PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN .

1. PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCION CONTROL

2. *La planeación es el proceso de decidir de antemano que se hará y de que manera, incluye las misiones globales, identificar resultados claves y fijar objetivos específicos, así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos.

3. *Los principales objetivos de la planeación son: • *Facilitar el control: comparar el desempeño real contra los objetivos, sin planeación no hay control. • *Reducir la incertidumbre: Obliga a los administradores a ver hacia el futuro anticipar los cambios. • *Reducir la duplicidad de las funciones y la ineficiencia. • *Establecer el esfuerzo coordinado.

4. TIPOS DE PLANES: Los planes representan la intención de hacer algo o la representación de un proyecto a futuro. 1.- Planes por su ámbito de influencia. a) Planes estratégicos: logran alcanzar metas generales de la organización.

5. b)Planes operacionales: son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como van a alcanzar los objetivos de la organización, de ella se derivan de los planes estratégicos.

6. 2.-Planes por su horizonte temporal. • a) Planes a corto plazo. Cubren periodos menores a un año. • b) Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre uno y tres años. • c) Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años.

7. Los planes estratégicos generalmente se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo. 3.- Planes por su especialidad. a) Planes específicos: Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones. b) Planes direccionales: Son flexibles y se establecen como patrones generales, dan libertad de acción.

8. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION. • Los principios de la planeación son los lineamientos generales que se han de tomar en cuenta para realizarla. • Y los mas importantes son los siguientes: • 1.- Principio de contribución al objetivo.- elaboradas en función de los objetivos. • 2.-Principio de primacía de la planeación.-la planeación precede a todas las demás funciones administrativas.

9. 3.-Principio de eficiencia de los planes.- llamado de la rentabilidad implica la relación – costo- beneficio. • 4.-Principio de adhesión al objetivo.-los objetivos deben de tener significado y ser atractivos para los miembros de la organización. • 5.-Principio de flexibilidad.-se establecen los márgenes de tolerancia aceptables. • 6.-Principio del cambio de ruta.-revision periódica los planes y su reelaboración en caso de que así se requieran.

10. FACTORES QUE AFECTAN LA PLANEACION. a) El ciclo de vida de la organización .Las empresas tienen un ciclo de vida que se divide en etapas como crecimiento, maduración, declinación, la planeación no debe planearse basándose en este ciclo. b) Grado de incertidumbre en el ambiente. La incertidumbre se deriva de la inestabilidad económica, política o social del medio ambiente que rodea a la organización los planes deberán ser mas direccionales y a corto plazo. c) Efecto de la planeación en el desarrollo futuro de la organización. Los administradores realicen planes a futuro.

11. d) El nivel de las personas involucradas en el desarrollo de los planes. Los administradores de niveles bajos solo llevan a cabo la planeación operacional y conforme se asciende en la jerarquía la planeación que realice será más estratégica.

12. LA PLANEACION ESTRATEGICA. • La planeación estratégica es un proceso sistemático, para la dirección empresarial, misma que basa la estrategia futura de la organización en la evaluación de alternativas novedosas. • En este tipo de planeación no se espera necesariamente que el futuro sea mejor que el pasado, ni tampoco se supone que este ultimo pueda extrapolarse por los tanto se requiere de un análisis profundo de expectativas de la empresa que identifica las tendencias , amenazas, oportunidades y sucesos futuros que pueden cambiar el entorno de negocios.

13. La planeación estratégica, comienza en la generación de expectativas por parte de la alta dirección el cual planea los objetivos generales, surgen las estrategias, las cuales generan metas operativas y estratégicas, con sus respectivos programas y presupuestos, su implantación y control. • La planeación estratégica requiere como paso previo un análisis diagnostico SWOT´S,cuyas siglas en ingles significan : Strenghts, (fortalezas), Weaknesses(debilidades), Opportunities ( oportunidades) Threats ( amenazas). *FODA:

