Levantamiento de Información

1. Levantamiento de Información

2. Sistemas: Es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción, que busca alguna meta en común, operando para ello sobre datos o información para producir como salida información

3. Organización Es un conjunto de componentes o partes que trabajan coordinadamente, para lograr un objetivo previamente fijado.

4. Estudio del Sistema Actual Es importante tener en cuenta que antes de elaborar un instrumento de levantamiento de información es necesario tener una idea clara o un esquema de lo que se pretende buscar.

5. Determinación de Requerimientos a.- Requerimientos básicos o necesidades de cada tipo de usuario para ver cuales requerimientos son satisfechos por el sistema actual y cuáles deben ser incorporados al sistema nuevo. b.- El grado, tipo y secuencia de participación de cada usuario en el funcionamiento del sistema. c.- Objetivos del sistema, actuales y futuros. d.- Estructura y relaciones. e.- Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo diseño.

6. Instrumentos • Entrevista • Técnicas Audiovisuales • Observación de Actividades • Cuestionario • Inspección Bibliográfica o Documental • Simulación • Técnica Delphi • Técnicas del Grupo Nominal (TGN) • Walkthrough

7. Entrevista • La entrevista estructurada: Constituye un interrogatorio, para el cual se han preparado previamente un conjunto de preguntas. Las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos; el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código. • La entrevista no estructurada: Deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa , se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.

8. Consideraciones • Determinar la posición que ocupa el entrevistado en la organización • Preparar el cuestionario de la entrevista (Cédula) • Fijar límite de tiempo para la entrevista y hacerlo conocer al entrevistado. • Ser cortés y comedido, no emitir juicios de valor (objetividad) • Conservar el control de la entrevista, evitar las divagaciones y los comentarios.(Control) • Combinar lo obvio y aclarar vaguedades (comprensión).

9. Ventajas: • Es una técnica eficaz para averiguar qué dice, qué hacen los usuarios (al menos en el campo de los sistemas) • Las respuestas se pueden tratar estadísticamente • Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas • Se puede repreguntar para aclarar respuestas ambiguas • Se complementan las respuestas verbales con los gestos y otras manifestaciones de la comunicación no verbal.

10. Limitaciones • Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la respuesta de acuerdo a la persona que responda. • Si la persona que entrevista o la que responde tiene limitaciones en expresión verbal, no se aprovechó la entrevista. • La información que se obtiene es estática (lo que la persona dice que hace) • El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede bloquearse. • Puede responder de forma no sincera. • Puede ser sincero y sin embargo no expresar la respuesta en la forma adecuada.

11. Técnicas Audiovisuales En casos muy especiales (sobre todo e procesos productivos en los cuales el proceso o procedimiento está constituido por un gran número de movimientos, se pueden utilizar películas, vídeos o cualquier método que permita grabar el proceso y luego someterlo a un análisis detallado.

12. Observación de Actividad • Observación general: en la cual se pretende obtener una visión global del medio ambiente del sistema. • Observación sobre personal seleccionado, por ejemplo, sobre los vendedores, los oficinistas, el personal de almacén, profesores, o sobre aquel que labora en cualquier otra actividad especifica. • Observación de la ruta o camino: esta observación sigue un documento o forma.; en esta observación se encuentra un valioso auxiliar en los gráficos o diagramas.

13. Preparación para la Observación • Determinar lo que se va a observar. • Estimar el tiempo necesario. • Obtener autorización de las altas esferas directivas para realizar la observación. • Explicar a las personas que van a ser observadas o en cuya área de trabajo se va a realizar la operación

14. Conducción de la Observación • Familiriarizarse con los componentes físicos del área inmediata bajo observación. • Medir el tiempo periódicamente mientras se realiza la observación. • Anotar lo que se observa lo más específicamente posible evitando las generalidades o descripciones ambiguas. • Abstenerse de hacer comentarios cualitativos cuando se está en contacto con las personas observadas. • Observar la reglas de cortesía y seguridad.

15. Cuestionario • Cuestionario de respuesta directa que se utiliza en las entrevistas estructuradas. • Cuestionario de respuestas indirectas también llamados de encuesta por correo. De acuerdo a que la respuestas estén preestablecidas (codificadas) o no, se tendrán: • Cuestionarios precodificados, en los cuales el encuestado solo debe señalar la respuesta con una cruz o una palabra. • Cuestionarios post codificados, son aquellos cuyas respuestas son libres, preguntas abiertas.

16. Cuestionario • De acuerdo a la forma de las preguntas se clasifican en: • Preguntas abiertas. • Preguntas cerradas dicotómicas, aquellas que se responde marcando: Sí, No; con opinión sin opinión, etc. • Preguntas de elección múltiple • Con respuesta en abanico. Estas son preguntas cerradas con varias opciones a escoger. • Preguntas de estimación. Son preguntas cerradas y en abanico pero dentro de las opciones hay un grado de intensidad creciente o decreciente.

17. Ventajas • Menor costo que la entrevista y otras técnicas. • Menores gastos y uso del personal y mayor cobertura respecto al número de personas y área físicas. • Menor peligro de distorsión en las respuestas, así con mayor tiempo para reflexionar sobre las mismas.

