Proceso Administrativo

1. Proceso Administrativo FRANCISCO BARCENAS MERLANO Administrador de Empresas. Esp. finanzas Telefono Universidad de Cordoba 7860022-7904050 Ext. 246 franfinan@hotmail.com

2. PROCESO ADMINISTRATIVO Administración Una perspectiva global. Harold Koontz Heinz Weihrich. Mc Garw Hill Administración. Proceso administrativo Idalberto Chiavenato MARZO A JUNIO DEL 2005

3. INTRODUCCION ¿ Por qué debo aprender administración cuando las empresas están reduciendo su tamaño y todos los puestos administrativos están desapareciendo ? • A la medida que las organizaciones cambien, el papel del administrador también cambiará.

4. INTRODUCCION Todos tenemos un interés creado por mejorar la forma en que se administran las organizaciones. Los administradores de éxito requieren: 1.- Convertirse en especialistas. 2.- Ser participe del equipo. 3.- Conocer lo suficiente sobre otras disciplinas. 4.- Ser Autosuficiente

5. Concepto 2.- Definición y Funciones de la administración. 2.1.- Definición : Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. Harold Koontz

6. Análisis de la Definición • La administración se aplica a todo tipo de • organizaciones. • Se aplica en todos los niveles organiza- • cionales. • La intención de todos los administradores • cumplir con los objetivos establecidos

7. Funciones de la Administración Las cinco funciones básicas de la administración son: Planeación, Organización, Integración de Personal, Dirección y Control. Entorno a estas cinco funciones pueden organizarse los conocimientos que se hallan en base a las mismas. Es por ello que los Conceptos, Principios, Teorías y Técnicas de la administración se agrupan en estas cinco funciones.

8. Funciones de la Administración • Es evidente que los Administradores no pueden desempeñar correctamente sus tareas si no comprenden y se muestran sensibles a los muchos elementos del ambiente externo, Factores Económicos, Tecnológicos, Sociales, Políticos, Éticos, que afectan a su área de operación.

9. 2.2 Etapas y Funciones Ambiente externo Conocimientos Admon. Proceso Conceptos. Económico • Planeación. • Organización. Tecnológico Principios. • Integración de • personal. Sociales Teorías. Políticos Liderazgo • Dirección. Técnicas. Éticos • Control.

10. El proceso en diferentes niveles en la organización. ALTO NIEVEL Control Planeación Organización Nivel intermedio Dirección Nivel operativo

11. 2.4 Habilidades Administrativas y Jerarquía Organizacional Habilidades Técnicas Es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que supone la aplicación de métodos procesos y procedimientos Habilidades Humanas Es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzos cooperativos, trabajo en equipo, la creación de condicionesdonde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.

12. Habilidad de Conceptualización Análisis del entorno Es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos. Habilidad para diseñar soluciones Es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema.

13. Habilidad de concep- tualización y diseño Habilidades Humanas Habilidades Técnicas Jerarquía Organizacional

14. 2.5 Metas de todos los Administradores y Empresas La totalidad de los administradores de toda organización comercial y/o de servicio deberá ser el de obtener SUPERAVIT. Los administradores deben de establecer un entorno en el que los individuos puedan cumplir metas grupales con la menor cantidad de tiempo, dinero, recursos materiales, etc.

15. Para lograr el superávit deberá ser una empresa productiva, esto implica eficacia y eficiencia. Eficacia Cumplimiento de los objetivos de acuerdo en un tiempo determinado Eficiencia Es el logro de metas con la menor cantidad de recursos

16. Miduale Stell Company Filadelfia Frederick Taylor Padre de la Administración 1856 - 1915 II La Evolución de la Administración 1.- Administración Científica

17. 2.- TEORICOS DE LA ADMINISTRACION GENERAL Autores que desarrollan teorías generales sobre lo que los gerentes hacen y lo que constituye una buena práctica gerencial. HERI FAYOL La atención de Fayol estaba dirigida a las actividades de todos los gerentes y escribía partiendo de su experiencia personal como presidente de una empresa minera de carbón.