14. FODA: • FACTORES INTERNOS DE LA EMPRESA: DEBILIDADES Y FORTALEZAS. • FACTORES EXTERNOS: AMENAZAS Y OPORTUNIDADES.

15. EL PROCESO DE LA ADMINISTRACION ESTRATEGICA. • El proceso de la administración estratégica, es el conjunto de compromisos, decisiones y acciones que se requieren para que una empresa logre competitividad estratégica y rendimientos superiores al promedio. • La competitividad estratégica se logra cuando la empresa formula e implanta con éxito una estrategia para la creación de valor, misma que sus competidores no pueden duplicar o considerar demasiado costosas para imitar. • Por lo cual establece rendimientos superiores al promedio los cuales exceden lo que un inversionista espera obtener de otras inversiones con riesgos similares.

16. El proceso administrativo consta de nueve etapas de las cuales las primeras siete • corresponden a la planeación estratégica, la octava a la implantación y la novena a la evaluación. • 1.-IDENTIFICAR LA MISION, OBJETIVOS, ESTRATEGIAS ORGANIZACIONLES DE LA EMPRESA. • 2.- ANALIZAR EL AMBIENTE. • 3.-IDENTIFICAR LAS OPORTUNIDADES Y AMENAZAS. • 4.-ANALIZAR LOS RECURSOS DE LA ORGANIAZCION. • 5.-IDENTIFICAR LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES.

17. 6.-REVALORAR LAS MISIONES Y LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN. • 7.-FORMULAR ESTRATEGIAS. • 8.-IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS. • 9.- EVALUAR RESULTADOS

18. HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE LA PLANEACION. • La práctica de la planeación requiere de la utilización de herramientas, también llamadas por algunos autores elementos de la planeación, mismos que a su vez tienen técnicas específicas para su desarrollo en las organizaciones.

19. 1.-Proposito. Las herramientas de planeación que vamos a analizar son las siguientes: • s y misión estratégicos. • Se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que esta puede hacer para aprovecharlos. • La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser la organización en términos de los productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

20. 2.- Visión. • La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa, es decir, expresa como se quiere idealmente que sea la empresa en un futuro. • Se dice que la visión es un sueño puesto en acción, porque las acciones son visión carecen de sentido y la visión sin acciones se convierte en ficción. 3.-Premisas. • Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operaran los planes incluyendo supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectaran la operación de los planes.

21. 4.-Objetivos y metas. • Las metas son generales y expresan los deseos de la alta dirección busca, satisfacer, mientras que los objetivos son considerados como fines específicos que son cuantificables y están expresados en función del tiempo necesario para cubrirlos.

22. 5.- Estrategias. • En el ámbito militar y en este contexto, el término se refiere al plan maestro que se utiliza para librar las batallas contra el enemigo. • En el terreno administrativo, una estrategia es la determinación del propósito, misión, objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de los cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla. • *Estrategias de liderazgo de costos. Reducir costos de operación.

23. Estrategia de diferenciación. Atributos a productos y servicios que los hagan únicos en el mercado. • *Estrategia de enfoque. Llamado del punto central explota un segmento de mercado, limitando su atención a un grupo especifico de clientes, a una línea de productos o a una región geográfica. • 6.- Reglas y políticas. • Las reglas emiten acciones u omisiones específicas no sujetas a libertad, pero son normas que dictan la acción la acción o la abstención y no permiten la excepción o la elección personal. • Las políticas son criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa, la esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de libertad para guiar las decisiones.

24. 7.-Procedimientos. • Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas a diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento. • Los procedimientos son planes que establecen el método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. Son series cronológicas de acciones requeridas que detallan la forma exacta en que se deben realizar ciertas actividades.

25. 8.- Programas. • Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas que describen las actividades que se tienen que realizar, quienes las van a realizar y cuando van terminarse. • La programación es una actividad cotidiana para los administradores y en su desarrollo se utilizan diversas técnicas, la mas conocidas es la de Gantt y de Pert.

26. 9.- Presupuestos. • Es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o proyecto. • Entre los mas importantes son : • *Presupuesto de operación. • Planear y controlar los ingresos y gastos de una organización. • *Presupuestos de gastos. • *Presupuestos de ingresos. • *Presupuestos de efectivo. Llamado flujo de efectivo. • *Presupuesto de capital. Control de grandes o inversiones , actualizándose cada año.

