ALMINNELIGE REGLER OM SAKSBEHANDLING HENSYN SOM SAKSBEHANDLING SKAL TILGODESES

1. ALMINNELIGE REGLER OM SAKSBEHANDLINGHENSYN SOM SAKSBEHANDLING SKAL TILGODESES • Bringe klarhet i alle relevante fakta • Utrede de rettsspørsmål som melder seg • Analysere mulige virkninger av forskjellige avgjørelsesalternativer Dette bør skje på en måte som avveier hensynet til raskhet og grundighet

2. OFFENTLIGE INTERESSERPRIVATE INTERESSER • De som arbeider i forvaltningen skal ivareta fellesskapets interesser (ikke sine egne) • Ivaretakelse av fellesskapsinteresser skal skje uten at det går unødig ut over de private interesser som er involvert

3. ÅPENHET • Forvaltningen møter stadig mer vidtgående krav til åpenhet, dette av hensyn til demokrati og kontroll • Krav om åpenhet må avveies i forhold til taushetsplikt

4. STANDARDISERT SAKSBEH. • Forenkler arbeidet gjennom avklaringen av framgangsmåte • Må ikke gå på bekostning av særegenheter ved partene og den foreliggende saken

5. GOD FORVALTNINGSSKIKKINNEBÆRER • Forsvarlig saksbehandling • Svare på henvendelser • Ta kopi av brev • Journalføring og arkivering • Hensynsfullhet • Kontradiksjon (gi partene adgang til å føre argumenter og motargumenter)

6. FVL’s REGLER FOR ALLFORVALTNINGSVIRKSOMHET • Forvaltningsorganer er ethvert organ for stat eller kommune • FVL’s § 4 peker på inst. som ikke omfattes av dette: stortinget, domstolene, sivilombudsmannen, riksrevisjonen, bedrifter som eies av det offentlige og som driver vanlig næringsvirksomhet (men ikke om bedriften har et særskilt formål).

7. PLIKTEN TIL Å GI OPPLYSNINGERVEILEDE, YTE BISTAND • Henger sammen med økning i regelverks omfang og kompleksitet. Manglende kunnskap om regler og rettigheter fører til at mange ikke får de ytelse de har krav på

8. Den som ber om det, skal få se sakens dokumenter • FVL bestemmer at berørte parter skal varsles • Veiledningsplikten gjelder for de parter som berøres av saker som er til behandling (man har ingen plikt til å drive alminnelig opplysnings-virksomhet)

9. Veiledningen kan omfatte : • Mangler ved en søknad • Gjeldende lover og forskrifter for det aktuelle saksområdet • Henvendelse til rett organ • Særlige omstendigheter som kan få betydning for resultatet

10. TEMPOET I SAKSBEHANDLINGEN • Forvaltningen skal forberede og avgjøre saken uten unødig opphold (FVL’s § 11) • Sakene skal avgjøres snarest mulig (PBL -1985 §95) • Foreløpig svar med angivelse av når avgjørelse kan skje, om behandlingen tar uforholdsmessig lang tid

11. Hva som er uforholdsmessig lang tid er gjennom praksis ”utkrystallisert” seg til å være mer enn 4 uker. (PBL og forskrifter har egne tidsfrister). • Parter har rett til å la seg representere og bistå av fullmektig. Andre enn advokater skal legge fram skriftlig fullmakt.

12. HABILITET • Inhabilitet ved en person oppstår når det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tillitten til personen • Reglene for habilitet reflekterer etiske krav til de som opptrer på vegne av forvaltningen

13. Unngå partiskhet er viktig, og husk at egeninteresser, sympatier og antipatier kan jo virke inn uten at man selv er klar over det • Habilitet er et krav ifbm. det å tilrette- legge og treffe en avgjørelse

14. GENERELL HABILITETSREGEL • Det er avgjørende hvordan omverdenen vurderer habolitet, ikke tjenestemannens egen vurdering (FVL’s §6) • Inhabilitet inntrer når andre særegne forhold enn de som er nevnt konkret ”er genet til å svekke tillitten til hans upartiskhet.”

15. Særegne forhold omfatter ikke det å representere samme interesse i utfallet som andre medlemmer av gruppen (f. eks. som medlem av kommunestyret blir man ikke inhabil til å stemme over hvordan det skal ordnes med skoleskyss. Men en endring av ordningen som fører til en fordel tilsier inhabilitet).

