Projekt szintű Pénzügyi Lebonyolítás Működés rendje

1. TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013 FuturICT.huInfokommunikációs technológiák és a jövő társadalmaKick-off meetingSzeged, 2012. december 7. Projekt szintű Pénzügyi LebonyolításMűködés rendje Szegedi Tudományegyetem 6720 Szeged, Dugonics tér 13. www.u-szeged.hu www.ujszechenyiterv.gov.hu

2. EGYSÉGEK KÖLTSÉGVETÉSI KERETEI • Minden egység önálló költségvetési kerettel gazdálkodik! • A keretösszeg felhasználás alapja: költségvetési tábla és szöveges indoklása • A szervezeti egységek keretösszegei közötti átcsoportosítás lehetséges, de kétoldalú nyilatkozat szükséges FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

3. BESZERZÉSEK A beszerzések alapja a közbeszerzési törvény és egyetemi szabályok Igény megküldése a MENEDZSMENT részére, aki egyeztet a GMF illetékes irodájával, hogy közbeszerzés alá esik-e az adott tétel. • Ha a beszerzés közbeszerzés köteles, az alábbi lehetőség állnak fenn: • egyetemi tender (toner, irodaszer, rendezvényszervezés) • központosított közbeszerzés (számítástechnikai eszközök, repülőjegy) • önálló tender kiírása • ha a beszerzés nem közbeszerzés köteles: • webra nyílt beszerzési eljárás alkalmazása (3 cég megadása, aki ajánlatot tehet) • A költségtételek elszámolása szerződés/megrendelő és teljesítést igazoló dokumentumok (szállítólevél , teljesítésigazolás) alapján • A költségtétel fedezete rendelkezésre kell álljon a szervezeti egység keretén, azon belül a releváns pénzügyi soron • sablonok alkalmazása és protokollok ismerete kötelező!!! FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

4. BESZERZÉSEK Tárgyi-és fogyóeszköz beszerzés A beszerzés központi menedzsment által megvalósított folyamat, de a szervezeti alegységek közreműködését igényli, az alábbiakban: • specifikáció elkészítésében • beszerzési időszak definiálásában, konkrét igénybe vétel időpont szerinti előkészítésében • termékek/eszközök átvételében, a szállítás hiánytalan leigazolásában FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

5. BESZERZÉSEK Szolgáltatás beszerzés Abeszerzés központi menedzsment által megvalósított folyamat, de a szervezeti alegységek közreműködését igényli, az alábbiakban: • specifikáció elkészítésében • a beszerzési időszak definiálásában, konkrét igénybe vétel időpont szerinti előkészítésében • a teljesítés nyomon követésében, leigazolásában FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

6. SZEMÉLYI SZERZŐDÉSEK FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

7. SZEMÉLYI SZERZŐDÉSEK • Kutatói/oktatói/technikai személyzet kifizetéseinek szerződése 1. Kinevezés • a szakmai tervben előre rögzített tevékenységekhez illesztetten, konkrét tevékenység elvégzésére, munkaköri leírás alapján • A szerződés határozott időre szólhat, max. a projekt végéig, azaz 2014.november 30-ig • A bért járuléklevonások terhelik 2. kereset-kiegészítés • Fajtái: rendszeres vagy eseti • Kizárólag SZTE közalkalmazottal köthető • Kizárólag olyan feladatokra/tevékenységre köthető, mely a főálláshoz rendelt munkaköri leírásban nem szerepel • A szerződés határozott időre szólhat, max. a projekt végéig, azaz 2014. november 30-ig • A bért járuléklevonások terhelik FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

8. SZEMÉLYI SZERZŐDÉSEK 3. megbízási szerződés • Kizárólag külsős személlyel köthető (SZTE-vel nincs semmilyen jogviszony) • a szakmai tervben előre rögzített tevékenységekhez illesztetten, konkrét tevékenység elvégzésére köthető • a díj konkrét produktum és véghatáridő teljesülése esetén járó kifizetés, így kifizetésének alapja a teljesítés igazolása • a szerződés teljesítési határidejénél figyelembe veendő, hogy a pénzügyi kifizetés megvalósulásának határideje a projekt futamidejéig, azaz 2014. november 30-ig kell megtörténjen • a megbízási díj járulék alapja általában a megbízási díj 90 % - a, melyek összege a hatályos jogszabályokhoz igazodik FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

9. SZEMÉLYI SZERZŐDÉSEK • Alap- és mester képzésben részt vevő hallgatói szerződések 1. hallgatói munkaszerződés • Kizárólag az SZTE-vel aktív hallgatói státusszal rendelkező hallgatóval köthető • a szakmai tervben előre rögzített tevékenységekhez illesztetten, konkrét tevékenység elvégzésére köthető • A szerződés határozott időre szólhat, max. a projekt végéig, azaz 2014.november 30-ig • A bért járuléklevonások terhelik • kifizetéshez a feladat ellátási tevékenységéről alátámasztó dokumentáció benyújtása szükséges 2. megbízási szerződés • Kizárólag külsős személlyel köthető (SZTE-vel nincs semmilyen jogviszony) • a szakmai tervben előre rögzített tevékenységekhez illesztetten, konkrét tevékenység elvégzésére köthető • a díj konkrét produktum és véghatáridő teljesülése esetén járó kifizetés, így kifizetésének alapja a teljesítés igazolása FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