27. ORGANIZACIÓN.DEFINICION DE ORGANIZACIÓN: • Es la estructuración de las funciones y actividades organizacionales mediante la generación de áreas funcionales, puestos, niveles jerárquicos que faciliten la coordinación del esfuerzo de todos los miembros y propicien mayores niveles de eficiencia en la distribución y manejo de los recursos así como en el logro de los objetivos organizacionales.

28. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN • ESTABLECER DEPARTAMENTOS O AREAS FUNCIONALES. • *DEFINIR JERARQUIAS. • *DEFINIR QUE LABOR DEBE DE DESEMPEÑAR CADA UNO. • DEFINICION DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. • Modelo formal que determina la manera en que esta dividida la empresa, tanto en áreas y en jerarquías, como en el flujo del trabajo y de comunicación entre sus miembros

29. CONCEPTO DE DIMENSION VERTICAL. • Las estructuras organizacionales se vuelven más complejas conforme la empresa crece, esto hace casi imposible que se transmita verbalmente la manera como se ha estructurado el desarrollo del trabajo, y por esta razón se elabora un organigrama que represente a la empresa en su conjunto. • El organigrama es un diagrama de estructura una organización en el que se muestran las funciones, departamentos o posiciones dentro de la misma y como se relacionan. • Los rectángulos de un organigrama representan el modo como se distribuye el trabajo en la empresa, a esto se le llama la dimensión horizontal de la estructura organizacional cuyos conceptos mas importantes son la división del trabajo y la departamentalización

30. En esta dimensión también se constituye la manera de cómo fluyen las órdenes y la comunicación de la empresa, sus conceptos más importantes son la jerarquía, autoridad, responsabilidad y cadena de mando, las cuales se representan en el organigrama por las líneas que conectan con los rectángulos. • En algunos casos también se incluyen la centralización y descentralización.

31. CONCEPTOS DE DIMENSION HORIZONTAL. • La dimensión horizontal indica el modo de estructuración del trabajo que realiza una empresa, como se divide el trabajo, los puestos, cuales son los departamentos o áreas funcionales resultantes de la agrupación de puestos, cuya orientación al logro de los objetivos de la empresa es similar en cuanto a las actividades que se llevan acabo.

32. *División del trabajo. • *Especialización del trabajo • *Departamentalización. • Cuatro áreas funcionales de la empresa: • *Producción. • *Finanzas. • *Mercadotecnia • *Recursos Humanos.

33. La estructura organizacional vertical, se caracteriza por una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos. • La estructura organizacional horizontal se caracteriza por una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos.

34. TIPOS DE ESTRUCTURA. • 1.- Estructura Funcional. Es el tipo de estructura mas utilizado, en ella los departamentos o áreas funcionales representan las tareas sustantivas de la empresa, agrupa alas personas que tienen una posición similar dentro de la organización o que desarrollan funciones semejantes, utilizando recursos y habilidades del mismo estilo. Puede definirse como una forma departamentalización en la que cada persona comprometida con una actividad funcional se agrupa en una unidad.

35. La departamentalización en la estructura funcional se apoya en la interdependencia tecnológica de los trabajos de los puestos y áreas funcionales. • 2.-Estructura divisional o estructura basada en el mercado. Cuando las empresas son grandes y complejas generalmente definen su estructura organizacional por divisiones, las cuales se estructuran con base en los objetivos que pretenden lograr con respecto al mercado al que dirigen sus productos o servicios. A este tipo de estructura se llama estructura divisional o estructura basada en el mercado, la cual esta integrada por unidades autónomas y contenidas.

36. 3.-Estructura divisional por productos o servicios. Cuándo las actividades se agrupan con base en los productos o servicios que comercializa la empresa se dice que esta presenta una estructura divisional por productos. Las empresas adoptan este tipo de estructura cuando su crecimiento hace indispensable que se nombre a varios gerentes divisionales con autoridad sobre las funciones de producción, ventas y servicio respecto a sus líneas de productos. • 4.-Estructura divisional por zona geográfica. Sé genera cuando las empresas crecen abriendo sucursales o plantas en lugares geográficos distintos al lugar donde son originarios o cuando su crecimiento las conduce a penetrar a mercados nuevos.

