Ini ţ iere în Managementul IT

1. Iniţiere în Managementul IT Seminar de instruire Prezentat: Valentina Jardan Preluat: Centru de eGuvernare IDSI, 06.04.2012

2. Iniţiere în Management IT Scopul seminarului • Diseminarea informaţiei studiate • Analiza stării de management al proiectelor în IDSI • Propuneri şi plan de imbunătăţire a managementului proiectelor în IDSI

3. Iniţiere în Management IT Câteva reguli de bază • Intrebaţi, intrebaţi şi iar intrebaţi – deoarece ne amintim: • 50% din ceea ce vedem şi auzim, • 80% din ceea ce spunem, • 90% din ceea ce spunem şi facem, • Luaţi notiţe ori de câte ori consideraţi dumneavoastră că ceva e important • Participaţi şi dumneavoastră • Cu exemple • Incercând să vă puneţi în diverse situaţii

4. Iniţiere în Management IT Agenda Managementul Proiectelor IT • Ce este un proiect şi care sunt calităţile managerului de proiect • Definiţia unui proiect de succes • Triunghiul / Trapezul de aur • Ingredientele managementului de proiect • SDLC • Metodele managementului de proiect • Planul de proiect • Planificarea costurilor şi a resurselor • Planificarea comunicării şi a calităţii • Managementul riscurilor • Managementul schimbării Denumirea evenimentului, locatia, data

5. Iniţiere în Management IT Definiţia unui proiect Un proiect este o serie de activităţi relaţionate care sunt indeplinite pentru a realiza un obiectiv specific. • Construcţia unui pod • Realizarea unui sistem informatic • Reorganizarea/restructurarea unei companii • Lansarea unui nou produs pe piaţă • Proiectarea şi implementarea unui sistem de management (al calităţii, al mediului etc.) Atributele principale ale unui proiect sunt: • Un scop unic • Un punct de plecare definit • Un set concret de obiective • Un set de ieşiri şi livrabile, pentru a satisface obiectivele • Un punct de sosire unde se îndeplinesc obiectivele • Beneficii (la modul ideal cuantificabile şi mai mari decât costurile) Denumirea evenimentului, locatia, data

6. Iniţiere în Management IT Calităţile unui manager de proiect • Responsabil • De încredere • Disponibil • Inteligent • Sociabil • Abordabil • Cu un bagaj de cunoştinţe specific proiectului Skilluri: leadership, motivaţie, bun planificator, negociator, capabil să delege.

7. Iniţiere în Management IT Calităţile unui manager de proiect Project Management-ul este o meserie care necesită atât abilităţi native (gândire analitică, atitudine orientată spre rezolvarea proactivă a problemelor), cât și dobândite (planificare, control, motivare, managementul riscurilor, managementul calităţii etc.). Personalul cu astfel de abilități este rar, iar în lipsa unei investiţii reale în formarea unor astfel de manageri, majoritatea organizațiilor apelează la soluții de compromis, promovând în astfel de poziții personal administrativ.

8. Iniţiere în Management IT Proiecte de succes Un proiect poate fi considerat de succes atunci când: • Duce la indeplinirea obiectivelor • Este livrat în timpul estimat • Este livrat în bugetul estimat • Livrează un sistem conform specificaţiilor, inclusiv atunci când e vorba de calitate • Aduce valoare în raport cu investiţia (value for money) • Mulţumeşte sponsorii proiectului şi părţile cointeresate În concluzie, un proiect de succes este dezvoltat la costul estimat, în timpul specificat, conform cu specificaţiile.

9. Iniţiere în Management IT Triunghiul / Trapezul de aur

10. Iniţiere în Management IT Ingredientele managementului de proiect • Responsabilităţi clare: este esenţial ca rolurile şi responsabilităţile să fie clar definite, documentate şi agreate; • Obiective clare şi scop limpede: trebuie să se ştie ce se livrează şi de ce; • Control: orice proiect poate fi controlat, e nevoie însă de metodă; • Proceduri pentru schimbare: schimbarea face parte din viaţa noastră, şi ea trebuie controlată; • Raportare şi comunicare: comunicare eficientă şi eficace cu sponsorii proiectului şi transparenţa înseamnă evitarea conflictelor şi rezolvarea problemelor.

11. Iniţiere în Management IT System Development Life Cycle (1) Ciclul de viaţă al dezvoltării sistemelor • Initiation – iniţierea: • Identificarea unei nevoi care nu poate fi satisfăcută decât printr-un proiect • Request for work – cerere de lucru (sau cerere de sistem) • Feasibility study – studiul de fezabilitate: • Este proiectul fezabil din punct de vedere cost/beneficiu? • Pot fi indeplinite constrângerile? • Constrângeri tehnice • Constrângeri de timp • Constrângeri de buget • Project set-up – Instanţierea proiectului: • Daca proiectul e fezabil – un comitet sau altă entitate numeşte un project manager

12. Iniţiere în Management IT System Development Life Cycle (2) • Requirements analysis and specification – analiza cerinţelor şi specificaţiile proiectului: • Identificarea cerinţelor, structurarea şi prioritizarea lor • MoSCoW (Must Could Should Won’t) • Design – Proiectarea: • Elaborarea specificaţiilor funcţionale • Elaborarea specificaţiilor non-funcţionale (performanţă, securitate, capacitate, disponibilitate etc.) • Construction – Construcţia: • Aici se instalează, configurează, dezvoltă cod etc.

