IAE – Montpellier – Master MTID

IAE – Montpellier – Master MTID « Processus de management des projets »

Sommaire: • Introduction : Concepts et principes de base • Management de projet : les étapes • Montage • Préparation • Suivi • Terminaison & bilan • Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

Définition donnée par l'AFNOR • "Une action spécifique, nouvelle, qui structure méthodiquement • et progressivement une réalité à venir pour laquelle on n'a pas d'équivalent exact." • Dictionnaire de la langue française • "Ensemble de travaux visant à atteindre un objectif défini dans des contraintes de coût, délais, performance, qualité." CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE QU'EST CE QU'UN PROJET ? INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LES METIERS D’UN PROJET Directeur de Projet Chef de Projet Correspondant (Chef de Projet) Client Structure Client Equipe de Projet INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LES DIFFERENTS MODES DE CONDUITE DE PROJET • LA GESTION DE PROJET • LE MANAGEMENT DE PROJET • LE MANAGEMENT PAR PROJET INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LA GESTION DE PROJET • Pourquoi gérer un projet ? • Gérer un projet, c'est : • Prévoir • Suivre • Terminer Donc être capable d'atteindre des objectifs prédéfinis et de maîtriser les coûts et les délais imposés INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE QU'EST CE QUE LE MANAGEMENT DE PROJET ? = Gestion de projet + La gestion de son environnement & la gestion du changement • Définition de l'organisation du projet (montage de l'équipe, définition des structures de concertation, des règles de communication, ...) • Animation d'équipes mixtes, motivation, ... • Communication à l'intérieur et à l'extérieur de l'équipe de projet INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE QU'ESTCE QUE LE MANAGEMENT PAR PROJET ? = Management de projet + L'ensemble des activités de l'entreprise organisée en projets • La gestion multi-projets au sein d'une entreprise, ou d'un secteur de l'entreprise • La coordination entre les projets • La gestion des ressources et de leur affectation à ces projets INTRODUCTION

Coordinateur des Projets Responsable Département 1 Responsable Département 2 Responsable Département 3 VALIDE LE QUI ET LE QUAND DEFINIT LE QUI ET LE COMMENT, VALIDE LE QUAND Responsable de Projet DEFINIT LE QUOI, GERE LE QUAND CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LEFONCTIONNEMENT DU MANAGEMENT PAR PROJET INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LES STRUCTURES ORGANISATIONNELLES • L'antistructure (pas de structure dédiée au projet) • Respect du rattachement hiérarchique établi dans l'entreprise • La structure commando (structure spécifiquement montée pour la durée du projet) • Rattachement hiérarchique des ressources au Chef de Projet • Regroupement éventuel de l'équipe de projet dans un même lieu ("bocalisation") • La structure matricielle • Rattachement hiérarchique par domaine de compétence (expertise technique et GRH) • Rattachement fonctionnel au Chef de projet INTRODUCTION

Typologie de projet Antistructure Commando Matricielle Taille du projet Complexité du projet Durée du projet Respect des coûts Respect des délais Nombre de projets à mener en même temps Faible Moyenne/élevée Toutes tailles Faible Forte Forte Toutes durées Courte Moyenne/élevée Secondaire Important Important Secondaire Très important Important Faible Faible Important CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE QUELLE STRUCTURE CHOISIR ? INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LE CONTRAT Le projet vit dans un espace fini, avec un début et une fin précisés lors de l ’expression des besoins, et qui doivent être formalisés par un contrat. Ce dernier décrit: • Les responsabilités et engagements liant les parties • Le cadre dans lequel s’ exerce la prestation • La nature des prestations visées INTRODUCTION

CONCEPTS ET PRINCIPES DE BASE LE CONTRAT Son analyse précise est nécessaire et permet d ’aborder dès le début du projet les risques inhérents aux diverses prestations et de définir les obligations respectives: • engagement de moyens ou de résultats • maîtrise d’ œuvre, assistance à maîtrise d’ ouvrage, partenariat… La concrétisation de ces réflexions conduit à des contrats de type divers: • contrat de Conseil • contrat d’ Assistance Technique: essentiellement engagements de moyens • contrat au Forfait: engagement de résultats • contrat de Formation INTRODUCTION

