HILJAINEN TIETO NÄKYVÄKSI

1. HILJAINEN TIETONÄKYVÄKSI 12.5.2011 Anne Kleemola

2. Sisältö • Mitä on tieto? • Kuinka tieto syntyy? • Entä hiljainen tieto? • Miten se ilmenee? • Mikä on sen merkitys? • Miten tietoa siirretään?

3. Tietämistä • Mikä päivä tänään on? Yleistietoa • Minkä värinen on Suomen lippu? Yleistietoa ja aistitietoa • Minkä muotoinen on pallo? Aistitietoa • Mikä on Jyrki Kataisen toinen nimi? Nippelitietoa • Kuinka paljon on etäisyys kuun ja maan välillä? Yksityiskohtaista yleistietoa, maantietoa • Mitä on (6 * 789*15)/ √7? Laskutaitoa • Mitä tarkoittaa autopoieettinen? Kirjaviisautta • Miten teen pullataikinan? Kokemustietoa, kädentaitoa • Mitä tarvitaan aurinkovoiteen valmistamiseen? Kuinka voide valmistetaan? Ammattitietoa

4. Tieto • Mitä on tieto? • Usein tarkoittaa tietämistä, kun jokin on tuttua ja tunnettua. • Tieto on hyvin perusteltutosiuskomus (Wikipedia).

5. Tieto • Ovatko numerot 1, 2, 3 ja 4 tietoa? • Entäs luku 112? • Entä kun tiedämme, että 112 on yleinen hätänumero? • Kun ymmärrämme mihin sitä voi käyttää? • Kun näppäilemme puhelimeen numeron 112 ja pelastamme ystävän. Mitä se on silloin? data informaatio tieto ymmärrys viisaus

6. Tiedon lajit • 1. Empiirinen eli aistihavaintoon perustuva tieto, rationaalinen eli järkeen perustuva tieto (matematiikka, logiikka). • 2. Propositionaalinen tieto eli kielellä ilmaistavissa oleva tieto, sekä hiljainen eli sanaton tieto. • 3. Tieteellinen tieto on tieteellisin menetelmin saavutettua tutkittua tietoa ja arkitieto ihmisen omiin kokemuksiin perustuvaa tietoa hänen elämänpiiriinsä kuuluvista asioista. • 4. Intuitiivisella tiedolla on tarkoitettu toisaalta välitöntä tietämistä, kuten esimerkiksi aistitietoa, mutta myös sisäistä intuitiota, välitöntä ymmärrystä. Monet keksinnöt ja tieteelliset oivallukset perustuvat intuitiiviseen tietoon eli välittömään yhtäkkiseen asian ymmärtämiseen. • (Wikipedia)

7. Tiedon yleispiirteet • Tieto kuvaa ennalta annettuja asioita, jo olemassa olevaa • Tieto on yleistä ja objektiivista (puolueetonta, tasapuolista) • Tieto syntyy informaation prosessoinnin tuloksena • Tieto on siirrettävissä • Tieto mahdollistaa ongelman ratkaisun

8. Tiedon tyypit Tieto Näkyvä tieto Explicitknowledge Hiljainen tieto Tacitknowledge • Koodautuvaa tietoa • Ilmaistavissa sekä kirjallisesti että suullisesti (teksti, kuva, kaava, seloste, manuaali) • Henkilökohtaista • Tilannesidonnaista • Vaikea ilmaista • Kokemuspohjaista • Epämuodollista Tiedämme enemmän kuin pystymme kertomaan!

9. Tiedon ilmentymä Näkyvä tieto • Hiljainen tieto • havainnoitavissa • artikuloitavissa Tieto Osaaminen • Äänetön • Vaikea artikuloida ja ilmaista Suurin osa ihmisen tietoisuudesta on sellaista, jota hän ei osaa ilmaista, mutta joka näkyy toiminnassa erilaisina tapoina, rutiineina, käytäntöinä ja tuntemuksina

