Konferencijų turizmo perspektyvos Lietuvoje

1. Konferencijų turizmo perspektyvos Lietuvoje Situacijos analizė Vilniaus mieste bei Lietuvoje atsižvelgiant į pasaulinę praktiką Jolanta Beniulienė, Vilniaus turizmo informacijos centras

2. Konferencijų turizmas – ūkio šaka, kuri pagal savo specifiką yra siejama su turizmu - Nestandartizuota terminologija - Business tourism – makrolygmenyje visiem suprantama verslo turizmo sąvoka (Australijoje “business events”) Neigiamas aspektas sąvokos tourism naudojimas, kuris sukelia asociacijas su atostogų bei laisvalaikio turizmu - MICE ( meetings, incentives,conferences, exhibitions or events) Kanadoje MC&IT (meetings, conventions and incentive travel) - Meetings Industry - standartizavimo iniciatyva (naudoja ECM,ICCA) Rekomendacija: nenaudoti sąvokos Conference tourism, rasti geresnį atitikmenį lietuvių kalba vietoj sąvokos “konferencijų turizmas”

3. Konferencijųturizmas: - pagal savo pobūdį - globalus reiškinys - pagrindinis ypatumas - rotacija - varomoji jėga – bendravimas, informacijos, patirtiesir žinių mainai - pagrindinė bendravimo priemonė - anglų k.

4. Konferencijų turizmo srities renginių tipai - Kongresai ir konferencijos - Susitikimai - Skatinamosios kelionės - Parodos - kiti renginiai ( kursai, mokymai, seminarai, mokomosios kelionės, individualios komandiruotės) - Dalyvių skaičius: nuo 10 iki 8000 - Pagrindinį srautą formuoja vidutinio dydžio renginiai iki 500 dalyvių

5. Konferencijų turizmo srities renginių organizavimo vietos pasirinkimo principai ir juos įtakojantys veiksniai - Pagrindinis principas – rotacija ( kas 3-5-7 metai) - Nario arba atstovo buvimas potencialioje vietoje - Vietos žinomumas ir patrauklumas, suformuotas įvaizdis - Vietos pasiekiamumas, ypatingai skrydžiais - Vietos ekonominiai rodikliai - Vietos infrastruktūra - Vietos paslaugų sektoriaus kokybės ir kainos santykis - Vietos inovatyvumas, modernumas, technologijų skvarbos lygmuo - Vietos svetingumas ir saugumas - Mados tendencijos

6. Konferencijų turizmo srities renginių struktūra Darbinė dalis - pasirenkant lemia renginio vietos (padėtis mieste), patalpų ir techninės įrangos , personalo kvalifikacijos kokybės rodikliai Nedarbinė dalis - pasirenkant lemia patraukli ir nauja vieta, traukos objektai, specialios nestandartinės pramogos ( angl. incentives ), apsipirkimo galimybės, sveikatinimo programos, aktyvusis poilsis

7. Konferencijų turizmo srities dalyviai 1. Ūkio subjektai, prisidedantys prie renginių logistikos organizavimo: - agentūros, siūlančios visas renginio organziavimo paslaugas PCO ( Professional Congress Organiser) DMC (Destination Management Company) - Apgyvendinimo įstaigos ( viešbučiai ) - Konferencijų salių ir kitų renginiams tinkamų erdvių valdytojai ( kongresų centrai, viešbučiai, verslo ir parodų centrai, muziejai, galerijos, universitetai, koncertų ir sporto organizavimo vietos ) - Maitinimo paslaugų tiekėjai - Profesinės įrangos nuomotojai - Transporto nuomos kompanijos - Kitų paslaugų tiekėjai ( dizaino ir spaudos darbai, gidų, floristų paslaugos, kultūros srities atstovų paslaugos )

8. Konferencijų turizmo srities dalyviai 2. Dalyviai, sudarantys turinio prielaidą renginiui organizuoti: - Tarptautinės verslo kompanijos, turinčios filialų užsienyje - Valstybinės įstaigos, esančios tarptautinių organizacijų nariais - Mokymo įstaigos, dalyvaujančios tarptautinių organizacijų veikloje - Vietinės asociacijos, priklausančios tarptautiniams tinklams - Tarptautinių asociacijų atstovai vietinėse mokslo ar verslo įstaigose - Politikai

