520 likes | 656 Views
Anna Gillquist SKL CeSam Lotta Ruderfors Sambruk. Axel Oxenstierna. 3 av 4 kommuner har inte påbörjat ett arbete för att ansluta till Mina Meddelanden. Antal svarande: 224 kommuner. Samverkans-möjligheter. SKL och Sambruks förstudie. Projekttid 27/2 – 30/6 8 kommuner
E N D
Anna Gillquist SKL CeSam Lotta Ruderfors Sambruk
3 av 4 kommuner har inte påbörjat ett arbete för att ansluta till Mina Meddelanden Antal svarande: 224 kommuner
SKL ochSambruksförstudie • Projekttid 27/2 – 30/6 • 8 kommuner (17 000-200 000 invånare)
Syfte • Stödja kommuner till att starta införandeprojekt • Ge kunskap • Samverka <-> enskilt • Projektkommuner • Fakta kring volymer, brevflöden, processer, tekniska förutsättningar och datainsamling till nyttoanalys • Avgränsning • Försörjningsstöd och Ansökan förskola
Dokumentstruktur • Förstudierapport • Rekommendationer • Förenklad Nyttomodell • Juridik och informationssäkerhet • Bilaga 1, Beslutsunderlag • Bilaga 2, Sammanställning R&S • Vägledning • Bilaga 2, Sammanställning R&S • Bilaga 3, Intervjuunderlag, mall • Bilaga 4, Förenklad Nyttomodell, mall
Valda processer • Socialtjänsten • Höga krav på sekretess • Användas som säker digital kanal? • Ansökan Förskola • Helt digital ansökningsprocess förutom tilldelning av plats som skickas med post • Åldersgrupp med stor andel användare av internet
Deltagande kommuners nuläge Deltagande kommuners nuläge • Efterfrågan och målgrupper • Uppskattning av nyttor • Medborgarperspektiv • Snabbt, EN digital låda, säkert • Kommunperspektiv • Helt ”digitalt” flöde, standardiserat, kostnadseffektivt • Andra samhällsnyttor • miljön
Deltagande kommuners nuläge • Hantering av brevutskick och utgående fakturor
Nulägeförskoleprocessen 10 olikautskick till föräldrar • Information omförskoleval • Bekräftelsepåmottagenansökan • Erbjudandeom plats • Beslutom plats • Information från resp. förskola • Uppsägningsbekräftelse • Förändringavadressuppgifteriverksamhetssystemet • Månadsvisfaktura • Begäranominkomstuppdatering • Uppdateringgällandevistelsetid
Nulägeförskoleprocessen • Olikaverksamhetsystemocholikatillgång till e-tjänstergerolika grad av digital process. • Digital kommunikationsker via e-post • Intesåstortsteg till en helt digital process • Hög-it mognadimålgruppen • Inga hinder gällandelagkravochsäkerhetförattanvända Mina meddelanden. • Ev. risk ihanteringavpersonermed speciellabehov, t.exskyddadidentitet. Behöveranalyseras
Nyttaiförskoleprocessen • Bra e-tjänst med fungerandekommunikationminskarbehovetav Mina meddelanden. • Mina meddelandensessomett bra alternativ till attskickapapperspost • Mina meddelandensessom en säkrarekanalän e-post ochminskarriskenförfeladress. • Ettinförandeav MM kanbidra till en effektivareochmer central hanteringavresterandepappersflöde. • Integration mellanverksamhetssystemoch Mina meddelandenkangesäkerocheffektivdigitalprocess
Nulägeförsörjningsstödsprocessen 5 huvudtyperavutskick till medborgare • Allmän information, utskickavblanketter etc. • Kallelser • Behovavkomplettering vid ettpågåendeärende • Negativabeslut • Positivabeslut
Nulägeförsörjningsstödsprocessen • E-post och SMS intetillåtnaattanvändapgakänsligauppgifter • Post ellertelefonanvänds • Bådeanvändareochhandläggareefterfrågar digital kommunikationförsnabbarehantering • Bra genomslagförNorrköpings e-tjänst – bra it-mognad • Vistelsekravkanvaraett hinder mot digital process • Signeringavbeslutbehöverutredas