18. Sostenía que la administración era una actividad común a todos los esfuerzos humanos en los negocios, el gobierno y hasta en el hogar. Planeación Organización. Coordinación Control. Henri Fayol establece las funciones gerenciales.

19. 3.- MOVIMIENTO DE REALCIONES HUMANAS Dale Carnegie El camino al éxito era mediante la cooperación de los demás: 1.- Hacer que otros se sientan importantes gracias al reconocimiento sincero de su esfuerzo. 2.- Crear una buena impresión.

20. 3.- Ganarse a la gente dejándolas hablar y expresar su forma de pensar mostrar condescendencia y nunca decir a nadie que esta equivocado. 4.-Cambiar a las personas alabando sus aspectos positivos y dar al ofensor la oportunidad de salvar su imagen.

21. Abraham Maslov 1908-1970 Psicólogo Humanista que propuso una jerarquía teórica de necesidades humanas. * Fisiológicas. * Seguridad. * Social * De estima * Autorrealización.

22. UNIDAD II • Definición de Proceso Administrativo • Definición de Planeación • Importancia y función de la Planeación • Tipo de planes • Etapas de la planeación. • Políticas y reglas

23. PROCESO ADMINISTRATIVOConcepto • La Administración es un proceso a través de el cual se logran determinados objetivos previamente establecidos, mediante la utilización racional de recursos humanos, materiales, técnicos y financieros.

24. PROCESO ADMINISTRATIVO DEFINCION Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración misma que se interrelacionan y forman un proceso integral. Planeación Organización FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Dirección Recursos Humanos Control

25. PLANEACION • ¿Cuáles son las metas de la organización a largo plazo? ¿Qué estrategias son las mejores para ograr los objetivos establecidos? ¿Qué objetivos se deben de formular a corto plazo? ¿Quiénes deben de formular la planeación?

26. Organización • ¿Qué nivel de centralización o descentralización debe adoptarse? ¿Cómo debe diseñarse las tareas y los puestos? ¿Quiénes son las personas idóneas para ocuparlos? ¿Qué métodos y procedimientos deben ser utilizados? ¿Cuál es el diseño del trabajo?

27. Dirección ¿Qué estilo de conducción es el adecuado? • ¿Cómo dirigir el talento de las personas? ¿Qué nivel de autoridad o responsabilidad asignar a cada persona? ¿Cómo orientar a las personas hacia el cambio? ¿Cómo solucionar los problemas y los conflictos ? ¿Cómo se deben tomar las decisiones?

28. Control - Evaluación • ¿Qué criterios deben aplicarse para determinar los resultados? • ¿Qué actividades necesitan ser controladas? • ¿Qué medios de control deben de utilizarse para controlar • ¿Qué herramientas o técnicas se pueden utilizar para ,medir el desempeño ? • ¿Qué actividades relevantes deben controlarse?

29. Importancia de la Planeación • La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.

30. PLANEACION Definición Es determinar los objetivos y elegir los cursos de acción para lograrlos, con base a la investigación y la elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

31. PLANEACION FUNDAMENTOS DE LA IMPORTANCIA 1.- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de recursos. 2.- Reduce los niveles de incertidumebre que se puede presentar en el futuro, mas no lo elimina. 3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con mayor garantías de éxito.

32. 4.- Reduce al minimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades. 5.- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa. 6.- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos. 7.- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa

33. FUNCION DE LA PLANEACION 1.-El diseñar un entorno eficaz donde el individuo desempeñe su trabajo en grupo y todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo, y los métodos para alcanzarlos. 2.- Para el logro de la eficiencia del grupo deberá de proporcionarse los aspectos que la administración espera de cada uno de ellos.

34. 3.- La selección de los diferentes planes, acciones y controles para los mismos, ya que éstos son un método para cumplir los objetivos preseleccionados.