13. Iniţiere în Management IT System Development Life Cycle (3) • Acceptance testing – Testarea de acceptanţă: • Făcută de beneficiari, în conformitate cu cerinţele – de obicei în urma unei instruiri • Se testează dacă proiectul dezvoltat corespunde cu aşteptările captate în cerinţe • Go-Live - Punerea în producţie: • Sistemul este pus în producţie şi utilizatorii incep să îl folosească • Maintenance – Mentenanţa şi intreţinerea: • Sistemul intră în operaţiuni • 80-90% din viaţa unui sistem este reprezentată de partea operaţională

14. Iniţiere în Management IT SDLC în acţiune

15. Iniţiere în Management IT Managementul de proiect şi SDLC-ul • Fiecare dintre fazele de mai sus reprezintă o inşiruire de activităţi, executate de nişte resurse într-un timp dat şi într-un anumit buget • Fiecare proces din fazele SDLC poate produce deliverables (livrabile); acestea – sau alte puncte ale proiectului – pot fi milestone-uri (pietre de hotar) pentru acesta şi pot decide soarta proiectului • Este aşadar sarcina managerului de proiect să ţină sub control elementele triunghiului / trapezului de aur

16. Metodele principale ale managementului de proiect Planificare şi estimare Planificarea este baza controlului proiectului, cea care dă încredere echipei Monitorizare şi control Am atins milestone-urile, am indeplinit activităţile, suntem în buget şi în timp? Managementul neconformităţilor Toate problemele care pot afecta gradul de succes al proiectului vor fi identificate şi cunoscute Managementul schimbării Scăparea de sub control al schimbărilor poate afecta şi chiar compromite proiectul (vezi triunghiul/trapezul de aur)

17. Metodele principale ale managementului de proiect Managementul riscurilor Orice activitate umană are riscuri, riscurile trebuie gestionate Nu trebuie confundate cu neconformităţile sau problemele, riscurile nu s-au intâmplat încă, au doar potenţialul de a se întâmpla Asigurarea proiectului Un set obiectiv de proceduri care să asigure că principiile de control vor fi menţinute pe intreaga durată a livrării Organizarea proiectului Roluri şi responsabilităţi clare Managementul schimbării afacerii Managementul sponsorilor (matricea de influenţă / interes) Iniţiere în Management IT

18. Planul de proiect În cursul fazei de instanţiere o serie de documente vor fi elaborate pentru a alcătui un plan de proiect Planul de proiect este setul de documente care descrie cum vor fi controlate şi coordonate procesele din proiect Planul de proiect centralizează toate documentele de planificare folosite pentru a gestiona şi coordona proiectul Planul definește: Scopul proiectului Graficul de execuţie al proiectului Costul proiectului Altele: riscuri, achiziţii, resurse umane, planul de comunicare şi planul de calitate

19. Documentul de iniţiere a proiectului Un punct de start bun este Project Initiation Document Introducere, ţeluri, obiective şi livrabile Lista pesoanelor din proiect (project organization chart) împreună cu rolurile lor Sponsori, manageri, beneficiari O structură de proiect (modul în care proiectul va fi impărţit şi executat) O lista de milestone-uri (cu date calendaristice specificate) Factori critici de succes şi criterii de finalizare O secţiune de control managerial Riscuri şi presupuneri Planul de comunicare Secţiune de aprobări şi autorizări (sign-off) Iniţiere în Management IT

20. Graficul de execuţie Probabil technica cea mai populară de management de proiect Definiţia activităţilor de proiect, clare şi agreate Impărţirea activităţilor (Work Breakdown Structure) Identificarea duratelor şi a eforturilor Luarea în calcul a constrângerilor şi dependenţelor Monitorizarea atentă şi constantă a progresului De obicei, planul de proiect este prezentat sub formă de diagrama Gantt Iniţiere în Management IT

21. Graficul de execuţie - exemplu Iniţiere în Management IT

22. Planificarea costurilor şi a resurselor Imediat ce activităţile sunt cunoscute, costurile pot fi estimate În termen de cantităţi Planificarea de costuri trebuie făcută pe cât posibil asemănătoare cu cea de activităţi Estimarea costurilor cu resursele umane poate fi dificilă Costurile interne nu sunt cunoscute întotdeauna Costurile externe pot varia destul de mult Resursele trebuie şi ele estimate Oameni şi competenţe Echipamente şi instrumente Birouri şi spaţii de lucru Iniţiere în Management IT