10. Kuinka tieto ilmenee? • Näkyvä tieto välittyy helposti puhetta kuulemalla tai tekstiä lukemalla. • Se on usein tallennettu tekstimuotoon, tuoteselosteisiin, kaavoihin, manuaaleihin, käyttöohjeisiin, tietokoneohjelmiksi jne. • Se on noudattaa tiettyä muotoa ja systeemiä • Hiljaista tietoa on vaikea pukea sanoiksi. • Se syntyy yleensä kokemuksen kautta eikä ole siksi helposti kommunikoitavissa toisten kanssa. • Esim. asiakkaan kasvoilta reaktion lukeminen on hyvin toimiva keino saada tietoa, mutta vaikea osoittaa se todeksi tai kuvailla tarkasti. • Hiljaisen tiedon perusta on arjen kokemuksissa

11. Hiljaisen tiedon merkitys • Hiljaisen tiedon siirtäminen on tärkeää, koska suuri joukko kokeneita osaajia siirtyy lähivuosina eläkkeelle. • Jos heille kertynyttä hiljaista tietoa ei tunnisteta ja jaeta myös muille, yritys menettää arvokasta osaamista. • Hiljaisen tiedon tunnistamisella on merkitystä myös päivittäisessä työssä: kun osaajat jakavat niksinsä muille, rutiinit sujuvat ja jää voimia kehittämiseen ja innovointiin. • Kun työ sujuu, ihmiset jaksavat paremmin ja ovat valmiita joustamaan muuttuvissa tilanteissa. • Hiljainen tieto erottaa mestarin ja noviisin toisistaan, vaikka heillä olisikin sama koulutustausta.

12. Hiljainen tieto • Hiljainen tieto on yritysten keskeinen henkinen pääoma, joka muodostuu koko organisaation yhteisestä ja sen jäsenten yksilöllisestä osaamisesta, tiedosta ja taidoista. • Hiljainen tieto karttuu vähitellen yhteisessä työskentelyssä. • Yhteisö on aina tietävämpi ja etevämpi kuin kaikkien jäsenten osaamisen summa. • Suuri osa tästä yhteisestä osaamisesta on yhteisen kokemuksen kautta hankittua hiljaista tietoa.

13. Hiljainen tieto; yksilö • Ei välttämättä ole yhteydessä ikään, vaikkakin se usein siihen yhdistetään kokemuksen kautta. • Hiljainen tieto syntyy samalla tavalla kuin yksilön viisauskin; kokemus sinällään ei tee ketään viisaaksi vaan se, että pystyy oppimaan kokemuksistaan. • Hiljainen tieto on enemmän yhteydessä käytännön taitoon (knowinghow) kuin teoreettiseen tietoon (knowingwhat). • Ihmisiin liittyen tällaista tietoa on mm. kehen voi luottaa, kuka tietää kulloinkin parhaat ratkaisut, kenen kanssa kannattaa tehdä yhteistyötä jne.

14. Hiljainen tieto; yhteisö • Hiljainen tieto ja oppiminen ovat myös ryhmiä ja kokonaisia organisaatioita koskevia asioita. • Koko organisaatiolle oppiminen tarkoittaa näiden erilaisten käytännön pienyhteisöjen toiminnan ylläpitämistä ja kehittämistä. • Pienyhteisöjen toiminta on parhaimmillaan jatkuva, sosiaalinen ja vuorovaikutteinen prosessi, jossa uusien tulokkaiden perehdyttäminen tai opettaminen on osa yhteisön luontaista toimintaa. Jäsenet ovat yhteydessä keskenään, tekevät asioita yhdessä, neuvottelevat asioiden merkityksestä ja oppivat toinen toisiltaan.

15. Hiljainen tieto: vaikeus • Abstrakti muoto, toiminta- sekä tilannesidonnaisuus ja itsestäänselvyys • Ei ole helposti nähtävissä tai nimettävissä • Voidaan pyrkiä tekemään näkyvämmäksi ja konkreettisemmaksi esim. koodaamalla ja luokittelemalla. • Koodauksessa asioille annetaan nimet eli ne tehdään näkyviksi • Luokittelussa nimetyt asiat ryhmitellään luokkiin • Esim. asiakaspalvelussa konfliktien käsittelytaito nimetään kyvyksi selviytyä vaikeista vuorovaikutustilanteissa ja luokitellaan kuuluvaksi sosiaalisiin taitoihin.

