e-ARQ Brasil:

1. e-ARQ Brasil: especificações técnicas e funcionais para sistemas confiáveis de gestão de documentos Fórum de documentos digitais Unicamp 21 de junho Campinas Margareth da Silva Arquivo Nacional

2. Quem fez o e-ARQ Brasil • Conselho Nacional de Arquivos • Órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República. • Missão: definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos;exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. • Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: propor normas e diretrizes técnicas sobre gestão e preservação de documentos eletrônicos. • Aprovado em 6 dezembro de 2006 pelo plenário do Conarq. Resolução n. 25 de 27 de abril de 2007.

3. Especificidades do documento arquivístico digital • Documento digital não é virtual: está fixado em um suporte (disco rígido e mídias móveis). • Conteúdo e suporte são entidades separadas: o documento não se define pela mídia (disquete, cd, dvd). • O documento digital é um objeto físico (suporte), lógico (software e formatos) e conceitual (conteúdo). • Degradação física do suporte e rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos. • Dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos digitais: perda, adulteração e corrupção. Um documento arquivístico digital é um documento oficial.

4. Especificidades do documento arquivístico digital • Projeto InterPARES identifica as características de um documento arquivístico digital: • Forma documental fixa: apresentação da mesma forma que tinha quando o documento foi armazenado; • Conteúdo estável:o documento tem que permanecer completo e inalterado; • Organicidade: vínculo arquivístico com outros documentos; • Contexto identificável: produtor, autor, destinatário, data; • Participa ou apóia a ação; • No mínimo 3 pessoas implicadas na criação: autor, redator e destinatário;

5. O desafio do documento digital • Produzir, manter e preservar documentos digitais autênticos e compreensíveis. Como fazer? • Gestão Arquivística de Documentos: • política e procedimentos de gestão de documentos conforme legislação e resoluções do Conarq; • Implementação de um sistema capaz de gerir os documentos digitais desde a produção até a sua destinação final. • Preservação digital: • estratégias de preservação de longo prazo (migração, preservação da tecnologia, emulação). O Conselho Internacional de Arquivos define 5 anos como longo prazo, contados a partir da data de produção dos documentos digitais, devido ao ciclo de obsolescência tecnológica.

6. e-ARQ BrasilModelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos O que é? • Condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo. • Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinaçãofinal. • O e-ARQ está em conformidade com a legislação brasileira e alinhado com os modelos de requisitos do Reino Unido, MoReq da UE e o padrão DoD dos EUA

7. e-ARQ Brasil Objetivo: • orientar a implantação da gestão arquivística de documentos; • fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas eletrônicos de gestão arquivística de documentos. * pode ser utilizado para desenvolver um sistema ou para avaliar um já existente.

8. e-ARQ Especifica os requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) SIGAD Sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos e-ARQ Brasil

9. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD O que é: • É um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo digitais. • Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos.

10. O que um SIGAD faz • trata o documento arquivístico como uma unidade complexa; • gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos; • registro de metadados associados aos documentos para descrever o contextos de produção dos documentos; • armazenamento e gestão seguros para garantir a autenticidade dos documentos e a transparência das ações do órgão ou entidade;

11. O que um SIGAD faz • trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), de acordo com a legislação em vigor; • exportação dos documentos para transferência e recolhimento; • inclui procedimentos para a preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos.

12. O que oe-ARQ e o SIGAD não são • e-ARQ não é um software; é um modelo de requisitos para desenvolver ou adquirir um software. • e-ARQ não propõe um sistema único, mas é aplicável a todos os tipos de documentos (atividades-meio e de atividades finalísticas) e de quaisquer organizações (universidades, centros de pesquisa, indústria, ministérios). • O SIGAD não é um produto; é uma denominação para um sistema que faz todas as operações da gestão arquivística de documentos. • O SIGAD gerencia simultaneamente os documentos digitais (captura, armazenamento e acesso) e os documentos convencionais (referências como número, título, data etc);

13. e-ARQ BrasilParte I Aspectos importantes • Identificação dos documentos arquivísticos digitais dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital; • Implantação de um programa de gestão arquivística de documentosúnico para os convencionais e os digitais; • Participação dos profissionais da administração, de arquivo e da TI na concepção, do projeto, implantação e gerenciamento dos sistemas informatizados de gestão de documentos;

