Efficacité Individuelle (... Mis en pratique)

1. Efficacité Individuelle (... Mis en pratique)

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3. Le LEAN Office La méthode TONNE, la théorie, les tâches

4. Objectif : • Comprendre la méthode TONNE • Pour les bureaux • Obtenir des idées pour son propre bureau • Être en mesure de nettoyer / structurer son propre bureau • Devoir pour la maison

5. Les employés perdent jusqu'à 17 % de leur temps de travail à chercher des choses dans leur propre bureau(Enquête Compaq 2003)

6. Ordre et structure ? « La création de la motivation »

7. Test n° 1 • Vous êtes dépassé par la charge quotidienne de papier ? • Par des piles d'articles et de magazines ? • Vous gardez des papiers, etc. ssans savoir quand vous allez vous en servir à nouveau ? • Pas assez d'espace sur le bureau pour travailler ? • Les cartes de visite dans des lieux multiples ? • Vous ne voulez que PERSONNE touche quoiqu'il soit sur votre bureau. • Vous perdez du temps à la recherche des « documents disparus ». • Vous êtes le SEUL capable de trouver des choses sur son bureau ? • Vous archivez les choses - mais oubliez où elles sont ? • Post-it etc. à différents endroits ? • Vous ne savez pas par où commencer ?

8. Avant... 2-3 heures plus tard

9. Avant... 2-3 heures plus tard

10. Désordre / Ordre, quelle conséquences sur... la motivation ? la concentration ? la performance ?

11. Quel est le résultat de « TONNE » ? Ordre amélioré Concentration améliorée Performance Motivation Image

12. Vous pouvez cacher mais vous n'échapperez pas !

13. « COMPRENDRE TONNE » Trier, Organiser, Netoyer, Normaliser et Entretenir

14. Qu'est-ce que signifie « TONNE (5S)» ? • 1. Trier • Trier, archiver, jeter • Evt. boîte de « douteux » • 2. Organiser • Tout a une place • Structure facile • 3. Nettoyer • Nettoyage • 4. Normaliser • Normes et routines • Les meilleures pratiques • 5. Entretenir • Entretenir des normes • Amélioration constante • 5 minutes de TONNE

15. Le jeu de TONNE Trouvez ce dont vous avez besoin en 30 minutes

19. Qu'est-ce que signifie « TONNE » ? • 1. Trier • Trier, archiver, jeter • Evt. boîte de « douteux » • 2. Organiser • Tout a une place • Structure facile • 3. Nettoyer • Nettoyage • 4. Normaliser • Normes et routines • Les meilleures pratiques • 5. Entretenir • Entretenir des normes • Amélioration constante • 5 minutes de TONNE

20. Pourquoi TONNE ? Qu'est-ce qui se passe quand on s'organise avec TONNE ?A votre avis...

21. TRIER Jeter, garder, archiver

22. Quelles choses vont où ? • Restent dans le bureau • Vont aux archives (individuel / groupe) • Sont jetées • - Quels sont les critères potentiels ?

23. Avant... 3

24. Région éloignée - trouver X erreurs

25. Région éloignée - trouver X erreurs ? ? ?

27. La zone de travail (!) - trouver X erreurs

29. Quelles choses vont où ? • Restent dans le bureau • Vont aux archives (individuel / groupe) • Sont jetées • - Quels sont les critères potentiels ?