16. Hiljainen tieto: käytännössä • Tunnistaminen ja jakaminen tapahtuvat yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa • Osallistuminen ja asioiden konkretisointi edellyttävät puhumista ja yhteisistä merkityksistä neuvottelua. • On huolehdittava siitä, että uudet tulokkaat otetaan mukaan yhteisöön ja perehdytetään hyvin. • Kuitenkin usein aktiivisuus jää kokeneen työntekijän omalle vastuulle eikä sitä virallisesti määritellä kenenkään tehtäväksi. • Keskeisimmät keinot liittyvät vuorovaikutteisuuteen, yhdessä tekemiseen, asioista kyselemiseen ja puhumiseen, erilaisiin projekteihin, tiimeihin, pareihin, työssä perehdyttämiseen, mentorointiin ja työparien vaihtamiseen. • Kaiken yllä mainitun edellytys on, että hiljaisen tiedon haltija pystyy kommunikoimaan siitä muiden kanssa.

17. Hiljainen tieto: käytännössä • Nuoria pidetään energisinä ja rohkeina. Uskotaan, että he kyllä tulevat kyselemään kun tietoa tarvitsevat. • Nuoret itse kokevat, että kysyttävää ja puhuttavaa olisi enemmän, jos vaan olisi siihen tilaisuus ja mahdollisuus • Kiire ja eriaikainen työpaikalla olo ovat usein esteenä

18. Miksi tieto pysyy hiljaisena? • Koska sitä on vaikea dokumentoida, mahdoton pukea sanoiksi, se on itsestään selvää eikä sitä tarvitse dokumentoida. • Tarkoituksella, jolloin se on joko salaista (kilpailtua tai vaitiolovelvollisuuden alaista) tai pantattua (haluttomuus jakaa omaa osaamista muille, vallan väline). • On myös negatiivista hiljaista tietoa, jota ei haluta siirtää. • Yksintyöskentelyssä hiljaista tietoa ei siirry.

19. Harjoitus • Kerro parillesi työpaikallasi sattuneesta tilanteesta, joka onnistui. Mitä silloin teit? Mitä taitoja käytit? Jos ongelmia ilmeni, miten selvisit niistä? Mikä teki tilanteesta onnistuneen? Mitä neuvoja antaisit muille siitä, mitkä asiat ovat tilanteessa olennaisia?

20. Esimerkki: Leipäkone • Japanilaiset aloittivat kehitysprojektin 1984 • Jo 1970-luvulla ollut pilot-projekti, jonka tietoja käytettiin hyväksi kehitystyön alussa. • Projektiryhmään koottiin 11 asiantuntijaa: kodinkonelaboratoriosta, tuotesuunnittelijoita, mekaanisia suunnittelijoita, ohjelmoijia, kaikki tuttuja leipomisen kanssa. • Koska tuote oli uusi, kaikki oli keksittävä alusta alkaen: maun arviointisysteemi, leipomistaidot, koneen tekniikka, ohjausjärjestelmä jne. • Ensimmäisen prototyypin tuote oli päältä palanut, sisältä raaka, tuskin leipää muistuttava.

21. Esimerkki: Leipäkone • Mielenkiintoisia ongelmia: • Leivän muoto (englantilainen leipä on kulmikas, pyöreä astia oli helpompi leipomisessa) • Japanilainen sähkövirta vaihteli maan eri osissa, mikä vaikutti moottorin pyörimiseen ja edelleen ohjaukseen • Kohoamisen optimilämpötila on 27-28°C. Japanissa kesälämpötila vaihtelee maan eri osissa 5-35°C. Liian lämpimässä leivästä tulee ylikäymisen johdosta hapanta, liian viileässä se ei kohoa. • Erilaiset jauhot ja hiivat aiheuttavat ohjaukselle ongelmia. • Systeemin täytyy toimia erilaisissa olosuhteissa.

22. Esimerkki: Leipäkone • Ensimmäinen kierros sai aikaan paljon keskustelua leipäkoneen ominaisuuksista sekä siitä, mitä sen tulee pystyä tekemään. • Leipäkoneen on pystyttävä vaivaamaan, kohottamaan ja paistamaan leipä automaattisesti kun raaka-aineet on sinne asetettu. • Ajastimen täytyy mahdollistaa käyttäjän valmistella laite illalla niin, että aamulla on valmista tuoretta leipää valmiina. • Laitteen ominaisuudet saatiin kasaan keskusteluissa jaetun hiljaisen tiedon johdosta. • Lopputulos ei kuitenkaan ollut vielä kelvollinen.