9. Konferencijų biuro misija Konferencijų biuras ( KB )– angl. Convention Bureau (CVB ) KB tikslas - pritraukti į savo šalį kuo daugiau konferencijų turizmo srities renginių KB misija - derinti privataus ir viešo sektoriaus tarpusavio interesus KB darbo principas – nešališkumas

10. Konferencijų biuro funkcijos 1. Vietinių išteklių kaupimas, nuolatinis atnaujinimas info apie renginių organizatorius, renginių vietas, paslaugų sektoriaus dalyvius 2. Rinkodara 3. Statistikos duomenų rinkimas ir apdorojimas kiekybinė ir kokybinė informacija 4. Bendradarbiavimas su vietiniu verslu 5. Bendradarbiavimas su vietinėmis mokslo institucijomis, asociacijomis ar jų atstovais

11. Konferencijų biuro funkcijos 6. Rinkodaros priemonių valdymas: - Interneto svetainė - katalogo leidyba - specializuotos parodos - verslo misijos: atvykstamosios ir išvykstamosios - kontaktų mugės 7. Bendradarbiavimas su užsienio ūkio subjektais, t.y. potencialiais klientais 8. Narystė tarptautinėse organizacijose ir darbas su jų duomenų bazėmis, paraiškų “bid’ų” teikimas 9. Žmogiškų išteklių plėtra ir kompetencijos tobulinimas 10. Darbas su žiniasklaida

12. Konferencijų biuro tipai 1. Biurokratinis (viešasis ) KB Savybės: ribotas efektyvumas, paprastesnis valdymas, įpareigoja viešą sektorių garantuoti nuolatinį finansavimą Pasaulinėje praktikoje tokių biurų steigėjais gali būtų ministerijos, savivaldybes, ekonominės plėtros agentūros ir kt. Finansavimo šaltiniai: - valstybės institucijų, savivaldybių įnašai - projektinis finansavimas - turisto, “lovos ar nakvynės” mokestis eina į KB biudžetą (JAV, Kanadoje ir kt) - su verslu bendradarbiaujama paslaugų pardavimo principu

13. Konferencijų biuro tipai 2. Narystės principu veikiantis KB( gali būti asociacijos pagrindu ) Savybės: didesnis efektyvumas, taikomas įnašų dydžio diferencijavimas, sunkiau valdomas narių interesų suderinimo aspektu, nenaudingas smulkiam verslui Finansavimo šaltiniai: - valstybės institucijų, savivaldybių įnašai - diferencijuoti privataus kapitalo bendrovių įnašai - projektinis finansavimas - paslaugų pardavimas

14. KB tipų pavyzdžiai: Kopenhaga KB asociacijos darbo forma, pasamdytas tinklo koordinatorius, administravimo funkcijos priskirtos Kopenhagos konferncijų biurui “Wonderful Copenhagen”; narystės įn. nuo 20 000 iki 2 500 eurų Ryga ( Ryga Tourism Development Bureau ) Rygos savivaldybė 70 %, Air Baltic 10 %, Latvijos viešbučių ir restoranų asociacija 10 %, Latvijos kelionių agentų asociacija 10 % Estija ( Estonian Convention Bureau ) Miestai Talinas,Tartu, Pernu, 11 agentūrų, 10 viešbučių Suomija KB biudžetas : 30 % valstybė, 30% savivaldybės, 30% verslas, 10% kitos pajamos Viena ( Vienna Convention Bureau ) Vienos miesto savivaldybės taryba ir Vienos pramonės ir amatų rūmai ( Chamber of commerce)

15. Vilniaus miesto patirtis 1. 2005 metais atlikta Konferencijų ( dalykinio ) ir skatinamojo turizmo plėtros Vilniaus mieste galimybių studija 2. Nuo 2006 metų VšĮ Vilniaus turizmo informacijos centro sudėtyje veikia Konferencijų biuras ( 2 specialistai + įstaigos vadovas ) 3. Vykdoma veikla: - sukaupti Vilniaus miesto bei “Vilnius Plus” ištekliai - valdoma interneto svetainė www.vilnius-convention.lt - leidžiamas specializuotas kasmetinis katalogas Meetings Guide - Lietuvos ir Vilniaus miesto ištekliai pristatomi specializuotose parodose IMEX Frankfurtas, EIBTM Barselona