UN EXEMPLE DE PROJET : LE TROPHEE JULES VERNES Le tour du monde à la voile en moins de 80 jours 25.000 miles par les 3 caps Départ de Ouessant Retour à Ouessant INTRODUCTION

Sommaire: • Introduction : Concepts et principes de base • Management de projet : les étapes • Montage • Préparation • Suivi • Terminaison & bilan MANAGEMENT DE PROJET

LESETAPES La gestion de projet se décompose en quatre étapes : • MONTAGE DU PROJET • PREPARATION • SUIVI • TERMINAISON & BILAN Jamais la même chose mais toujours de la même façon MANAGEMENT DE PROJET

LESETAPES UN PROCESSUS ITERATIF • DECOUPAGE DU PROJET EN SOUS-PROJETS (éventuellement) • DECOUPAGE DU PROJET (ou du sous projet) EN PHASES (toujours) • DETERMINATION DU CYCLE DE VIE DU PROJET • DECOUPAGE DES PHASES EN TACHES (toujours) • APPLIQUER LES MEMES PRINCIPES DE MANAGEMENT A CHAQUE ENTITE IDENTIFIEE MANAGEMENT DE PROJET

MONTAGE DU PROJET PREPARATION DE PHASE COMMUNICATION / CONDUITE DU CHANGEMENT AUDIT SUIVI DE PHASE (et du projet) TERMINAISON & BILAN DE PHASE (et du projet) LESETAPES LES ETAPES POUR UN PROJET (ou sous-projet) MANAGEMENT DE PROJET

LIVRABLES Env. Tech. • PHASE 1 : CONCEPTION GENERALE • Détermination des processus cibles • « ERP Faisabilité » • Choix de scénarios de paramétrage • Spécifications des programmes à développer Processus validés Documents d’implémentation validés Dossier de specs Bac à sable Env. de DEV • PHASE 2 : PROTOTYPAGE • Paramétrage de l’ERP • Développement des programmes spécifiques • Définition et paramétrage des autorisations Documents d’implémentation complétés Programmes Env. de REC • PHASE 3 : RECETTE • Tests unitaires / Tests d’intégration • Formation des utilisateurs clés Dossier de recette validé Guide utilisateur Env. de REC puis EXPLOIT • PHASE 4 : MISE EN OEUVRE • Formation des utilisateurs finaux • Reprise des données LESETAPES : EXEMPLE DE CYCLE DE VIE Mise en place d’un ERP MANAGEMENT DE PROJET

MONTAGE DU PROJET PHASE 1 PREPARATION PHASE SUIVI PHASE TERMINAISON & BILAN PHASE 2 PREPARATION PHASE SUIVI PHASE MANAGEMENT DE PROJET TERMINAISON & BILAN CYCLE DE VIE PHASE 3 PREPARATION PHASE SUIVI PHASE TERMINAISON & BILAN PHASE 4 PREPARATION PHASE SUIVI PHASE TERMINAISON & BILAN LESETAPES ETAPES DU MANAGEMENT DE PROJET ET PHASES DU CYCLE DE VIE MANAGEMENT DE PROJET

LESETAPES EXEMPLE : LE PROJET Trophée Jules Vernes TROPHEE JULES VERNES Niveau projet Niveau sous-projet REALISATION DU BATEAU PREPARATION COURSE COURSE AU LARGE Montage du projet Niveau phase Conception Réalisation Découpage en tâches Essais & Validation MANAGEMENT DE PROJET

La méthode et les outils L ’environnement des projets D1 D2 D3 D4 MONTAGE DES PROJETS P1 P2 Projet 12 Valise PERT-IT (Planif) Pn Projet 8 Techniques d’estimation Logiciel de gestion de projets Montageprojet15 Protocole de Projet PREPARATION DES PHASES Documents types Phase 2 / Projet1 Phase 4 / Projet 2 Planning Tableau de bord des Préparation Phase 2 / Projet 3 phases/projets Gestion des ressources Conduite de projet La communication et la dynamique de groupe (motivation, négociation, délégation, ...) Ficheactions SUIVI DES PHASES / PROJETS Flash réunion Phase 3 / Projet 4 Phase 1 / Projet 6 Compte Rendu Activité Suivi Phase 2 / Projet 5 Logiciel de gestion de projets TERMINAISON & BILAN Manuel de Validation Phase 3 / Projet 6 Phase 1 / Projet 2 Bilan de Projet Rôle, Profil et responsabilité du CDP Fin Projet 1 Nous allons approfondir chacune des étapes du management de projet LE MANAGEMENT PAR PROJET MANAGEMENT DE PROJET