37. 5.-Estructura divisional por clientes. Cuando las empresas tienen productos tas diversificados que las necesidades de sus clientes son muy distintas entre si, se adopta una estructura divisional por clientes.

38. 6.-Estrucutra matricial. Agrupa a las personas simultáneamente por funciones y divisiones, es aplicable solo para empresas que trabajan por proyectos, una empresa utiliza una estructura matricial cuando: • 1.-Quiere desarrollar productos o servicios mas rápidamente. • 2.-Necesita un alto grado de comunicación entre los diversos miembros del grupo. • 3.-La innovación y la creatividad son parte de la ventaja competitiva de la empresa.

39. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN. • 1.-Unidad de los objetivos. Que los colaboradores participen en el logro de objetivos. • 2.-Eficiencia organizacional. Cuándo la empresa es eficiente porque su estructura se diseño para contribuir al logro de los objetivos organizacionales. • 3.-Linea de mando. Los colaboradores que un administrador puede supervisar eficazmente en la empresa según loas características de la organización. • 4.-Unidad de mando. Los trabajadores solo tienen un jefe. • 5.-Paridad de autoridad y responsabilidad. Cada puesto administrativo debe existir equilibrio entre la autoridad delegada y la responsabilidad inherente del puesto. • 6.-Responsabilidad absoluta. Responsables de su trabajo y actividades realizadas.

40. DIRECCION

41. CONTROL. • El control es la función administrativa que implica el proceso para verificar que los resultados generados por la organización sean acordes con los parámetros establecidos en los planes y programas a fin de corregir las desviaciones que se presenten y en caso necesario, formular nuevos planes.

42. El principal objetivo del control: • *Establecer los parámetros para la evaluación del desempeño de la organización. • *Comparar el desempeño real con los parámetros establecidos. • *Detectar desviaciones entre lo real y lo planeado. • *Diseñar y aplicar acciones administrativas para corregir desviaciones en el desempeño o en el inadecuado establecimiento de parámetros.

43. EL PROCESO DE CONTROL. • El proceso de control comprende cuatro elementos que se vinculan secuencialmente en un ciclo y lo podemos definir como: • El proceso para medir el desempeño real comparándolo con un parámetro y tomar acciones administrativas para corregir las desviaciones o los parámetros inadecuados.

44. Los cuatro pasos fundamentales del proceso de control: • 1.-Establecer parámetros y métodos para medir el desempeño organizacional. • 2.-Medir el desempeño. • 3.-Determinar si el rendimiento concuerda con el parámetro • 4.-Tomar medidas correctivas.

45. TIPOS DE CONTROL. • *Enfocados en el proceso. Controles de avance, directivos, de aprobación, retroalimentación. • *Magnitud en el proceso. Miembros de la organización, subsistemas, sistema total. • *Grado de intervención humana. Control cibernético y no cibernético. • *Horizonte temporal. Corto plazo, largo plazo.

46. TECNICAS DE CONTROL.Las técnicas mas utilizadas son : • *El presupuesto, auditorias externas, internas, ciclos de control, diagrama de Pert y de Gantt. • Un sistema de control es un procedimiento que consta de varios elementos y se aplica a diversos tipos de actividades de control. Un sistema ideal seria aquel que descubriera las desviaciones entre los parámetros y los resultados reales antes de que se produjeran.

47. PRINCIPIOS DE CONTROL. • 1.-Principio del propósito del control. Qué se lleve acabo lo planeado y se corrijan las desviaciones surgidas. • 2.-Responsabilidad de l control. • 3.- Eficiencia de los controles. • 4.-Control preventivo. • 5.-Adecuacion organizacional. Cada empresa diseña sus propios controles. • 6.-Control de puntos críticos. • 7.-De excepción. • 8.-Principio de acción.