"Soluzioni per migliorare il workflow dell'utente nel processo di ricerca" Seminari / Cenfor

Tra corsi e percorsi di ricercaRefWorks e RefAware all’Università di PadovaCristiana Bettella e Lucia Soranzo "Soluzioni per migliorare il workflow dell'utente nel processo di ricerca" Seminari / Cenfor Milano – Bibliostar 12/3/2009 Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Sommario • Così lontani,così vicini • RefWorks • Laboratori RefWorks • Qualche altra piccola idea promozionale • Sviluppi di RefWorks richiesti dagli utenti • Statistiche • RefAware • Una prima valutazione Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Così lontani, così vicini Negli ultimi anni i percorsi di ricerca di studiosi e studenti universitari si sono sensibilmente allontanati dall’orbita delle biblioteche Strumenti di ricerca one-stop shop, semplicità d’uso, immediatezza nel recupero dei dati, capacità di condividere e riutilizzare i risultati delle ricerche ..., rappresentano specifiche informative generalmente molto apprezzate dalla comunità utente Sono qualità che portano gli utenti a privilegiare Google e gli strumenti partecipativi propri del web sociale sulla biblioteca digitale istituzionale e conseguentemente Le biblioteche a scontrarsi con risultati spesso sottodimensionati rispetto all’impegno economico e gestionale investito per acquisire e rendere disponibili banche dati e periodici elettronici Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Così lontani, così vicini Many scientists now manage the bulk of their bibliographic information electronically, thereby organizing their publications and citation material from digital libraries. However, a library has been described as “thought in cold storage,” and unfortunately many digital libraries can be cold, impersonal, isolated, and inaccessible places Hull D, Pettifer SR, Kell DB, 2008 Defrosting the Digital Library: Bibliographic Tools for the Next Generation Web. PLoS Comput Biol 4(10): e1000204. doi:10.1371/journal.pcbi.1000204 Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Così lontani, così vicini Entrare nel flusso della ricerca e “scongelare” la biblioteca digitale sono azioni che appartengono a finalità verso cui il Sistema Bibliotecario di Padova sta dirigendo i suoi obiettivi E' anche in questa prospettiva che si sono acquisiti e resi attivi servizi come il portale per la metaricerca, link resolver, sistemi per la gestione delle citazioni bibliografiche e l’aggiornamento informativo etc., interfacciabili non solo con gli usuali database bibliografici e a testo completo, ma anche con risorse ad alta diffusione ed uso come GoogleScholar, gli archivi istituzionali e disciplinari per la ricerca, aggregatori di risorse wiki etc. Tema di questa presentazione è la nostra esperienza con RefWorks e RefAware, due strumenti relativamente nuovi per il mondo bibliotecario italiano e di recente acquisiti dal nostro sistema Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

