Septembre – Octobre 2005

1. K oi F é K i Septembre – Octobre 2005 à la Banque Covefi ! ! ContrôleInterne Direction Générale Un métier très encadré… Que se cache-t-il derrière ce titre unpeu barbare de « Contrôle Général » ?La notion de Contrôle revêt deux significations complémentaires : dans un sens traditionnel, elle signifie vérification alors qu’une approche anglo-saxonne met en lumière la maîtrise… Le Contrôle Général est encadré par le règlement (97-2) du Comité de la Réglementation Bancaire et Financière, plus communément appelé le CRBF ! Il s’agit d’une activité obligatoire, Le Contrôle Interne regroupe l’ensemble des règles et procédures que l’entreprise met en œuvre pour lui fournir une assurance raisonnable que les objectifs fixés sont atteints, que l’information comptable et financière est fiable et que les lois et règlements sont respectés. L’Audit n’est qu’un moyen a posteriori pour veiller à la pertinence du Contrôle Interne. C’est un outil d’évaluation de l’efficacité. Mais il existe d’autres moyens préventifs, comme le plan de continuité des activités, la mise en place de procédures contre le blanchiment, le risque de non conformité… EDITO réglementaire et imposée aux banques par le CRBF pour pouvoir exercer en France et à l’étranger. Il est un moyen de garantir la conformité du système de Contrôle Interne et de démontrer son efficacité et sa conformité en interne et à l’externe, vis-à-vis des actionnaires et de la Commission Bancaire. Xavier Derancourt L’Audit : un examen objectif… Xavier Derancourt donne une définition pointue et précise de l’Audit et met ainsi en lumière les enjeux. Un Audit est un mandat donné par la Direction Générale via un ordre de mission.C’ est un examen indépendant d’une situation donnée à une date déterminée, examen destiné à vérifier que les risques encourus par l’Entreprise sont maîtrisés et que les résultats obtenus sont conformes aux objectifs fixés. Cet examen porte sur la production, les réalisations, les contrôles effectuées par la hiérarchie mais jamais sur les hommes. « D’ailleurs, un audit est toujours anonyme et confidentiel : nous ne mentionnons jamais les noms. Nous mesurons le niveau de maîtrise de l’activité au travers d’entretiens, d’analyses documentaires ou d’observations de postes… ». L’appréciation porte toujours sur des situations observées, sur des évènements factuels et objectifs. « A l’issue de la mission d’Audit (1 mois et demi), si des dysfonctionnements ont été constatés et validés, nous effectuons des recommandations afin que les responsables réalisent les modifications nécessaires selon un calendrier préalablement défini. » Le rapport d’audit est alors transmis à la Direction Générale et transmis au Président. Pour le Client… Quel est le Client principal du Contrôle Général ? Les collaborateurs de l’Entreprise. Pourquoi ? Xavier Derancourt nous l’explique :  « Certes, je rends compte à Jacques Charpentier via les rapports d’audit mais cette action de rendre compte est réductrice car factuelle. L’objectif essentiel de ma mission est d’apporter une garantie de conformité du fonctionnement de la Banque Covefi. Et cet objectif sert l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise : une anomalie peut entraîner un risque important d’amendes, de pénalités… Et ces sanctions prises à notre encontre vont sanctionner chacun d’entre nous. Quand nous vérifions que les processus sont pertinents et que nous demandons des modifications, ces exigences ont pour but d’accroître notre efficacité et chaque collaborateur en reçoit les fruits d’une manière ou d’une autre ! » Au cœur de l’Audit, une femme… Sophie Guérin est auditrice à la Banque Covefi depuis juin 2004, après 9 mois passés à l’Organisation en tant que Chef de projet. Une belle étape pour cette jeune femme dynamique qui avoue volontiers apprécier cette mission transversale qui embrasse différents domaines. Et cela interdit toute routine et favorise les échanges ! « J’aime la diversité et aller à la rencontre des autres. Je découvre peu à peu tous les métiers de l’entreprise ! J’élargis sans cesse mes connaissances par les observations de postes, les procédures, les interviews… : c’est un métier très formateur qui laisse place à l’autonomie dont j’ai aussi besoin. » Vous l’avez peut être déjà rencontrée au détour d’un audit, sinon, patience, elle arrive… Service Com. Interne Numéro 4