30. Astuce : « Toucher et traiter » D'abord, ramasser TOUT dans le bureau. • Jeter ou garder ? • Quels sont vos critères ? • Vous vous poserez quelles questions ? • Garder • Le SEUL exemplaire - ou très difficile d'obtenir une nouvelle • Exigences législatives • Pièce d'un dossier client / projet • J'aurais besoin d'ici TRÈS peu • Jeter • Il s'agit d'une copie, ou d'autres disposent de l'information • Très (!) ancienne - ou ne va pas faire une différence • N'aura pas (jamais !) le temps pour la traiter • Archives • Choses importantes que vous n'utilisez pas régulièrement • Fichiers clients et projets • … • Toucher = traiter maintenant

31. ASTUCE : commence avec la zone éloignée Commencez par la zone de travail éloignée et avancez vers le bureau (en général, la zone située derrière ou autour de vous) • Trouver un GROS sac en plastique - ou plusieurs • Faites de la place pour trier • Commencez par les trucs les plus vieux • Plus facile à jeter • Accumuler les succès • à la manière « Clint Eastwood » • Mettez TOUS vos trucs par terre - TOUT (!) • Remettez SEULEMENT des choses dont vous avez besoin • Jeter ou archiver ce qui reste

32. Les zones de bureau... 3 2 1

33. Vos Bureaux

34. 2. ORGANISER Quelles choses vont où ?

35. VOUS placerez quoi où ? • Plan de travail / Zone de travail • Archives à proximité • Archives à distance (individuelle / groupe) • - Quels sont les critères potentiels ?

36. Zone primaire = logistique urbaine ! • L'agencement de votre bureau ? • Ordi, étagères, téléphone, tiroirs ? • Elle correspond à la fréquence d'utilisation ? • Ce qu'il faudrait...

37. Astuce : Archiver et organiser Archives • Mettre en place un (votre) système - alphabétique, chronologique, la fréquence d'utilisation par exemple • Utilisez des classeurs, étiquettes, intercalaires • Quels sont VOS principaux zones de travail / de classement ? Re-organiser / groupe • Mettre les choses semblables ensemble • Créez un nouveau système efficace et pratique • Par exemple, selon la fréquence que vous utilisez des choses CONTINUEZ A ORGANISER ! ... NE PAS travailler / lire les documents maintenant !

38. ASTUCE : classeurs • Mettre TOUS les documents dans des classeurs • Évaluer, trier, jeter, regrouper • Mettez de nouvelles étiquettes sur • les noms des catégories « larges » • Noms courts, faciles • Remplissez les classeurs ou utilisez un autre système de classement • Groupe par rapport aux types de fichiers • Projets • Administration • ... « En cours » • Photos ou icônes sur le dos • Ramassez et (re-)triez régulièrement

39. 3. NETTOYER Du bon vieux nettoyage

40. Quoi arrive quand... - Vous nettoyez régulièrement pour - Vous ? performance concentration motivation - Autre autour de vous ? perception normes

41. Propre « Quel serait la fréquence et le cycle de nettoyage la plus efficace pour vous ? »

42. 4. NORMALISER Les meilleures pratiques pour tous

43. Mettre en place / assurer des normes et meilleures pratiques • Créez des normes • Pour les grandes lignes de bureau • Circulation et agencement • Pour la gestion des documents • Garder, archiver, jeter • Les procédures internes • Incorporer dans le travail quotidien • Comment mettre en œuvre les « meilleures pratiques » • Nomez un responsable « meilleure pratique » / procédure

44. 5. ENTRETENIR 5 minutes de TONNE

45. 5 minutes de TONNE - une fois par jour ou par semaine • Trier • Mettez les éléments inutiles dans une zone de garde • Jetez les déchets, les ordures • Étiquette rouge si vous n'êtes pas sûr • Organiser • Vérifiez la carte de zone standard • Remettez tous les articles à leur place • Nettoyer • Nettoyez votre plan de travail et vos outils • Ramassez tous les « trucs » sur le sol / les espaces horizontales • Normaliser • Vérifiez calendrier d'entretien et effectuer des tâches • Entretenir • Assurez-vous que la prochaine « 5 min de TONNE » est dans votre agenda

46. Votre travail peut commencer dès maintenant

47. Objectif : • Comprendre la méthode TONNE • Pour les bureaux • Obtenir des idées pour son propre bureau • Être en mesure de nettoyer / structurer son propre bureau • Devoir pour la maison