AMUE – SIFAC Formation « Missions »

1. AMUE – SIFACFormation « Missions » Cursus Ordonnateur 1

2. Sommaire • Introduction • Gestion des agents • Ordres de mission • Liquidation d’un ordre de mission • Consultation et édition • Synthèse • Conclusion

3. IntroductionQu’est-ce qu’une mission ? • Une mission a les caractéristiques suivantes: • Déplacement hors du lieu de travail habituel • Dans le cadre professionnel • Personne rattachée ou non à l'établissement (invité) • Engageant des frais ou non

4. IntroductionRègles de gestion • Une mission est toujours liée à un matricule agent • Un agent est toujours transformé en fournisseur pour qu’il puisse être remboursé • Dans SIFAC on peut: • Créer une mission. • Liquider une mission. • Prendre en charge comptablement les remboursements

5. IntroductionFlux Missions inter-modules Comptabilisation Paiement MM FI-TM Gestion des achats Gestion des déplacements Impact comptable, budgétaire et analytique Frais payés par l ’établissement Réservation de crédits FM CO FI Contrôle de gestion Frais remboursables à l’agent Comptabilité budgétaire Comptabilité HR Gestion des ressources humaines

6. IntroductionProcessus global Missions Autorisation de la demande d’avance Calculer la demande d’avance Édition de l’ordre de mission Liquidation de l’avance Flux avec avance Création de l’ordre de mission Autorisation de l’ordre De mission Calculer l’ordre De mission Édition de l’ordre de mission Liquidation mission Impression état liquidatif Flux sans avance

7. IntroductionProcessus global Missions Création de l’ordre de mission Autorisation de la demande d’avance Édition de l’ordre de mission Calculer l’avance Liquidation de l’avance Autorisation de la liquidation Calculer la liquidation Liquidation mission Impression état liquidatif Gestion des déplacements (PR05) Gestion des déplacements (PR05) Autoriser Gestion des déplacements (PR05) Calculer ZPRRW_MIS Imprimer formulaire (PRF0) ZPRRW Gestion des déplacements (PR05) Autorisée Édition OM (ZSIFACFITR_ORD_MIS) Gestion des déplacements (PR05) Calculer Réservation de crédits MAJ Réservation Crédits Pièces comptables et analytiques

8. Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

9. Gestion des agentsFlux Agents • Deux populations d’agents ont été identifiées: • Les agents invités (création dans SIFAC) • Les agents missionnaires de l’établissement (reprise du référentiel existant). Établissement SIFAC Agents invités Fournisseurs Agents Base de donnée NABuCo Agents employés Reprise

10. Gestion des agentsAgents et fournisseurs • Un agent n’appartient qu’à une et une seule société, en revanche sa fiche fournisseur peut exister dans plusieurs sociétés. • Un agent peut donc effectuer des missions pour le compte d’une autre société. • Le processus de transformation des agents en fournisseurs s’opère ainsi: Recopie automatique ou opération manuelle selon la modélisation de la structure établissement Transformation de l’agent en fournisseur à la demande de l’utilisateur* + batch de nuit Fournisseur société B Fournisseur société A Fournisseur société C Agent Dupond Société A *Transaction de transformation des agents en fournisseurs: ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS

11. Gestion des agentsAgents et fournisseurs • Deux groupes de compte (fournisseurs) particuliers seront créés pour les agents. • L’un pour les agents employés • L’autre pour les agents invités. • Les données suivantes sont contrôlées à la création / modification de l’agent pour assurer l’unicité de ce dernier: • Agent employé: n°d’INSEE • Agent invité: nom, prénom, date de naissance. • Un agent est structurellement lié à sa fiche fournisseur par le numéro de matricule interne SIFAC. Par là même, un agent étant unique son fournisseur associé le sera aussi. De plus, on ne peut modifier les données générales du fournisseur agent, ce qui renforce le contrôle d’unicité. • Le n° INSEE ne sera pas obligatoire pour les agents invités. NB: pas de conflit avec le module dépense au niveau des critères d’unicité puisque les groupes de compte réservés aux fournisseurs agents sont indépendants dans leur règles d’unicité des autres groupes de compte.

12. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD 2 N° de matricule Agent Récapitulatif infos agent 1 Aides à la recherche sur les agents Aides à la recherche sur les périodes Liste des infotypes agent. Accès direct infotype Catégorie de l’infotype

13. Gestion des agentsInfotypes • Définition d’un infotype: un infotype est une mini fiche porteuse d’informations ordonnées sur un agent. • Les infotypes présents dans SIFAC sont présentés dans les transparents suivants: Champs obligatoirement à renseigner. Champs automatiquement renseignés.

14. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD Date à partir de laquelle l’agent peut créer sa première mission. Il est recommandé de saisir le 01/01 de l’année en cours 1 le domaine du personnel est la société dont dépend l’agent. Le domaine 9999 est affecté pour les agents invités. sous type de l’agent, un sous type d’agent est dépendant d’un type d’agent. Ainsi la liste des statuts de salariés disponible est limitée en fonction du choix du type de missionnaire. Ex: Type de missionnaire: ‘Enseignant’ Statut de salarié: ‘Chercheur type de l’agent • L’infotype de mesure : nécessaire pour connaître l’état du salarié (Actif ou Sorti), aucun infotype ne peut être créé si celui-ci n’existe pas.

15. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD • L’infotype d’affectation : Porteur de données sur le statut et la catégorie du salarié ainsi que du domaine du personnel et du sous domaine du personnel, il permet de placer l’agent dans son contexte organisationnel et hiérarchique. 2

16. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD • L’infotype de données individuelles : Porteur du nom, prénom, n° d’INSEE et nationalité de l’agent, cet infotype est indispensable pour pouvoir identifier un agent de façon unique dans le système. 3 NB: les nationalités et pays disponibles sont ceux de la norme ISO

17. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD Les données renseignées sur cet infotype sont les données par défaut que l’on retrouvera sur la mission, elles peuvent ensuite être modifiées sur la mission. 4 • L’infotype du régime d’indemnisation des frais de déplacements : indispensable à la création des missions pour l’agent concerné, il renseigne sur le groupe de l’agent permettant ainsi de savoir s’il peut utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements, et sur son imputation budgétaire et analytique par défaut.

18. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD • L’infotype d’adresse : Décrivant l’adresse de l’agent (rue, code postal, ville, pays). L’infotype d’adresse peut être décliné en plusieurs sous types pour différencier l’adresse du domicile de l’adresse du lieu de travail. • Vous devez cliquer sur l’aide à la saisie pour sélectionner la ville de l’agent 5

19. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD 6 Saisissez des paramètres dans le match code, validez ( ), double cliquez sur la ville voulue, celle-ci est automatiquement rapatriée dans le champ « ville », son INSEE commune dans « INSEE »

20. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD • Il y a deux adresses (à minima): • L’adresse familiale 7

21. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD • l’adresse administrative: adresse du lieu de travail de l’agent. 8 • Note module stage: deux adresses supplémentaires sont utilisées dans le cadre du module stage: « ancienne adresse familiale » et « ancienne adresse administrative » celles-ci sont gérés de la même façon que les adresses présentées ici.

22. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD • L’infotype des coordonnées bancaires : Porteur du ou des RIB de l’agent, ils peuvent être déclinés en deux sous types pour SIFAC : • Les coordonnées bancaires principales : celles sur lesquelles l’agent se fait virer sa paie • Les coordonnées de frais de déplacement : celles sur lesquelles il se fait rembourser ses frais de déplacements. 9

23. Gestion des agentsRègles de gestion pour coordonnées bancaires • Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour pouvoir transformer un agent en fournisseur. • Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires pour pouvoir payer un agent.