Hinder förettinförandeiförsörjningsstödsprocessen • Blandad IT-mognad, bådemyckethögochmycketlåg • Blandadtillgång till tekniskutrustning • Tillgångtill E-id ochspråksvårigheter. • Ev. risk ihanteringavpersoner med speciellabehov, t.exskyddadidentitet. Behöveranalyseras • Noggrannkonsekvensanalysbehövergenomförasinnaninförande
Nyttaniförsörjningsstödsprocessen • Möjligheternaattkunnakommuniceradigitaltpåettsäkertsätt • Minskadbrevhanteringochminskadeportokostnader • Minskatantaltelefonsamtal med frågorkringex.vis “Närkommer mina pengar” • Mina meddelandenkanersättarekommenderat brev. • Kangeminskad admin ochmertidöverförpersonligamöten
Referenskommuner Västerås • Serveringstillstånd • Kanalväxel/förmedlingstjänstutveckladoch driftas avpartner • Utvecklingavprintertjänst • Önskardirektkommunikationmellanverksamhetssystemoch Mina meddelanden. • Planeradlanseringhösten2014 Karlshamn • Utvecklar kanalväxel och förmedlingstjänst själva • Integration mot ärendeknutpunkt • Har byggt en prototyp • Avvaktar beslut och finansiering
Referenskommuner Trollhättan • Skaparen central infrastruktur med ärendeknutpunktochprocessmotor • Kanalväxel/förmedlingstjänstutvecklassomentilläggsmodulavpartner men driftas avTrollhättan • Integration avövrigaverksamhetssystem via integrationsmotor, snittkostnad ca 50.000 • Inväntarbeslutfrånkommunledningen Tomelilla
Referenskommuner • Likheter • Initiativ från IS/IT-avdelning • Effektivisera verksamheten • Förenkla för medborgare och företag • MM har stor potential • Låg investering • 3 av 4 har genomfört pilotprocess • Notifieringar • Tydlighet kring ärendets innehåll Luleå, eAnsökan Bistånd
Erfarenheter • Referenskommuner • Starta med avgränsad tjänst • Stöd från Skatteverket • Involvera verksamheten • Samverkan kring ramavtal • Samverka för att påverka leverantörer
Lundskommun • Granskningfrån DI gerbegränsadmöjlighet till kommunikation. Lundsutvecklingsbehov: • Ser Mina meddelandensomviktigtbådesomutoch in-kanal • Brukarenbörkunnaskickain säkrameddelandenochsvaradirekt via MM • Journalförameddelandenpåettautomatisktsättvid behov • Kommunicerasäkert med andraportalerochmyndigheter
Digital post iDanmark • E-box - sedan 2001– delvisägdavdanskastaten • 4 miljonermottagareoch 30 000 avsändare • 220 000 000 brevskickades 2012 • Avsändarensparar 80% avkostnaden • Användningsgrad 70% • Offentligsektorskickarenbart digital post • I Sverigeskickas 1000 000 000 fönsterkuvert…
Specificera nytta • Deltagande kommuner • Volymer • Snittkommun • referenspunkt
Ansökan Försörjningsstöd • Exempelkommunen • Integration • Förutsättning att de har en e-tjänst • Kallelse och beslut skickas digitalt • Posthantering sparas två gånger • Minskad administration av adresser
Ansökan Förskola • Exempelkommun • Webtjänst • Digitaliserad ärendehantering • Posthantering sparas två gånger • Minskad administration av adresser
Generisk posthantering i exempelkommunen • Har en intern enhetförposthantering • Styckkostnaden per utskickca 7 kr, inkl. material ochporto. • Posthanteringförutskick 4-5 arbetsdagar. • Digitaltutskickkostarca 1.50 kr • KostnaderbaseraspåTomelillaslösning
Sammanfattning nyttoanalys Förkommunen • • minskadematerialkostnaderförutskick • • minskadarbetstidförposthanteringiprocessflödena • • minskadarbetstidför administration avadressregister Förmedborgare/företag • • snabbaresvarstidochkortareväntetid • • valbarhetattkunnanåsvaroavsettvar man befinner sig • • skyddfrånatt post skakunnaöppnasavobehöriga • • skyddfrånatt post skahamnafel/ intekommafram
