Délégation Aquitaine-Limousin - S.F.C.

1. Délégation Aquitaine-Limousin - S.F.C. MISSIONSetDEPLACEMENTS Public : Gestionnaires d’unités et Service Financier de la délégation Réunions des 8 juin (Limoges), 13 juin (Pessac) et 16 juin (Pau) 2006 Présentation : M.A. Thibord (ACS), M.C. Ferre (Contrôle Missions), M. Deleuze (Adjointe CSF) Temps de présentation : 1 h 00

2. Relations entre différents Intervenants Le directeur d’unité Le missionnaire Demande de mission Pièces justificatives Organisation du service Validation de l’ordre de mission Le gestionnaire d’unité Liquidation Paiement Contrôle Le service financier et comptable de la délégation

3. RelationMissionnaire / Gestionnaire d’unité AVANT la mission • Quelle que soit l’organisation du laboratoire par rapport à l’établissement de l’ordre de mission, il convient de : • définir le besoin de déplacement • lieu, dates, objet et motifs, conditions • obtenir une autorisation • signature de l’ordonnateur ou son délégataire • informer le missionnaire des conditions de prise en charge des frais • délivrance original ou copie de l’ordre de mission • indication des conditions tarifaires

4. RelationMissionnaire / Gestionnaire d’unité AU RETOUR de la mission • Actualisation des coordonnées bancaires si nécessaire • L’état de frais doit être renseigné sur le WEB et imprimé • il doit être signé par le missionnaire • il doit être signé pour acceptation par l’ordonnateur ou son délégataire (Délégué Régional, Directeur Unité ou autre)

5. RelationMissionnaire / Gestionnaire d’unité APRES paiement • Le cas échéant et à la demande du missionnaire : • le gestionnaire d’unité peut produire un état détaillé du remboursement des frais effectués par le SFC de la délégation • voir l’extranet du SFC

6. Relations entre différents Intervenants Le directeur d’unité Le missionnaire Demande de mission Pièces justificatives Organisation du service Validation de l’ordre de mission Le gestionnaire d’unité Liquidation Paiement Contrôle Le service financier et comptable de la délégation

7. RelationGestionnaire d’unité / Directeur d’unité AVANT la mission • Ordre de mission = approche juridique et financière • Définition • Est en mission l’agent qui se déplace : • pour l’exécution du service hors de la résidence administrative et hors de sa résidence familiale • pour suivre une action de perfectionnement ou de recyclage • Conséquences juridiques • autorisation de déplacement • informations du chercheur relatives aux pays à risques • cadre « Accident de travail » • assurance véhicule personnel • signature de l’ordonnateur ou son délégataire • Estimation du coût de la mission

8. RelationGestionnaire d’unité / Directeur d’unité AU RETOUR de la mission • Les pièces justificatives des dépenses engagées lors de la mission sont conservées au sein de l’unité • Organisation de l’archivage • Acceptation de l’état de frais par la signature du directeur d’unité ou son délégataire

9. RelationGestionnaire d’unité / Directeur d’unité APRES paiement • Restitution de l’information : • Xlab permet un contrôle de gestion • Exemple : • coût d’une mission particulière • coût des missions par agent • coût des missions en fonctions des matières paramétrées dans Xlab(ex. : missions en France, dans l’Union Européenne, à l’étranger, accueil des chercheurs étrangers, missions étudiants, missions par thématiques, etc)

10. Relations entre différents Intervenants Le directeur d’unité Le missionnaire Demande de mission Pièces justificatives Organisation du service Validation de l’ordre de mission Le gestionnaire d’unité Liquidation Paiement Contrôle Le service financier et comptable de la délégation

11. RelationGestionnaire d’unité / le SFC AVANT la mission • Le gestionnaire d’unité • Extraction et transfert des données Xlab préalablement au début de mission • France (8 jours) • Etranger (1 mois) Le SFC • Intégration régulière des missions Xlab en GCF • lettres aux ambassades envoyées par courriel • prise en charge des avances sur frais de mission 1. Accident du travail 2. Lisibilité budgétaire 3. Lettres aux ambassades

12. Relation Gestionnaire d’unité / le SFC AU RETOUR de la mission • Le gestionnaire d’unité • Transmission au SFC de la délégation uniquement de : • l’ordre de mission • l’état de frais • Le SFC • Examen de l’ordre de mission et de l’état de frais • Liquidation de l’état de frais