16. Inhabilitet kan inntre ifbm. forhold som ikke er eksplisitt nevnt. I vår tid må samboerskap kunne likestilles med eksteskap. • Også vennskap/uvennskap kan medføre inhabilitet, men da må det være tale om nært vennskap eller klart uvennskap. • Særlig fordel, tap, ulempe, konkurranseforhold kan medføre at man anses som part

17. Jo nærmere tilknytning som foreligger, jo mindre krav til interessens styrke • Samtidig er det tale om SÆRLIG fordel/ulempe/tap. Alminnelige grendeinteresser, yrkes-/næringsinteresser, politiske standpunkt, partipolitisk tilhørighet medfører ikke inhabilitet. • Lite skjønnspreget sak tilsier høy terskel for inhabilitet sammenlignet med en sak preget av skjønnsutøvelse

18. AUTOMATISK INHABILITET • Reglene i FVL’s § 6 1. ledd er etter mønster av domstolloven, og inntrer inhabilitet etter disse, trengs ingen nærmere vurdering. • Nærmer vurdering kan være aktuelt ifbm. styremedlemskap som kan være egnet til å skape tvil om upartiskhet (selv om selskapet er heleid av stat, fylke, kommune)

19. AVLEDET INHABILITET • Inhabilitet for direkte underordnet inntrer automatisk ved overordnedes inhabilitet, men det må da være tale om samme forvaltningsorgan • Den underordnede er bare inhabil til å treffe avgjørelse, dvs. man kan forberede avgjørelsen på vanlig måte.

20. UNNTAK FOR KURANTE AVGJØRELSER • Er det åpenbart at tilknytning ikke påvirker habilitet er det generelt unntak fra reglene. Det vil si at fakta og juss må være avklart og ikke beheftet med tvil.

21. FØLGER AV INHABILITETAVGJØRELSE AV INHABILITET • Den inhabile kan ikke treffe avgjørelse • Men vil en utsettelse av behandling volde stor ulempe kan den inhabile treffe foreløpig avgjørelse inntil organet er beslutningsdyktig (innhente opplysninger, kalle inn til møte varsle parter).

22. Hovedregelen er at den enkelte selv avgjør om man er habil/inhabil. • Avgjørelsen kan overlates til overordnet • I kollegiale organ er det organet som avgjør den enkeltes habilitet/inhabilitet (den mulige inhabile deltar ikke i denne avgjørelsen). Det er viktig for tillitten til organet at medlemmet oppfyller plikten til å informere

23. NOEN GRUNNBEGREPER • Begrepet PART er den person en avgjørelse retter seg mot og får betydning for:

24. Regler om habilitet • Retten til fullmektig • Krav om forhåndsvarsel • Krav om informasjon • Krav om begrunnelse • Krav om underretning • Retten til å klage, omgjøring av vedtak, saksomkostninger

25. TJENESTEMANN • Begrepet omfatter alle som er ansatt i statens eller kommunens tjeneste

26. VEDTAK • Avgjørelse som er bestemmende for rettigheter og plikter. I ”bestemmende” ligger det å stifte, oppheve eller begrense rett/plikt. • Avgjørelse som treffes under utøvelse av offentlig myndighet (typisk er forbud, påbud, tillatelse) • Avtaler kan i noen tilfeller være vedtak

27. PARTSBEGREPET • Part er den som reiser en sak • Part er den som sak reises mot • I forvaltningen er det vanlig å søke om noe til seg selv (ikke mot noen andre) Slik at partbegrepet må ikke avgrenses likt i alle de sammenhenger det forekommer

28. Følgelig har ikke bare parter, men også andre ”rettslig interesse” i saker

29. FORBEREDELSE AV ENKELTVEDTAK • Reglene om saksforberedelse får anvendelse i saker som KAN resultere i enkeltvedtak • FVL’s § 17 (sakens opplysning) tilsier at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes, slik at parter kan ivareta sin tarv.

30. Forhåndsvarsel innebærer at det ”kontradiktoriske prinsipp” også gjelder i forvaltningssaker et stykke på veg, slik at parter gis anledning til å uttale seg, argumentere med basis i sakens fakta og dokumenter, innen en frist FØR vedtak treffes. (FVL har uklare regler om når varsel skal gis. PBL har vesentlig mer presise og omfattende regler). Varselet skal gjøre greie for hva saken gjelder.

31. VEILEDNINGSPLIKT • Forvaltningen har plikt på seg til å gi veiledning pm parters rettigheter og plikter, herunder retten til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter.

32. PARTERS RETT TIL Å SE SAKENS DOKUMENTER • Dette gjelder bare for parter og ikke for den alminnelige offentlighet • meroffentlighetsprinsippet: så lenge taushetsplikt ikke står i vegen kan parter få se mer enn de har krav på i utgangspunktet. Dette kan også gjelde andre og tidligere saker som har presedens for den foreliggende sak.