23. Esimerkki: Leipäkone • Toinen kierros keskittyi leivän ominaisuuksiin. • Ohjelmoija paneutui leipurin maailmaan selvittäen taikinanvaivaustaitoja • Sekä leipuri että ohjelmoija menivät Osakan kansainväliseen hotelliin, joka oli kuuluisa Osakan parhaista leivistä. • Leipurilla on vuosien kokemus leivän leipomisesta. Osaaminen on taitoa, jota on vaikea artikuloida sanoin. • Myös insinöörit tuotiin leipomaan leipää. • Leipuri pystyi kielikuvien ja adjektiivien avulla selostamaan leivän leipomiseen liittyviä ominaisuuksia. • Potkurin pyörimiseen liittyviä asioita saatiin kehitetyksi ja koneen runkoon lisättiin esteitä.

24. Esimerkki: Leipäkone • Toisen kierroksen tuloksena syntynyt kone tuotti ominaisuuksiltaan toivottua leipää. • Tehtaan työntekijät saivat koneen kotiinsa koekäyttöön. • Kolmas vaihe oli kaupallistamisen vaihe. Mukaan tuli markkinoinnin ja tuotannon asiantuntijoita. Teollinen suunnittelu, laadun vakauttaminen ja kustannusten vähentäminen olivat työstettävät asiat. • Kaikkien alkuperäisen ryhmän jäsenten hiljaista tietoa tarvittiin edelleen sillä kaupallistamisvaiheessa tehtävien muutosten mahdollistaminen oli punnittava. • Kustannuksia oli saatava pudotettua oleellisesti. Yksi tekninen muutos tehtiin ja se patentoitiin.

25. Esimerkki: Leipäkone • Leipäkoneen kehittämisen oleelliset vaiheet syntyivät hiljaisen tiedon kautta: • Leipätaikinan vaivaaminen, nostatus ja paistaminen • Koneen tekniset ominaisuudet, jotta saatiin sama vaikutus kuin käsin vaivaamalla • Eri alojen osaajat saman laitteen ympärillä: leipuri, ohjelmoija, mekaniikka, markkinointi + hinta, leivonnan vaiheistus • Oppipoika-mestari-suhde kesti noin vuoden, jona aikana leipurin taito mallinnettiin ja muunnettiin osaksi teknisen järjestelmän muotoilua • ”Ellei ammattimies osaa selittää taitojaan, pitää insinöörin ryhtyä ammattimieheksi”

26. Tiedonhankinta • Käsitteellinen tieto on kielellisessä muodossa ja auttaa asiantuntijaa kuvaamaan ja erittelemään omaa osaamistaan ja toimintaansa (”tietää että”, ”tietää miksi”). • Perinteinen tapa tarkastella ihmisen oppimista ja asiantuntijuutta. • Toiminnallinen tieto liittyy sen tietämiseen kuinka jokin asia tehdään ”tietää kuinka”. • Toiminnalliseen tietoon perustuvat taidot kuten uiminen, leipominen tai esseen kirjoittaminen. • Taitoja on helppo osoittaa käytännössä, mutta vaikea kuvailla kielellisesti.

27. Tiedonhankinta • Intuitiivinen tieto on eräänlaista peukalo- tai näppituntumaa, jonka varassa asiantuntija pystyy ikään kuin vaistonvaraisesti ratkaisemaan ongelmia. • Asiantuntija saattaa päätyä oikeaan ratkaisuun vaikka ei pystyisikään selittämään, miten ratkaisuunsa päätyi.

28. Hiljaisen tiedon siirtyminen • Hiljainen tieto on usein osaajalle itselleen tiedostamatonta ja siirtyy toisille vain vuorovaikutuksen kautta. • Siksi on tärkeää, että työssä on riittävästi mahdollisuuksia tehdä työtä näkyväksi monilla eri tavoin esim. työohjeiden kirjaamisella • Samalla helpotetaan eri-ikäisten yhteistyötä. • Hiljaisen tiedon onnistunut siirtäminen on yrityksille kilpailuetu.