13. Relation Gestionnaire d’unité / le SFC APRES paiement • Le contrôle a posteriori • sur place : au sein de l’unité • sur un échantillon défini par le SFC et transmis au gestionnaire d’unité 15 jours avant le contrôle • fréquence : au moins une visite par an (et plus pour les unités présentant un gros volume de mouvements) • renseignement sur place des grilles de contrôles • rédaction au SFC d’un bilan d’observations • retour de l’information auprès du directeur d’unité • propositions éventuelles de formations

14. Spécificité Nouveau Marché : Agence de voyage

15. Marché : Agence de voyage • Contexte • 88 000 agents dont les frais de mission ont été pris en charge par le CNRS en 2005 (soit 11 % d’augmentation des voyages par rapport à 2004) • Éviter la gestion par chaque délégation d’un marché complexe • Un marché national notifié le 1er juin 2006 • Société FRAM

16. Marché : Agence de voyage • Les services • Titres de transport (train, avion y compris low cost et autres offres promotionnelles) • Location de véhicule • Hébergement • Assistance à la préparation du déplacement (itinéraire, offre économiquement avantageuse, formalités, informations pratiques, …) • Réservation (livraison des billets, des billets électroniques, gestion des urgences, des abonnements, …) • Service après-vente (modification, annulation, remboursement) de façon optionnelle

17. Marché : Agence de voyage • Les accès • Site web offrant une interface unique pour la préparation des déplacements et la réservation • Accessible à tous les personnels habilités par le CNRS, 24H/24 et 7J/7 avec une compatibilité Mac, PC et Linux • Téléphone, télécopie, mél • Plateau de 10 conseillers bilingues travaillant exclusivement pour le CNRS

18. Marché : Agence de voyage • Le calendrier • Mai-Juin 2006 • Paramétrage de l’outil de réservation en ligne (assuré par l’UPSACA, la DR3, la DSI et le BPC) • Juillet-Septembre 2006 • Validation paramétrage par site pilote (DR Ile-de-France Sud) • Septembre à fin décembre 2006 : Déploiement du service • Entrée progressive des délégations en fonction de l’échéance de chacun des marchés locaux ou de la date souhaitée par chaque délégation

19. Spécificité Nouveau Marché : Carte Affaires

20. Marché : Carte Affaires • Contexte • Éviter au missionnaire titulaire d’une carte affaires de faire l’avance de fonds lors de déplacements pour les besoins de service • Simplifier la vie du missionnaire • Réduire le nombre des avances sur frais de déplacement • Garantir les délais de remboursement • Nécessité d’une utilisation simple • Un marché national notifié le 1er juin 2006 • BNP PARIBAS

21. La Carte Affaires • Principe • Carte établie au nom patronymique du porteur avec mention CNRS • Une seule carte par porteur quel que soit l’organisme financeur • Carte internationale • Le missionnaire doit être muni d’un ordre de mission (CNRS, Université, …) • Carte paramétrable • Maximum retrait numéraire autorisé : 500 € sur 7 jours glissants • Maximum paiement autorisé : 5000 € sur 30 jours glissants

22. La Carte Affaires • Carte adossée au compte personnel du porteur • Carte à débit différé • Arrêté des comptes de BNP PARIBAS : le 25 du mois • Débit sur compte personnel du porteur 45 jours à date d’arrêté des comptes de BNP PARIBAS

23. La Carte Affaires • Types de dépenses autorisées • Toutes les dépenses liées aux missions • Frais de transport, d’hébergement et de restauration (remboursement dans la limite des plafonds réglementaires) • Dépenses annexes nécessaires à la réalisation de la mission (par exemple : frais de documentation scientifique sur le lieu de mission) • Les frais de réception

24. La Carte Affaires • Le calendrier • 2005 • Expérimentation menée avec 3 délégations régionales :- délégation Paris Michel-Ange- délégation Ile-de-France Est (Thiais)- délégation Nord Est (Nancy) • 1er Juin 2006 • Notification du marché national BNP PARIBAS • Mai-Juin 2006 • Travail sur formulaire de délivrance des cartes affaires • Juillet 2006 : Déploiement du dispositif • Confection des cartes affaires par BNP PARIBAS • Distribution des cartes affaires par les délégations

25. Autres spécificités • Dépenses de fonctionnement liées à un déplacement • Frais d’inscription à un colloque • Frais de recherche sur le terrain • Paiement par « caisse » en délégation • Accueil de chercheurs étrangers • Remboursement de frais de mission Traitement hors module mission xlab

26. Liens utiles • Bibliothèque pratique - Finances et comptabilité http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/FI/form_ftr_fi.htm • Espace « Missions et Déplacements » sur le Web de la Délégation Aquitaine-Limousinhttp://www.cnrs.fr/aquitaine-limousin/rubrique.php3? id_rubrique=209

27. FIN