Docent: Ans Sarianamual

1. TIRPRJ01-1 - Project 1 Theorielessen in projectmatig werken - 2013/2014 Bijeenkomst 3 Docent: Ans Sarianamual

2. Lesinhoud • Testen kennis hfst. 3 en 4 (2 weken geleden besproken) • Hoe zorg je voor een gestructureerde vergadering? • Wat is een plan van aanpak? • Waaruit bestaat een plan van aanpak? • Samenvatting bijeenkomst • Huiswerk

3. 1: waar of niet waar: • Een project kick-off vergadering heeft enkel als doel een saamhorigheidsgevoel te krijgen tussen de projectleden.

4. 2: waar of niet waar: • Als de afhankelijkheden van de activiteiten van groot belang zijn binnen een project, kan het beste gekozen worden voor een netwerkplanning

5. 3: waar of niet waar: • Bij de initiatief fase van een project hoort een plan van aanpak.

6. 4: waar of niet waar: • GOKIT is een afkorting van de vijf beheersaspecten van een project. De O en de I zijn ondersteunend, de T, G en K zijn een doel op zich.

7. 5: waar of niet waar: • Als de helft van het budget al is uitgegeven, dan kan het project niet stoppen.

8. 6: waar of niet waar: • Initiatief, definitie, ontwerp, voorbereiding, realisatie en nazorg zijn activiteiten van een project.

9. Antwoorden op de vragen • 1: Niet waar. Een kick-off-vergadering heeft dit niet ‘enkel als doel’. Grit zegt zelf: “Het is belangrijk om deze vergadering te gebruiken om de betrokkenen een saamhorigheidsgevoel te laten krijgen”. Je kunt echter ook afspraken maken, het pva presenteren etc. (zie blz. 64). • 2: Niet waar. Ik zou eerder kiezen voor een strokenplanning. Daar kan je ze namelijk goed inzichtelijk in maken (zie blz. 86) • 3: Niet waar. Probleemdefinitie: intiatieffase. Pva: definitiefase (zie blz. 63 en 64). • 4: Waar. Je moet alle 5 beheersen, maar een project is succesvol als kwaliteit, prijs en tijd gewaarborgd zijn (zie p. 68) • 5: Niet waar. Als een project uiteindelijk winst of een besparing (baten) moet opleveren, is van belang hoeveel het project op een bepaald tijdstip nog gaat kosten en hoeveel de te verwachten uiteindelijke baten zijn (zie p. 77) • 6: Niet waar. Dit zijn slechts hulpmiddelen om een project te plannen (zie p. 98). Of, in terminologie v.h. boek: fasering om het project te beheersen (p. 24)

10. Klassikaal bespreken huiswerk • 3.3: • Een vergadering om een project op te starten. Kick-off in de sport betekent: de aftrap. • Project start-up vergadering. • Samenwerking opstarten (teambuilding), communicatie op gang brengen (of verbeteren), vaststellen welke bevoegdheden de projectgroep heeft. • 3.7: Geld: kosten project, O: de organisatie van alles, K: kwaliteitswaarborging, I: onderlinge info/communicatie T: monitoring tijd • 3.16: Dat er een onbruikbaar projectresultaat wordt opgeleverd. • 4.4: z.o.z.

11. Klassikaal bespreken huiswerk 4.4: • Een mijlpaal (milestone) is een (tussen)product dat tijdens een project ontstaat. • Een afhankelijke activiteit is een werkzaamheid die pas uitgevoerd kan worden nadat een andere activiteit is afgerond. • Een kritische activiteit is een activiteit die bij verandering in doorlooptijd de eindtijd van het gehele project beïnvloedt. • Het kritieke pad is de keten van kritische activiteiten. • ASAP: as soon as possible; ALAP: as late as possible • Resources: 'hulpbronnen' van een project dat wil zeggen de mensen die het project moeten uitvoeren plus de middelen die ze daarvoor nodig hebben. • Speling is de tijd die een activiteit langer mag duren voordat deze op het kritieke pad komt te liggen. • Een strokenplanning bevat een horizontale tijdas en geeft de doorlooptijd van de activiteiten met behulp van stroken weer. • Een netwerkplanning geeft activiteiten met behulp van pijlen weer en laat de afhankelijkheden van de activiteiten zien. Uit een netwerkplanning kan een strokenplanning worden gemaakt. • Doorlooptijd: Dit is de verstreken tijd tussen het begin van en het eind van de activiteit. De doorlooptijd is aan te wijzen op de kalender, bijvoorbeeld van 2 mei t/m 10 mei is een doorlooptijd van 9 dagen. • Bestede tijd: Dit is het aantal werkuren dat nodig is om een activiteit uit te voeren. In één dag doorlooptijd kunnen 3 personen bijvoorbeeld samen 3 x 8 = 24 uren aan werktijd 'verbruiken'. De benodigde werktijd vermenigvuldigd met het uurtarief bepaalt het te betalen bedrag aan 'uurloon'.