24. Gestion des agentsCréation de l’agent PRMD • Information: sur la fiche fournisseur on peut potentiellement avoir: • Des coordonnées bancaires principales typées ‘ ‘ • Des coordonnées bancaires frais de déplacement typées ‘MIS’ • Les coordonnées frais de déplacement seront automatiquement prises pour les déplacements • Les coordonnées principales pour tout paiement au fournisseur-agent passant par le module dépense. 10

25. Gestion des agentsModification de l’agent PRMD Pour modifier des données d’un agent, sélectionnez simplement un infotype puis cliquez sur modifier. 2 1

26. Gestion des agentsExercice Exercice 1 Création et modification d’un agent 20 min

27. Gestion des agentsGestion de l’historique • La gestion de l’historique permet de créer plusieurs infotypes du même type (adresse, coordonnées bancaires) à des dates différentes. • Ex: on avait crée un infotype adresse valable du 01.01.2005 au 31.12.9999. L’agent change d’adresse au 01.01.2008.

28. Gestion des agentsGestion de l’historique PRMD 2 1

29. Gestion des agentsGestion de l’historique PRMD Renseignez la date de début de validité du nouvel infotype Le système vous affiche le message suivant Qui signifie que l’ancien enregistrement commençant le 01.01.2005 va se finir quand commence le suivant c’est-à-dire celui que vous venez de créer, Vous pouvez ensuite sauvegarder votre infotype.

30. Gestion des agentsAffichage de l’historique PRMD • Dans la barre des menus (en affichage de l’infotype), vous pouvez accéder à l’historique d’un infotype en cliquant sur:

31. Gestion des agentsTransformation de l’agent en fournisseur – Procédure d’urgence ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS • Même si la transformation d’un agent en fournisseur se fait tous les soirs il peut être nécessaire de le transformer immédiatement pour pouvoir lui payer une avance ou une mission. • Pour cela il faut lancer la transaction ZSIFAC_TRANSFO_AGFRS • Plusieurs choix de traitements s’offrent à vous: • Création: si l’agent n’a pas de fiche fournisseur • Modification: si vous avez effectué des modifications sur l’agent (notamment compte bancaire) • Actualisation: Si l’agent change de période dans ces historiques (exemple: si ces cordonnées bancaires étaient valables jusqu’au 31.12.2007, le 01.01.2008, il peut être bon de lancer le traitement en actualisation) • Pour visualiser la création du fournisseur code transaction XK03

32. Gestion des agentsDémonstration Démonstration 0 Transformation agent en fournisseur 10 min

33. Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation d’un ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

34. Ordre de missionGestion des autorisations • Le gestionnaire pourra visualiser tout agent quelle que soit sa société. • En revanche : un ordonnateur ne pourra autoriser une mission que si celle-ci est dans son domaine de responsabilité. • Un gestionnaire pourra voir ou créer des missions quelle que soit l’affectation budgétaire et analytique de la mission.

35. Ordre de mission Gestion des forfaits • Pour les séjours en France: • Forfaits repas : Un remboursement est attribué pour chaque déjeuner et chaque dîner selon l'intervalle, en heures, de la durée du déplacement • Forfaits nuitées : Les forfaits nuitées sont attribués pour les déplacements intérieurs dans la durée du déplacement si l'intervalle de nuit, en heures, est complètement dépassé • Pour les séjours à l’étranger: • Pour les déplacements à l'étranger, les forfaits nuitées et repas sont combinés en un forfait, l' « Indemnité journalière » (IJ), appliquée en fonction des intervalles horaires de la durée du déplacement et en fonction du pays. NB : Les indemnités kilométriques sont gérées au niveau des trajets Elles sont comptabilisées par agent