10. SZEMÉLYI SZERZŐDÉSEK • a szerződés teljesítési határidejénél figyelembe veendő, hogy a pénzügyi kifizetés megvalósulásának határideje a projekt futamidejéig, azaz 2014. november 30-ig kell megtörténjen • a megbízási díj járulék alapja általában a megbízási díj 90 % - a, melyek összege a hatályos jogszabályokhoz igazodik 3. Hallgatói ösztöndíj • előre rögzített szabályok alapján lefolytatott, pályázati keretek között adható • Adó- és járulékmentes • kifizetéshez a feladat ellátási tevékenységéről alátámasztó dokumentáció benyújtása szükséges • PhD hallgatói és Doktorjelölti ösztöndíj szerződések 1. PhD hallgató – doktori képzésben részt vevő hallgató • Hallgatói jogviszony és TB jogviszony keletkeztetésével automatikusan együtt jár • kutatási programja alapján témavezetői irányítás alatt kutatást végez, illetőleg az intézményi szabályzat alapján oktatási feladatokba kapcsolódik be FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

11. SZEMÉLYI SZERZŐDÉSEK • kifizetéshez a feladat ellátási tevékenységéről alátámasztó dokumentáció benyújtása szükséges • Adó- és járulékmentes • Min. 6 hónapra meg kell kötni 2. Doktorjelölt - doktori fokozatszerzésre jóváhagyottan bejelentkezett személy • TB jogviszonyt az ösztöndíj időszakára a doktorjelölt maga keletkezteti az APEH kirendeltségen • kutatási programja alapján témavezetői irányítás alatt kutatást végez, illetőleg az intézményi szabályzat alapján oktatási feladatokba kapcsolódik be • Adó- és járulékmentes • kifizetéshez a feladat ellátási tevékenységéről alátámasztó dokumentáció benyújtása szükséges • az ösztöndíj maximálisan adható futamideje doktorjelölti státusz kapcsán: 24 hónap FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

12. UTAZÁS HazaiKiküldetés • a célállomás valamely szakmai terv által definiálható konferencia/ workshop / képzés / kutatási helyszín és konkrét szakmai program; IGAZOLÁSA: Úti-beszámoló és/vagy Előadási/képzési anyagok • az utazás történhet vonattal, autóbusszal vagy saját/családtag/igazolás alapú gépkocsi használatával DE! Hallgató részére gépkocsival történő utazás nem elszámolható • az utazás vonat és autóbusz használat esetén az SZTE részére kiállított számla alapján, ezért teljes árú viteldíj számolható el kizárólag FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

13. UTAZÁS HazaiKiküldetés • az utazási költség részét képezheti a helyi tömegközlekedés vonaljegye, DE! számla szükséges róla • a belföldi szállásdíj max. 15.000 Ft/ÉJ elszámolhatóságának alapdokumentumai: • 3 db árajánlat a szálláshely kiválasztásáról (legolcsóbbat kiválasztani) • Megrendelő, TELJESÍTÉSIGAZOLÁS • Az SZTE nevére szóló számla FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

14. UTAZÁS KülföldiKiküldetés • a célállomás valamely szakmai terv által definiálható konferencia/ workshop / képzés / kutatási helyszín és konkrét szakmai program; IGAZOLÁSA: Úti-beszámoló és/vagy Előadási/képzési anyagok • Az utazás történhet: repülőgéppel (TURISTA OSZTÁLYON), vonattal (2.OSZT), autóbusszal vagy saját/családtag/igazolás alapú gépkocsi használatával DE! Hallgató részére gépkocsival történő utazás nem elszámolható • ELSZÁMOLÁS az SZTE részére kiállított számla alapján, ezért teljes árú viteldíj számolható el kizárólag • az utazási költség részét képezheti a transzfer, illetve a helyi tömegközlekedés vonaljegye, DE az SZTE részére kiállított számla szükséges róla • külföldi kiküldetés esetén utasbiztosítás kötése kötelező: kizárólag a közbeszerzési eljárásnak megfelelő utazási terminálon keresztül. intézése a PM irodában a szükséges igénylőlap beküldését követően történik FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013

15. UTAZÁS KülföldiKiküldetés • Légi közlekedési eszközzel történő utazás: kizárólag a közbeszerzési eljárásnak megfelelő utazási terminálon keresztül megvásárolt jegyek és kiegészítő díjak számolhatóak el. Foglalás intézése a PM irodában a szükséges igénylőlap beküldését követően történik • külföldi szállás díja max. 150 euro Ft/ÉJ elszámolhatóságának alapdokumentumai: • 3 db árajánlat a szálláshely kiválasztásáról (legolcsóbbat kiválasztani) • Megrendelő, TELJESÍTÉSIGAZOLÁS • Az SZTE nevére szóló számla FuturICT.hu TÁMOP-4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0013