13. VERGADEREN • Wat is vergaderen voor jou? • Hoezo vergaderen? • Waar hebben we het over? • Wanneer?

14. Vergaderen • Agenda: • Opening • Vaststellen agenda • Notulen vorige vergadering • Mededelingen • Ingekomen stukken • Bespreekpunten • Rondvraag/wvttk • Afsluiting • Denk om rolverdeling! -> Zorg dat er van tevoren duidelijk is wie voorzitter is en wie notulist. • Rollen kun je onderling doorschuiven.

15. LET’S MEET!

16. De 5 grondregels van vergaderen Vooraf 1. Agenda opstellen (Plannen) 2. Informatie geven t.b.v. Beeldvorming (Informeren) 3. Tijd indelen (Voorbereiden per agendapunt) Tijdens de vergadering 4. Logisch verloop (Opbouw per agendapunt) 5. Samenvatten en vastleggen (Notulen)

17. Voorzitter • ACCOMMODATIE • UITNODIGING • AGENDA • OPENING • 6 STAPPEN

18. Let op de volgende 6 stappen: • Analyseren agendapunt. • Open • Half-open • Gesloten • Kiezen voor een vergadermethode : • BOM-methode • B = beeldvorming • O = ordening • M = meningsvorming

19. vervolg Vervolg stappen... 3. Inleiden agendapunt 4. Geven van richtlijnen 5. Procedure 6. Stellen van startvraag

20. Notuleren Soorten verslagen : • Uitvoerig • Beknopt • Besluitenlijst • Combinatie heel goed mogelijk!!

21. Doel • Informatieverstrekking • Vastleggen van standpunten • Voortgang bewaken van bepaalde processen

22. Plan van aanpak • Definieert het project • Dwingt tot nadenken • Vergt ordening in complexiteit • Waar zijn we aan toe (projectleden/ klant) • Overeenkomst met de klant • Aansturing door projectleiding • Mogelijkheid tot ingrijpen planning • Evaluatie

23. Plan van aanpak in project • Indeling blz. 113 aanhouden bij maken plan van aanpak • Aan de hand van het plan van aanpak: go or no go • Bij voortgangsrapportage: aangeven waar pva verschilt van reële situatie en planning aanpassen!

24. Hoe organiseer ik een project? • Het plan van aanpak • inhoudsopgave • De achtergronden • Projectresultaat (doel) • Projectactiviteiten • Projectgrenzen • De producten (tussenresultaten) • Kwaliteit • De projectorganisatie • Planning • Kosten en baten • Risico-analyse PvA Bij een groot project moet je vooraf verplichteen plan van aanpak maken! Meestal doet de project- leider dit.

25. Korte uitleg onderdelen Plan van aanpak (hoofdstuk 5) • Achtergronden • Projectresultaat • Projectactiviteiten • Projectgrenzen • Tussenresultaten • Kwaliteit • Projectorganisatie • Planning • Kosten en baten • Risico’s

26. 1. Achtergronden: ‘omgeving’ project • Project met een pakkende naam • Wie is de opdrachtgever? • Wie is de opdrachtnemer? • Wie zijn de stakeholders? • Belang van project • -> Geef de achtergronden aan van groot naar klein: eerst bedrijf, dan afdeling

27. 2 Projectresultaat • Doelstelling project: • Wat wil opdrachtgever bereiken met dit project? • Subdoelstellingen: SMART formuleren • Probleemstelling bij onderzoek: • Bestaat ook vaak uit deelvragen • Projectresultaat: • Komt voort uit doelstelling • Zie voorbeelden blz. 116 en 117