35. TIPO DE PLANES Estratégicos Son los planes que cubren a toda la organización, que establecen los objetivos generales de la organización y buscan colocar a la organización de acuerdo su visión. Operacionales Su objetivo es apoyar a los planes estratégicos, ya que ayudan a su aplicación en el corto plazo, se refieren a actividades específicas asignando recursos y definiendo estándares de actuación.

36. A corto plazo Son aquellos que se deberán realizar en un plazo no mayor de un año. A largo plazo Son aquellos planes que se contemplan a un plazo mayor de un año y menor a cinco. Inmediatos y Mediatos Inmediatos se son los que se establecen hasta seis meses. Mediatos son aquellos que se proyectan a un periódos mayor de seis meses.

37. ETAPAS DE LA PLANEACION Objetivos o metas R e g l a s Propósitos o misión Estrategias Programas Políticas Presupuestos Procedimientos

38. Propósito o Misión • Es determinar que se debe hacer para llegar el futuro que se concibe como posible o deseable. Es definir el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo.

39. Objetivos o Metas • Es la expresión cualitativa de un fin o propósito a alcanzar dentro de una organización. • Es necesario fijarlo por escrito. • Deben de difundirse y estar a la vista. • Sirven como unidad de medida para verificar y comparar la productividad de la empresa o sus órganos. • Tienen una Jerarquía dentro de la empresa.

40. Los Objetivos naturales de una Empresa son: • Satisfacer las necesidades de bienes y servicios de la Sociedad • Proporcionar un retorno justo a los factores de entrada • Proporcionar empleo productivo a todos los factores de Producción.

41. Los Objetivos se agrupan en cuatro categorias • Utilidad. • Expansion • Seguridad en el futuro.Continuidad. • Autonomia o Independencia

42. Estrategias • Cursos de acción o alternativas que muestran la Dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas.

43. Descripción del porque la empresa existe Provee un contexto para todas las decisiones dentro de la organización Describe una realidad duradera Útil para entes internos y externos Su logro puede ser infinito Cristalización de lo que los lideres desean que sea la empresa Guía el desarrollo de la estrategia y organización Describe una nueva realidad inspiradora Se puede lograr dentro de un periodo especifico Se usa primordialmente al interior de la empresa Plan que explica como ganarles a los competidores de hoy y mañana Lista una serie de acciones para proveer servicios y productos por arriba del costo Describe la propuesta de valor seleccionada por la empresa Cambia constantemente en respuesta a análisis, prueba y error, experiencias Diferencias entre misión, visión y estrategia Misión Visión Estrategia +

44. POLITICAS Son enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias . Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas Ejemplo de políticas La contratación a nivel profesional Un elevado estándar de ética empresarial Fijación de precios competitivos

45. REGLAS Es un mandato preciso que determina la disposición, actitud o comportamiento, que deberá de seguir o evitar en situaciones especificas el personal de la empresa. EJEMPLO DE REGLAS No se aceptan cheques personales Al ingresar al área de producción es necesario el uso de casco protector No fumar en el área de soldadura

46. Programa • Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa mas general. • Un programa es un esquema en donde se establecen: • La secuencia de actividades especificas que habrá de realizarse para alcanzar los objetivos.

47. Programa 2.- El tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes. 3.- Todos aquellos eventos involucrados en su consecuencia.

48. La elaboración técnica de un Programa debe tener: • Identificar y determinar las actividades comprendidas. 2.- Ordenar cronológicamente las realizaciones de las actividades 3.- Interrelacionar las actividades. Cuales primero, las simultaneas, y las actividades posteriores. 4.- Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración así como los recursos necesarios.

49. Planeación de un Programa de Fabricación de partes

50. Presupuestos • Los programas están estrechamente ligados con los presupuestos que son la expresión cuantitativa de los programas. • Los presupuestos permiten al ejecutivo ver claramente cuanto dinero será gastado, por quien, para que, y donde, que costos, ingresos unidades o productos que involucran los planes y programas.