Fyraolika former avanslutning Via olikaverksamhetssystem, e-tjänstersomharegnakopplingar till MM Handläggarenskriverutdirekt – kanalväxelkollarmottagarenspostvalochskickarantingen till egenskrivareeller till MM Via central ärende/process/e-tjänstplattformsomstårförkoppling till MM Via printleverantörersomsköterhelaflödet – bådeprintfileroch till MM
Brevlåde-innehavare Vilkadelaruppstår? Kommunens ansvar 4 Print och kuvertering 1 2 3 Brevlåde-operatör Förmedlings-tjänst Skapa och signera medd. Verksam-hetsappl. Kanalväxel FaR-ansvarig FaR
Olikaalternativförattansluta–verksamhetssystem 1. Applikationer kommunicerar direkt emot en förmedlingstjänst F 2. Applikationen kommunicerar viaett ärendenav F CentraltÄrendenav 3. Applikationerna har inbyggdförmedlingstjänst F
Verksamhets applikation A Verksamhets applikationB Ärendeknutpunkt Kanaler tillmedborgarna Webb samt Smartphone, iPad, enkel mobil m.m… E-tjänst A (paketköpt) E-tjänst B(e-blankett) Mina Sidor TelefonBesök Kontakt- center Mina Sidor ETT flöde till MM Ärendeknutpunkt Ärende-hanterande applikationer Diarium Ärende-hantering
Central print tjänst Central Printjänst Print, kuvertering, post Avsändande system Kanalväxel Extern leverantör B Elektroniskt förmedling FaR
Extern leverantör Extern leverantör Print, kuvertering, post Avsändande system Kanalväxel Elektroniskt förmedling FaR
10 Leverantörsmarknad • Avroppåexisteranderamavtal • Tilläggstjänsteroch integration • GemensammaramavtalfrånKammarkollegietoch SKL Kommentus, ex • E-förvaltningsstödjandetjänster • “Brev- ochpaketförmedling” förstudieavprintcentraler • “Utskriftstjänster 2011” förprintertjänster (ejdigitalt) • Tilläggibefintligaoutsourcingavtal • Separata, fullständiga LoU-upphandlingar • Direktupphandling • Övriga
Motiv till satsning ur kommunperspektiv • Lägre materialkostnader • Minskad arbetstid för posthantering • Minskad arbetstid för administration av adressregister • Snabbare svarstid och kortare väntetid • Skydd från att post öppnas av obehöriga • Skydd från att post levereras fel eller inte kommer fram
Rekommendation Generellt - enskild kommun • Fatta ett inriktningsbeslut för ett införande och anslutning till MM • Genomför en analys för att hitta ett pilotprojekt • Använd Vägledningen som stöd
Rekommendation Teknisk lösning- enskild kommun • Utgå från verksamhetens behov och möjligheter i existerande verksamhetssystem • Börja enkelt • Basera lösningen på aktuella strategier och förutsättningar • Följ utvecklingen, ställ krav och samverka, samordnat via SKL, där det finns möjlighet
Rekommendation till SKL • Ökad samverkan kring ramavtal • Ta initiativ till en diskussion/förhandling med befintliga verksamhetssystems & e-tjänsteplattformars leverantörer • Förmå befintliga leverantörer av v-system att utveckla anslutning • Säkerställa att kommande, gemensamma upphandlingar innehåller krav på kommunikation • Ta fram kravtext som kommuner kan använda i sina upphandlingar • Skapa ett nätverk för Förvaltningsgemensamma tjänster • Ta fram en stomme med avtalsförslag
Rekommendation till Skatteverket • Se över minameddelanden.se • Upplevs svårt att hitta • Att vägledningar och guider framöver innehåller kommunperspektiv • Använda sig av upparbetade kanaler för marknadsföra tjänsten • Marknadsföra som EN digital brevlåda