28. 3 Projectactiviteiten • Neem voorbereiding en realisatie hierin op • Groepeer de activiteiten (bijvoorbeeld): • Overleg: • Bijwonen projectlessen • Overleg projectgroep • Overleg opdrachtgever buiten lessen om • Verslaglegging vergadering etc. • Uitzoeken informatie: • Vergelijken andere sites • Technische eisen • Voorstel design etc. • Bouwen site

29. 4 Projectgrenzen • Wat valt binnen de scope van het project? • Wat niet? • Denk bijv. aan beheer/ nazorg/ training personeel • Laat opdrachtgever grenzen respecteren • Valkuil: uit enthousiasme meer doen dan ‘betaald’ wordt/ afgesproken is! • Bij twijfel: overleg met de opdrachtgever!

30. Projectgrenzen Start van het project Projectgrens (4x) Mijlpaal Mijlpaal Fout! De projectgrenzen moeten duidelijk zijn! Rand van het project Einde project Project

31. …… en randvoorwaarden (vb) • Aan welke eisen moet voldaan zijn wil project slagen? • Beschikking pc’s/ laptops • Beschikken over internet • Kennis bij projectleden van programmeren

32. 5 Tussenresultaten • Welke tussenproducten zijn er ? • Plan van aanpak definitief goedgekeurd • Functioneel ontwerp • Technisch ontwerp • Prototype/bètaversie eindproduct • Managementsamenvatting

33. 6 Kwaliteit • Aan welke kwaliteitsnormen moet je product voldoen? • Hoe ga je dat meten? • Met welke methode? • Bedenk: kwaliteit en tijd staan op gespannen voet met elkaar! Denk dus goed na over het belang van de kwaliteitseisen en de tijd die dit vergt!

34. 7 Projectorganisatie • Organisatie • Functies projectleden • Adressen en tel. nummers projectleden • Taken en bevoegdheden van projectleden • Persoonlijke kwaliteiten • Informatie • Informeren medeprojectleden (lijkt simpel) • Informeren van opdrachtgever • Informeren evt. Stakeholders • Samenwerking • Samenwerkingscontract opstellen: • Valkuil: wij zijn een vriendengroep!

35. Vervolg projectorganisatie • Vergaderen a.d.h.v. agenda: • Kort en effectief • Bijhouden notulen • Tijdverantwoording bijhouden! • Vragen formuleren voor opdrachtgever • Voortgangsrapportage één A-viertje • Zorg voor projectdossier

36. 8 Planning • Activiteiten uitzetten in tijd • Aangeven wie activiteit uitvoert • Aangeven mijlpalen • Aangeven deadlines ruim vóór mijlpalen • In netwerkplanning ook afhankelijkheden aan te geven • Bij voortgang direct aanpassingen in planning aangeven • Tijdgebrek: bespreken met opdrachtgever welke maatregelen te nemen

37. 9 Kosten en baten • Kosten zijn grotendeels tijd in project: • 5 studenten in projectgroep • = 5 studenten x 4 ects x 28 uur= 560 urenKosten per uur? • Materiaal • Reiskosten • Baten: • Besparing personeelskosten aan kassa bioscoop • Meer bezoekers bioscoop door gebruiksvriendelijkheid

38. 10 Risico’s • Interne/ externe risico’s • Risicotabel invullen: • Grootte van een risico = Kans van optreden x Gevolg voor het project

39. Samenvatting • Plan van aanpak 10 onderdelen: • Vergaderen volgens vooraf gemaakte agenda volgens het aangeboden format. Belangrijk : heldere rolverdeling! Dus: notulist en voorzitter met duidelijke taak!

40. Huiswerk • Geen theorieles (29 sept.), maar een docentonafhankelijke praktijkoefening in de les. • Opdracht: • Plan volgende week een vergadering • Spreek rollen af • Maak een agenda • Houd de vergadering tijdens de les • Maak notulen • Lever agenda en notulen in bij project 1

41. Huiswerkvoor les 4: • Leren hoofdstuk 5 + 7 • Maak de volgende opdrachten uit het boek: • 5.1 • 5.2 • 5.3 • 5.5 • 5.6 • 5.7 • 5.9 (kies 2 projecten) • Bedenk een tentamenvraag, gebaseerd op de lesstof tot nu toe en neem die over twee weken mee naar de lesbijeenkomst.