36. Ordre de mission Gestion des forfaits Préconisation conformément aux décrets en vigueur: • France : • 15,25 Euros par repas à raison de 2 repas par jour. (Les repas étant dus si l’agent est en mission entre des heures spécifiques à déterminer par établissement.) • 60 Euros par nuitée à raison d’une nuitée par jour (plus de différentiation entre Paris et province depuis le 01.11.2006). (un taux moindre que le taux de 60 € peut être fixé sur décision du CA de l’établissement) (Les hébergements étant dus si l’agent est en mission entre des heures spécifiées par établissement.) • Étranger : • Une indemnité journalière différente par pays.(Due si l’agent est en mission à l’étranger entre 0h et 5h. ) • Aucun groupe agent ne sera distingué pour les indemnités à l’étranger dans la mesure où le périmètre de reprise n’inclut aucune mission antérieure au 01.11.2006. • NB : L’alimentation des indemnités journalières se fait via une interface avec MINEFI.

37. Ordre de mission Numérotation des ordres de mission • Les ordres de mission sont numérotés en fonction de la société / domaine du personnel de l’agent. • La numérotation est dite interne c’est-à-dire propre à SIFAC. • Les numéros des missions sont uniques , c’est-à-dire qu’à un numéro de mission correspond un seul numéro d’agent.

38. Ordre de mission Création sur un matricule agent PR05

39. Ordre de mission Schémas de déplacement PR05

40. Une mission pourra contenir des destinations en France et à l’étranger. Les différents schémas sont: Mission Forfaitaire : Calcul automatique des indemnités conformément à l’article 3 du décret en vigueur. Mission frais réels (plafonnés ou non): Dérogation à l’article 3 (art 7) pour rembourser l’agent aux frais réels. Mission sans frais: Pour garder la trace d’une mission faite pour le compte d’un autre établissement. Cas particulier de l’ OM permanent Déplacement sur OM permanent : (forfait, frais réel) Ordre de mission Schémas de déplacement

41. Ordre de mission Création de l’ordre de mission PR05

42. Ordre de mission Création de l’ordre de mission PR05 Code de la transaction : PR05 2 1 Sélectionner la ville en En vous aidant du match code disponible sur la zone ville. La saisie de la ville n’étant pas libre mais régies par les codes communes 3 4

43. Ordre de mission Présentation des différents onglets PR05 Onglet Forfait : Données générales du déplacement, Indemnités forfaitaires, lieu de départ de l’agent… Onglet Retenues : Les retenues pour hébergement gratuit, repas gratuits. Seulement utilisées pour les missions forfaitaires elles permettent d’affecter des retenues légales sur les forfaits calculés automatiquement. • Onglet Séjour (Remarque) : Une mission peut se subdiviser en plusieurs séjours. Onglet remarques : remarques complémentaires concernant la mission: aucun formalisme particulier. Onglet Trajet : Informations relatives au véhicule personnel du salarié ces informations sont renseignées par défaut de la fiche agent mais peuvent être modifiées sur la mission. Onglet Avances: gestion des avances de frais de mission • Onglet Justificatifs : Catégories de frais type de transport et autres frais liées à des justificatifs papier.

44. Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Forfaits PR05 Nombre de nuitées que comprend la mission Dans le cadre d’une mission forfaitaire ces zones déterminent si les indemnités sont calculées ou non Lieu de départ et d’arrivée de l’agent

45. Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Justificatifs PR05

46. Ordre de mission Catégories de frais

47. Ordre de mission Catégories de frais

48. Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Séjour PR05 Pays et région (pour la France) du séjour, zones obligatoires Dates et heures de début et de fin des séjours

49. Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Séjour PR05 • Si vous ne renseignez pas la région dans le séjour pour un séjour en France, un message d’erreur s’affiche à la simulation et à la sauvegarde

50. Ordre de mission Création de l’ordre de mission – Onglet Trajets PR05 Immatriculation du véhicule Ville départ / arrivée Nombre de Km Classe et type du véhicule La catégorie de véhicule désigne le mode de transport utilisé par l’agent, le mode « tarif SNCF 2ième classe » correspond au remboursement des billets à ce tarif kilométrique.