16. Vilniaus miesto patirtis - Rengiamos verslo misijos Vilniaus mieste, kurių metu organizuojamos B + B kontaktų mugės - Kaupiama potencialių užsienio klientų duomenų bazė - Bendradarbiaujama su vietiniu verslu - Bendradarbiaujama su vietinėmis mokslo institucijomis, asociacijomis - Darbas su žiniasklaida - Narystė tarptautinėse organizacijose ECM, ICCA - Patirtis teikiant paraiškas “bid”us - Statistikos duomenų rinkimas pagal ICCA kriterijus - Rinkodara - Žmogiškų išteklių plėtra ir kompetencijos tobulinimas

17. KT vystymo trukdžiai mikrolygmenyje - Nepakankamas finansavimas veiklai, 0 Lt – reklamai - Atskiro juridinio vieneto, disponuojančiu savo sąskaita ir atskiru biudžetu nebuvimas - Nepakankami žmogiški resursai - Statistinių duomenų rinkimo modelio nebuvimas - Nepakankamas bendradarbiavimas su vietiniu verslu - Nepakankamas bendradarbiavimas su vietine mokslo visuomene ( universitetai, asociacijos ), nevykdomos ambasadorių programos - Neišnaudojamos visos narystės ECM ir ICCA galimybės (nedirbama su ICCA duomenų baze, neteikiami bid’ai, nesinaudojama ECM ir ICCA teikiamais edukacijos bei tinklinio bendradarbiavimo privalumais ) Reziume: yra žinojimas, kaip ir ką reikia daryti, daugelis veiklų praktiškai išbandyta, tačiau dėl įvairių priežasčių nėra galimybės vystyti veiklos

18. KT vystymo trukdžiai makrolygmenyje - Nėra vieningos Lietuvos įvaizdžio koncepcijos - Nėra Lietuvos konferencijų biuro - Pasiekiamumas skrydžiais – nėra saugiklių dėl tiesioginių skrydžių geografijos ir tęstinumo ( laikinumo pojūtis ) - Nėra tarptautinius standartus atitinkančio Kongresų centro - Nepakanka didelių erdvių Gala vakarienėms sodinant prie apvalių stalų ( 500 dalyvių – problema) - Dėl ekonominės krizės “nukraujavęs” verslas ir nukentėjusi paslaugų kokybė

19. KT vystymo trukdžiai makrolygmenyje - ES lėšų panaudojimas turizmo rinkodaros tikslams nesiejamas su parama verslui ( Estai ES lėšas naudoja kartu su parama verslui bei skelbia subsidijavimo programas, Meksika siūlo konferencijas “all inclusive” ir t.t.) - Nėra konferencijų turizmo, kaip reiškinio, suvokimo biurokratiniame, politiniame bei mokslo bendruomenės lygmenyje - Konferencijų turizmas per daug tapatinamas su laisvalaikio bei pramoginiu turizmu, dėl nepakankamo išprusimo nesiejamas su mokslo ir pažangos procesais.

20. Veiksmų pasiūlymai 1. Steigiamas Lietuvos konferencijų biuras Modelis – bet kuris iš galimų šiai dienai geriau, negu nieko Forma – atskiras juridinis vienetas arba filialas, su atskiru nuo turizmo srities biudžetu ir sąskaita banke, galntis pretenduoti į ES lėšas Žmogiški resursai – pradiniame etape 2-3 darbuotojai 2. Sudaromas trumpalaikis veiksmų planas 12 mėn. įsitvirtinimui KTS bei ilgalaikė KTS plėtros strategija, pvz. iki 2016 metų 3. Sudaroma Lietuvos išteklių duomenų bazė Siūloma koncentruotis į didžiuosius miestus su oro uostais: Vilnius – Kaunas – Pajūris 4. Sukuriamas bendradarbiavimo tinklas su vietiniu verslu, su užsienio klientais, su vietinėmis mokslo institucijomis, asociacijomis

21. Veiksmų pasiūlymai 5. Sukuriamos darbo priemonės : - interneto svetainė - leidžiamas katalogas 6. Vykdomos rinkodaros priemonės, naudojamos ES lėšos: - išteklių pristatymas specializuotose parodose - verslo misijos Lietuvoje ir užsienyje - kontaktų mugės 7. Narystė ICCA ( Tarptautinė kongresų ir konferencijų asociacija, UIA ( Tarptautinių asociacijų sąjunga ) ir kt. - darbui su duomenų bazėmis - žmogiškų išteklių plėtra ir kompetencijos tobulinimas