2. Le plan de continuité des activités…ou comment mieux anticiper les risques Jacques Charpentier nous explique la nécessité de mettre en place un plan de continuité des activités. « En tant que Banque, les autorités de tutelle imposent d’élaborer un plan de continuité des activités. Le travail consiste à recenser les différentes situations de crise auxquelles nous pourrions être confrontés et à anticiper les mesures à prendre pour assurer dans tous les cas la poursuite de nos activités, c’est à dire garantir à nos clients les prestations essentielles, puis la reprise normale de notre exploitation. Fin 2004, le Comité de Direction a dressé la liste de nos activités prioritaires et des différents scénarios de crises envisageables (incendie, grève de La Poste, panne des circuits informatiques ou monétiques, attentat, blocage des réseaux de télécommunication, etc). Quelle que soit la situation à laquelle la Banque Covefi se trouverait confrontée, il apparaît impératif de garantir nos services essentiels à la clientèle : tenue des comptes, accès et consultation, traitement des opérations… C’est donc autour de cette exigence que s’articulent aujourd’hui les réflexions au sein des différentes Directions de la Banque. Chacune d’entre elles s’attache, en collaboration avec le Contrôle Général, à identifier les solutions humaines, techniques, immobilières et financières à mettre en œuvre en cas de crise ainsi que leurs responsables.L’étape suivante consistera à valider la cohérence et l’efficacité de ces dispositifs dans le cadre d’un plan global. Enfin, et c’est là la phase critique du processus, il conviendra de prendre toutes les dispositions nécessaires pour garantir le bon fonctionnement du plan de « secours » en cas de crise majeure. Ce chantier, qui prend bien entendu en compte notre prochain déménagement à Wasquehal, devra être finalisé et opérationnel début 2006. » Contrôle Général – Contrôle Général J’ai rencontré l’Audit… Direction Générale Fabienne Goemaere a rencontré l’Audit un beau matin d’avril… Une aventure vécue pendant 2 mois en compagnie de toute sonéquipe et de Sophie Guérin!F Goemaere : «  J’ai reçu un ordre de mission m’informant de la mise en place d’un Audit en Comptabilité.   Il contenait 3 thèmes : vérifier le mode opératoire des états de rapprochement, le traitement des comptes d’attente et les pistes d’audit. » Q : « Tu attendais un Audit de ton Service?… F Goemaere : «Oui, c’est tout à fait normal dans mon métier. D’ailleurs, je suis déjà auditée plusieurs fois dans l’année par les commissaires aux comptes. De plus, cet œil critique aide beaucoup à prendre du recul et je suis toujours soucieuse d’exercer mon métier au mieux… Je prends toutes les remarques comme un moyen d’être encore plus performante et efficace… ». S Guérin : « Toutes les anomalies ou dysfonctionnements relevés sont analysés ensemble : on essaie de voir comment améliorer les process et quel plan d’action mettre en place… » F Goemaere : « Sophie est très à l’écoute … Quand elle relève une incohérence, elle essaie de comprendre et effectue, étape par étape, les analyses et croisementsnécessaires en toute objectivité, sans jugement. Et c’est très appréciable !S Guérin : «  Je n’audite pas pour juger mais pour apporter soutien, aide et conseils. Je recherche l’efficacité et l’amélioration des process et procédures. Tout est réalisé exclusivement à l’appui d’éléments factuels et concrets. » F Goemaere : «  Le document remis à la fin de la période d’Audit est précieux : il est à la fois synthétique et complet car il reprend toutes les étapes et interviews effectués. Il mentionne les anomalies relevées sans apporter de jugement via un tableau de recommandations. Et cela permet de déterminer les actions à entreprendre. Q : «  Sophie, peux-tu nous expliquer ce qu’est le tableau des recommandations ? » S Guérin : « A la fin de l’Audit, j’établis un tableau des recommandations qui contient les anomalies relevées et les corrections à mettre en place. Jacques Charpentier Contrôle Général Audit Xavier Derancourt Contrôle Général Sophie Guérin Une équipe pas comme les autres ! Ce tableau est validé auprès des interlocuteurs directement concernés, du Chef de Service audité et de sa Direction. Lors de la diffusion du rapport, Jacques Charpentier est informé des responsables en charge de la mise en œuvre des recommandations et sous quel délai. J’effectue, par la suite, un tableau de suivi pour m’assurer de la bonne réalisation des recommandations que je valide deux fois par an pour m’assurer de l’état d’avancement.  » Quelques audits réalisés… - Commercial client, - Documentation clients, - Loi de sécurité financière, - Gestion bancaire, - Trésorerie, - Obligations déclaratives et réglementaires des banques, - Comptabilité, - Conformité site internet et mailings… Service Com. Interne Numéro 4