29. Menetelmiä tiedon siirtämiseen • Kieli: on järjestelmä, jossa ihminen ilmaisee ajatuksensa kielellisillä merkeillä. • ”Ihmiset tekee ihmisiksi kieli” • Kieli tekee mahdolliseksi siirtää näkyvää tietoa sekä muuttaa hiljaista tietoa näkyväksi. • Jäljittely, matkiminen • Hiljaista tietoa ei voi täysin jäljitellä, koska sen koko sisältöä ei voi tuntea edes sen haltija. • Tiedon siirtäminen onnistuu varsin hyvin kun vastaanottava taho osallistuu prosessiin (mentori-oppipoika)

30. Menetelmiä tiedon siirtämiseen • Tarinankerronta auttaa organisaatiota säilyttämään tietoa pitkiä aikoja vaikka henkilöstö vaihtuisi. • Tarinoiden mukana normit ja arvot välittyvät organisaatiossa. • Tarinassa tulee olla kolme elementtiä kohdallaan: • Alkuperäinen tilanne • Toiminta • Lopullinen tilanne • ”Projekti on oli kaksi viikkoa myöhässä kun asennustyöt alkoivat tehtaalla. Kuitenkin palkattuamme paikallisen urakoitsijan, projekti sai aikataulun kiinni. • Tarinan tulee sisältää oikeaa ja riittävän tarkkaa tietoa, muuten kuulijat täyttävät epätäsmälliset kohdat itse. • Tarinoista on usein useita versioita riippuen kertojasta ja kohderyhmästä.

31. Menetelmiä tiedon siirtämiseen • Mentorointi on koettu hyväksi keinoksi siirtää hiljaista tietoa organisaatiossa • Mentorointi: usein kokeneemman ja nuoremman työntekijän välinen ammatillinen ohjaussuhde. • Kokenut ja arvostettu osaaja, mentori, ohjaa, tukee ja auttaa mentoroitavaa eli aktoria ammatilliseen kehittymiseen liittyvissä kysymyksissä. • Tällöin lähtökohtana on olemassa olevien käytäntöjen ja käsitysten toistaminen ja vahvistaminen. • Tällöin se on kulttuuria säilyttävä tehtävä, eikä edistä ammatillisten käytänteiden uudistamista

32. Menetelmiä tiedon siirtämiseen • Nykypäivän mentorointi on vähemmän auktoriteettia korostava, enemmän yhdessä tekemistä ja vastavuoroisuutta korostava. • Työelämä arvostaa kokemuksen sijaan nuoruutta ja kollegiaalisuutta, perinteiden sijaan uudistamista ja kehittämistä

33. Kokemuksen siirtäminen… • Hyvä tapa siirtää hiljaista tietoa on avoin vuorovaikutus, joka alkaa suunnitelmallisesta työhön opastuksesta ja perehdyttämisestä. • Tulokkaan kysymysten kautta osaaja pohtii työtään uudesta näkökulmasta. • Hän joutuu perustelemaan työvaiheita ja kertomaan taustatietoja ja välittää siten itselleen kertynyttä hiljaista tietoa. • Parhaassa tapauksessa sekä osaaja että tulokas oppivat uutta ja tutustuvat toisiinsa, mikä helpottaa yhteistyötä jatkossa.

34. Kokemuksen siirtäminen… • Muita keinoja hiljaisen tiedon siirtämiseen uusille työntekijöille on hyvä palaverikäytäntö, kehityskeskustelut, säännöllinen yhteinen työn ja työjärjestelyjen avoin pohtiminen ja ratkaisujen etsiminen. • Lisäarvoa saadaan kokoamalla samaan tiimiin tietoisesti eri ikäisiä työntekijöitä. • Käytettyjä keinoja ovat mm. työkierto tai vaihtotyöskentely ja eri ikäisten työntekijöiden muodostamat työ- tai tukiparit. • Tietoa ja kokemuksia välittävät myös työpaikan päiväkirjat ja ryhmätyönohjaus.