33. DOKUMENTER DET IKKE KAN KREVES INNSYN I Meroffentlighetsprinsippet nyanserer dette slik at parter kan få adgang til innsyn i dokumenter som i utgangspunktet er unntatt for innsynskrav, men; • Interne dokumenter for den interne saksforberedelse som utarbeides v forvaltningen selv (men ikke saksframlegg, faktiske opplysninger, sammendrag av faktum)

34. Ansettelsessaker når det gjelder søknader og bilag til disse. • Opplysninger av betydning for landets sikkerhet. • Drifts- og forretningshemmeligheter • Opplysninger som er undergitt taushetsplikt (helseforhold). Disse kan brukes i den utstrekning det er nødvendig for ivaretakelse av ens tarv.

35. VEDTAK, BERGUNNELSE OG UNDERRETNING • Enkeltvedtak skal være skriftlig, klare og entydige • Vedtak skal begrunnes, særlig viktig når det gis avslag, fordi begrunnelsen kan gi holdepunkt for seinere saker, andre myndigheters behandling, og den gir forklaring på avgjørelsen og kan virke forsonende.

36. Argumenter mot begrunnelse er at det medfører merarbeid for forvaltningen • Begrunnelsen skal vise til de regler vedtaket bygger på, herunder forklare og sitere relevante bestemmelser. • Begrunnelsen skal nevne de faktiske forhold vedtaket bygger på • Begrunnelsen skal nevne de hovedhensyn, retningslinjer som har gjort seg gjeldende ifbm. utøvelse av forvaltningsmessig skjønn

37. UNDERRETNING TIL PARTER OM VEDTAK • Underretning om vedtaket skal vanligvis være skriftlig • Underretningen skal opplyse om klagerett og frist for framsetting av klage

38. KALGE TIL OVERORDNET FORVALTNINGSORGAN • Den som har klagerett og benytter denne innen fastsatt frist har krav på ny realitetsavgjørelse i saken, men ikke noe krav på å få medhold i utgangspunktet. • Forvaltningen har plikt til å behandle klagen • Klage går alltid til et annet organ enn det som har fattet vedtaket

39. AVGJØRELSER DET KAN KLAGES OVER • Enkeltvedtak • Pålegg om å gi opplysninger • Beslutninger om å fremme granskingssaker • Nektelse av innsyn i dokumenter Det er bare et klagetrinn (f. eks kommune – fylkesmann)

40. HVEM HAR KLAGERETT • Parter og andre med rettslig klageinteresse • Klageordningen er vesentlig rimeligere enn domstolsbehandling og vil være en grunn til at andre enn parter gis klageadgang • Omfanget av klagerett faller sammen med omfanget av retten til å reise sak

41. Rettslig klageinteresse tilsier at man har tilknytning til saken (ikke nødvendigvis at saken får rettslige konsekvenser for en), dett ekan være forhold som konkurranseforhold, naboforhold, interessefellesskap, organisasjoners arbeid for medlemmers interesser, offentlige organer

42. KLAGEFRIST OG OPPREISNING • Frist er viktig for at motparter skal kunne innrette seg etter vedtaket (3 uker) • At en klage gis oppreisende virkning vil si at klagen tas til behandling selv om klagefristen er oversittet (oftest med grunnlag i sykdom eller manglende underretning om vedtak eller klagefrist)

43. KLAGENS INNHOLDUNDERINSTANSENS BEHANDLING • Klagen trenger strengt tatt ingen begrunnelse. Det er nok å ønske en annen situasjon. Men klagen må få fram hvilken endring som ønskes, og at man krever vedtaket overprøvd (man må KLAGE ikke bare BEKLAGE).

44. Klagen framsettes for vedtaksorganet (underinstansen) som dermed får mulighet til å gjøre om sitt vedtak. FVL’s regler gjelder også for behandling av klage saker og omgjøring av vedtak. • Gjør underinstansen om sitt vedtak må dette begrunnes (NB dette vedtaket kan også påklages) • Klage som gis oppsettende virkning medfører at iverksettelse av vedtaket utsettes inntil klagen er behandlet.

45. KLAGEINSTANSENS PLIKT OG KOMPETANSE • Klageinstansen skal avvise saken om betingelsene for å behandle saken ikke er til stede. • Klageinstansen er ikke bundet av underinstansens syn på klagens oppsettende virkning • KRAV på medhold i klagen kommer bare på tale når det ikke er kompetanse til å treffe det påklagede vedtaket

46. At det er tale om en ny realitets-avgjørelse tilsier at klageinstansen kan prøve alle sider avsaken. Den er ikke bundet av partenes anførsler eller påstander (men må jo vurder disse) • Finner klageinstansen at noe bør endres, kan den treffe nytt vedtak eller oppheve underinstansens vedtak og sende saken tilbake for ny behandling (nytt vedtak er å foretrekke av tidshensyn).