1 / 8

Elektronisk saksbehandling og arkiv

Elektronisk saksbehandling og arkiv. Informasjon til fakultetsdirektørene 24. februar 2006. Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem. ePhorte – webbasert system. Word brukes som tekstbehandler NOARK-godkjent

dane
Download Presentation

Elektronisk saksbehandling og arkiv

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Elektronisk saksbehandling og arkiv Informasjon til fakultetsdirektørene 24. februar 2006

  2. Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem • ePhorte – webbasert system. Word brukes som tekstbehandler • NOARK-godkjent • Tilfredsstiller kravene til Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling (SGK) • Samme løsning som bl.a. NTNU, UiS, UMB, høgskolesektoren • Fellesløsning som driftes ved USIT

  3. Hvorfor et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem? • Krav fra ”myndighetene” • Ønske om å effektivisere og forenkle rutinene knyttet til saksbehandling og arkiv • Øke gjenfinnbarheten og sporbarheten av saker og dokumenter (både arkivverdig og ikke-arkivverdig materiale) • Øke kvaliteten i vår saksbehandling – ledd i kvalitetsarbeidet ved UiB • Felles maler • Forenkle postrutinene

  4. Hvem skal bruke ePhorte? • ePhorte skal brukes i all saksbehandling ved UiB – dette betyr at alle som skriver brev og saksutredninger som er arkivverdige skal bruke systemet • Arkivmedarbeidere – Doculive ”legges ned” • ePhorte vil også kunne brukes som grensesnitt for ikke-arkivverdige dokumenter

  5. Hva skjer nå? • Oppstart med leverandør (mars – april – mai) • foranalyse og kartlegging • Rutinegjennomgang • elektroniske postmottak ved alle enheter (fakultet / institutt / avdelinger i sentraladm.) • praktiske postrutiner • Forberede omlegging til dokumentsentre ved fakultetene • journalføring ved / i tilknytning til sekretariatene: journalføringsfunksjonen ved instituttene bortfaller • sikre ”back-up” ved ferier og annet fravær • Informasjon • April/mai: med fakultetsansvarlige (”hvordan gjør vi det hos dere”) • Juni: arkivmedarbeidere

  6. Opplæring • Generell opplæring • Kurs i forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven 23. og 28. mars, samt 4. april • Passer for ”alle” • ePhorte-opplæring • Kursing av arkivmedarbeidere: oppstart 15. august • Superbrukere og kursholdere • disse må oppnevnes • vil få egne kurs • Vi kommer tilbake til dette i et eget brev til fakultetene.

  7. Utstyr • Skannere må anskaffes ved sekretariatene / dokumentsentrene. Dette kan enten være multifunksjonsmaskiner (kanskje eksisterende utstyr kan benyttes) eller rene skannere. Det kan også være hensiktsmessig å anskaffe bordskannere til postfordelerne på instituttnivå. Dette vil vi komme tilbake til i et eget brev til fakultetene. • ePhorte stiller krav til pc-en må ha minst 512 MB internminne. Noe utstyrsoppgradering må påregnes.

  8. Oppsummering

More Related