RefWorks Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

RefWorks RefWorks è un citation manager web based, acquistato dall’Università di Padova a metà del 2007 Inizialmente la promozione di RefWorks ha dato scarsi risultati, soprattutto perché in diverse realtà i bibliotecari erano impreparati a gestire un prodotto percepito come estraneo alla propria sfera di competenze Per superare questa impasse, a partire dalla fine del 2007 il Centro di Ateneo per le Biblioteche ha promosso i LABORATORI REFWORKS: un corso in formato innovativo che è riuscito ad avvicinare sia i bibliotecari che gli utenti all’uso di RefWorks Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Laboratori RefWorks | Organizzazione • Riunione tra i bibliotecari (si prevede 1 bibliotecario ogni 2 utenti quindi spesso collaborano bibliotecari di più biblioteche) • Scelta dei database e degli stili citazionali da usare durante il corso (eventuale creazione di stili e aggiunta delle procedure export/import mancanti nella guida online a RW) • Prova dal vivo del programma del laboratorio (è importante riuscire a rispettare i tempi) • Pubblicità del corso agli utenti: e-mail a docenti e dottorandi; avviso sul sito del SBA e della biblioteca; locandine; … • Raccolta delle iscrizioni e attribuzione degli utenti ai rispettivi docenti (si cerca di rispettare le aree disciplinari) • Sopralluogo nell’aula di informatica per controllare che i computer dispongano del sw necessario (word, write-n-cite) e siano abilitati alla consultazione delle banche dati Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Laboratori RefWorks | Programma laboratori • Registrazione/Account • Registrazione • Login in-campus • Login off-campus • Interfaccia; Barra di lavoro RefWorks • Descrizione • Informazione su Guida & video in linea; sito RefWorks SBA • Riferimenti bibliografici ( = popolare RefWorks di riferimenti) • Esportare riferimenti da banche dati commerciali et non (esportazione diretta) • Importare riferimenti in file di testo (Riferimenti > Importa) • Ricerca & recupero riferimenti in RefWorks (Cerca > Cataloghi e banche dati online) • Creazione manuale dei riferimenti (Riferimenti > Aggiungi nuovo riferimento) • Organizzare e gestire i riferimenti • Creazione di una cartella • Spostare i riferimenti o una loro selezione nella cartella creata • Rimuovere riferimenti o una loro selezione dalla cartella • Eventualmente rifare una ricerca a scelta tra le modalità illustrate al punto 3 e illustrare come salvare i riferimenti nella cartella o cartelle creata/e • Creazione di una Bibliografia • Utilizzo di Write-N-Cite • In coda, se si dispone di tempo: • Condividere i riferimenti con RefShare • Ricerca e gestione dei riferimenti nel proprio database personale (Ricerca per autore, descrittore e periodico) • Importare pagine web con RefGrab-it • Caricare RSS Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Laboratori RefWorks | Valutazione Quando è stato possibile si è sottoposto agli iscritti al laboratorio un questionario di valutazione. Il questionario di valutazione è riprodotto qui a lato: Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Laboratori RefWorks | Valutazione : esempi Risultato dei questionari di valutazione del laboratorio organizzato dalla biblioteca di Scienze Politiche il 30/1/2009 Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Qualche altra piccola idea promozionale • Pubblicizziamo RefWorks in modo virale segnalando il servizio in calce ad ogni messaggio di risposta inviato dal servizio di helpdesk del proxy (quando un utente usa proxy in genere fa ricerca bibliografica) • Presentiamo il servizio a Tutor e Dottorandi nelle giornate che l’Ateneo e le Facoltà dedicano loro • RefWorks è lo sponsor e il mese di Gennaio nel Calendario 2009 del Sistema Bibliotecario di Ateneo inviato a tutti i docenti • Il link alle nostre pagine RefWorks è stato inserito nel Portale AIRE (Metalib), nelle pagine delle biblioteche e di alcune facoltà Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Qualche altra piccola idea promozionale Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Sviluppi di RefWorks richiesti dagli utenti • Versione di Write-N-Cite per LaTeX • Versione di Write-N-Cite per OpenOffice.org • Maggior numero di banche dati ricercabili via Z39.50 • Strumenti per recuperare le bibliografie salvate in file di testo • Versione di RefWorks portabile su pendrive • Ricerca all’interno del testo dei file allegati • Statistiche di utilizzo più articolate (richiesta dei bibliotecari) • Un’interfaccia di amministrazione da cui tradurre o personalizzare la traduzione di RefWorks (richiesta dei bibliotecari) Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Statistiche Dalle statistiche constatiamo che l’uso di RefWorks cresce e si diffonde a categorie di utenti e aree disciplinari spesso refrattarie a questo tipo di strumenti E’ interessante notare come nelle aree dove di più ci si è impegnati nei laboratori (p.e.: Lettere e Filosofia) i risultati ci ripagano ampiamente e spesso contro ogni aspettativa Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Statistiche Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

RefAware Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

RefAware […] most digital libraries are currently read-only, allowing users to search and browse information, but not to write new information nor add personal knowledge. Other digital libraries are in danger of becoming write-only ‘‘datatombs’’, where data are deposited but will probably never be accessed again. Indeed, the literature itself is now so vast that most scientists choose to access only a fraction of it, at potentially considerable intellectual loss. Hull D, Pettifer SR, Kell DB, 2008 Defrosting the Digital Library: Bibliographic Tools for the Next Generation Web. PLoS Comput Biol 4(10): e1000204. doi:10.1371/journal.pcbi.1000204 Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

RefAware | Perché RefAware? Esistono molti servizi di alerting che garantiscono l’aggiornamento: database di current awareness, email alerting, feed RSS etc. ma spesso non sono integrati con gli strumenti di lavoro e la gestione delle bibliografie Vita dura quindi per gli "impenitenti scoiattoli accumulatori di risorse" che cercano non solo di tenersi aggiornati ma anche di poter archiviare e riutilizzare le informazioni Da queste considerazioni deriva la scelta di RefAware che non solo è uno strumento di current awareness, ma è anche l’anello mancante tra molte fonti di informazione e i programmi di gestione bibliografica Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