Sommaire: • Introduction : Concepts et principes de base • Management de projet : les étapes • Montage • Préparation • Suivi • Terminaison & bilan • Synthèse MANAGEMENT DE PROJET

Montage du projet: Les 10 actions à mener • Définition précise des objectifs, des enjeux et du périmètre du projet • Définition de l'équipe de projet • Définition des structures de concertation • Evaluation des risques liés au projet • Eventuellement, consultation et choix d'intervenants extérieurs • Définition des phases et du planning macroscopique du projet • Evaluation de la charge globale du projet • Détermination du budget du projet • Processus de validation du montage du projet • Lancement du projet MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 1) Objectifs, Enjeux et Périmètre PRINCIPE FONDAMENTAL : Avoir une parfaite identité de compréhension sur les objectifs, les enjeux et le périmètre du projet entre - le client, - le négociateur du contrat, - les équipes qui vont œuvrer à la réalisation du contrat. CONSEQUENCES : - Rédiger de façon claire et précise les objectifs à atteindre, les enjeux du projet et le périmètre de la mission - Les communiquer à l’ensemble des acteurs concernés - Eliminer toutes les zones d’ombre avant de débuter le projet MONTAGE DU PROJET

Montage du projet : 2) constituer l’équipe Dès l’ origine du projet, l’équipe qui aura la charge de le réaliser est à constituer. Il est souhaitable que sa structure soit la suivante: Maîtrise d'oeuvre Maîtrise d'ouvrage Directeur de projet Chef de Projet Client Chef(s) de projet Equipe(s) Utilisateurs Equipe(s) de conception et de réalisation MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 2) constituer l ’équipe Un DIRECTEUR de PROJET, chargé de suivre le projet à travers les indicateurs dont les valeurs lui sont fournies par le Chef de Projet. C’ est lui qui a le recul nécessaire pour contrôler les éventuelles dérives pouvant survenir lors de la réalisation de chaque phase. Il a également la responsabilité du suivi financier du projet. Un CHEF de PROJET, chargé de suivre le projet au quotidien. Il assure la production des documents, le suivi des équipes de conception et réalisation, le dialogue avec le client. C’est le CHEF D’ORCHESTRE du projet. Un CHEF DE PROJET CLIENT qui sera l’ interlocuteur privilégié de l’ équipe. Une EQUIPE de CONCEPTION et REALISATION, qui peut être mixte interne/externe, comprenant toutes les ressources nécessaires à la réalisation des tâches identifiées. MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 2) constituer l’équipe Il anime, il est pédagogue Il coordonne Il communique • Animateur Sans être expert, il a une bonne connaissance du sujet et du language • Connaît le sujet Par rapport au sujet Par rapport à sa mission de chef de projet • Reconnu • Disponible Il peut consacrer du temps au pilotage du projet Il peut se rendre disponible pour aider, faire progresser, communiquer Il s'est approprié l'objectif Il veut faire partager l'objectif au groupe Il veut que le projet réussisse Il est prêt à prendre des risques • Volonté d'aboutir Source : le management par projet de Serge RAYNAL: les éditions d ’organisation Profil du Chef de Projet Il conçoit la méthode Il pilote Il est stratège • Méthodologue MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 2) constituer l ’équipe Source : le management par projet de Serge RAYNAL: les éditions d ’organisation Etre Chef de Projet • C ’est un métier, pas un jeu • Cela nécessite de faire tout ce qu’il y a faire, qu’on en ait envie ou pas, • Ce que le chef aime le plus, il faut le laisser aux autres, cela s ’appelle déléguer • Au lieu de courir devant, il vaut mieux passer derrière et ramasser les miettes Sa mission et son rôle consistent à mettre en œuvre et à piloter un projet pas toujours clairement formalisé. Charge à lui d ’en préciser les contours. MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 2) constituer l ’équipe Le rôle du Chef de Projet • Participation au montage du projet (définition de l'organisation, ...) • Animation de l'équipe de projet • Relation avec le Correspondant Client et les instances décisionnelles, actions de communication à l'intérieur du projet • Planification détaillée des phases du projet (au fur et à mesure de l'avancement) • Estimation fine de la charge de chaque tâche (avec les ressources de l'équipe) • Suivi en charge et en délai du projet • Fourniture d'indicateurs au Directeur de Projet MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 2) constituer l ’équipe Le rôle du Chef de Projet Client • Participation au montage du projet (définition de l'organisation, ...) • COMMUNICATION au sein de l'entreprise cliente • Animation des équipes clients concernées • Entretien de la MOTIVATION • Relation avec les instances décisionnelles, • Validation des travaux réalisés par l'équipe de projet (organisation des opérations de validation, participation à ces opérations). MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 2) constituer l ’équipe LE TROPHEE JULES VERNES Chef de Projet ( skipper) : Bruno PEYRON Direction de Projet : Le PC COURSE, avec un Stratège en navigation, épaulé par une équipe de météorologues Correspondant Client : interlocuteur du sponsor Commodore Explorer, chargé de la communication Equipe de projet : marins triés sur le volet MONTAGE DU PROJET

