Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke 1.8.2005 - 31.3.2009

1. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke1.8.2005 - 31.3.2009 Kuopion kaupunki KoulutuspalvelukeskusPäivähoito Jarmo Hallikainen Sonja Hälikkä Arki koittaa - hankkeen tulokset ja niiden jalkauttaminen Kuopio 26.3.2009

2. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- taustaa Terve lapsuus –hanke (2003-2005) • osa Terve Kuopio –ohjelmaa • asiakaslähtöisesti kohdentuvat palvelut • palveluiden koordinointi ja laadun yhtenäistäminen (neuvola, päivähoito, vapaa-ajantoimi) • asiakaspalveluohjauksen tehostaminen • varhaisen tuen prosessimalli (QPR) • sähköiset palvelumääritykset • konsultaatiokäytäntöjen kehittäminen Terve lapsuus arjessa –hanke (2006-2007) • Osa Terve Kuopio -ohjelmaa • jatkoa Terve lapsuus –hankkeelle • palveluiden koordinointi ja laadun yhtenäistäminen(avohoidon kuntoutus, lasten mielenterveys- ja kuntoutuspalvelut, koulutuspalvelukeskus (nivelvaihe), oppilas-huolto) Lisämateriaalia osoitteessa: (http://www.tervekuopio.fi)

3. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- taustaa Yhteistyö • Sosiaali- ja terveysministeriö • Stakes/ Tikesos –hankkeet (1.1.2009 alkaen THL) • Kuopion kaupunki, Sosiaali- ja terveyskeskus • Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus (ISO) Hankkeen vaiheet • I VAIHE (1.8.2005-31.7.2006), selvitystyö (>ideaalimalli) • II VAIHE (1.8.2006-31.7.2007), ideaalimallista käytännönmalliksi • III VAIHE (1.8.2007-31.3.2009), käytännönmallin toteuttaminen Hankkeen rahoitus • Suunniteltu kokonaisrahoitus 333 262 € • Toteutunut kokonaisrahoitus 283 000 € (arvio)

4. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- tavoitteet • Hankkeen yleistavoitteet • Sähköisen viestinnän ja kommunikaationkehittäminen päivähoitopalveluissa • Sähköisen asioinnin kehittäminen päivähoitopalvelun virallisessa asioinnissa • Kommunikaatio-, viestintä- ja asiointiprosessien kokoaminen, tehostaminen ja virtaviivaistaminen päivähoidon palveluissa • Päivähoitopalvelun tietopalvelujen koonti asiakaslähtöisesti käytettäviksi kokonaisuuksiksi • Seudullisten, keskitettyjen ja erityispalvelujen sähköisten palvelujen yhdistäminen tarpeellisilta osin varhaiskasvatuksen viestintään • Sähköisten kommunikaation, viestintä ja asiointiprosessien mallintaminen yleisesti käytettävään ja monistettavaan muotoon

5. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- sidosryhmät STM Stakes Kuopion kaupungin tietohallinto ISO LNY Joensuun yliopisto Atk-keskus(tekninen kehitystyö ja tuki) Sos. ja terv.k/ avohoito Kuopion Yliopisto/ Oppimiskeskus Koulu(nivelvaihe) Vapaa-ajantoimi

6. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- sisältö Sisältö - tavoitteet • Ajantasainen tieto • Tiedon saavutettavuus (toiminnanohjaus) • Dokumenttien hallinta • Sähköiset asiakaslomakkeet • Tiedon koonti ja välittäminen • Tallennetun tiedon hyödyntäminen (päivähoito) • Laadukas asiakastiedon dokumentointi ja jatkohyödyntäminen (vrt. muut lapsiperhepalvelut) Päivähoitopalvelun tietopalvelut (www ja intranet) Päivähoito- järjestelmä (Effica) KasvaNet- verkko- oppimisympäristö (www/ekstranet) =>>Palvelun laadun parantaminen =>>Henkilöstön osaamisen tukeminen

7. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- hankkeen tulokset (sähköinen asiointi ja viestintä) 2. Sähköisen asioinnin kehittäminen (4.) 3. Kommunikaatio-, viestintä ja asiointiprosessien kokoaminen 1. Päivähoidon sähköisen viestinnän ja kommunikaation kehittäminen SiNetti (intranet) Henkilöstön rekrytointi (sähköinen haku, E-Lomake) Henkilöstökyselyt (E-Lomake) Päivähoidon asiakirjat Palvelumääritykset Toiminnanohjaus (kellomalli) Toimintatiedon kokoaminen Vakanssien koonti Leikkitoiminta Sijaisrekisteri Asiakaskyselykoonnit Käyttäjätunnusten hallinta Yksityisen hoidon tuen kunta- lisän määritys ja koonti KasvaNet (verkko-opetus) Henkilöstön koulutus Www-sivujen ylläpito Kuvakäsittely Tiimiposti ja -kalenteri • Päivähoidon tietopalvelut(5.) • (www, SiNetti) • Päivähoidon lomakkeet • (täyttö ja tulostus) • Web-palvelut • Web -hakemus • Arvio päivähoitomaksusta • Asiakaspalaute (E-Lomake) • Asiakaskyselyt (E-lomake) • Sijaisrekisteri-ilmoitus (E-Lomake) • eLasku (kevät 2009) • Tulevaisuudessa • Esiopetushakemus • Korkeimman hoitomaksun • hyväksyminen • Päivähoitopaikan irtisanominen Päivähoidon dokumentaatio (QDS-dokumentaatio, pilotti) (VASU, esiopetussuunnitelma, varhainen tuki, Mamu, tilasto- tiedot) Keltokonsultaatio (neuvola, erikoissairaanhoito) Asiakkaan suostumuksen hallinta (tiedon välittäminen) Henkilöstön koulutus (verkko-opetus) Www-sivujen ylläpito Henkilöstön sähköinen rekrytointi Mallintaminen yleiseen muotoon (6.)

8. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- tuloksien muuttaminen arjen toiminnaksi - haasteet • Paikallinen tilanne • Taloudelliset säästötarpeet • Sähköisten asiakaspalveluiden toteuttaminen • Poikkihallinnollinen yhteistyö (vrt. asiakaspalvelu) • Organisaatio uudistus – tilaaja ja tuottaja -mallin käyttöönotto  Kehittämistyön organisointi ja resursointi tulevaisuudessa? Kehittämisen hinta? (vrt. saavutettava lopputulos) • Paikallisen kehittämistyön tulosten siirtäminen osaksi toimintaa • Uuden tekniikan hyödyntäminen (esim. etäopetus, videostream -tiedostot) • Uusien toimintatapojen jalkautumisen hitaus (muutosjohtaminen) • Henkilöstön hämmennys toimintaympäristöjen muutoksessa • Henkilöstön käytössä olevat ”työkalut” - uudistamistarpeet, henkilöstön koulutus • Henkilöstön täydennyskoulutus  pitempi kestoiset koulutusprosessit ja verkko-opetuksen hyödyntäminen (Stk:n täydennyskoulutusohje)

9. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- tuloksien muuttaminen arjen toiminnaksi - haasteet • Alueellinen tilanne • Valtakunnallisen kehittämistyön tulokset osittain käytettävissä • Paras –hankkeessa sovittujen toimenpiteiden jalkauttaminen • Kuntien valtakunnallisten ohjeiden kirjava käytännön toteutus • Ympäristökunnissa tapahtuvat organisaatiomuutokset • Alueellisen yhteistyön toteuttaminen (maakunnallinen?, valtakunnallinen?) • Muutosjohtaminen uuteen käytäntöön – vetovastuun määrittäminen

10. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- tuloksien muuttaminen arjen toiminnaksi Käytännön toteutuksen suunnittelu Uuden toiminta- tavan mallinnus Uuden toiminta- tavan pilotointi Ideaali Käytäntö Arjen toiminta Toiminta - lähtötilanne Toiminnan muutos Muutoksen johtaminen ResursointiMuutokseen tarvittava aikaMuuttuneen toimintatavan arviointi/ mittaaminen Toiminnan nykytaso

11. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- hankkeessa opittua Päivähoidon ja muut lapsiperhepalvelut - yhteistyön kehittäminen ja tietotekniikka Tietotekniikan hyödyntäminen (uusi toiminta- tapa) Uuden toimintatavan kuvaus Yhteistyön kuvaus Oman palvelun kuvaus (nykytilanne)

12. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- tuloksien muuttaminen arjen toiminnaksi • Pohdittavaksi • Miten jalkauttaminen kannattaa vaiheistaa? • Muutosjohtajuus? • Muutokseen tarvittava aika? • Paras –hankkeessa sovittujen toimenpiteiden jalkauttaminen, miten toteutetaan käytännössä? • Ympäristökunnissa tapahtuvat organisaatiomuutokset? • Ympäristökuntien kanssa tehtävä yhteistyö? • Organisaation sitouttaminen uuteen toimintatapaan? • Uusi käytäntö - milloin saavutettuja tuloksia voidaan mitata? • Miten saavutetut tulokset mitataan? • Soveltuvien mittareiden valinta?

13. Varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi ja viestintä –hanke- yhteystietoja Kuopion kaupunki Koulutuspalvelukeskus Päivähoito Minna Canthin katu 24 70100 KUOPIO • Pekka Lindell, päivähoidon johtaja pekka.lindell@kuopio.fi • Pirjo Valkonen, päivähoidon palvelupäällikköpirjo.valkonen@kuopio.fi • Jarmo Hallikainen, projektisuunnittelija jarmo.hallikainen@kuopio.fi • Sonja Hälikkä, projektisuunnittelijasonja.halikka@kuopio.fi