22. Veiksmų pasiūlymai 8. Vykdomas statistinių duomenų rinkimas ir apdorojimas - pagal vietinius kriterijus ( siekti kriterijų suvienodinimo bent jau tarp Baltijos šalių ) - pagal tarptautinių KTS organizacijų kriterijus ICCA kriterijai: asociacijos renginys, reguliarumas, rotacija na mažiau kaip tarp trijų šalių , ne mažiau nei 50 dalyvių UIA kriterijai: ne mažiau nei 300 dalyvių, min. 5 šalys, min. 40 % užsieniečiai, min. trukmė 3 dienos

23. Konferencijų turizmo naudingumo įvertinimas 1. Ekonominis naudingumas - Įtaka šalies BVP: KTS dalyvis palieka miestui apie 3-4 kartus daugiau pinigų, negu kad laisvalaikio turistas; vienas konferencijos dalyvis sumoka vietinei agentūrai vidutiniškai nuo 2000 iki 4000 Lt - didėja viešbučių užimtumas, sudaro prielaidą planuoti užimtumą, mažina sezoniškumą - generuojamos naujos darbo vietos - valstybė gauna pajamų per sumokėtų mokesčių prizmę

24. Konferencijų turizmo naudingumo įvertinimas 2. Intelektinis naudingumas - KT prisideda prie vietinio mokslo pažangos ir inovacijų plėtros Išskirtinos sritys: medicina, IT, biotechnologijos, farmacija, finansai, draudimas, nanotechnologijos ir kt - KT skatina mokslo ir verslo bendradarbiavimą

25. Konferencijų turizmo naudingumo įvertinimas JAV pavyzdys: 2009 m. atliktas Oksfordo ekonomistų tyrimas atskleidė: kad verslo sektorius, investavęs 1 USD į verslo keliones, “užaugina “ pajamų - 12,50 USD. Tokiu būdu grynas pelnas sudaro apytiksliai 3,80 USD. JAV verslo kelionėms per metus yra išleidžiama apie 246 milijardų USD, mokant svetingumo mokesčius ir atsiskaitant už paslaugas, kurios tiesiogiai arba netiesiogiai skatina užimtumą ir vietos ekonomiką. Šaltinis: MPI Meetings Planners International

26. Konferencijų turizmo naudingumo įvertinimas Verslo atstovo pvz. - AIM Group Baltic rezultatai už 2009 m.: - organizuota 12 tarptautinių asociacijų konferencijų, kuriose dalyvavo 48 šalių atstovai, viso per metus 3.171 dalyvis - statistinis dalyvis nakvojo Vilniuje ne mažiau kaip 2 naktis, ne žemesnės, nei 3 zvaigzdutes klases viesbutyje Viešbučiams sumokėta: 75 Eur X 2 X 3171 = 475.650 Eur - statistinis dalyvis maziausiai : 2 kartus vakarieniavo Vilniuje, 2 kartus naudojosi taksi paslaugomis, isleido nuo 20 iki 50 Euru suvenyru pirkimui - įvykusių renginių sritys: vėžio, alergologijos ir astmos, vaikų negalios, hipertenzijos, psichodramos, neurologijos, ortognatinės chirurgijos, hemofilijos, dermatovenerologijos, kraujagyslių chirurgijos, IFIC infekcijų kontrolės, ESRI Europos vartotojų

27. Destination Comparison Report 2008International Congress & Convention Association

28. Mitas ar tiesa: šis laikmetis tinkamasKB steigimui - rinkodaros priemonės nereikalaus vidaus resursų, o gali būti naudojami ES lėšos - krizės įtakoti užsienio partneriai atsisako egzotiškų kraštų renginiams organizuoti ir dairosi tame pačiame žemyne lengvai pasiekiamų ir vis dar naujų krypčių - esame Europos šalis, siūlanti europietiško kokybinio standarto paslaugą už patrauklią kainą ir vis dar NAUJA ir palyginus SAUGI

29. Pranešimas parengtas vadovaujantis šaltiniais: - 2005 Konferncijų ( dalykinio ) ir skatinamojo turizmo plėtros Vilniaus mieste galimybių studija Parengta “1.Q consult” ir “Saabye, Stendrup & Frejd AB” - 3 metų darbo ir narystės ECM bei ICCA patirtis - Mokomoji medžiaga: Professional Convention Management Association Convention Industry Council Rob Davidson ir Tony Rogers Marketing Destinations and Venues