eProcurement

1. eProcurement Kondur PSA

2. SUPPLIER PAGE

3. Email yang akan di terima Apabila anda mendapat RFQ (Request for Quotation).Perhatikan subject emaildan closing date yang tertera. Untuk detail spesifikasi barang Anda harus login ke eproc website

5. Masukkan username dan passwordyang anda miliki. Username tercantumpada dokumen SPDA yang anda terima.

6. Menu untuk mengakses fungsi di eProc website Tekan tombol quotation untuk melihat detail penawaran dan mengirim penawaran.

7. Informasi rfm number, bid number dan closing date. Message (from buyer) adalah kolom informasi dari buyer yang harus diperhatikan oleh supplier untuk kelengkapan quotation. Ketentuan PO/SO No quotation/ nomer surat supplier0 Waktu pengiriman barang gunakan hari kalender Validity penawaran

8. Ketentuan PO/SO

9. Format form penawaran

10. Apabila diperlukan, format form penawaran dapat diprint-out.

11. PN baru jika yang diminta discontinued Masukkan nilai dalam angka. Misal Rp. 1,000.25 menjadi 1000.25 Masukkan keterangan jika barang tidak sama dengan yg diminta Kolom untuk mengisi alasan apabila NOT QUOTE

12. Setelah mengisi form quotation, maka supplier harus mengisi form TKDN

13. Form TKDN

14. Petunjuk pengisian form TKDN

15. Lampiran : Form SC-12.A.1 (dilampirkan bila peserta pengadaan Bukan Pabrikan)

16. Tombol untuk mencetak penawaran dan form TKDN Tampilan apabila harga penawaran berhasil masuk ke dalam sistem.

17. Tampilan cetak penawaran (print quotation)

18. Tampilan cetak TKDN (print TKDN)

19. Klik tombol Attach file untuk melampirkan brosur/katalog atau spesifikasi teknis.

20. Untuk penawaran yang sedang menunggu opening bid, brosur/katalog atau spesifikasi teknis juga dapat dilampirkan melalui menu Quotation status. Anda bisa juga memantau status penawaran melalui menu ini.

21. Klik tombol browse untuk membuka file pada komputer anda kemudian tekan upload.

22. Apabila file berhasil di upload maka akan muncul pada daftar di atas form.

23. Apabila undangan sudah closing date, maka supplier bisa melihat penawaran yang masuk (opening bid) setelah pukul 16.00 pada hari closing

24. Tampilan Minutes of Bid Opening

25. Tampilan apabila ada permintaan untuk melengkapi dokumen teknis. Untuk melampirkan file sesuai permintaan yang diminta. Log-in kembali ke sistem eProc.

26. Setelah log-in ke sistem eProc. Supplier dapat melakukan Upload File sesuai yang diperlukan. Klik tombol “Upload File” untuk melampirkan.

27. Kolom untuk merespons permintaan dari Buyer. Klik tombol “Browse” untuk melampirkan file. Akhiri dengan menekan tombol “Send”.

28. Tampilan selanjutnya, tabel di halaman bawah akan berisi nama-nama file. Mengindikasikan proses upload berhasil.

29. Isi email yang diterima oleh apabila ada permintaan negosiasi dari Procurement.

30. Tampilan pada halaman pertama apabila ada permintaan negoisasi

31. Pesan dan history negoisasi yang pernah dilakukan

32. Harga diskon yang diberikan, isi angkan “0” jika tidak ada penurunan harga, dan pesan yang anda sampaikan pada buyer. Tekan tombol “negotiate” untuk mengirimkan pada sistem

33. Tampilan setelah Negosiasi. Klik link Detail untuk menampilkan histori.

34. Detail proses Negosiasi yang telah dilakukan.

35. Email notifikasi apabila mendapatkan order.

36. Email notifikasi apabila mendapatkan order(versi sebelumnya).

37. Informasi mengenai Purchase Order bisa di akses melalui menu Purchase Order. Detail PO bisa di akses dengan menekan tombol “View Detail”

38. Setelah menerima hardcopy PO, mohon melakukan update progress status. Agar pihak EMP bisa melakukan monitoring terhadap proses pengiriman barang.

39. REMINDER PENGIRIMAN MATERIAL Untuk setiap Purchase Order dan Call Off, sistem melakukan monitoring untuk memastikan pengiriman material selalu tepat waktu. Rekanan wajib mengirimkan softcopy DO (Delivery Order) setelah barang dikirimkan. Softcopy DO ditujukan kepada pihak SCM EMP, kontak person Sdr. Adam Simantjuntak (adam1@scm.admin.energi-mp.com). Selama DO belum diterima oleh SCM-EMP, rekanan akan menerima reminder melalui email. Reminder dikirimkan oleh sistem eProc secara otomatis sebagai berikut : 1. Before Due Date Reminder Dikirimkan pada H-7, H-6, H-5, H-4, H-3, H-2, H-1 sebelum tanggal Due Date. 2. Due Date Reminder Dikirim tepat pada saat Due Date. 3. After Due Date Reminder Dikirim setelah Due Date setiap 10 (sepuluh) hari sekali sampai dengan hari ke 50. Setelah melampaui hari ke 50, Purchase Order dapat dicancel berdasarkan ketentuan yang berlaku.

40. Tampilan email reminder sebelum (before) due date informasi nomer PO, tanggal due date dan RFM number. Before due date reminder dikirimkan 7 hari sebelum tanggal due date otomatis oleh sistem

41. Tampilan email reminder due date informasi nomer PO, tanggal due date dan RFM number. due date reminder dikirimkan pada tanggal due date otomatis oleh sistem

42. Tampilan email reminder setelah (after) due date informasi nomer PO, tanggal due date dan RFM number. After due date reminder dikirimkan setelah tanggal due date sampai dengan informasi DO di terima oleh expeditor dan di update ke dalam sistem. Pengiriman dilakukan otomatis oleh sistem

43. Terima Kasih Help Desk : eproc@scm.admin.energi-mp.com