Instances opérationnelles EQUIPE DE PROJET GROUPES DE TRAVAIL UTILISATEURS Instances fonctionnelles GROUPE QUALITE SECRETARIAT DE PROJET Le montage du projet: 3) Les structures de concertation Instances décisionnelles COMITE DE PILOTAGE COMITE DE CONDUITE DU CHANGEMENT MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 3) Les structures de concertation • Importance de la définition des structures • Rôle du Comité de Pilotage • Le Comité de Pilotage est l'instance décisionnelle du projet. Il prend toutes les décisions nécessaires au bon déroulement du projet. • Il met en place le dispositif de pilotage et de gestion de projet, contrôle et actualise, en tant que de besoin, le niveau de qualité de service. Il contrôle le respect du calendrier des différentes phases du projet, la conformité des prestations attendues et réalisées, le respect de l’obligation de collaboration, et règle les éventuelles contestations. • Il veille à éviter toute aliénation des enjeux et objectifs du projet initialement exprimés. MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 3) Les structures de concertation • Importance de la définition des structures • Rôle du Comité de Conduite du Changement • Le Comité de Conduite du Changement est l'instance qui pilote le changement induit par la mise en place du projet dans l’entreprise. • Le Comité examine les propositions de scénario formulées par l’équipe de projet (processus cible, nouvelles méthodes de travail), en évalue les impacts sur l’organisation en place, décide des scénarios à retenir et prend en charge les actions liées à la mise en place des changements induits. MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 4) Evaluation des risques Evaluer les risques d’un projet avant son démarrage, c’est se donner les meilleures chances d’atteindre les objectifs, sans dérive de coût ni de délai Aborder : • La Difficulté du projet (risque technologique, degré d’innovation, …) • La force de l’Equipe de projet • L ’Environnement du projet • Les exigences du client • Le degré de résistance au changement • Le pouvoir de décision du client • Les conditions d’utilisation du produit final • Le risque financier • Le risque juridique • … MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 4) Evaluation des risques LA FORCE DE L’EQUIPE DE PROJET Une fois l’ équipe constituée, il est important d’évaluer, sans aucune concession, son potentiel et son aptitude à réaliser le projet. En attribuant une note à chaque paramètre défini dans le tableau suivant, on peut évaluer le niveau général de l’équipe et de chacune de ses composantes (chef de projet, correspondant client, équipe de réalisation), et mettre en évidence ses principales faiblesses. Des actions correctives pourront alors être menées dès le début du projet afin de pallier à ces éventuelles faiblesses (formation, assistance extérieure, …). MONTAGE DU PROJET

