Verandermanagement

Verandermanagement Hoofdstuk 6 SOLL situatie

IST situatie Interne organisatie SOLL situatie Kritische succesfactoren (KSF) Strategie en vaststellen ondernemings-doelstellingen Marketing Afnemers & Markten Organisatiestructuur Organisatiecultuur Vaststellen veranderstrategieën en -instrumenten Interne processen en innovatief vermogen Plan van aanpak verbeterbeleid Financiën Implementatie verbeterbeleid Evaluatie verbeteringen Prestatie indicatoren (PI), normen, verbeteracties Schema SOLL situatie Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Doelstellingen • Het formuleren van duidelijke, zo concreet mogelijke, doelstellingen vormt het feitelijke startpunt van het organisatie veranderproces. • De door het management vastgestelde doelstellingen dienen • B-SMART te zijn: • Budgetgebonden • Specifiek • Meetbaar • Acceptabel • Realistisch • Tijdgebonden Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Voorbeeld doelstelling • Een doelstelling als: • ‘In de komende jaren streven we naar een aanmerkelijke groei van onze dienstverlening aan de zorgsector en tevens naar een substantiële verbetering van onze kwaliteit’, • is niet meer dan een holle frase in een toespraak of brochure. • Over hoeveel jaren gaat het en wanneer gaan we dit meten? • Wat is aanmerkelijk, welke percentuele stijging bedoelen we? • Kunnen we groei verwachten in de zorgsector die te kampen heeft met een uitbreiding van eigen zorgtaken en krimpende budgetten? • Over welke dienstverlening hebben we het eigenlijk, wat valt eronder en wat niet? • Wat is substantiële verbetering van kwaliteit en hoe meten we dat? Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Voorbeeld doelstelling in B-SMART • In de komende twee boekjaren streven we jaarlijks naar 8% omzetgroei in de zorgsector, waarvan jaarlijks 2% autonome groei binnen de bestaande afzetkanalen en jaarlijks 6% groei door acquisitie van nieuwe accounts. De totaal te verwachten omzet wordt daarbij gegenereerd door het huidige dienstenpakket dat bestaat uit de volgende elementen en percentuele omvang: • Adviezen over integrale zorgplannen, 30% • Assistentie en begeleiding bij de invoering van kwaliteitszorgsystemen, 50% • Interim-management, 10% • Ontwikkeling van specifieke hulpmiddelen voor de evaluatie van operationele zorg, 10% Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Voorbeeld doelen klantperspectief BSC Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Excellente ondernemingen • In 1982 verscheen het boek ‘In search of excellence, lessons from America's best run companies’ van de McKinsey adviseurs Th.J. Peters en R.H. Waterman. Op basis van hun onderzoek komen ze tot de conclusie dat een excelllente organisatie moet voldoen aan tenminste een achttal belangrijke kenmerken: • Actiegerichtheid • Klantgerichtheid • Autonomie en ondernemerschap • Productiviteit door mensen • Persoonlijke inzet en waardenbewustzijn • Kernactiviteiten • Eenvoudige organisatie met een kleine staf • Vrijheid in gebondenheid Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Managementtechnieken • Management by Delegation • Management by Exception • Management by Systems • Management by Motivation • Management by Ideas • Management by Break through • Management by Walking around • Management by Objectives Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Management by Objectives (1) • Management by Objectives (MbO), Peter Drucker (1954): • Leidinggeven is niet alleen gericht op doelen, maar ook op de wijze waarop de organisatie die doelen denkt te bereiken. • Resultaatgericht leidinggeven • Vergroten arbeidsmotivatie medewerkers door: • mede formuleren doelen • werkwijzen ter realisatie • MbO wordt met name in gedecentraliseerde divisie organisaties, in het kader van integraal management gebruikt Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Management by Objectives (2) • MbO houdt niet alleen de bepaling en vaststelling van productiedoelen in, het omvat meer. Het gaat ook om een bewust gehanteerd managementproces: • het bepalen van de doelstellingen; • het bepalen van de daarvan afgeleide prestatienormen; • de wijze van controleren over een bepaalde periode; • het opstellen van een actieplan; • uitvoering van het plan; • beoordeling van de resultaten; • vaststellen wat aan verbetering moet worden gedaan en start van een nieuwe cyclus. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Management by Objectives Bepalen kernresultaten, prestatienormen en controlemiddelen Persoonlijk actieplan Actieplan van de leiding Gelegenheid tot presteren Verduidelijken van doelstellingen Prestatiebeoordeling Behoefte aan training en scholing Volgend actieplan Management by Objectives (3) Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Management by Objectives (4) • De autoritaire variantPrestatiedoelen worden concreet geformuleerd en van bovenaf opgelegd. • De samenwerkingsvariantPrestatiedoelen worden concreet geformuleerd en in goed overleg onderling overeengekomen. • De neutrale variantDoelen zijn richtinggevend voor de te leveren prestaties. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Integraal management • In het bedrijfsleven kent men al jaren het begrip integraal management, dat wil zeggen dat betreffende manager integraal verantwoordelijk en bevoegd is voor het functioneren en de prestaties van een resultaatverantwoordelijke eenheid. • Hij mag, binnen de procedures en beleidskaders van het concern, beslissingen nemen ten aanzien van productie (planning), personeel (bijvoorbeeld opleidingen), investeringen duurzame activa. • Bij integraal management is de manager dus ook verantwoordelijk voor bijvoorbeeld de uitvoering van HRM beleid en kwaliteitsbeleid en laat dit dus niet over aan de afdelingen Personeel & Organisatie en Quality Assurance. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Contractmanagement • Contractmanagement is het werken met management contracten binnen een systeem van integraal management • In een managementcontract worden afgesproken: • de te leveren prestaties (hoeveelheid, kwaliteit en de daarmee verbandhoudende TVB’s); • de centrale beleidskaders waarbinnen de prestaties geleverd dienen te worden; • de periodiek aan te leveren informatie; • de ondersteuning door het centrale management; • negatieve en positieve sancties bij onvoldoende respectievelijk voldoende prestaties. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Situationele factoren bij besluitvorming • Kwaliteit van de beslissing (efficiënter, effectiever, goedkoper, beter etc.) • Benodigde informatie voor een juiste beslissing? Heeft de leidinggevende voldoende kennis en vaardigheden • Is het probleem gedefinieerd, afgebakend? Weet de leidinggevende welke informatie, kennis en vaardigheden vereist zijn? • Acceptatie van medewerkers Verstandelijke, creatieve en preventieve inbreng • Overeenstemming over de beslissing Wordt de beslissing geaccepteerd? • De doelen die worden nagestreefd Worden de doelen onderschreven? • Kans op conflict? Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

2 methoden voor kortere besluitvormingslijnen • 1. Verklein het aantal hiërarchische/besluitvormende niveaus • zorgvuldig overdragen TVB’s • 2. Decentraliseer de organisatie; werk met BU’s • Kenmerken Business Units: • functioneren binnen centrale beleids- en prestatiekaders; • marktgerichte eenheden met eigen PMC’s; • financieel resultaatverantwoordelijk; • zelfstandig op organisatorisch en beleidsmatig terrein. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Productieconcepten • Het klassieke productieconcept (Taylor, scientific management); • technocratische benadering van arbeidsorganisaties (o.a. het meten van arbeidscycli); • weinig aandacht voor satisfiers en dissatisfiers; • scheiding van planning en uitvoering; • plannen, regelen en controleren zijn overgeheveld naar stafafdelingen. • Het moderne productieconcept: • groepsgewijze opstelling, celstructuren, selfsupporting teams; • productiemedewerker krijgt een breder takenpakket; • doelstelling is onder andere het verhogen van betrokkenheid/motivatie. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Directie Financiën en Administratie Personeels- zaken Kwaliteitszorg Product-ontwikkeling Inkoop Productie Verkoop Bedrijfsbureau Reclame Draaien & Snijden Draad Vlechten & Montage Hekwerk Aflakken & Coaten Speciale toepassingen Voorbeeld organigram; IST situatie Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Concern Directie Control & Treasury Human Resources Quality control Corporate strategy Divisie directie Advanced wire products Divisie directie Fencing systems Divisie directie Advanced products Divisie staf Divisie staf R & D Inkoop Inkoop BU Advanced coatings BU Advanced materials Productie Productie Sales & marketing Sales & marketing Afdelingen Afdelingen Voorbeeld organigram; marktgerichte structuur Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Business Units; voor- en nadelen • Voordelen: • eenvoudiger financieel aan te sturen (organisatie totaal); • flexibel op de markt inspelen (eigen PMC’s); • financiële risicospreiding op concernniveau. • Nadelen: • meer overlap ondersteunende afdelingen; • autonomie maakt BU’s minder beheersbaar vanuit concern; • slechtere communicatie tussen BU’s; • samenwerking BU’s leidt vaak tot competentieproblemen; • mogelijkheid onderlinge concurrentie en geldverspilling. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Autonome taakgroepen/zelfsturende teams (1) • Het onvoldoende delegeren van verantwoordelijkheden / bevoegdheden aan taakvolwassen teams heeft een negatieve invloed op het lerend en probleemoplossend vermogen van teams en de organisatie (regelcapaciteit). • Relevante bevoegdheden met betrekking tot procesbeheersing: • doelen stellen en normen bepalen; • uitvoering bewaken en resultaten meten; • afwijkingen verklaren; • corrigerende maatregelen nemen. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Autonome taakgroepen/zelfsturende teams (2) • Hoe groter de regelcapaciteit, hoe groter de kans dat het team zelf, de door andere teams gemaakte, fouten kan opsporen c.q. verhelpen. • Hoe groter de regelcapaciteit naar extern, hoe minder de betrokkenheid intern wordt bedreigd. • Hoe groter de regelcapaciteit, hoe geringer de kans op stress en interne en externe conflicten. • Hoe groter de regelcapaciteit, hoe groter in principe het leerpotentieel. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Autonome taakgroepen/zelfsturende teams (3) • Problemen met betrekking tot het werken met (semi-)autonome taakgroepen: • welke medewerker is op welk tijdstip, en op basis waarvan, waarvoor verantwoordelijk? • wie mag/moet binnen het team corrigerende maatregelen nemen? • Welke ondersteunende taken moeten in het zelfsturende team (ZST) worden opgenomen opdat het ZST zijn doelstelling kan waarmaken? • Hoe minder ondersteunende taken in het ZST, hoe minder regelcapaciteit. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Autonome taakgroepen/zelfsturende teams (4) • Voordelen • Verantwoordelijkheden met dito bevoegdheden verhoogt motivatie, betrokkenheid en loyaliteit. • Leidt tot toename welzijn en leermogelijkheden en afname stress. • Vermindering druk op het management, vermindering coördinatie. • Nadeel / voorwaarde • Vereist een cultuuromslag van een machts- of rollencultuur naar zelf organiseren en verantwoordelijkheid (taakvolwassenheid). Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Autonome taakgroepen/zelfsturende teams (5) • Invoering van autonome taakgroepen • Problemen / aandachtspunten: • omgaan met weerstand tegen verandering; • omgaan met onenigheid binnen het ZST; • omgaan met verschillen qua taakvolwassenheid; • opleiden en bijscholen (vakinhoudelijk en cultuur); • omgaan met negatieve concurrentie tussen ZST’s; • nieuwe TVB voor operationeel management; • invoeren nieuwe functiewaarderingssystemen. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Keuze verandersaspect ? • Structuurverandering • organisatie indeling • TVB verdeling • hiërarchie • overleg en communicatie • Cultuurverandering • waarden en normen • mentaliteit • samenwerking • intrapreneurship Het structuur - cultuurdilemma Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Klok van prof. Charles B. Handy (1) • Organisatiecultuur ontwikkelingsmodel • Op basis van de cultuurtypologie van Harrison. • Cultuurcyclus • Een organisatie kan, indien deze lang genoeg blijft bestaan, een bepaalde cultuurcyclus doormaken. • De klok is een referentiekader voor hoe de dominante bedrijfscultuur in de loop van de tijd kan veranderen en in welke mate organisatiecultuur en –structuur wel/niet samenhangen, in (dis-)harmonie met elkaar zijn. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Klok van prof. Charles B. Handy (2) • Machtscultuur; 12.00 uur • De organisatie groeit: de ondernemer (spin in het web) moet ‘managen’ • Taakdifferentiatie en delegatie van TVB • Rolcultuur; 15.00 uur • Situaties worden complexer, horizontale verbindingen tussen afdelingen worden noodzakelijk. Professionalisering waaronder decentralisatie en nieuwe PMC’s leiden tot; • Taakcultuur; 18.00 uur • Grotere autonomie leidt tot onvoldoende interne controle en onderlinge afstemming. Zelfontplooiing wordt steeds belangrijker, er is inmiddels sprake van: • Individu-/persoonscultuur; 21.00 uur Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Klok van prof. Charles B. Handy (3) • Individu-/persoonscultuur; 21.00 uur • Afdelingsdiscipline, samenwerking en coördinatie nemen verder af • Vertrouwen van de klant neemt af; bestaansrecht komt in de knel • Er komt behoefte aan houvast (in feite structuur en procedures) • Twee mogelijkheden: • BU is bereid en voldoende geëquipeerd tot zelfregulering; • BU is niet bereid en voldoende geëquipeerd tot zelfregulering. • In geval b. grijpt het hoger management in; we zijn weer beland aan het begin van de klok: • Machtscultuur (anders ingevuld); 12.00 uur Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Keuze doelen interne processen ? • Efficiëntie • kostenbeheersing • competentieniveau • standaardiseren • mechanistisch • Effectiviteit • marktgerichtheid • kwaliteit • maatwerk leveren • organistisch Het efficiëntie - effectiviteitsdilemma Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Innovatie • De concurrentiekracht van een onderneming wordt bepaald door het vermogen tot vernieuwing (innovatievermogen). • (J. Schumpeter, econoom, E. Quinn managementdeskundige) • Zes innovatie aandachtspunten: • toekomstvisie: herformulering missie, productassortiment; • productinnovatie; • procesinnovatie; • verbetering service / zorg in het algemeen; • doelmatigheidverhoging; • uitvoeringsorganisatie (structuur, cultuur, communicatie, personeelsbeleid, managementstijl, en dergelijke). Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Procesinnovatie • Proces(technologie)innovatie is het herzien / verbeteren van bedrijfsprocessen Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Business Proces Reengineering (BPR) • Bij BPR gaat het in principe om alle processen die zich in organisaties afspelen. In de literatuur gaat de meeste aandacht uit naar het herontwerpen van de primaire processen. • BPR beoogt het realiseren van meerdere belangrijke doelstellingen tegelijkertijd, namelijk: • efficiëntieverhoging; • verspillingen in (met name) de productie verminderen; • verhoging van de klantgerichtheid (denk aan bijvoorbeeld CRM); • verbetering van de productkwaliteit en de klantenservice; • continuïteit/stabiliteit. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Productinnovatie (1) • Het veranderen van kenmerkende eigenschappen van een reeds bestaand product of het uitbrengen van een nieuw product Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Productinnovatie (2) • Nieuwe mobiele mogelijkheden dankzij UMTS Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Keuze innovatiebeleid ? • Productinnovatie • technologie • kenmerkende eigenschappen • productattributen • Procesinnovatie • technologie • kwaliteit • efficiëntie Het product- procesinnovatie dilemma Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Voorbeeld doelen groei en leren BSC Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Lerende organisatie (1) • Peter Senge, Amerikaans managementdeskundige, 1990 • De lerende organisatie is een organisatie- en functioneringsconcept, waarin communicatie, informatie en kennis een cruciale rol spelen. • Disciplines om continu in te bekwamen: • persoonlijke groei; • toenemend inzicht; • analytisch denken; • kennis en vaardigheden; • hebben en en uitdragen gemeenschappelijke visie. • Peter Senge: als het leertempo / leervermogen van de organisatie kleiner is dan de snelheid / dynamiek van veranderingen in de omgeving, dan gaat de organisatie na verloop van tijd ten onder. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Lerende organisatie (2) • Aandachtspunten ten aanzien van het lerend vermogen: • absorptievermogen; het vermogen om nieuwe kennis van extern in de organisatie op te nemen; • distributievermogen; verkregen kennis te selecteren, op te slaan en tijdig binnen de organisatie te verspreiden; • generatievermogen; mogelijkheden om nieuwe kennis binnen de organisatie te ontwikkelen; • exploitatievermogen; in staat om aanwezige kennis toe te passen. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Leercyclus Kolb Concreet ervaren 1 Actief experimenteren 4 2 Waarnemen & overdenken 3 Abstracte begripsvorming De leercyclus van Kolb Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Competenties • Een fundamenteel uitgangspunt binnen de lerende organisatie is dat de (collectieve) competentie van de organisatie meer is dan de som van de competenties van de individuele leden. • We definiëren het begrip competentie als het vermogen om in een bepaalde context effectief gedrag te vertonen. • Een competentie omvat KIVA: • kennis; • inzicht; • vaardigheden; • attitude. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Algemene doelstellingen organisatie door topmanagement HRM filosofie Competentieprofielen Competentie management Beheer en aansturing competenties Organisatie ontwikkelingsplan (OOP) Team ontwikkelingsplan (TOP) Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) HRM en competentieontwikkeling Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Financiële opties Strategie Centraal financieel vraagstuk Financiële instrumenten Afbouwen Stoppen Wat is de boekwaarde van het organisatie-onderdeel? Wat is de marktwaarde? Zijn er kopers? Jaarstukken Financiële rapportages ‘Boekenonderzoek’ Saneren Hoe hoog zijn de saneringskosten? Kosten sociaal plan? Zijn hiervoor voorzieningen? Hoe te financieren? Benchmarking Kostenbegroting innovatie Financieringsplan Ontwikkelen Hoe hoog zijn de investeringen? Wat zijn de jaarlijkse cashflows? Beoordelingscriteria succes Kostenbegroting Financieringsplan Lopende exploitatie, emissie, aantrekken vreemd vermogen, subsidies, etc. Financiële opties (1) Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Financiële opties Strategie Centraal financieel vraagstuk Financiële instrumenten Consolideren Stabiliseren Beheersen Wat zijn de investeringen in efficiëntieverbetering? Welke jaarlijkse besparingen? Beoordelingscriteria succes Activity Based Costing Benchmarking Planning & control cyclus Groeien Hoe hoog zijn de investeringen in groei? Wat zijn de jaarlijkse cashflows? Beoordelingscriteria succes Meerjaren exploitatiebegroting Financieringsplan, waaronder ‘oorlogskas’, beschikbaar? Investeringsselectie Financiële opties (2) Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Voorbeeld doelen financieel BSC Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Kostenbeheersing en budgettering • Kostenbeheersing kan op een aantal manieren uitgevoerd worden, al dan niet in combinatie met elkaar: • een goede planning & control cyclus waarin periodiek de exploitatie-ontwikkeling van een organisatie, onder andere op basis van financiële kengetallen, wordt beoordeeld en bijgesteld; • kostenreductie met behulp van systemen zoals bijvoorbeeld overhead value analysis, activity based costing en benchmarking; • kostencalculatie op basis van activity based costing; • kostenbeheersing door systemen van budgettering, zoals zero base en kerntakenbudgettering. Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Bronnen Middelen veroorzakers Kosten veroorzakers Performance maatstaven Activiteiten Activiteiten veroorzakers Kostenobjecten Activity Based Costing Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Benchmarking Business Performances • Vergelijken met bedrijven: • overeenkomstige kenmerken • leidend in de branche Bedrijfskenmerken Organisatiestructuur Management & Leiding Verantwoordelijkheden Communicatie Planning, besturing en controle Resultaten Waardering Kengetallen Benchmarking Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Overhead Value Analysis Ondersteuning input throughput output Leiding en staf input throughput output input output input output PRIMAIR PROCES (input throughput output) Input Output Overhead Value Analysis Verandermanagement hoofdstuk 6 SOLL situatie

Verandermanagement