35. Hiljaisen tiedon siirto vaiheittain • Perinteinen opetus: mentorit käyttävät selitystä sanalliseen muotoon helposti puettavissa asioissa. • Ryhmäkeskustelut mentoreiden vetäminä valituista teemoista; jokainen osallistuja pitää päiväkirjaa • Yhdessä tekeminen; mentori ja oppijat tekevät työtä yhdessä

36. Hiljaisen tiedon siirto: A • Tärkeää on… valmistautua hyvin • …esittää kaikenlaisia kysymyksiä (oppijat) • …olla avoin kaikenlaisille kysymyksille (mentorit) • …pyrkiä vastaamaan mahdollisimman täydellisesti (mentorit) • …rakentaa esitys ja vastaukset siltä pohjalta mitä on itse matkan varrella oppinut; tämän olen havainnut, näin olen kokenut parhaaksi menetellä…(mentorit) • …suhtautua avoimin mielin kaikkeen kuultavaan ja nähtävään (oppijat)

37. Hiljaisen tiedon siirto: B • Teemat valitaan etukäteen ja keskustelut käydään määritellyissä ryhmissä (lukujärjestys) • Keskustelut käydään mentorin vetäminä aloittaen lyhyellä alustuksella aiheeseen. • Keskustelun aikana vetäjä pyrkii pysymään teemassa, mutta voi antaa ”rönsyilläkin”, jos sen kokee hyödylliseksi. • Jokainen osallistuja kirjaa omat havaintonsa, kokemuksensa, oppimansa asiat ja kommentit; myös ryhmän vetäjä.

38. Hiljaisen tiedon siirto: B • Tämän vaiheen tavoitteena on päästä puhumaan asioista, joissa normaalisti ei ehditä puhumaan, ei osata puhua tai ei tulla ajatelleeksikaan puhua. • Keskustelun aikana saattaa nousta esille asioita, jotka tuntuvat kovin arkisilta, tavallisilta, itsestään selviltä tai jopa typeriltä. Siitä ei kannata välittää. Puhuminen on pääasia. • Keskustelut osoittautuvat palkitseviksi kaikille osapuolille. Kannattaa olla avoin omille ajatuksille ja oivalluksille.

39. Hiljaisen tiedon siirto: C • Työn tekeminen yhdessä joko säännöllisesti tai satunnaisesti sopien. • Mentori yhden oppijan kanssa kerrallaan tai pienen ryhmän kanssa. • Tavoitteena on päästä yhdessä katsomaan ja kokemaan sellaisia työvaiheita, joita on vaikea muuten opettaa tai siirtää. • Voi tuntua aluksi hölmöltä, mutta pikku hiljaa siihen tottuu ja siitä voi oppia jopa pitämään. • Se on yhteistoiminnallista oppimista

40. Hiljaisen tiedon siirto: C • Tarjoaa oppijoille mahdollisuuden nähdä ja kokea käytännössä asioita, joita kukaan ei ole huomannut kysyä eikä mentori ole osannut kertoa. • Todelliset pitkän kokemuksen synnyttämät hyvät työmenetelmät paljastuvat tässä parhaiten. • Tällöin oppijoilla on tilaisuus kysyä heti tilanteisiin liittyviä kysymyksiä ja saada niihin helposti vastauksia jopa demonstraation kera.

41. Johtopäätöksiä • Hiljaisen tiedon tunnistaminen on kaikkein haasteellisin osa prosessia; se on niin itsestään selvää, että sen olemassa oloa on vaikea tiedostaa ja ymmärtää. • Nuori voi vähäiselläkin tiedolla kuvitella tietävänsä paljon. • Konkari paljon tietävänä, taitavana ja kokeneena hallitsee paljon tilanteita ja tehtäviä, mutta ei näe tätä osaamistaan erityisenä arvona. • Asiat muuttuvat osaamisen ja taitojen kehittymisen myötä automaattisiksi, jolloin niihin ei osata kiinnittää huomiota eikä saada välitettyä yhteisön muille jäsenille.

42. Johtopäätöksiä • Hiljaisen tiedon tunnistaminen varta vasten järjestetyssä tilanteessa (aika, paikka ja vuorovaikutteinen tapa työskennellä) on helpompaa. • Asia nostetaan esille, siitä tehdään numero, siitä kysellään, sitä pyöritellään, sitä ihmetellään, sitä kuvataan, annetaan nimiä sen osille ja ryhmitellään kokonaisuuksiksi. • Hiljainen tieto jalostuu ja saa muotoa. • Hiljaisen tiedon jakaminen on määriteltävä osaksi konkarin työtä.

43. Kiitos mielenkiinnosta