Priorytet 2: Bezpośrednie wsparcie przedsiębiorstw

1. Fundacja Małych i Średnich – Regionalna Instytucja Przedsiębiorstw Finansująca (RIF) Priorytet 2: Bezpośrednie wsparcie przedsiębiorstw Działanie 2.2 Wsparcie konkurencyjności produktowej i technologicznej przedsiębiorstw. Poddziałanie 2.2.1 Wsparcie dla przedsiębiorstw dokonujących nowych inwestycji Przygotowanie i prowadzenie: Arkadiusz Paciorek Projekt współfinansowany przez UNIĘ EUROPEJSKĄ ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

2. PROGRAM SPOTKANIA 29 października 2007 r. 9.30- 10.00 Wstęp Realizacja umowy o dofinansowanie: niezbędne dokumenty, daty, zasady realizacji projektów 10.00-11.15 Przerwa kawowa 11.15-12.15 Wniosek o płatność Sprawozdanie z realizacji projektu – praktyczne instrukcje Załączniki do wniosku i sprawozdania Najczęściej popełniane błędy 12.15-13.00 Pytania uczestników, dyskusja

3. Realizacja umowy o dofinansowanie Zgodnie z §. 2 ust. 3 pkt. 10 Umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązuje dostarczyć do RIF w terminie 15 dni od dni podpisania umowy, potwierdzony notarialnie weksel In blanco, opłacony do kwoty dofinansowania. Do weksla należy również załączyć: 1. deklarację wekslową, 2. dokument rejestrowy (nie starszy niż 3 miesiące), 3. w zależności od osobowości prawnej: kserokopię umowy spółki cywilnej potwierdzoną przez Beneficjenta (spółka cywilna) / kserokopię aktu notarialnego o rozdzielności majątkowej lub oświadczenie o nie pozostawaniu w związku małżeńskim lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na zaciągnięcie zobowiązania przez współmałżonka jeśli nie istnieje jego podpis na wekslu (spółka cywilna lub osoba fizyczna). Niedostarczenie zabezpieczenia w postaci weksla może skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.

4. Realizacja umowy o dofinansowanie Zgodnie z §. 2 ust. 3 pkt. 2 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia w RIF 1 egzemplarza potwierdzonej za zgodność z oryginałem (przez Beneficjenta) kopii umowy leasingu zawartej na finansowanie Projektu, w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia i nie później niż w terminie 90 dni od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie,jeśli finansowanie w drodze leasingu zostało wskazane we wniosku. W przypadku umowy leasingowej należy załączyć kserokopie faktur dokumentujących nabycie przez leasingodawcę urządzeń objętych projektem (potwierdzone przez Beneficjenta) oraz harmonogram spłat rat leasingowych

5. Realizacja umowy o dofinansowanie 1. Zaplanowane działania muszą zostać zrealizowane w okresie realizacji projektu określonym w § 3 ust. 1 umowy o dofinansowanie. 2. Realizacja powinna być zgodna z założeniami rzeczowymi. 3. Płatności muszą być dokonywane w okresie realizacji projektu do momentu złożenia wniosku o płatność oraz za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta. 4.Wydatki niezbędne do realizacji projektu mogą być poniesione przez Beneficjenta dzień po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie.

6. Realizacja umowy o dofinansowanie 5. Koszty rzeczywiście poniesione przez Beneficjenta, muszą być udokumentowane fakturami oraz dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności. 6. Dofinansowanie może być wyłącznie refundacją poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych. 7. Zmiany w umowie dotyczące: przesunięcia terminu realizacji projektu, zmiany numeru rachunku bankowego, zmiany nazwy Beneficjenta, zmniejszenia kwot lub przesunięcia między kategoriami wydatków kwalifikowanych przekraczających 15% ich początkowej wartości itp.) - wymagają aneksu

7. Zmiany w umowie o dofinansowanie W przypadku zaistnienia konieczności wprowadzenia zamian, w terminie 14 dni od zaistnienia przyczyn należy złożyć wniosek o zaakceptowanie zmian. W przypadku zaistnienia okoliczności mogących opóźnić realizację projektu lub jego etapu w terminie 30 dni przed upływem okresu realizacji projektu należy wystąpić z wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji. Do wniosku o wprowadzenie zmian należy załączyć dokumenty potwierdzające konieczność wprowadzenie zmian np. Wypis z KRS, zaświadczenie o zmianie numeru konta bankowego, harmonogram zadaniowo/rzeczowo – finansowy, skwantyfikowane wskaźniki realizacji celów projektu – tabelę 13.3 z wniosku o dofinansowanie ( w przypadku aneksowania okresu realizacji projektu).

