90 likes | 528 Views
Elektronisk saksbehandling og arkiv. Informasjon til arkivmedarbeidere 22. februar 2006. Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem. ePhorte – webbasert system. Word brukes som tekstbehandler NOARK-godkjent
E N D
Elektronisk saksbehandling og arkiv Informasjon til arkivmedarbeidere 22. februar 2006
Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem • ePhorte – webbasert system. Word brukes som tekstbehandler • NOARK-godkjent • Tilfredsstiller kravene til Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling (SGK) • Samme løsning som bl.a. NTNU, UiS, UMB, høgskolesektoren • Fellesløsning som driftes ved USIT
Hvorfor et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem? • Krav fra ”myndighetene” • Ønske om å effektivisere og forenkle rutinene knyttet til saksbehandling og arkiv • Øke gjenfinnbarheten og sporbarheten av saker og dokumenter (både arkivverdig og ikke-arkivverdig materiale) • Øke kvaliteten i vår saksbehandling – ledd i kvalitetsarbeidet ved UiB • Felles maler • Forenkle postrutinene
Hvem skal bruke ePhorte? • ePhorte skal brukes i all saksbehandling ved UiB – dette betyr at alle som skriver brev og saksutredninger som er arkivverdige skal bruke systemet • Arkivmedarbeidere – Doculive ”legges ned” • ePhorte vil også kunne brukes som grensesnitt for ikke-arkivverdige dokumenter
Hva skjer nå? • Oppstart med leverandør (mars – april – mai) • Foranalyse • Kartlegging • arkivstruktur • ordningsprinsipper • roller og brukergrupper • maler • Rutinegjennomgang • Elektroniske postmottak ved alle enheter (fakultet / institutt / avdelinger i sentraladm.) • Kjøremønster for transporten • Praktiske postrutiner • Informasjon • April/mai: med fakultetsansvarlige (”hvordan gjør vi det hos dere”) • Juni: arkivmedarbeidere
Opplæring • Generell opplæring • Kurs i forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven 23. og 28. mars, samt 4. april • Passer for ”alle” • ePhorte-opplæring • Kursing av arkivmedarbeidere: oppstart 15. august • 2-dagers kurs i ePhorte • skjermbilder • registrering av inn- og utgående post • avskriving og søking • rapportmuligheter • 1-dags kurs i skannemodulen
Driftsstart • September • Skanning • Pilot SV
Organisering av prosjektet ved UiB • Prosjektgruppe – prosjektleder Cecilie OhmKompetanse på organisasjonsutvikling, arkiv, IT, systemadministrasjon • Styringsgruppe – leder Kjell BernstrømBredt sammensatt med representanter fra flere fakultet og fra alle nivå i organisasjonen