23. Abordări pentru estimare Folosirea unui expert în materie Riscuri reduse la nivel de activităţi Riscuri mai ridicate la nivel de estimate (experţii sub-estimează) Bottom-up: de jos în sus O metodă analitică, destul de mare consumatoare de timp Bazată pe estimarea activităţilor Se face împreună cu echipa de proiect Top-down: de sus în jos Folosită pentru proiecte de un anumit tip, de care au mai fost făcute Bazat pe cunoştinţe acumulate

24. Planificarea comunicării şi a calităţii Planul de comunicare include Fluxul de comunicare Cum vor fi folosite instrumentele de comunicare Cine cu cine comunică Orice proiect trebuie sa aibă un plan de calitate Cu criterii obiective de calitate Criteriile trebuie să fie SMART (Specific,Măsurabil, Aprobat, Realist, Timp, Evaluat, Revăzut) ISO 8402 defineşte calitatea ca fiind: totalitatea trăsăturilor şi caracteristicilor unui produs sau a unui serviciu care constau în abilitatea acestuia de a satisface cerinţele formale sau informale. Iniţiere în Management IT

25. Câteva cuvinte despre riscuri Atunci când e vorba de riscuri, avem la dispoziţie un set de activităţi: Identificarea şi prioritizarea riscurilor Evaluarea expunerii la risc Activităţi de reducere a riscurilor şi acţiuni de contingenţă Riscurile tipice pentru sistemele informatice Menţinerea înregistrărilor despre riscuri Iniţiere în Management IT

26. Managementul riscurilor Iniţiere în Management IT

27. Prioritizarea riscurilor Prioritatea este un produs între Impact şi Probabilitate Impactul: efectul advers produs de realizarea riscului Probabilitatea: care este şansa ca un risc să se realizeze Sa nu uităm de Legile lui Murphy când e vorba de probabilitate: If anything can go wrong, it will. Prioritizarea ajută PM-ul să ia o acţiune: Acceptarea riscului Prevenirea riscului Reducerea riscului Transferarea riscului Planul de contingenţă (Ignorarea riscului nu este o opţiune) Iniţiere în Management IT

28. Evaluarea gradului de risc Iniţiere în Management IT

29. Monitorizarea şi controlul – registrul de riscuri Iniţiere în Management IT

31. Project managerul în acţiune Monitorizare şi control • Execuţia planului de proiect a. Monitorizarea progresului în raport cu planul de proiect b. Evaluarea progresului real în raport cu progresul planificat c. Identificarea deviaţiilor şi variaţiilor de la plan d. Aplicarea acţiunilor corective Repetitia a,b,c,d este cunoscută şi ca ciclul de control. Iniţiere în Management IT

32. Acţiuni corective Creşterea intensităţii activităţilor, a duratei lor sauurgentarea acestora Replanificarea Extinderea perioadei de desfăşurare a proiectului (dead-line) Creşterea numărului de resurse Reducerea scopului Oprirea proiectului

33. Reprezentarea grafică a progresului Iniţiere în Management IT

34. Procesul de management al schimbării Formularea unei cereri de schimbare Revizuirea cererii de schimbare Determinarea fezabilităţii Avizarea sau respingerea cererii de schimbare Implementarea şi inchiderea cererii de schimbare Necesitate: Formularul cererii de schimbare

35. Concluzii E nevoie de project management pentru: - A livra proiectele în timp şi în buget - A ţine echipa de proiect concentrată pe scop - A estima graficul de livrare, resursele şi duratele - A îndeplini cerinţele de comunicare - A gestiona riscurile - A documenta - A monitoriza şi a controla - A negocia şi a controla schimbarea Iniţiere în Management IT

36. Lecţii de PM invăţate Contract de BCDR (business continuity & disaster recovery) • Iniţial angajament scurt, de 20 de zile/om • Valoare mică, consultanţă pură, 4 servicii angajate • După 4 luni şi aproximativ 40 de zile/om ne-am blocat • Un PM senior a făcut o evaluare şi a rezultat un document tip lecţii de învăţat (lesson learned) Iniţiere în Management IT

37. Lecţii invăţate de IDSI ? Iniţiere în Management IT

38. Aforisme ”Dumnezeu îi ajută pe cei ce se ajută singuri” (Benjamin Franklin) ”Lumea este plină de binevoitori: unii doresc să muncească și toți ceilalți doresc să-i lase să o facă” (Anonim)

39. Iniţiere în Management IT Domeniile managementului de proiect

40. Iniţiere în Management IT Project Management - Size of the Project

41. Iniţiere în Management IT Modelul de productivitate

42. Propuneri Elaborare, implementare şi respectarea a unui plan de proiect (Orice proiect să fie plasat în Twiki (structura de documente)) Să se respecte triunghiul de aur Să se respecte SDLC Management al schimbarii – document standardizat Iniţiere în Management IT

43. Iniţiere în Management IT Mulţumesc pentru atenţie!