8. Rozliczanie projektu o dofinansowanie • 1. Protokoły odbioru lub przyjęcia do użytkowania zakupionych towarów (dokumenty OT). • 2. Potwierdzenie wykorzystania kredytu do realizacji projektu (jeśli dotyczy). • 3. Oświadczenie banku ze wskazaniem numeru rachunku, na który ma być przekazane dofinansowanie (w związku z umową cesji wierzytelności z dotacji). • 4. Dokumenty wymagane w przypadku nabycia nieruchomości: • Akt (-y) notarialny (-e) z dowodami opłacenia wynikających z tego tytułu zobowiązań publicznoprawnych, • Operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcępotwierdzający, że cena zakupu nieruchomości nie przekracza wartości rynkowej, określonej na dzień zakupu, • W przypadku zakupu nieruchomości zabudowanej lub budowy należy załączyć opinię rzeczoznawcy budowlanego potwierdzającą, że nieruchomość zabudowana może być używana w określonym celu, zgodnym z celami przedsięwzięcia objętego wsparciem lub określającą zakres niezbędnych zmian lub ulepszeń, • Oświadczenie podmiotu zbywającego nieruchomość, że nie była ona zakupiona w okresie ostatnich 10 lat przy wykorzystaniu środków publicznych.

9. Rozliczanie projektu o dofinansowanie • Dokumenty wymagane w przypadku nabycia używanego środka trwałego: • oświadczenie wystawione przez sprzedającego o tym, iż środek trwały nie został zakupiony przy wykorzystaniu środków publicznych w okresie ostatnich 7 lat, • oświadczenie Beneficjenta o tym, iż cena za używany środek trwały nie odbiega od jego wartości rynkowej, wraz z informacją na temat ceny nowego środka trwałego, • oświadczenie sprzedającego określające zbywcę środka trwałego, miejsce i datę jego zakupu,

10. Rozliczanie projektu o dofinansowanie • W przypadku, gdy inwestycja finansowana jest w drodze leasingu: • Musi prowadzić do przeniesienia własności na korzystającego, • Kosztem kwalifikowanym są raty kapitałowe (z wyłączeniem: podatku, marży, odsetek, kosztów ogólnych, opłat ubezpieczeniowych itp.) zapłacone w okresie realizacji Projektu. • Płatność następuje w transzach półrocznych od zapłaty pierwszej raty kapitałowej (można złożyć wniosek o płatność po uprzednim zapłaceniu kwoty nie niższej z planowanych 6 najniższych rat kapitałowych),

11. Rozliczanie projektu o dofinansowanie 1. Kopie faktur 2. Dowody zapłaty - wyciągi bankowe, 3. Wniosek o płatność 4. Sprawozdanie z realizacji projektu Wniosek o płatność końcową oraz sprawozdanie końcowe należy złożyć do RIF najpóźniej do 25 dnia po zakończeniu terminu realizacji projektu podanego w § 3 ust. 1 umowy o Dofinansowanie.

12. Rozliczanie projektu o dofinansowanie Zgodnie z § 10 ust.12 umowy Beneficjenci Poddziałania 2.2.1 mogą składać wnioski o płatność pośrednią niezależnie od formy finansowania projektu, tj. finansowania ze środków własnych, jak również finansowania z wykorzystaniem kredytu bankowego, czy też leasingu. Pierwszy wniosek o płatność pośrednią może zostać złożony w RIF, po upływie sześciu miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji projektu (określonego zgodnie z § 3 ust.1 umowy o dofinansowanie), natomiast kolejne wnioski mogą być składane w kolejnych okresach półrocznych. Do wniosku o płatność pośrednią Beneficjent powinien dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (np. faktury zakupu, noty obciążeniowe), dowody płatności (wyciągi bankowe), dokumenty potwierdzające odbiór środka trwałego i wartości niematerialnych i prawnych (np. dokument OT, protokół odbioru) – dotyczące okresu, za który składany jest wniosek.

16. INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku (20_) ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

17. (21_) ŹRÓDŁA Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI

18. (22_) UZYSKANY PRZYCHÓD w okresie objętym wnioskiem (jeżeli zostało przewidziane w umowie/decyzji o dofinansowaniu) Uwaga! Tabeli nie wypełnia się w przypadku projektu realizowanego w ramach SPO WKP. Pole to pozostawiamy niewypełnione. RAPORTOWANIE *w przypadku SPO RiMSŻROW oraz SPO RiPR zamiast pkt 23 i 24 beneficjent wypełnia zestawienie rzeczowo-finansowe, stanowiące załącznik do wniosku o płatność.

19. (25_) Oświadczenie beneficjenta: Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Oświadczam, że dokumentacja związana z projektem przechowywana jest: należy podać adres przechowywania dokumentacji

20. (26_) Załączniki: 1. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o podobnej wartości dowodowej, zgodne z poz. (20_) wniosku, wraz z dowodami zapłaty; 2. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac; 3. Oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów bankowych lub przelewów bankowych, dokumentujących operacje na rachunku, którego wniosek dotyczy; 4. Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją o dofinansowanie: (27_) Miejscowość: Data: Podpis (imię i nazwisko):

21. Sprawozdanie z realizacji projektu w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw” lata 2004 - 2006

22. I. INFORMACJE OGÓLNE

23. I. INFORMACJE OGÓLNE II. PRZEBIEG I POSTĘP REALIZACJI PROJEKTU W OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM II.1 RZECZOWY POSTEP REALIZACJI PROJEKTU1. Opis zrealizowanych zadań/etapów w okresie sprawozdawczym

24. 2. Informacja na temat zadań planowanych a niezrealizowanych w okresie sprawozdawczym wraz z podaniem przyczyn 3. Opis zadań/etapów projektu planowanych do zrealizowania w kolejnym okresie sprawozdawczym* Tylko dla okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu4. Opis przeprowadzonych kontroli realizacji projektu

25. 5. Wskaźniki a) osiągnięte wskaźniki produktu b) osiągnięte wskaźniki rezultatu* *Tylko dla sprawozdania końcowego

26. c) osiągnięte wskaźniki oddziaływania* *Tylko dla sprawozdania końcowego, o ile wskaźniki te zostały określone we wniosku o dofinansowanie d) inne niemierzalne wskaźniki realizacji projektu* *Tylko dla sprawozdania końcowego z realizacji projektu

27. II.2 FINANSOWY POSTĘP REALIZACJI PROJEKTU 6. Struktura wydatków oraz przychodywydatki faktycznie poniesione w trakcie realizacji projektu.

28. Jeśli faktycznie poniesione wydatki były wyższe niż przewidziano w umowie o dofinansowanie, wpisujemy kwotę wydatków kwalifikowanychokreślonych w umowie, natomiast nadwyżkę kwalifikujemy jako wydatki niekwalifikowane. Wydatki niekwalifikowane obejmująwydatki niekwalifikowane określone w umowie odofinansowanie powiększone o nadwyżkę faktycznie poniesionych kosztówkwalifikowanychnad wielkością określoną w umowie. Kolumnę “stopień realizacji projektu” należy wypełnić odnosząc poszczególne pozycje w kolumnie Wn do wydatków projektu określonychw umowie dofinansowania: - dla wiersza „wydatki kwalifikowane” – do kolumny „Stopień realizacji projektu (%)” wpisujemy iloraz wartości Wn oraz wielkości wydatkówkwalifikowanych określonych w umowie dofinansowania, a otrzymaną liczbę mnożymy przez 100%, - dla wiersza „wydatki niekwalifikowane” – do kolumny „Stopień realizacji projektu (%)” wpisujemy iloraz wartości Wn oraz wielkościwydatków niekwalifikowanych określonych w umowie dofinansowania, a otrzymaną liczbę mnożymy przez 100%, - dla wiersza „wydatki w projekcie” – do kolumny „Stopień realizacji projektu (%)” wpisujemy iloraz wartości Wn oraz wielkości całkowitychwydatków projektu (wydatki kwalifikowane + niekwalifikowane), określonych w umowie dofinansowania, a otrzymaną liczbę mnożymy przez 100%. Wiersz przychód projektu nie dotyczy projektu realizowanego w ramach działania 2.2.1.