14. e-ARQ BrasilParte I Conceitos: documento arquivístico é documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja a forma ou o suporte, e dotado de organicidade. documento arquivístico digital é um documento arquivístico, em formato digital, produzido, processado e armazenado por um computador. gestão arquivística de documentos conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91)

15. e-ARQ BrasilParte I Conceitos: • Confiabilidade: capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que se refere. Para tanto há que ser dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados. Está relacionada ao momento da sua produção e à veracidade do seu conteúdo. • Autenticidade: qualidade de um documento ser o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Está relacionada com a forma de transmissão e estratégias de custódia e preservação. O documento arquivístico serve como testemunho da ação que o gerou, por isso ele precisa ser confiável e autêntico.

16. e-ARQ BrasilParte I • Procedimentos de gestão: • Captura (registro, classificação, indexação, restrição de acesso e arquivamento): declarar um documento arquivístico como um documento arquivístico. • Avaliação e destinação • Pesquisa, localização e apresentação • Segurança • Armazenamento e • Preservação

17. e-ARQ BrasilParte I • Instrumentos de gestão: • Plano de classificação e código (núcleodo e-ARQ); • Tabela de temporalidade e destinação • Manual de gestão arquivística de documentos • Esquema de classificação de acesso e segurança • Glossário/ vocabulário controlado/ tesauro

18. e-ARQ Brasil - Parte II Especificação: 384 requisitos • Exemplos Código e Tabela 1.1.1 Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade. 4.1.2 Um SIGAD tem que associar automaticamente ao dossiê/processo o prazo e a destinação previstos na classe em que o documento foi inserido. Segurança: acesso 6.2.2 Um SIGAD tem que exigir que o usuário esteja devidamente identificado e autenticado antes que este inicie qualquer operação no sistema. Preservação 8.2.7 Ações de preservação têm que ser efetivadas sempre se torne patente ou previsível a obsolescência tecnológica. Interoperabilidade: 12.1.1 Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGADs. • Especificação de metadados (em andamento)

19. e-ARQ BrasilBenefícios • aperfeiçoamento, padronização e controle dos procedimentos de criação, recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos; • avaliação e aperfeiçoamento dos sistemas em uso; instrumento para desenvolvimento ou aquisição de softwares; • facilitar a interoperabilidade entre os sistemas; • Integração entre as áreas de tecnologia da informação, arquivo e administração; • economia e eficácia dos processos e documentos que são conservados somente pelo tempo necessário; transparência das ações; evidência em caso de litígio.

20. e-ARQ BrasilPerspectivas • Adoção do e-ARQ no SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): • e-ARQ JUS: estudo para aplicação do e-ARQ no Conselho Federal de Justiça; • Propostas de adoção na Administração Pública Federal: • SIGA: adoção do e-ARQ pelos órgãos integrantes; • Estudo sobre a viabilidade de realizar projeto piloto • MPOG: proposta de especificação para edital de compras de sistemas de gestão de documentos; • Ações conjuntas para a a implantação do e-ARQ Brasil: encontros técnicos para definição de uma agenda de trabalho.

21. e-ARQ BrasilPerspectivas (cont.) • Certificação dos softwares de gestão arquivística de documentos de acordo com o e-ARQ • Construção do modelo de certificação • Definição de uma instituição certificadora

22. Obrigada Como acessar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos http://www.arquivonacional.gov.br/ preservacaodigital@arquivonacional.gov.br

23. Qual a diferença entre documento digital e documento digitalizado? • O documento digital é um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. • A digitalização é o processo de conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado como um escâner. Geralmente, é utilizada para reprodução e acesso de documentos convencionais a fim de agilizar a sua pesquisa e localização. • A digitalização também pode ser utilizada no processo de capturar documentos arquivísticos convencionais para um SIGAD. Neste caso, o documento digitalizado e capturado pelo sistema é um documento arquivístico digital e, desta forma, obedecerá aos mesmos procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística como tramitação, armazenamento e destinação.