor listelor de print in format PDF • Serviciul Online Helpdesk - asistenta tehnica prin e-mail, echivalent al unui serviciu de call • Serviciul Chat – disponibil gratuit

22. Charisma - contabilitate • Asigură managementul paralel al locaţiilor companiei sau a celorlalte societăţi, părţi ale unui holding, • Permite definirea exerciţiilor financiare urmărite de sistem şi a perioadelor contabile, asigurând securitatea datelor • Permite urmărirea simultană a mai multor sisteme contabile – interne sau externe: RAS, IAS, USGAAP, de grup, IFRS, etc.), bancare sau de grup. • Oferă soluţie cu privire la reglementările BNR cu privire la raportarea CRB în privinţa debitelor pe care clienţii le înregistrează la companiile de tip IFN. • Asigură un grad înalt de configurabilitate - se pot configura planuri de conturi pe fiecare sistem contabil, centre de cost pentru alocarea veniturilor şi cheltuielilor, modele de contare pe fiecare tranzacţie operaţională, clasificări conturi, cote de TVA. • Permite lucrul simultan în două perioade distincte (luni, ani). • Este multi-valută • Realizează contările în mod automat a documentelor operaţionale, pe baza unor modele de contare configurate la iniţializarea sistemului. Toate înregistrările contabile automate devin instantaneu valide şi apar efectiv în rulajele conturilor. • Integrează management-ul riscului • Permiteintroducerea de note contabilemanualeîncazulunorsituaţiispeciale • Ataşează fiecărei note contabile (automată sau manuală) mai multe dimensiuni de analiză (departamente, proiecte, contracte, etc.) permiţând obţinerea de rapoarte (fişe de cont, balanţă contabilă, etc.) filtrate pe aceste dimensiuni • Permite consolidarea rezultatelor anuale contabile pentru societăţile parte a unui holding • Asigură toate rapoartele legale • Oferă utilizatorului posibilitatea creării de rapoarte folosind baza de date şi generatorul de rapoarte. • Permiteconfigurarearapoartelorspeciale cumulate (de tip bilanţcontabil, profit şipierderi, cash-flow, etc.) • Beneficiază de funcţii de export / importă date contabile necesare raportărilor sau provenite din surse externe. • Este integrată nativ cu modulele de bază din suita Charisma ERP: Financiar, Vânzări, Achiziţii, Mijloace Fixe, Gestiunea bugetelor, Gestiunea stocurilor, Comerţul exterior, Gestiunea asigurărilor şi a Contractelor de finanţare.

23. Bibliografie • http://www.platphorma.ro/ • http://www.seniorerp.ro/senior_erp • http://www.charisma.ro/ • http://www.totalsoft.ro/ • http://www.ekepler.com/ • http://www.attosoft.ro/ • http://www.oracle.com/us/products/applications/ebusiness/index.html • http://www.llpgroup.com/ro/ • http://www.chara.ro/chara/syntesio.html • http://facultate.regielive.ro/cursuri/contabilitate/gestiunea_financiar_contabila_a_intreprinderii-10117.html

24. Q & A (intrebarisiraspunsuri)

25. Vamultumimpentruatentie !