29. 7. Prognoza finansowa projektu*nie dotyczy * Tylko dla okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu III ZGODNOŚĆ PROJEKTU Z POLITYKAMI WSPÓLNOTY 1. Zgodność projektu z zasadami udzielania zamówień publicznych □ dotyczy □nie dotyczy Jeżeli dotyczy, należy opisać działania

30. 2. Zgodność projektu z polityką ochrony środowiska □ dotyczy □nie dotyczy Jeżeli dotyczy, należy opisać działania podjęte w toku realizacji projektu. * Tylko dla okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu 3. Zgodność projektu z polityką równych szans □ dotyczy □ nie dotyczy Jeżeli dotyczy, należy opisać działania

31. 4. Zgodność projektu z zasadami pomocy publicznej X dotyczy □ nie dotyczy Jeżeli dotyczy, należy opisać działania podjęte w toku realizacji projektu. Czy projekt jest realizowany zgodnie z zasadami pomocy publicznej? X tak □ nie Jeżeli nie, należy podać przyczyny niezgodności 5. Czy w ramach projektu podejmowane są działania mające na celu poprawę poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) w przedsiębiorstwie* □ tak, projekt jest bezpośrednio nakierowany na poprawę BHP □ tak, poprawa BHP jest dodatkowym elementem projektu □ nie Jeżeli tak, należy proszę krótko opisać, na czym polegają podejmowane działania.

32. IV. PROMOCJA PROJEKTU Opis działań podjętych przez beneficjenta w celu informowania o udziale w Programie V. ZAGROŻENIA REALIZACJI PROJEKTU Opis zidentyfikowanych lub przewidywanych zagrożeń realizacji projektu* * dotyczy tylko okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu

33. VI. OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA Oświadczam, iż informacje zawarte w niniejszym sprawozdaniu są zgodne z prawdą. Data: Pieczęć i podpis: VII. ZAŁĄCZNIKI Jako załączniki do niniejszego wniosku należy załączyć kopie raportów z kontroli lub wizyty monitorującej, jeżeli zostały przeprowadzone w ramach realizacji Projektu. VIII. INFORMACJE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO* *wypełnia instytucja otrzymująca sprawozdanie

34. Promocja projektu Zgodnie z §12 umowy o dofinansowanie promocja projektu może przebiegać W jeden z następujących sposobów: a) poprzez tablice reklamowe lub pamiątkowe, na których należy wskazać wkład ze środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej w realizowanym Projekcie (bezwzględnie wymagana dla inwestycji o wartości powyżej 3 mln euro), b) poprzez umieszczenie plakatów w siedzibie lub innych pomieszczeniach należących do beneficjenta. Beneficjent musi utrzymać plakat/tablicę informacyjną 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu. Ponadto, w przypadku materiałów promocyjnych, szkoleniowych lub edukacyjnych, a także strony internetowej, należy umieścić logo programu SPO WKP oraz symbol Unii Europejskiej (dostępne na stronie www.konkurencyjnosc.gov.pl i www.parp.gov.pl), a także napis informujący o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Podsumowując, umowa o dofinansowanie zobowiązuje beneficjenta do informowania opinii publicznej o tym, że realizacja projektu została sfinansowana z udziałem środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej.