RefAware | Perché RefAware? RefAware cattura l’informazione alla fonte nel momento in cui viene pubblicata e la presenta in un formato omogeneo all’interno di un database personale RefAware è integrato con i principali bibliographic manager e con OpenURL Esporta i dati verso RefWorks, EndNote, BibTeX etc. in formati standard che ne consentono il riuso e la condivisione Tra i suoi limiti notiamo che alcuni ambiti di ricerca sono sotto-rappresentati dal punto di vista delle risorse Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

RefAware | Alcune opinioni degli utenti: • Dottorando di filosofia: l'idea di avere un aggiornamento continuo sulle nuove pubblicazioni relativa al proprio argomento di ricerca (e, anzi, a più di uno, visto che si possono impostare fino a 30 "ricerche strategiche") è molto interessante e di indiscutibile utilità per chiunque, tesista, dottorando o ricercatore/professore che sia. Ma si nota subito un grosso (almeno a mio avviso) problema di RefAware per l'ambito filosofico: le risorse bibliografiche su cui si basa sono molto poche. Ci sono molte lacune di riviste internazionali - non solo quelle di media diffusione, ma anche le più rinomate (come Journal of Philosophy, Proceedings of the Aristotelian Society, ecc.). • Bibliotecario di Farmacologia: ho provato il sistema di alerting. Molto interessante e utile, e anche facile da usare. Interessante anche la possibilità di poter trasferire subito i dati di interesse in Refworks. Forse 5000 record per strategia possono sembrare non tantissimi per "impenitenti scoiattoli accumulatori di risorse" come la sottoscritta e comportano la necessità di controllare il materiale e ripulirlo di ciò che non serve. In conclusione mi sembra un ottimo servizio, da usare in aggiunta alle registrazioni di aggiornamenti via email e all'uso degli RSS reader (che io però trovo abbastanza fastidiosi, perché la finestre che si aprono per dare aggiornamenti mi disturbano quando sto lavorando). • Docente di Medicina: ho avuto modo di testare alcune funzionalità di RefAware e mi è sembrato un prodotto ben pensato, semplice da usare e sicuramente utile per chi vuole restare informato in uno stretto ambito delle conoscenze scientifiche in continuo divenire. Eseguendo varie strategie di search in tempi diversi ho notato una scarsa stabilità dei risultati con referenze, ovviamente non dell'ultimo minuto, che a volte apparivano e a volte no. Giocando e rigiocando mi pare che le referenze riportate siano al massimo vecchie di 4 mesi, ma non è chiaro. Mi sembra importante che venga specificato il periodo considerato. comunque il giudizio è sicuramente positivo. • Docente di Scienze della Terra: trovo che RefAware sia nel complesso un modulo molto interessante e versatile. Tuttavia, noto con dispiacere che mancano quasi totalmente le sources relative al mio campo (Scienze della Terra), per cui per me e, presumo, per tutti i miei colleghi, il modulo rimane praticamente inutile allo stato attuale. I servizi di alert forniti dalle poche riviste di nostro interesse coperte da RefAware (essenzialmente Nature e Science, più un paio di altre riviste specialistiche, che sono quindi di interesse solo per pochi di noi) fungono già abbastanza egregiamente allo scopo. Ho notato inoltre che quando si cerca di esportare delle citazioni in formato RIS per poi importarle in Reference Manager, cliccando su Apri si ottiene il messaggio "internal application error". • Docente di Chimica: Per quel che posso dire mi sembra che funzioni bene, comunque non eccezionale come motore di ricerca. Dovrei provarlo più a lungo per essere più preciso. Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

RefAware | Come promuoverlo A nostro avviso RefAware non si presta ad una promozione di tipo tradizionale. L’intenzione è di avvicinare gli utenti: • inserendo RefAware nei laboratori RefWorks avanzati che partiranno a breve • proponendo agli utenti che si rivolgono ai servizi di reference delle biblioteche di riportare a fine sessione la strategia di ricerca elaborata in RefAware • offrendo a docenti e ricercatori un nuovo servizio di biblioteca del tipo “Aggiornamento facile con RefAware” • contattando direttamente i docenti e dottorandi più sensibili a queste tecnologie e che fungono da opinion leader nel loro gruppo di ricerca • … Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Ringraziamenti Un grazie dovuto a tutti i colleghi del Sistema Bibliotecario di Ateneo di Padova che hanno dedicato tempo, passione e energie alla promozione di RefWorks Un grazie sentito a tutto lo staff Cenfor e RefWorks-COS per la gentilezza, l’orientamento al problem solving e l’attitudine alla collaborazione (e alla sopportazione) Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

Un grazie di cuore a tutti voi per l’attenzione  Sistema Bibliotecario di Ateneo | Università di Padova

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