Montage du projet: 4) Evaluation des risques Note (0-3) Intervenant Rubrique Réponse Chef de projet Expérience en tant que CP N1 Expérience du domaine N2 Autorité au sein des équipes N3 Expérience en animation et communication Chef de Projet Client N4 Expérience du domaine N5 Niveau de responsabilité dans l’entreprise N6 Equipe(s) de réalisation Expérience méthodes N7 Expérience du domaine N8 Expérience outils de conception N9 Expérience outils de développement N10 Taille de l’équipe N11 MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 4) Evaluation des risques Note du chef de projet : NCP = (N1 + N2 + N3) * 10 / 9 Note du correspondant client : NCC = (N4 + N5 + N6) * 10 / 9 Note de l’ équipe de réalisation: NER = (N7 + N8 + N9 + N10 + N11) * 10 / 15 Note générale de l’ équipe: (NCP + NCC + NER) / 3 MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 5) Choix d’intervenants externes Si l’ analyse du potentiel de l’ équipe fait ressortir un besoin en assistance externe, la démarche permettant de mettre en place une telle assistance devra être la suivante: • DEFINITION DE LA MISSION • APPEL D’ OFFRE • DEPOUILLEMENT • CONTRAT MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges • PLANIFICATION AU NIVEAU GLOBAL (planification "stratégique") • IDENTIFIER LES GRANDES ETAPES (PHASES) DU PROJET (cycle de vie) • EFFECTUER UNE PLANIFICATION MANUELLE, lors d'une réunion de type "Brain Storming" : inventaire et ordonnancement de tâches macroscopiques, affectation de types de ressources • ESTIMATION DES CHARGES : deux méthodes • ANALYTIQUE : à partir d'une décomposition en tâches au niveau le plus fin possible (cf. planning établi) • SYNTHETIQUE : par analogie - Avis d'expert - Méthodes spécifiques • CRITIQUE DES RESULTATS , VALIDATION FINALE • DEFINITION DU REFERENTIEL DU PROJET (Tableau de bord du projet) MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges LES ETAPES • MISE EN PLACE DE LA DEMARCHE • IDENTIFICATION DES TÂCHES • PLANIFICATION • ESTIMATIONS • PRISE EN COMPTE DE L’ ENVIRONNEMENT ET PONDERATION MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges LA PLANIFICATION • DECOMPOSER EN SOUS PROJETS ET PAR SOUS PROJET * Décomposer (en phases, puis tâches) * Ordonnancer * Estimer en délai, en charge (bouclage avec l’estimation) * Affecter les types de ressources • INTRODUIRE UN PERT &/ou GANTT INFORMATISE MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges L’ESTIMATION C’ est la partie la plus délicate. L’ estimation ne sera pas celle d’ un seul individu, mais sera issue de la confrontation de plusieurs chiffrages, effectués selon des méthodes: • SYNTHETIQUES: * par ratios successifs à partir d ’une estimation d’origine * par analogie * par avis d ’expert • ANALYTIQUES: par décomposition de tâches (au niveau le plus fin possible). • PONDERATION: application de coefficients pondérateurs en fonction de l’environnement du projet MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges > CHECK LIST D’ESTIMATION & PLANIFICATION • A-t-on intégré les conclusions de l'évaluation des risques dans le planning ? • Le chiffrage de la mise en place de l’environnement technique a-t-il été effectué? • Les congés ou les "récups" des collaborateurs ont-ils été prévus? • Le temps de la réunion a-t-il été chiffré? • A-t-on prévu: * La mise en place de l’environnement technique * Les délais d'approvisionnement * La documentation technique * La documentation utilisateurs * La mise en place des jeux d’essai * L’organisation de la recette * Les tests unitaires et d’intégration * ... MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 6 & 7) Planification et estimation des charges LE TROPHEE JULES VERNES Définition de la route théorique et du « tableau de marche » = le référentiel du projet MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 8) Budget du projet • Valorisation de la charge au prix de vente de chaque profil de ressource impliqué • Estimation des investissements • Estimation du budget de fonctionnement • Pondération commerciale MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 9) Validation du montage Les résultats des travaux de montage du projet sont consignés dans un document : LE PROTOCOLE DE PROJET (support de communication) qui précise • L’ origine, les objectifs, les enjeux et le périmètre du projet • Les grandes étapes du projet • L’ organisation humaine et technique • Les modalités de mise en oeuvre • Le planning macroscopique • Le budget et qui doit être validé par le Comité de Pilotage. Plusieurs boucles pourront être nécessaires avant la validation définitive. MONTAGE DU PROJET

Le montage du projet: 10) Lancement du projet Le montage d'un projet doit se conclure par une réunion de lancement avec tous les acteurs concernés MONTAGE DU PROJET

Communication de Projet et conduite du changement Tout au long du projet, la communication est essentielle. La réunion de lancement de projet est le premier acte important de communication officielle pour les acteurs concernés. Selon le cas, des opérations de communication ciblées pourront être décidées (baptême du bateau, présentation officielle de l’équipe, …) MONTAGE DU PROJET

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