35. Najczęściej popełniane błędy: Niedotrzymywanie terminów przy składaniu dokumentów wymaganych na podstawie umowy o dofinansowanie, Polecenia przelewów nie są podstemplowane przez bank (nie dotyczy dokumentów elektronicznych nie wymagających podpisu), Brak tłumaczeń przysięgłych dokumentów wystawionych w językach obcych, Zakup niezgodnie z harmonogramem lub zapłata po terminie przewidzianym umową o dofinansowanie,

36. Najczęściej popełniane błędy: Brak wersji elektronicznej wniosku i sprawozdania, Kserokopie dokumentów nie są potwierdzone za zgodność z oryginałem, Brak poleceń przelewów lub wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie płatności, Brak numeru umowy na fakturach zakupu, Brak podania miejsca przechowywania zakupionych środków z tyłu faktury, Zły kurs dla faktur wystawionych w walutach obcych

37. Sposób wypełniania PKT. 20 wniosku w przypadku faktur od zagranicznych kontrahentów • Odnosząc się do wybranych kolumn w tabeli w pakt 20 wniosku o płatność, należy egzekwować zgodnie z instrukcją do wniosku o płatność następujący sposób ich wypełnienia przez Beneficjentów: • - kolumna 10 – kwota dokumentu brutto, w przypadku faktury/innego dokumentu księgowego wystawionego w walucie obcej, powinna być przeliczona na PLN po kursie wynikającym z zastosowania art. 30 ust. 2 pakt 2 ustawy o rachunkowości, tj. średnim kursie ustalonym przez NBP na ten dzień, chyba że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs; • - kolumna 11 – kwota dokumentu netto – wg ww. zasady z art. 30 ust. 2 pakt 2 ustawy o rachunkowości; • Pragniemy podkreślić, iż nowa instrukcja do wniosku o płatność wprowadza obowiązek żądania od Beneficjenta dokumentu SAD, w przypadku towarów sprowadzanych spoza terenu UE.

38. - kolumna 12 – kwota wydatków kwalifikowanych dla faktur/innych dokumentów księgowych wystawionych w walutach obcych, powinna zostać obliczona przy zastosowaniu kursu sprzedaży ustalonego przez bank w dniu dokonania zapłaty. Zgodnie z art. 30 ust. 2 pakt 1 ustawy o rachunkowości: wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia (...) po kursie kupna lub sprzedaży walut stosowanym przez bank, z którego usług korzysta jednostka – w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań. Wytyczne w instrukcji wskazują, iż w przypadku, gdy kurs przeliczeniowy zastosowany do zaewidencjonowania faktury/innego dokumentu księgowego (kolumna 10 i 11) jest niższy od kursu, po którym bank dokonał jego opłacenia (kolumna 12) pojawią się ujemne różnice kursowe, które zgodnie z zasadą nr 3 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 448/2004 nie kwalifikują się do dofinansowania z funduszy strukturalnych. W tym przypadku kwota wykazana w kolumnie nr 12 musi być mniejsza bądź równa kwocie zapisanej odpowiednio w kolumnie 10 i 11.

39. W przypadku zapłaty z rachunku walutowego, Beneficjent będzie zobowiązany dostarczyć dokument potwierdzający kurs przeliczeniowy zastosowany przez bank (czasami taką informację zawierają dyspozycje wykorzystania kredytu walutowego lub zagraniczne polecenie zapłaty). Zgodnie z wytycznymi IŻ w przypadku, gdy zapłata za fakturę wystawioną w PLN nastąpiła w walucie obcej (np. w EUR), jako koszt kwalifikowany należy przyjąć:1) wartość z faktury wyrażoną w PLN w przypadku, gdy kwota zapłaty w EUR po przeliczeniu na PLN po kursie sprzedaży banku z dnia dokonania płatności jest wyższa niż wartość dokumentu księgowego w PLN;2) wartość wynikającą z przeliczenia kwoty zapłaty w EUR na PLN po kursie sprzedaży banku z dnia płatności - w przypadku, gdy kwota ta jest niższa od wartości faktury w PLN.

40. Kontakt: Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw – Regionalna Instytucja Finansująca RIF MazowszeUl. Smocza 27, 01-048 WarszawaTel./Fax. (22) 838-02-61, 887-37-30e-mail: rozliczenia.wkp@fund.org.plwww.fund.org.pl Polska Agencja Rozwoju PrzedsiębiorczościUl. Pańska 81/83, 00-834 WarszawaTel. (22) 432-80-80, 432-86-20E-mail: biuro@parp.gov.pl, www.parp.gov.pl