18. Limitaciones • No se pueden solicitar aclaratorias a ciertas respuestas. • Dificultades para verificar la información. • Puede haber un gran número de cuestionarios no respondidos.

19. Inspección Bibliográfica o Documental • Reportes periódicos. • Reportes de auditoria • Recortes de prensa • Récords de calidad • Sugerencias de los empleados • Quejas de usuarios y clientes • Organigramas (reales y aparentes) • Estructuras de control • Archivos y manuales

20. Simulación • Es una técnica de levantamiento de información dinámica y consiste en hacer circular un documentos en un procedimiento y observar cada uno de los pasos y procesos a los cuales es sometido. Esto sirve para contrastar con la información relevada por métodos estáticos.

21. Técnica DELPHI • De personas ubicadas en sitios muy distantes (diferentes ciudades), pero que son especialistas en la materia. • De personas entre las cuales existen conflictos personales o intereses encontrados y a las cuales no se les puede reunir para tomar opiniones por métodos interactivos. • Cuando existe el peligro de que al efectuar una reunión, alguien domine la misma e inhiba a otras personas para que exprese su opinión. • Cualquier situación en la cual nos interese la participación u opinión de muchas personas pero exista un impedimento de cualquier clase para reunirlas.

22. Condiciones • Tiempo suficiente o adecuado. • Las personas que participan en el proceso (los encuestados) deben poseer facilidad para la comunicación escrita, ya que cuando se trata de respuestas abiertas deben redactar y expresar sus juicios e ideas. • Los participantes deben estar altamente motivados para tomar parte en el experimento o investigación. Esto debe quedar claro desde mucho antes de enviarles los cuestionarios.

23. Grupos Participantes • a.- Los entrevistados. • b.- El conductor. • c.- Los encargados de tomar decisiones.

24. Fases de un Estudio DELPHI • Formulación de la pregunta Delphi (pregunta que gira entorno del problema). • Selección del tamaño de la muestra. • Selección de los entrevistados y contacto con ellos. • Elaboración y aplicación del primer cuestionario (vuelta 1) • a.- Mecanografiar y enviar. • b.- Tiempo para responder. • c.- Tiempo para recordatorio (opcional) • Análisis de las primeras respuestas.

25. Fases de un Estudio DELPHI • Elaboración y aplicación del segundo cuestionario (vuelta 2) • a.- Mecanografiar y enviar • b.- Tiempo para responder. • c.- Tiempo para recordatorio (opcional) • Análisis del cuestionario dos • Elaboración y aplicación del tercer cuestionario (vuelta 3) • a.- Mecanografiar y enviar • b.- Tiempo para responder. • c.- Tiempo para recordatorio (opcional)

26. Fases de un Estudio DELPHI • Análisis del cuestionario tres. • Preparación del informe final • a.- Mecanografiar y enviar el informe • b.- Preparar informe de los participantes • c.- Mecanografiar informe y enviarlo.

27. Técnica del Grupo Nominal (TGN) • Esta es una técnica que sirve para: • Ayudar a identificar problemas y separarlos de los síntomas. • Ayudar a resolver o aclarar problemas estructurales u organizacionales que incidan en la comprensión del sistema total. • Evaluar las propuestas del grupo de sistemas, antes de proceder a su estudio detallado.

28. Técnica del Grupo Nominal (TGN) • Ventajas: • Se obtiene un consenso sin la posibilidad de que alguien domine la reunión ni imponga sus ideas. • Se logra la participación de todos los presentes. • Se disminuye otras influencias a través de la jerarquización lo cual equivale a una votación sin los inconvenientes de la levantada de mano, etc.

29. Walkthrough • Puede tener lugar después de: • - Especificaciones • - Diseño Conceptual • - Diseño detallado • - Codificación • Desarrollo • Es decir en los puntos más críticos.

30. Walkthrough Tipos de Walkthrough De acuerdo a la etapa o fase de programación en la cual se aplique: a.- De especificaciones b. De diseño c.- Codificación d.- Adecuación de datos de pruebas al sistema e.- Documentación e instalación

31. Walkthrough • Ventajas y características • Desarrolla la capacidad de trabajo en grupo en oposición al trabajo dirigido. • Se estimula el sentido de cooperación en contra del de competencia. • Se usan talentos específicos en puntos, áreas o etapas específicas: análisis, programación, prueba, depuración. • En cada punto la persona que posee talentos específicos puede contribuir a mejora el producto. • El grupo debe tener libertad de organizarse, discutir, criticar.

32. Walkthrough • Dificultades. • Nadie es jefe, nadie está a cargo. • Algunas organizaciones con muchos problemas no pueden instrumentar el concepto de equipo, generalmente por problemas sociales o políticos.

33. Walkthrough • Roles • a.- Presentador • b.- Coordinador • c.- El escribiente o el secretario • d.- El predictor de mantenimiento • e.- La gente de soporte de calidad • f.- Representante de los usuarios